SharePoint - La gestion de collection de sites

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Descriptions du cours:

Sites SharePoint, Intranet SharePoint, Site Intranet sont autant de notions qui paraissent compliquées sans avoir plus de précisions. C'est l'objet de ce cours, de faire un tour de l'interface et répondre aux questions : C'est quoi, Pourquoi, Pour qui et Comment.

Découvrez comment l'outil SharePoint est une solution collaborative qui nécessite une gestion efficace en amont.

 

Moyens et méthodes pédagogiques:

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires

 

Objectifs de la formation:

  • Découvrir la notion de collection de sites
  • Personnaliser son premier Site avec les outils et l'interface

 

Contenu de la classe virtuelle:

  • Positionnement: Qu'est-ce qu'un site SharePoint
  • Naviguer dans l'interface: Une interface qui suit une logique
  • Les outils à dispositions: Le volet latéral de gauche
  • La gestion des droits: Découverte des notions de base
  • Son premier projet d'intranet: Se poser les bonnes questions
00:00:10
Bienvenue dans cette session dont le titre est : « Gestion d'une collection de sites SharePoint ». Le plan et les objectifs qu'on va se fixer pendant cette session de 45 minutes vont être les suivants : comprendre ce qu'est l'architecture d'une collection de sites SharePoint. On va parler du rôle du gestionnaire d'un site et d'une collection de sites SharePoint et on finira cette session 45 minutes par un tour d'horizon des différents
00:00:42
contenus que l'on va pouvoir retrouver dans un site SharePoint. Les objectifs sont de découvrir les notions de collection de sites SharePoint et de bien comprendre le rôle du gestionnaire de site. La première chose que l'on va aborder, c’est de comprendre l'architecture d’un site SharePoint.
00:01:04
Ce qu'il faut comprendre dans la notion d’'architecture d'un site SharePoint c’est qu’on a le site qui va être la page principale, la page d'accueil,
00:01:16
qui va être le point d'entrée d'un ensemble de sites et de sous-sites. C’est à dire qu’au niveau d'une entreprise, on a l'entreprise et la page d'accueil sera l’intranet et après on va voir différents services, différentes entités qui vont avoir leur propre accès à un site SharePoint qui leur sera dédié. Si je suis un service RH, il y aura
00:01:47
le site de l'entreprise, il y aura un site SharePoint qui sera spécifiquement dédié aux RH. On peut avoir la même chose pour le marketing, pour la partie production, commerce, projet. Le premier niveau du site SharePoint est le site et en dessous, chaque carré vert est ce qu'on appelle un sous-site.
00:02:17
C'est à dire, une entité dédiée spécifiquement à des personnes, c'est-à-dire que quand je fais partie de l'entreprise, quel que soit le service dont je fais partie, je vais pouvoir avoir accès à la page d'accueil.
00:02:30
Par contre, si je fais partie du service RH, j'aurai accès uniquement à ce sous-site. Mais je n'aurai pas accès aux autres sous-sites parce que je ne dépends pas de ce département. Une collection de sites SharePoint, c'est un ensemble de sites SharePoint avec un site principal et des sous-sites par métier.
00:02:55
C'est le principe d'une collection de sites SharePoint. Dième chose, le rôle du gestionnaire d'un site SharePoint. Le gestionnaire d'un site ou d’une collection de sites, c'est celui qui va gérer l'ensemble de tous les sites SharePoint, ça va être la personne qui va gérer notre site principal et nos différents sous-sites. Au-dessus de lui, on va avoir un quelqu'un selon les entités, on aura soit quelqu'un à l'étage du dessus ou parfois c'est la même personne,
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Bienvenue dans cette session dont le titre est : « Gestion d'une collection de sites SharePoint ». Le plan et les objectifs qu'on va se fixer pendant cette session de 45 minutes vont être les suivants : comprendre ce qu'est l'architecture d'une collection de sites SharePoint. On va parler du rôle du gestionnaire d'un site et d'une collection de sites SharePoint et on finira cette session 45 minutes par un tour d'horizon des différents
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contenus que l'on va pouvoir retrouver dans un site SharePoint. Les objectifs sont de découvrir les notions de collection de sites SharePoint et de bien comprendre le rôle du gestionnaire de site. La première chose que l'on va aborder, c’est de comprendre l'architecture d’un site SharePoint.
