Télétravail #1 : Se préparer au télétravail

Pictogramme durée 30:00 Pictogramme video 25 vidéos
Bouton

Qu’il s’agisse d’un besoin salarié ou employeur, le télétravail est maintenant un sujet récurrent pour l’activité des entreprises partout en France. Encadrer la place des équipes dans de bonnes conditions avec ce mode de travail est sûrement important pour vos collaborateurs qui ont une activité partielle hors du bureau.

Thématique de la session : Microsoft Teams

Public cible : Tout utilisateur désirant optimiser le travail à distance, notamment à domicile

Niveau au démarrage :  Débutant

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  • Ce cours est 100% disponible en vidéos
  • Des compléments peuvent être proposés

Objectif : A l'issue de ce cours vous serez capable d'identifier l'environnement de travail dans lequel le télétravail est conseillé

Compétences visées : 

  • Comprendre en quoi une bonne préparation au télétravail est important
  • Garder une efficacité à distance avec les outils Microsoft 365

Plan du cours : 

  • La mise en œuvre de mon matériel d’entreprise
  • Me connecter sur les plages horaires employeur
  • Vérifier mes paramètres, de sécurité mais pas seulement
  • Être réactif dans la mise en place d'une équipe pour travailler à distance

Éléments de contexte : 

Donner des conseils et bonnes pratiques sur le travail à distance aux salariés, sensibiliser chacun aux règles mises en place via les managers nécessite une véritable stratégie pour l’activité à la maison. Le confinement lié au Covid par exemple, a eu de nombreux impacts sur la gestion de l'activité, la productivité, la rentabilité en journée et le lien social entres les salariés, surtout dans une même équipe.

La mise en place du télétravail pour les équipes habituellement au bureau a été une solution qui a sauvé l’activité de plusieurs entreprises qui ont dû fermer leurs locaux. En France pendant le confinement, certains employeurs ont découvert les bénéfices et contraintes du télétravail.

Il existe de nombreuses méthodes pour travailler à la maison de façon efficace, même loin des locaux d’entreprise. Une étape de préparation consiste à vérifier les points clés pour sa mise en place et donner les premiers repères en termes d’espace, de collaboration et de communication à distance avec les collègues.

Garder le lien humain professionnel est important pour limiter les risques de santé et psychosociaux tout en maintenant un bon équilibre entre l’espace de travail et sa vie privée. Les outils Microsoft sont particulièrement pensés pour le télétravail, que vous soyez à Paris ou loin de l’entreprise et que le télétravail soit sur une journée ou périodique.

