Teams - Comprendre et sécuriser le partage d’information dans vos discussions instantanées

Tutoriels

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Teams est un outil de collaboration
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relié à share point et One drive.
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Nous avons vu précédemment que lorsque vous
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ajoutez une nouvelle équipe dans teams,
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un site share point,
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relier à celle-ci est automatiquement créée.
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Il servira notamment à stocker les
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documents partagés au sein de cette équipe.
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Mais qu'en est-il des fichiers que
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vous partagez lors de vos discussions
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instantanée avec vos collaborateurs?
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Lorsque vous partagez un fichier dans
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une conversation avec un collaborateur
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ou un groupe de collaborateurs,
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celui-ci est ajouté à votre One drive.
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Un dossier est automatiquement créée
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dans votre espace de stockage personnel
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dès lors que vous avez partagé au moins
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un fichier dans une conversation teams,
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tous les fichiers que vous avez
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partagés dans vos conversations
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se retrouveront dans ce dossier.
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Qui que soit le collaborateur
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à qui vous les avez partagé.
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Pour savoir qui a accès à un fichier,
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ouvrez le panneau de gestion
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des accès aux documents.
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Vous Retrouvez la liste des
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personnes ayant un accès à celui-ci.
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Vous pouvez bien sûr partager à nouveau
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ce document avec d'autres personnes,
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soit en créant un lien de partage.
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Soit en donnant un accès direct à celui-ci,
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comme vous le feriez pour n'importe
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quel document placé dans votre espace
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de stockage onedrive par défaut.
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Lorsque vous partagez un fichier
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dans une conversation teams,
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votre collaborateur ou le groupe
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de collaborateurs à qui vous
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l'avez partager auront des droits
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de modification sur celui-ci.
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Également,
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il est important de noter que lorsque
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vous partager un document dans une
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conversation instantanée dans teams,
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vous donnez à votre collaborateur
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des droits d'accès illimité
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dans le temps à celui-ci,
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tant que vous ne supprimez pas
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le document de votre espace de
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stockage onedrive ou que vous ne
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modifiez pas ses droits d'accès.
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Ils peuvent donc modifier votre document,
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mais aussi le transférer
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à d'autres personnes.
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Comme toujours lorsqu'il s'agit de
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partage de documents et de collaboration.
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Soyez attentif aux informations auxquelles
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vous donner accès et partager les
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bons documents aux bonnes personnes.
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De plus,
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si vous avez terminé d'échanger
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sur un document,
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n'hésitez pas à retirer les accès à celui-ci.
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Et même à le supprimer de votre espace
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de stockage onedrive si vous l'avez
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également conservé à un autre endroit.
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Un site share point,
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un serveur d'entreprise, et cetera.
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Cela évite de laisser des accès
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de longue durée à des documents,
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mais libère également de la place
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sur votre espace de stockage.
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Pour rappel, vous pouvez retrouver la
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liste de tous les documents que vous
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avez partagé dans une conversation
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instantanée avec un collaborateur
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dans l'onglet fichier de celle-ci.
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Sachez cependant que vous ne
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pouvez pas gérer les accès à vos
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fichiers depuis teams,
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vous devez obligatoirement
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passer par onedrive.

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