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Ce qu'il faut comprendre dans la notion d’'architecture d'un site SharePoint c’est qu’on a le site qui va être la page principale, la page d'accueil,
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qui va être le point d'entrée d'un ensemble de sites et de sous-sites. C’est à dire qu’au niveau d'une entreprise, on a l'entreprise et la page d'accueil sera l’intranet et après on va voir différents services, différentes entités qui vont avoir leur propre accès à un site SharePoint qui leur sera dédié. Si je suis un service RH, il y aura
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le site de l'entreprise, il y aura un site SharePoint qui sera spécifiquement dédié aux RH. On peut avoir la même chose pour le marketing, pour la partie production, commerce, projet. Le premier niveau du site SharePoint est le site et en dessous, chaque carré vert est ce qu'on appelle un sous-site.
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C'est à dire, une entité dédiée spécifiquement à des personnes, c'est-à-dire que quand je fais partie de l'entreprise, quel que soit le service dont je fais partie, je vais pouvoir avoir accès à la page d'accueil.
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Par contre, si je fais partie du service RH, j'aurai accès uniquement à ce sous-site. Mais je n'aurai pas accès aux autres sous-sites parce que je ne dépends pas de ce département. Une collection de sites SharePoint, c'est un ensemble de sites SharePoint avec un site principal et des sous-sites par métier.
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C'est le principe d'une collection de sites SharePoint. Dième chose, le rôle du gestionnaire d'un site SharePoint. Le gestionnaire d'un site ou d’une collection de sites, c'est celui qui va gérer l'ensemble de tous les sites SharePoint, ça va être la personne qui va gérer notre site principal et nos différents sous-sites. Au-dessus de lui, on va avoir un quelqu'un selon les entités, on aura soit quelqu'un à l'étage du dessus ou parfois c'est la même personne,
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le premier niveau, c'est ce qu'on appelle l'administrateur. C'est celui qui gère généralement la console Office 365 et qui va créer les sites et les collections de sites. C’est lui qui va nommer les propriétaires, qu'on appelle les gestionnaires de sites SharePoint, pour qu'ils puissent administrer le site SharePoint. Une fois qu'il aura nommé le propriétaire, on va avoir en-dessous le propriétaire qui lui va avoir différents rôles
00:03:58
dans la gestion du site ou de la collection de sites. Il va d'abord créer et gérer les sites. On va voir comment on fait pour créer des sous-sites
00:04:13
puisque c'est l'administrateur qui va créer le site qui va m’accorder les droits en tant que propriétaire pour pouvoir créer et gérer différents sous-sites. Il va gérer les fonctionnalités d'un site comme son aspect général : toute la partie interface, la partie couleur, la partie désaxée, la partie navigation… C'est le propriétaire qui va créer ça et qui va le définir. Il va pouvoir enregistrer son site comme modèle si jamais il veut reproduire des sites de projet ou de production qui seraient identiques. Il va pouvoir
00:04:48
créer un site SharePoint comme modèle et il va pouvoir être dupliqué. Il va gérer tout ce qui va être la partie affichage : les colonnes (par défaut, quand on a une bibliothèque de documents, on a un certain nombre de colonnes par défaut), il va pouvoir créer des affichages, il va pouvoir gérer les contenus, mettre dans l'ordre toutes ces colonnes. C'est lui qui va créer toute l'architecture
00:05:19
de ce site SharePoint. Il va avoir la possibilité de supprimer le site une fois que celui-ci, si jamais il fait un bac à sable pour que les gens puissent s'entraîner à manipuler un site SharePoint, pour faire un site de démo. Ou s’il est lié de manière temporaire à un projet et après les données seront rapatriées à un autre endroit, il va avoir cette compétence.
00:05:46
C'est lui qui va définir et ajuster les paramètres régionaux et linguistiques du site, si, par exemple, notre site est dédié à des personnes en français ou en anglais, et créer un site français, un site anglais. Il va pouvoir gérer tous ces paramètres.