00:00:16
au télétravail avec Teams.
00:00:19
Je m'appelle Thomas et je serai le formateur pour la session
00:00:22
d'aujourd'hui.
00:00:23
Donc, nous allons tout de suite commencer nos 30 minutes de webinar
00:00:27
sur le télétravail.
00:00:29
Aujourd'hui, comme évoqué, nous avons 30 minutes,
00:00:33
tout d'abord, pour savoir de quel genre de matériel nous avons besoin
00:00:36
pour le télétravail, mais également comment se connecter
00:00:41
pour travailler depuis chez soi, vérifier ensemble nos paramètres
00:00:47
audio pour être sûr que nous puissions collaborer et communiquer avec
00:00:51
nos collaborateurs, et finalement comment être réactif dans la mise
00:00:56
en place d'une équipe pour travailler.
00:00:58
Les objectifs sont de découvrir Teams et son environnement de travail,
00:01:03
mais également de comprendre les bénéfices d'une bonne préparation
00:01:07
au télétravail avec Teams.
00:01:10
Avant toute chose, je tiens à préciser qu'à partir de maintenant et pendant
00:01:13
six mois, Microsoft offre gratuitement Teams pendant cette période de
00:01:20
télétravail forcée.
00:01:23
Tout simplement, vous pouvez dès aujourd'hui télécharger Teams
00:01:26
gratuitement pour pouvoir communiquer et collaborer avec vos collègues.
00:01:31
Maintenant, on va mettre en place un petit contexte, et d'ailleurs,
00:01:34
ce contexte, nous commençons tous à le vivre en ce moment :
00:01:37
nous devons être en télétravail.
00:01:39
Quand nous devons être en télétravail, il va nous falloir un matériel
00:01:43
spécifique.
00:01:44
Bien sûr, chaque métier aura des choses différentes à prévoir,
00:01:48
mais il y a une base sur laquelle on peut tous se mettre d'accord.
00:01:53
En fait, il y a quatre objets indispensables pour que nous puissions
00:01:58
être en télétravail.
00:02:00
Tout d'abord, bien sûr, l'ordinateur.
00:02:04
Si vous n'avez pas votre ordinateur pour travailler depuis chez vous,
00:02:08
ça risque d'être compliqué.
00:02:10
Donc oui, effectivement, l'ordinateur est obligatoire.
00:02:14
Dans le meilleur des cas, un ordinateur portable,
00:02:16
mais sinon on peut toujours se permettre, pour toute la durée
00:02:19
du télétravail, d'avoir également notre ordinateur fixe.
00:02:23
Ensuite, et là ça va être réellement indispensable, nous allons avoir
00:02:28
besoin du câble d'alimentation pour cet ordinateur justement,
00:02:32
parce qu'on peut imaginer que pour une journée de travail,
00:02:35
peut-être que l'ordinateur portable tiendra le coup, mais là,
00:02:38
vous le savez, on doit tenir beaucoup plus longtemps que ça.
00:02:41
Et donc, effectivement, le câble d'alimentation sera
00:02:43
indispensable pour être sûr que vous puissiez tenir toute la semaine
00:02:48
ou plusieurs semaines avec votre ordinateur.
00:02:52
Après ça, votre casque.
00:02:54
Oui, on va évoquer le sujet aujourd'hui, le casque va être
00:02:57
indispensable pour communiquer avec les autres.
00:03:01
Là, nous n'aurons plus la chance de pouvoir passer une ou deux portes
00:03:05
et peut-être monter un escalier pour retrouver un collègue.
00:03:07
Non, là nous serons obligés d'être en communication audio,
00:03:11
voire vidéo, à distance.
00:03:13
Et donc, si on est à distance, il nous faut un moyen de communiquer :
00:03:17
le casque.
00:03:18
Donc oui, effectivement, indispensable.
00:03:20
Et le dernier, on ne va pas dire indispensable pour travailler,
00:03:23
mais indispensable pour le confort : nous allons avoir besoin d'une souris.
00:03:27
Parce que oui, au final, l'ordinateur portable a déjà une
00:03:30
souris intégrée, qu'on appelle un trackpad.
00:03:33
Même si ça fonctionne très bien, on le sait tous, ce n'est pas le
00:03:36
plus confortable pour travailler pendant plusieurs heures.
00:03:39
Donc, effectivement, pour vous assurer le meilleur des
00:03:43
conforts lors du télétravail, le mieux est d'avoir une souris
00:03:48
que vous puissiez brancher par port USB.
00:03:51
Voilà, nous allons partir en télétravail, nous avons fait la
00:03:55
liste des objets dont nous avons besoin, ça y est, ils sont dans le sac.
00:03:58
Maintenant, nous sommes chez nous, nous commençons le télétravail
00:04:01
et il faut que l'on se connecte.
00:04:04
Il va falloir tester sa connexion.
00:04:06
Alors là, tout le monde va me dire : "oui, mais Thomas, on a le Wi-Fi,
00:04:10
il n'y a pas de souci, on sait se connecter".
00:04:12
Petite recommandation aujourd'hui : le Wi-Fi, c'est très bien pour
00:04:16
la vie personnelle de tous les jours, mais il est préférable,
00:04:19
dans le cadre d'un travail professionnel à distance étendu
00:04:24
sur plusieurs jours, d'être branché en ce qu'on appelle
00:04:27
mode filaire, d'être branché par câble à Internet, à votre réseau
00:04:32
personnel, puisqu'on a moins de chance, avec un réseau câblé,
00:04:37
d'avoir des fluctuations au niveau du débit ou même — on ne sait jamais
00:04:42
— d'avoir une coupure.
00:04:43