00:06:05
Il va également ajouter les applications au site. Par défaut, on a une bibliothèque de documents, mais il va pouvoir ajouter, par exemple, une application pour des listes, pour le calendrier, différentes applications qu'on va pouvoir retrouver après dans le site. Mais surtout, son rôle le plus important : c'est lui qui va être garant de la sécurité du site SharePoint, c'est lui qui va permettre l'accès
00:06:40
aux personnes dans un site et qui va être garant de toute la sécurité, de savoir comment on peut partager dans un site SharePoint puisque dans un site SharePoint on a différentes façons de partager. On peut soit partager tout le site,
00:06:54
soit partager une bibliothèque de documents, ou une bibliothèque listes. Si je reprends l'exemple de ma bibliothèque documents, on peut partager au niveau du dossier, du fichier et c'est lui en tant que propriétaire, comme il est garant de la sécurité, qui va définir la stratégie au niveau de son site : est-ce qu’on partage tout le site ? Ou on partage
00:07:20
une bibliothèque, un dossier ou fichier ? C'est lui qui va permettre de structurer la façon dont va s’orchestrer la navigation et le partage des documents à l'intérieur d’un site SharePoint.
00:07:40
En-dessous de lui on trouve 2 groupes d'utilisateurs. Le premier groupe : les membres. Ce premier groupe de membres qui sont plutôt des contributeurs. Ce sont des personnes qui vont pouvoir modifier, charger et supprimer des documents, qui vont pouvoir créer des pages et tout un tas de choses que le propriétaire va leur mettre à disposition.
00:08:07
On a un deuxième groupe : les visiteurs. Ils vont simplement consulter les informations qu'on va retrouver dans un site SharePoint. Ils n'auront pas le droit de modifier, ils auront simplement le droit de consulter les informations. Ils pourront télécharger le fichier, le document, mais ils ne pourront surtout pas le modifier.
00:08:34
Au travers de tout cela, on peut se rendre compte que le propriétaire d'un site SharePoint, c'est quand même une personne qui aura une certaine appétence technique parce qu'il va ajuster la sécurité et les autorisations du site, la possibilité d’éditer des pages, d'ajouter des parties web, de créer des nouveaux sous-sites et même de supprimer un site si cette personne le souhaite. Ce qui veut dire que cette personne doit vraiment avoir une appétence technique qui doit être différente du propriétaire du contenu du site.
00:09:09
Si je prends un exemple d'un service RH, on ne va pas mettre forcément le DRH propriétaire du site parce que le DRH n’a pas forcément les appétences techniques mais il va plutôt être propriétaire du contenu, des informations qu'on aura à l'intérieur du site. Pour tous les documents réglementaires, c’est le DRH qui va avoir la responsabilité.
00:09:43
Par contre, la partie gestion, la partie technique, la partie garantie de sécurité, de l'accès à l'information, ce n’est pas le DRH mais plutôt quelqu'un qui aura une appétence technique. Il est vraiment important de bien dissocier le propriétaire du site SharePoint, qui est assez technique, et le propriétaire du contenu du site, qui lui est plutôt garant de l'information qui s'y trouve. Pareil pour les bonnes pratiques, on conseille toujours de mettre
00:10:13
au minimum 2 propriétaires, de toujours avoir un backup.
00:10:18
Parce que la personne principale peut être en congés, malade ou absente et s’il y a quelque chose à ajouter, à modifier, il est vraiment important que son backupeux puisse prendre le relai. Entre minimum 2 et maximum 5 personnes, c'est quand on a des grosses collections de sites SharePoint avec beaucoup de sous-sites à notre site principal.
00:10:46
On peut mettre maximum 5 personnes pour gérer la collection de sites.
00:10:53
Est-ce que vous avez des questions ou c'est bon pour vous ?
00:11:00
-Non, j'ai bien compris le rôle du propriétaire qui est vraiment très important. -Et c'est ce que vous avez mis en place chez vous ?
00:11:11
C’est ce qu'on a mis en place chez nous. J'avais un…
00:11:15
-Il y avait des incompréhensions par rapport au rôle de l'administrateur et du propriétaire, mais je pense que vous aviez défini les rôles de chacun. -Nous allons maintenant faire un petit tour d'horizon des différentes choses qu'on peut retrouver dans un site SharePoint. Je vais vous présenter mon site de démo.
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le premier niveau, c'est ce qu'on appelle l'administrateur. C'est celui qui gère généralement la console Office 365 et qui va créer les sites et les collections de sites. C’est lui qui va nommer les propriétaires, qu'on appelle les gestionnaires de sites SharePoint, pour qu'ils puissent administrer le site SharePoint. Une fois qu'il aura nommé le propriétaire, on va avoir en-dessous le propriétaire qui lui va avoir différents rôles
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dans la gestion du site ou de la collection de sites. Il va d'abord créer et gérer les sites. On va voir comment on fait pour créer des sous-sites
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puisque c'est l'administrateur qui va créer le site qui va m’accorder les droits en tant que propriétaire pour pouvoir créer et gérer différents sous-sites. Il va gérer les fonctionnalités d'un site comme son aspect général : toute la partie interface, la partie couleur, la partie désaxée, la partie navigation… C'est le propriétaire qui va créer ça et qui va le définir. Il va pouvoir enregistrer son site comme modèle si jamais il veut reproduire des sites de projet ou de production qui seraient identiques. Il va pouvoir
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créer un site SharePoint comme modèle et il va pouvoir être dupliqué. Il va gérer tout ce qui va être la partie affichage : les colonnes (par défaut, quand on a une bibliothèque de documents, on a un certain nombre de colonnes par défaut), il va pouvoir créer des affichages, il va pouvoir gérer les contenus, mettre dans l'ordre toutes ces colonnes. C'est lui qui va créer toute l'architecture
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de ce site SharePoint. Il va avoir la possibilité de supprimer le site une fois que celui-ci, si jamais il fait un bac à sable pour que les gens puissent s'entraîner à manipuler un site SharePoint, pour faire un site de démo. Ou s’il est lié de manière temporaire à un projet et après les données seront rapatriées à un autre endroit, il va avoir cette compétence.
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C'est lui qui va définir et ajuster les paramètres régionaux et linguistiques du site, si, par exemple, notre site est dédié à des personnes en français ou en anglais, et créer un site français, un site anglais. Il va pouvoir gérer tous ces paramètres.
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Il va également ajouter les applications au site. Par défaut, on a une bibliothèque de documents, mais il va pouvoir ajouter, par exemple, une application pour des listes, pour le calendrier, différentes applications qu'on va pouvoir retrouver après dans le site. Mais surtout, son rôle le plus important : c'est lui qui va être garant de la sécurité du site SharePoint, c'est lui qui va permettre l'accès
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aux personnes dans un site et qui va être garant de toute la sécurité, de savoir comment on peut partager dans un site SharePoint puisque dans un site SharePoint on a différentes façons de partager. On peut soit partager tout le site,
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soit partager une bibliothèque de documents, ou une bibliothèque listes. Si je reprends l'exemple de ma bibliothèque documents, on peut partager au niveau du dossier, du fichier et c'est lui en tant que propriétaire, comme il est garant de la sécurité, qui va définir la stratégie au niveau de son site : est-ce qu’on partage tout le site ? Ou on partage
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une bibliothèque, un dossier ou fichier ? C'est lui qui va permettre de structurer la façon dont va s’orchestrer la navigation et le partage des documents à l'intérieur d’un site SharePoint.
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En-dessous de lui on trouve 2 groupes d'utilisateurs. Le premier groupe : les membres. Ce premier groupe de membres qui sont plutôt des contributeurs. Ce sont des personnes qui vont pouvoir modifier, charger et supprimer des documents, qui vont pouvoir créer des pages et tout un tas de choses que le propriétaire va leur mettre à disposition.
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On a un deuxième groupe : les visiteurs. Ils vont simplement consulter les informations qu'on va retrouver dans un site SharePoint. Ils n'auront pas le droit de modifier, ils auront simplement le droit de consulter les informations. Ils pourront télécharger le fichier, le document, mais ils ne pourront surtout pas le modifier.