Donc, préconisation — ce n'est pas obligatoire, bien sûr — mais
00:04:46
petite préconisation de ma part, je vous invite à brancher un câble
00:04:49
Ethernet de votre box Internet à votre ordinateur, pour vous assurer
00:04:55
la meilleure connectivité possible.
00:04:57
Une fois que ce sera branché, vous aurez le petit message que
00:05:00
vous voyez ici, "réseau connecté", qui apparaîtra bien sûr sur votre
00:05:05
ordinateur pour vous indiquer que vous êtes bien connecté.
00:05:10
Après ça, on a le matériel, on a également notre connexion
00:05:18
réseau qui est bien activée, il va falloir maintenant vérifier
00:05:23
les paramètres.
00:05:25
Quand on parle de vérifier les paramètres, on va parler des paramètres
00:05:29
audio.
00:05:30
Tout simplement, les paramètres audio, on va les retrouver,
00:05:34
vous le voyez, dans la petite icône en bas à droite de l'écran.
00:05:38
Et ici, en cliquant dessus, vous pourrez choisir le périphérique
00:05:42
audio que vous allez utiliser.
00:05:45
Et en plus de ça, vous aurez ensuite la possibilité, avec un clic droit,
00:05:50
de faire Ouvrir les paramètres de son, et dans les paramètres de son,
00:05:56
vous aurez la possibilité de régler justement : est-ce qu'on baisse le son,
00:06:00
est-ce qu'on lève le son, est-ce qu'on change de périphérique,
00:06:03
etc. ?
00:06:07
Maintenant que nous sommes prêts, notre matériel est prêt,
00:06:09
notre connexion est prête, nos paramètres audio sont prêts,
00:06:14
on va parler maintenant d'être réactif dans la création d'une
00:06:19
équipe pour travailler.
00:06:20
Et pour ça, nous allons utiliser l'outil dont j'ai parlé au début,
00:06:24
l'outil Teams.
00:06:26
Ça y est, le télétravail commence.
00:06:28
Teams, je ne connais pas trop, il y a plein de choses partout,
00:06:32
que dois-je faire pour commencer, pour pouvoir travailler avec mes
00:06:35
collaborateurs ?
00:06:37
Tout d'abord, on va s'assurer que nous ayons un moyen de communication
00:06:42
et de collaboration avec notre équipe, notre département, notre entreprise.
00:06:46
Là, on va partir d'un petit cas d'usage, on va dire que c'est pour
00:06:50
notre équipe, les collaborateurs avec qui on travaille tous les jours.
00:06:54
Donc, pour ça, on va souhaiter créer une équipe Teams.
00:07:00
Je suis bien sûr — on le voit à gauche — sur mon onglet Teams et
00:07:03
je souhaite créer une équipe pour collaborer avec mes collègues.
00:07:06
Donc, on va cliquer en bas sur Créer une équipe et on va bien
00:07:10
sûr pouvoir — on le voit ici en haut — créer notre équipe Teams.
00:07:16
Donc, je vais cliquer ici sur Créer une équipe et je vais ensuite choisir
00:07:22
si je souhaite créer mon équipe à partir de zéro ou à partir d'un
00:07:26
groupe Office 365 existant.
00:07:28
Je vous invite, si vous n'êtes pas trop habitués aux outils Office
00:07:32
et si c'est tout nouveau l'utilisation de Teams, de partir directement
00:07:36
sur la création d'une équipe à partir de zéro, la première option.
00:07:40
Donc là, on est toujours dans cette optique "je crée mon équipe Teams
00:07:44
pour collaborer en direct avec mes collaborateurs en télétravail,
00:07:48
à distance".
00:07:50
Je peux choisir de créer une équipe privée ou une équipe publique.
00:07:53
En fait, ici, on a deux codes usages différents.
00:07:55
Privée, c'est si je souhaite que ce soit seulement pour mon équipe,
00:08:01
que personne d'autre ne puisse y accéder puisqu'on va partager
00:08:03
des documents, potentiellement, qu'on souhaite garder au sein de
00:08:07
l'équipe ou même des informations qu'on ne souhaite pas partager
00:08:12
à l'extérieur.
00:08:14
Ici, on va créer une équipe privée.
00:08:19
Si, par contre, je veux plus créer une équipe Teams pour tout un
00:08:24
département, pour toute l'entreprise, là on partira plus sur une équipe
00:08:29
publique, c'est-à-dire que tous mes collaborateurs pourront rejoindre
00:08:33
cette équipe quand ils le souhaitent, à n'importe quel moment.
00:08:37
C'est à vous de voir, selon le cas dans lequel vous vous
00:08:40
trouvez, si c'est plutôt pour un groupe de collaborateurs,
00:08:43
donc privé, ou si c'est plutôt pour une équipe en masse,
00:08:47
pourquoi pas pour une communication à grande échelle au sein de
00:08:49
l'entreprise dans ce cadre télétravail, et là on créera une équipe publique.
00:08:53
Nous, on va partir sur une équipe privée puisqu'on souhaite travailler
00:08:56
en petit comité, avec notre département, notre équipe.
00:09:01
On va bien sûr donner un nom, nous serons l'Équipe Marketing,
00:09:06
par exemple.
00:09:08
Et je peux même ajouter une petite description : cette équipe est
00:09:13
pour la collaboration en télétravail.
00:09:17
Je vais ensuite cliquer sur Créer en bas à droite.
00:09:21
Teams va tout doucement créer cette équipe, créer tout ce qu'il est
00:09:26
censé y avoir à l'intérieur, mais il va bientôt nous demander
00:09:29
quelque chose de très important.
00:09:31