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Au travers de tout cela, on peut se rendre compte que le propriétaire d'un site SharePoint, c'est quand même une personne qui aura une certaine appétence technique parce qu'il va ajuster la sécurité et les autorisations du site, la possibilité d’éditer des pages, d'ajouter des parties web, de créer des nouveaux sous-sites et même de supprimer un site si cette personne le souhaite. Ce qui veut dire que cette personne doit vraiment avoir une appétence technique qui doit être différente du propriétaire du contenu du site.
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Si je prends un exemple d'un service RH, on ne va pas mettre forcément le DRH propriétaire du site parce que le DRH n’a pas forcément les appétences techniques mais il va plutôt être propriétaire du contenu, des informations qu'on aura à l'intérieur du site. Pour tous les documents réglementaires, c’est le DRH qui va avoir la responsabilité.
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Par contre, la partie gestion, la partie technique, la partie garantie de sécurité, de l'accès à l'information, ce n’est pas le DRH mais plutôt quelqu'un qui aura une appétence technique. Il est vraiment important de bien dissocier le propriétaire du site SharePoint, qui est assez technique, et le propriétaire du contenu du site, qui lui est plutôt garant de l'information qui s'y trouve. Pareil pour les bonnes pratiques, on conseille toujours de mettre
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au minimum 2 propriétaires, de toujours avoir un backup.
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Parce que la personne principale peut être en congés, malade ou absente et s’il y a quelque chose à ajouter, à modifier, il est vraiment important que son backupeux puisse prendre le relai. Entre minimum 2 et maximum 5 personnes, c'est quand on a des grosses collections de sites SharePoint avec beaucoup de sous-sites à notre site principal.
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On peut mettre maximum 5 personnes pour gérer la collection de sites.
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Est-ce que vous avez des questions ou c'est bon pour vous ?
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-Non, j'ai bien compris le rôle du propriétaire qui est vraiment très important. -Et c'est ce que vous avez mis en place chez vous ?
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C’est ce qu'on a mis en place chez nous. J'avais un…
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-Il y avait des incompréhensions par rapport au rôle de l'administrateur et du propriétaire, mais je pense que vous aviez défini les rôles de chacun. -Nous allons maintenant faire un petit tour d'horizon des différentes choses qu'on peut retrouver dans un site SharePoint. Je vais vous présenter mon site de démo.
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C’est un site de démo, je vais me remettre sur la partie page d'accueil.
00:11:48
Ça va arriver.
00:11:50
Dans quelques instants.
00:11:52
Cette page d'accueil, elle toute simple. Je vais vous montrer les différentes informations qu'on peut mettre dedans : on peut mettre un titre à sa page, des informations qui peuvent être du texte, on va pouvoir mettre des listes d'informations, par exemple, une liste des personnes du service informatique, la liste des fournisseurs, la liste des clients…
00:12:23
On peut ajouter une bibliothèque de documents pour avoir accès plus rapidement à des informations et toutes ces informations, on va les mettre sur la page d'accueil. Ensuite, il y a la partie navigation. Il y a 2 façons de naviguer. Sur l'exemple que je vous propose, la navigation supérieure, c'est pour naviguer entre mon site principal et mes différents sous-sites.
00:12:56
Ça, c'est mon site principal et j'ai créé un deuxième sous-site, et puis un autre qui sont des sous-sites de mon site principal que je n’ai pas personnalisé, c'est juste le lien que je vous présentais. Quand vous créez un sous-site, vous arrivez sur une page qui est totalement vierge et que vous allez pouvoir modifier, personnaliser directement par rapport à ce site.
00:13:23
Et je vais avoir après, sur la gauche, une autre partie de navigation. C'est plutôt la navigation directement dans mon site. Si je reprends les autres exemples, je retrouve ma navigation pour revenir à mon site principal, ma navigation entre mon site principal et mes sous-sites. Là c'est la navigation à l'intérieur du site. Elles sont vraiment totalement différentes puisque mes sites sont différents les uns des autres.