Là, on a créé l'équipe, c'est très bien, on a créé une
00:09:35
équipe privée d'ailleurs, mais il faut que je puisse choisir
00:09:38
mes collaborateurs pour pouvoir ensuite les ajouter au sein de
00:09:41
cette équipe Teams.
00:09:43
Il semble ici que Teams a quelques petits soucis pour créer l'équipe.
00:09:47
Pourquoi ?
00:09:48
Ça tombe bien, ça me permet de rebondir.
00:09:50
Là, j'ai évoqué au début que Teams est gratuit pendant six mois.
00:09:54
Si Teams est gratuit, vous vous doutez bien qu'énormément
00:09:56
de personnes vont l'installer et l'utiliser.
00:09:59
Microsoft est actuellement en train de travailler sur le sujet,
00:10:01
ils font tout leur possible pour régler le problème rapidement,
00:10:04
mais pendant cette première semaine de télétravail, c'est possible
00:10:07
qu'il y ait quelques petits soucis, des messages qui ont des difficultés
00:10:09
à s'envoyer, des équipes qu'il faut recréer puisqu'elles n'ont
00:10:13
pas réussi à se créer.
00:10:14
Ces soucis sont passagers, ça ne va pas durer pendant des
00:10:19
semaines, ne vous inquiétez pas par rapport à ça.
00:10:23
Microsoft est en train de travailler sur le sujet, ils sont au courant,
00:10:25
et voilà, on n'a pas à s'inquiéter pour ça.
00:10:27
Je vais essayer rapidement de recréer une équipe Teams, voir si ça
00:10:30
fonctionne, comme ça vous le verrez en direct.
00:10:32
On va l'appeler Équipe Test…
00:10:35
ou Équipe Marketing.
00:10:36
Hop, je reclique sur Créer, on va réessayer rapidement.
00:10:38
Si ça ne fonctionne pas, ne vous inquiétez pas,
00:10:40
nous irons sur une équipe déjà existante et je vous montrerai
00:10:43
sur cette équipe déjà existante comment on s'y prend pour aborder
00:10:46
les différents points de l'équipe.
00:10:48
Donc, patientons ici quelques petits instants.
00:11:01
Voilà, c'est en train de créer l'équipe tranquillement.
00:11:04
Comme évoqué, nous aurons après besoin, dans cette équipe, d'ajouter des
00:11:09
membres.
00:11:10
On voit que ça n'a pas réussi, pas de souci, rendons-nous sur
00:11:12
cette équipe qui s'appelle Communication Projet Pub,
00:11:14
juste ici.
00:11:16
Quand une équipe est créée, automatiquement, nous allons avoir
00:11:19
un canal qui va se créer.
00:11:20
Un canal, c'est quoi ?
00:11:21
On pourrait l'appeler un canal de discussion.
00:11:26
Le canal de discussion par défaut sera le canal général.
00:11:29
Bien sûr, vous, ce sera vide par défaut.
00:11:32
Mais on va avoir besoin, dans notre équipe, d'ajouter des
00:11:36
membres.
00:11:37
Pour ajouter des membres, j'ai juste à me rendre ici et à
00:11:41
cliquer sur Ajouter des membres.
00:11:42
Vous voyez, c'est très simple, ici j'ai juste à cliquer pour ajouter
00:11:46
des membres.
00:11:49
Je choisis les collaborateurs que je souhaite ajouter,
00:11:52
par exemple Lisa, Laurent et même
00:11:57
Pierre.
00:11:58
On voit d'ailleurs que Lisa est déjà dans l'équipe, ça nous affiche
00:12:02
un petit message, on peut, pourquoi pas, ajouter un autre
00:12:04
collaborateur.
00:12:06
Donc ici, j'ai choisi les collaborateurs à ajouter sur mon
00:12:10
équipe, j'ai juste à leur envoyer le message pour qu'ils soient ajoutés
00:12:14
à l'équipe, bien sûr.
00:12:16
Mes collaborateurs vont être ajoutés à cette équipe, ils auront la
00:12:19
possibilité ensuite de communiquer librement sur ce fameux canal de
00:12:25
discussion que l'on appelle canal général.
00:12:28
Mais là, le problème est que dans mon équipe, dans mon département,
00:12:32
nous travaillons sur plein de sujets différents.
00:12:35
Imaginez bien, ça peut être plutôt compliqué d'avoir tous les sujets
00:12:40
qui se mélangent dans cet historique de conversation permanent.
00:12:44
On va avoir beaucoup de mal à s'y retrouver, qui parle de quoi,
00:12:47
où est le message que j'ai envoyé il y a une semaine, ça peut être
00:12:50
compliqué.
00:12:50
Donc, nous allons avoir besoin d'ajouter d'autres canaux,
00:12:54
d'autres canaux de conversation, pour être sûr de retrouver des
00:13:00
canaux pour chaque sujet différent et éviter de se mélanger les pinceaux,
00:13:04
tout simplement.
00:13:05
Pour faire ça, encore une fois, on va cliquer sur les trois petits
00:13:09
points ici et nous aurons la possibilité d'ajouter,
00:13:12
vous le voyez ici, un canal.
00:13:14
Je clique sur Ajouter un canal et je lui choisis un nom.
00:13:17
Là, par exemple, ça va être pour le projet marketing.
00:13:21
On peut encore une fois ajouter une description et choisir de rendre
00:13:24
ce canal privé ou public, bien sûr.
00:13:29
Je clique sur Ajouter, ça va prendre quelques secondes
00:13:32
une nouvelle fois, le temps que ça ajoute ce nouveau canal,
00:13:35
et on voit que le canal Projet Marketing a été ajouté.
00:13:38
Donc, maintenant, au sein de mon équipe, au sein de mon département,
00:13:41
où nous sommes peut-être 20, nous sommes trois à travailler
00:13:44
sur le projet marketing.
00:13:46