00:13:54
Je peux avoir dans ma partie navigation des pages, différentes bibliothèques pour lesquelles soit toutes les personnes ont accès à ce site, ou je peux créer une bibliothèque ou c'est simplement l'équipe de mon collègue Hubert qu’il a créée, puis toute l'entreprise aurait accès. Je peux mettre des liens vers des applications, des pages, différentes informations.
00:14:25
Évidemment, cette partie administration, gestion des liens, il n’y a que moi, en tant que propriétaire, qui vais pouvoir modifier le lien. Si je ajoute un autre site, même un site qui ne serait pas un sous-site de mon site, vers un outil, en tant que propriétaire, en cliquant sur « modifier les liens » je vais pouvoir modifier le lien pour pouvoir accéder à l'information. À ce niveau-là, je vais pouvoir orchestrer la gestion de mon site.
00:14:56
Ça mouline un peu, je ne sais pas ce qui se passe. Je vais peut-être recharger ma page.
00:15:06
Je vais peut-être modifier pour que je puisse vous montrer un peu comment on peut modifier. Ça mouline pas mal… ça a du mal à avancer.
00:15:18
On ne va pas perdre de temps à essayer de modifier. J’essaierai de revenir un peu plus tard sur la partie modifications des plans.
00:15:27
À partir de là, lorsque j'ai créé mon site, je vais pouvoir ajouter dans mon site différentes choses. Je vais pouvoir ajouter des applications, des sous-sites et des pages. Pour cela, le point de départ c'est la roue crantée qui va me permettre de gérer les différentes informations. Je peux venir modifier la page et comme je suis le propriétaire, je vais pouvoir changer, par exemple,
00:16:02
le thème de couleur, je peux personnaliser mes paramètres.
00:16:10
J'ai tout un tas de possibilités. Je vais pouvoir modifier la page en cours, ajouter des pages, des applications et accéder au contenu et aux paramètres du site. On va commencer par voir les applications. Je peux ajouter une application et la liste des applications va différer d'une entité à l'autre puisque c'est l'étage au-dessus, ce n’est pas moi en tant que propriétaire qui vais définir quelles sont les applications que je peux avoir, mais c'est l'administrateur du site qui va définir quelles sont les applications
00:16:45
auxquelles je peux accéder. On va retrouver la plus connue : la bibliothèque de documents, mais je peux avoir des listes de contacts, des tâches. Je peux créer une application de boîte aux lettres et puis j'ai tout un tas d'applications, des applications de liens, des bibliothèques d'images, des applications pour faire des forums de discussion, des liens, des calendriers. J’ai plusieurs applications à ma disposition.
00:17:13
Au-delà de ces applications que je vais pouvoir avoir, l'organisation peut créer des applications et je vais pouvoir trouver d'autres applications dans le SharePoint Store. On va retrouver des applications qui sont gratuites et d'autres qui sont payantes. À chaque fois c’est indiqué, il y en a une que j'aime bien vous présenter qui est Maps.
00:17:42
J’ai une zone de recherche pour pouvoir rechercher Google Maps. On a plusieurs applications auxquelles on va pouvoir accéder. Tout dépend de si l'administrateur nous donne l'accès. On va pouvoir avoir, par exemple, sur notre page d'accueil, si on fait un site SharePoint qu'on partagera avec l'extérieur et qu'on voudrait présenter comme on le retrouve souvent sous des pages web, nous aurons
00:18:17
une application qui va permettre de géolocaliser où on se trouve.
00:18:25
Il y a donc différentes possibilités, à chaque fois il est précisé gratuit ou payant. Je vais revenir dans la partie paramètres, applications et je vais ajouter une application de liste et je vais créer, par exemple, une liste de fournisseurs qui serait commune à toute l'entreprise.
00:18:51
Je vais créer ma liste et tout de suite, je vais me retrouver dans la liste de fournisseurs que j'ai créée. Je me retrouve dans la partie « contenu » du site. Qu'est-ce que je vais retrouver ? Je vais retrouver toutes les applications que j'ai créées. Je retrouve des bibliothèques de documents, des bibliothèques de liste, j’ai créé une liste de contacts,
00:19:21
l'application Google Maps, que j'avais déjà créée, et des applications pour des pages. C'est là que je retrouve toutes mes applications.