Nous allons donc nous rendre sur ce canal Projet Marketing,
00:13:49
dans lequel nous allons pouvoir échanger, communiquer,
00:13:52
collaborer librement sur le sujet qui est le Projet Marketing.
00:13:56
Ça évite une nouvelle fois qu'on se mélange les informations,
00:14:00
les documents et qu'après nous ayons un brouhaha d'informations
00:14:06
dans lequel il est difficile de se retrouver.
00:14:09
Donc, je suis ici sur mon canal avec mes différents collaborateurs
00:14:13
concernant le Projet Marketing.
00:14:14
Je précise d'ailleurs que ce n'est pas parce que le Projet Marketing
00:14:17
ne concerne que trois personnes que seulement ces trois personnes
00:14:20
peuvent y accéder.
00:14:21
Tous les membres de l'équipe peuvent accéder à tous les canaux librement.
00:14:25
Après, c'est à chacun de savoir dans quel canal il doit publier,
00:14:28
commenter, envoyer des informations.
00:14:32
Ici, dans mon canal Projet Marketing, avec mes collaborateurs,
00:14:36
nous avons l'habitude d'utiliser soit divers outils, soit diverses
00:14:42
façons de travailler.
00:14:44
Ici, ces outils — imaginons par exemple Planner, Excel,
00:14:50
Word — j'aimerais bien les avoir à portée de main, parce que si
00:14:54
on doit utiliser Teams pour communiquer et ensuite on utilise nos autres
00:14:57
outils qu'on s'envoie par mail, etc., non, ça va être trop compliqué.
00:15:00
Ici, je souhaite, avec mes collaborateurs, avoir accès directement
00:15:05
à ces outils.
00:15:06
Pour ce faire, on va aller en haut de l'écran où on va retrouver divers
00:15:10
onglets.
00:15:11
Par défaut, nous avons l'onglet Conversation et l'onglet Fichier.
00:15:15
On a le bouton Plus pour ajouter de nouveaux onglets.
00:15:20
Donc, je vais cliquer sur Ajouter un onglet, et dans ce menu,
00:15:25
que je vais laisser charger…
00:15:27
il semblerait qu'ici il y ait quelques soucis à les charger,
00:15:29
on va essayer sur un autre onglet.
00:15:31
Peut-être qu'encore une fois, comme évoqué, on a quelques difficultés
00:15:33
pour ajouter les onglets.
00:15:35
Patientons quelques instants, laissons-lui le temps de charger
00:15:38
pour voir s'il les retrouve.
00:15:42
Comme évoqué, Microsoft travaille dur pour régler les problèmes avec
00:15:46
Teams.
00:15:47
On va avoir quelques petits soucis comme ça au début, c'est tout à
00:15:49
fait normal, on s'y attendait tous.
00:15:52
Patientons le temps que tout ça soit réglé et attendons de voir
00:15:57
si nous pouvons ajouter des onglets.
00:16:00
Ici, on voit qu'il n'arrive pas à charger les onglets,
00:16:02
ce n'est pas grave, ça va revenir.
00:16:04
Je vous rassure sur le sujet, hier on a eu ce souci pendant quelques
00:16:07
minutes et c'est rapidement revenu après.
00:16:09
Donc, ne vous inquiétez pas par rapport à ça.
00:16:11
On va essayer de trouver, ici, pourquoi pas…
00:16:15
on voit que nous n'avons pas forcément d'équipes avec des onglets déjà
00:16:20
existants, ce n'est pas grave, je vais vous l'expliquer à l'oral,
00:16:23
il n'y a pas de souci.
00:16:24
Les onglets — et je vais laisser charger pendant que j'explique
00:16:27
— me permettront d'ajouter différents outils, différentes applications,
00:16:35
directement au sein de mon équipe Teams, c'est-à-dire que,
00:16:40
accessible depuis mon équipe Team, je pourrais accéder à un Planner,
00:16:45
à un OneNote, ou même un site Internet directement que je pourrais ajouter.
00:16:51
Tout simplement, nous allons avoir cette possibilité d'avoir directement
00:16:56
au sein de Teams divers outils de collaboration, ces divers outils
00:17:01
de collaboration me permettant d'y accéder directement,
00:17:04
et donc de ne pas passer obligatoirement par Word installé
00:17:09
sur mon ordinateur, etc.
00:17:11
Alors, je vais tenter rapidement de voir si je ne peux pas accéder
00:17:17
depuis le menu Applications ou Onglets à ces différents onglets.
00:17:20
Ce serait plus intéressant de vous les montrer, comme ça vous l'aurez
00:17:23
directement sous les yeux.
00:17:24
Sinon, ne vous inquiétez pas, je suis sûr que de votre côté,
00:17:27
vous les retrouverez très rapidement.
00:17:30
Et puis même, si besoin, vous pourrez accéder à cette liste
00:17:34
depuis nos tutoriels sur le MOOC Office 365, on a des tutoriels,
00:17:40
dont un qui est justement dédié à l'ajout d'onglets,
00:17:43
donc vous verrez à quoi ça ressemble.
00:17:45
On voit ici que Teams se montre un petit peu capricieux,
00:17:48
ce n'est pas grave, on va passer à la suite.
00:17:51
J'ai ajouté, imaginons, mes différents onglets — mon Planner,
00:17:55
mon OneNote — ce qui me permet de collaborer, au sein d'un même
00:18:00
espace, sur mon équipe Teams.
00:18:04
Tout simplement, je peux accéder à mon Planner, je peux accéder
00:18:07
à mon OneNote, c'est très bien.
00:18:08
Ça évite que l'information soit diffuse et présente à 20 endroits
00:18:13
différents.
00:18:14
On a tout au sein de notre canal Projet Marketing ici.
00:18:17
On a une partie du problème qui est réglée.
00:18:19
La partie collaboration sur divers outils est réglée.
00:18:23
Maintenant, moi, ce qui m'intéresse, c'est de pouvoir collaborer,
00:18:26
envoyer des documents à mes collègues.
00:18:30
Ici, ce que je peux faire, c'est soit passer en bas…
00:18:33
vous voyez, dans mon menu Conversations, j'ai ici un petit
00:18:37
onglet qui ressemble à la fameuse icône de pièces jointes.
00:18:42
En cliquant dessus…
00:18:44
on voit qu'il est toujours en train de l'ajouter, on va passer sur
00:18:46
un autre canal où il est déjà ajouté.
00:18:48
Vous voyez ici que je peux choisir d'envoyer un document récent,
00:18:53
que j'ai ouvert récemment, qui vient de mon équipe Teams ou
00:18:58
d'un de mes canaux, ou alors depuis mon OneDrive directement,
00:19:01
ou alors chargé depuis mon ordinateur.
00:19:04
Un petit exemple : si je fais depuis mon OneDrive, il va bien sûr m'ouvrir
00:19:07
mon OneDrive — ici d'Amaury Sylvestre, mon compte de démonstration —,
00:19:11
je peux choisir un document et je vais charger la copie de ce
00:19:16
document, que je pourrai ensuite envoyer à mes collaborateurs.
00:19:19
Vous voyez, ici, elle est en train de s'ajouter.
00:19:21
Mais également, je peux aller dans l'onglet Fichiers, qui se trouve
00:19:25
ici en haut, et dans cet onglet Fichiers, je vais retrouver tous
00:19:30
les documents que j'ai partagés à mes collaborateurs.
00:19:32
On voit ici qu'on en a un seul, le fichier test.documents.
00:19:37
Je souhaite partager un document Word.
00:19:38
Mon document Word n'existe pas encore, mais je souhaite en créer un et
00:19:41
le partager à mes collaborateurs, puisque, justement, nous,
00:19:45
dans le cadre du projet marketing, on doit mettre en place,
00:19:49
par exemple, un contrat.
00:19:51
Je peux très bien créer mon document Word sur mon ordinateur et ensuite
00:19:55
le charger avec le bouton juste ici.
00:19:58
Mais je peux très bien me permettre, dans l'optique de créer ce contrat
00:20:01
avec mes collègues, de cliquer sur le bouton Nouveau,
00:20:03
ici, et je peux directement en ligne, sur mon Teams, créer mon nouveau
00:20:10
dossier et mes nouveaux documents.
00:20:13
Ici, par exemple, je vais créer un nouveau dossier.
00:20:15
Ce dossier va s'appeler Nouveaux contrats.
00:20:20
Et je clique ensuite sur Créer.
00:20:24
J'ai ici mon dossier Nouveaux contrats qui a été créé et je vais cliquer
00:20:30
ensuite sur Nouveaux contrats pour y accéder, et à l'intérieur duquel
00:20:33
je vais ajouter mon document Word.
00:20:35
Nouveau, Document Word, et on va l'appeler Contrat client XYZ.
00:20:41
C'est le fameux contrat qu'avec mes collègues je dois rédiger.
00:20:47
Je clique sur Créer, et là vous voyez que mon interface
00:20:49
commence à changer un petit peu.
00:20:50
Le logo Word apparaît, parce que oui, je vais avoir cette
00:20:53
possibilité de créer mes documents directement depuis Teams et de
00:20:59
les éditer, de les modifier également directement sur cet outil,
00:21:04
sur cette application.
00:21:06
Et d'ailleurs, quelque chose qui est encore plus intéressant,
00:21:09
on peut se permettre, quand on est présent physiquement
00:21:12
au bureau, de se regrouper autour d'un bureau, dans une salle de réunion,
00:21:16
avec nos collaborateurs, pour travailler en commun sur un
00:21:19
document et faire un brainstorming.
00:21:22
Mais ici, je vais avoir la possibilité d'ouvrir mon document et mes
00:21:27
collaborateurs pourront l'ouvrir également en direct,
00:21:30
en même temps que moi, et nous pourrons faire ce que l'on
00:21:33
appelle de la collaboration synchrone.
00:21:36
La collaboration synchrone va me permettre, à plusieurs,
00:21:41
d'être ensemble sur le même document.
00:21:45
Et tout simplement, nous pourrons en direct travailler tous ensemble
00:21:49
sur ce document.
00:21:50
C'est ce qu'on appelle de la collaboration synchrone.
00:21:52
Et nous verrons des petits curseurs de couleur avec les noms de nos
00:21:58
collaborateurs, et nous pourrons ensemble rédiger ce nouveau contrat.
00:22:05
Et chacun, bien sûr, pourra utiliser les fonctionnalités
00:22:08
de Word on line.
00:22:10
Vous voyez, j'ai ici divers onglets, etc.
00:22:12
Nous pourrons bien sûr collaborer à plusieurs sur notre document.
00:22:16
À tout moment, je retourne en arrière sur Teams pour réaccéder à mon équipe,
00:22:20
où je retrouve mon dossier Nouveaux contrats, et à l'intérieur de ce
00:22:24
dossier Nouveaux contrats, je retrouve les différents contrats
00:22:26
que j'aurais pu créer.
00:22:28
Mais là, on va rencontrer une dernière difficulté.
00:22:33
Là, c'est très bien, j'ai créé mon équipe Teams pour
00:22:37
mes collaborateurs, on a trouvé un moyen de travailler ensemble
00:22:40
sur les divers outils dont nous avons besoin et on peut même collaborer
00:22:44
ensemble sur nos créations de documents.
00:22:48
Parfait.
00:22:49
Mais au bout d'un moment, parce que ce confinement va durer
00:22:56
un certain temps, on va avoir une bibliothèque de documents assez
00:23:00
conséquente, et si je veux dire aux collègues "il faut que tu ailles
00:23:05
dans dossier X, sous-dossier X, sous-sous-dossier Z,
00:23:08
où tu vas retrouver ce document", ça va commencer à devenir un peu
00:23:11
long pour retrouver un document.
00:23:12
Ou même si on souhaite partager ce document à l'extérieur de mon
00:23:15
équipe Teams, comment faire ?
00:23:18
Ici, on va avoir la possibilité de faire un clic droit,
00:23:21
et ce clic droit, je vais pouvoir, ici, copier le lien.
00:23:25
En cliquant sur Copier le lien, je vais retrouver ce lien de partage
00:23:28
que je vais copier.
00:23:29
Ce lien de partage, je peux l'envoyer de diverses manières :
00:23:32
par mail, par conversation instantanée, par message via un smartphone,
00:23:37
et toute autre application de communication que vous pourriez avoir.
00:23:41
Ce lien, je vais l'envoyer à mes collaborateurs, et d'un seul clic,
00:23:45
ils pourront accéder directement à mon document.
00:23:51
Toujours dans cette optique de faire de la collaboration synchrone
00:23:55
et asynchrone, en équipe, avec mes différents collaborateurs.
00:24:00
Si on récapitule, nous avons ensemble créé une équipe Teams.
00:24:05
C'était la première étape pour que nous puissions directement,
00:24:09
avec nos collaborateurs, reprendre le travail comme si tout
00:24:12
était normal, mais en télétravail, à distance.
00:24:15
J'ai créé mon équipe où j'y ai retrouvé mes différents canaux
00:24:19
de discussion, où j'ai par exemple créé Projet Marketing.
00:24:22
Après ça, on a la possibilité d'ajouter des onglets, onglets qui vont nous
00:24:27
permettre de travailler à plusieurs sur les différents outils que nous
00:24:32
allons utiliser, et bien sûr, après ça, nous avons la bibliothèque
00:24:35
de documents — je vais réaccéder à celle où j'étais.
00:24:38
Je réaccède à ma bibliothèque de documents où je retrouve tous mes
00:24:44
différents documents.
00:24:45
Avec mes collaborateurs, on peut y travailler de manière
00:24:47
synchrone et asynchrone.
00:24:49
Et je peux bien sûr les créer en ligne, en charger directement depuis mon
00:24:54
ordinateur, et même, avec un clic droit, partager le
00:24:58
lien de partage de mes dossiers, de mes documents.
00:25:01
D'ailleurs, petite info, si vous partagez le lien d'un dossier,
00:25:04
vous partagez automatiquement tous les documents qui se trouvent à
00:25:07
l'intérieur.
00:25:09
Maintenant que nous avons abordé ça, nous avons vu aujourd'hui ensemble
00:25:13
la base du télétravail, et je rappelle bien sûr que nous
00:25:15
avons deux autres webinars prévus dans la semaine pour aller encore
00:25:19
plus loin.
00:25:20
On va maintenant passer à…
00:25:23
je vois qu'il nous reste cinq minutes, donc cinq minutes de
00:25:25
questions-réponses.
00:25:28
En attendant, bien sûr, que vous ayez le temps d'écrire
00:25:30
vos questions, je vous rappelle que pour tout renseignement,
00:25:33
vous pouvez directement passer par informations@mandarine.academy.
00:25:38
Si vous avez quelconque besoin d'information par rapport à ces
00:25:41
webinars ou aux formations que nous délivrons.
00:25:44
Mais également, vous retrouverez toutes les sessions de formation,
00:25:48
les tutoriels et les cas d'usage sur mooc.office365-training.com,
00:25:53
notre plateforme de formations où vous retrouverez toutes les
00:25:55
informations.
00:25:56
Je vous invite maintenant à poser vos questions directement dans
00:26:01
l'outil chat de Zoom, et j'y répondrai à l'oral.
00:26:08
Alors, je vois qu'il y en a déjà énormément qui ont été posées.
00:26:10
Malheureusement, je ne peux pas toutes les remonter et répondre
00:26:13
à absolument toutes.
00:26:14
Je pense que certains de mes collaborateurs, ou même entre vous,
00:26:17
vous avez déjà répondu à certaines questions.
00:26:21
Je vois que certaines personnes sont déjà en train de partir,
00:26:23
très bien, je vous remercie d'avoir été présents, et je vous dis à
00:26:26
cet après-midi pour la session numéro 2.
00:26:29
N'hésitez pas à poser vos questions, je suis là pour y répondre.
00:26:33
Un même bloc-notes peut-il être en lien avec plusieurs canaux ?
00:26:37
Oui, dans l'idée, c'est possible, effectivement, d'avoir le même
00:26:39
bloc-notes sur plusieurs canaux.
00:26:42
Si on cherche un externe dans l'annuaire, est-ce qu'on le trouve
00:26:46
comme sur Skype for Business ?
00:26:50
Vous avez la possibilité de l'ajouter directement par l'adresse mail
00:26:53
également, ou même de lui envoyer un lien, si besoin.
00:26:55
Mais oui, normalement, vous pouvez y accéder depuis
00:26:57
l'annuaire.
00:26:58
Cette session sera-t-elle accessible en replay ?
00:27:00
Oui.
00:27:01
Pas sûr que ce soit aujourd'hui, mais l'enregistrement va être terminé,
00:27:04
je vais l'envoyer en traitement pour que mes collaborateurs puissent
00:27:07
l'ajouter en replay.
00:27:08
Est-ce que les fichiers créés dans Teams se retrouvent sauvegardés
00:27:10
dans OneDrive ?
00:27:11
Ils se retrouvent sauvegardés dans un SharePoint qui est relié à Teams,
00:27:14
mais pas du tout dans un OneDrive.
00:27:17
Les membres d'une équipe sont-ils membres par défaut du canal général ?
00:27:20
Tous les membres d'une équipe sont membres de tous les canaux par défaut,
00:27:23
sauf si on crée un canal privé.
00:27:25
Donc oui, ils seront présents dans le canal général.
00:27:28
Peut-on avoir l'enregistrement ?
00:27:29
Oui, l'enregistrement sera disponible cette semaine, sans faute.
00:27:34
Je l'envoie d'ici quelques minutes en traitement par mes collaboratrices
00:27:37
qui vont justement s'occuper de le rendre accessible.
00:27:43
N'hésitez pas à continuer à poser vos questions, il reste trois petites
00:27:47
minutes.
00:27:48
Est-ce que Teams fonctionne sous Android ?
00:27:49
Oui, vous avez l'application Teams sous Android qui fonctionne très,
00:27:52
très bien.
00:27:53
Si on supprime un canal, les fichiers partagés sont-ils
00:27:55
sauvegardés ?
00:27:58
Si vous avez accès à un SharePoint, vous pouvez faire en sorte de les
00:28:00
sauvegarder.
00:28:01
Mais sinon, non, ils seront supprimés.
00:28:02
Comment récupère-t-on l'enregistrement ?
00:28:04
Vous pouvez vous rendre sur mooc.office365-training.com où
00:28:07
l'enregistrement sera disponible.
00:28:09
Quel quota pour les fichiers ?
00:28:11
Alors, si mon collègue Samuel est toujours présent sur la session…
00:28:15
Samuel, si possible, peux-tu envoyer le même lien qu'hier,
00:28:17
où il y avait toutes les informations pour les quotas, s'il te plaît ?
00:28:21
Sinon, Florian, vous pouvez retrouver cette information sur le site de
00:28:24
Microsoft directement.
00:28:25
Je vais essayer de le trouver également de mon côté.
00:28:31
Pourquoi la version Teams sur notre bureau ne dispose pas de la fonction
00:28:34
Calendrier ?
00:28:35
Il y a de grandes chances que ce soit parce que c'est le Teams gratuit
00:28:39
auquel vous avez accès, et du coup, qui n'est pas relié
00:28:44
à Office par défaut.
00:28:56
Alors, j'ai trouvé.
00:28:57
Parfait, merci Samuel, pour ce lien.
00:29:00
Effectivement, mon collègue, Samuel Roussel, vient d'envoyer
00:29:03
un lien qui renvoie vers le site de Microsoft qui donne toutes les
00:29:07
informations sur le stockage de données.
00:29:11
Il reste une petite minute, je vous invite dès maintenant à
00:29:14
poser vos dernières questions.
00:29:16
Une double corbeille comme OneDrive, si vous passez par SharePoint ?
00:29:18
Oui, tout à fait, vous avez une double corbeille.
00:29:21
Zoom, pour le chat, est une fonction spécifique ?
00:29:24
Je ne comprends pas votre question.
00:29:26
Je ne comprends pas la question.
00:29:27
Zoom, pour le chat, est une fonction spécifique ?
00:29:41
Est-ce qu'il y a un versioning pour les fichiers ?
00:29:42
Oui, tout à fait, c'est sur une base de données SharePoint,
00:29:44
donc il y a également un versioning.
00:29:47
Est-elle disponible sur Teams de base ?
00:29:49
Je ne sais pas de quoi vous…
00:29:53
attendez, je retrouve la question.
00:29:55
Je remonte un petit peu.
00:29:57
Oui, effectivement, ça, c'est la question.
00:29:59
Est-ce qu'elle est disponible pour Teams gratuit ?
00:30:00
Ça, c'est à vérifier.
00:30:03
Voilà, il va être 11 h 30.
00:30:06
Je réponds à cette dernière question : quels sont les avantages de Zoom
00:30:09
vis-à-vis de la vision de Teams ?
00:30:11
Zoom, en réalité, c'est bien pour, comme on le fait aujourd'hui,
00:30:14
les webinars à 300 personnes.
00:30:16
Après, Teams dispose de beaucoup plus d'outils de collaboration.
00:30:19
Partez du principe que Zoom, c'est plus moi vers les autres,
00:30:23
alors que Teams, c'est beaucoup plus communication, collaboration
00:30:26
en équipe, tous ensemble.
00:30:28
Différence entre Skype et Teams ?
00:30:30
Teams, c'est comme Skype, mais en mieux, pour faire bref.
00:30:33
Vous avez beaucoup plus de fonctionnalités sur Teams.
00:30:38
Et bien sûr, pour le replay, vous avez actuellement à l'écran
00:30:43
le lien.
00:30:44
Le replay n'est pas encore disponible, il le sera dans la semaine,
00:30:47
mais sinon, vous avez également à l'écran le lien
00:30:52
mooc.office365-training.com.
00:30:54
Je vous invite à vous rendre sur ce lien ou à contacter
00:30:57
informations@mandarine.academy pour avoir quelconque information
00:31:00
sur le replay ou sur ce webinar.
00:31:03
Je vous remercie à tous d'avoir été présents ce matin.
00:31:05
On se retrouve, je pense, tous cet après-midi pour la session
00:31:08
numéro 2.
00:31:10
Vu l'heure, je vous souhaite un petit peu en avance un bon appétit,
00:31:12
et on se retrouve tous tout à l'heure.
00:31:14
Merci à vous, et au revoir.

Il n’existe aucun élément correspondant à votre recherche dans cette vidéo...
Effectuez une autre recherche ou retournez au contenu !

 

Se préparer au télétravail avec Teams