00:19:32
Dans cette partie, je vais avoir le bouton « Nouveau » qui me permet de créer, par exemple, une nouvelle liste, une nouvelle page ou une nouvelle bibliothèque de documents. C'est aussi ici que je vais pouvoir créer un sous-site.
00:19:52
Dans la partie « sous-sites » que je vais créer, je vais pouvoir mettre un titre,
00:19:57
une description, l'adresse que je vais lui donner et choisir la langue. C'est ce qu'on je vous disais en introduction, c'est lui qui va choisir la langue, les paramètres régionaux et linguistiques et il va permettre, par exemple, pour ce sous-site, si c'est pour une filiale qui se trouve dans un autre pays, de choisir la langue, de choisir un des modèles.
00:20:27
Et une partie qui était importante, c'est la gestion des autorisations. Par défaut, lorsqu'on crée un site SharePoint, je reprends mon exemple avec mon entreprise, j'ai mon site principal
00:20:43
et dans ce site principal que j'ai créé, tout le monde va avoir les mêmes autorisations. Puis en dessous, j'avais fait plusieurs blocs verts avec RH, production, etc. Ça veut dire que si je garde les mêmes autorisations, la personne qui arrive sur la page d'accueil et la personne de RH pourra accéder au site de production. Mais si je ne souhaite pas que les personnes de RH accèdent au site de production, je ne vais pas conserver les mêmes autorisations que le site parent
00:21:15
mais je vais utiliser des autorisations uniques. C'est dire que je vais devoir casser des héritages.
00:21:20
Et réaffecter des droits différents et des personnes différentes à mes différents sous-sites.
00:21:30
C'est une partie importante : c'est là que vous allez définir votre navigation. J'utilise la barre supérieure du site parent, oui, comme ça je sais que c'est la partie en haut qui va permettre de naviguer entre mes différents sites. Je vais peut-être lui mettre un titre : « site communication ». Ça sera celui du service communication. Une description, et je vais mettre
00:22:04
l'adresse URL « communication » pour accéder à mon site.
00:22:11
Maintenant je vais créer mon sous-site SharePoint.
00:22:20
Cela prend quelques instants pour qu'il mette en place les différents éléments et différentes informations de mon site.
00:22:33
À partir de là je vais créer des groupes d'utilisateurs c’est à dire qu’ici j'ai 3 groupes par défaut qu'on avait présentés au départ :
00:22:45
les visiteurs, les membres
00:22:48
et les propriétaires. Par défaut, par comme j'étais propriétaire avant, je redeviens systématiquement propriétaire de de ce sous site SharePoint, mais je peux très bien ajouter une personne en tapant son nom. Je pense que je vais retrouver mon collègue Fabien.
00:23:11
Je vais pouvoir ajouter des personnes ou des groupes de personnes dans mes différents sites. Je peux le faire soit tout de suite, soit je peux le ajouter par la suite. Si je prends mon collègue Hubert, je vais le mettre, par exemple, en visiteur et je vais pouvoir supprimer la personne.
00:23:38
Je crée comme ça mes différents groupes de sous-sites.
00:23:41
Bien sûr, je pourrai y revenir ultérieurement.
00:23:48
On a vu la présentation sur mon site d'accueil. Je retrouve ma partie de navigation, « accueil site principal », et je vais revenir sur mon site principal
00:24:07
sur ma page de test. J'ai bien hérité à ce niveau-là de la navigation. Pour cela, j'étais dans la partie « paramètres ». Je vais retrouver toutes mes applications dans « paramètres », « contenu du site » où je vais retrouver les différentes applications que j'ai créées et les différents sous-sites. Dans la partie navigation, je n'avais pas mon site, donc je vais ouvrir le site.
00:24:39
Si je veux créer… On va voir si maintenant il veut bien, quand je reviens sur la partie accueil que je puisse modifier les liens du haut.
00:24:50
« Modifier les liens »
00:24:52
et je vais simplement récupérer l'URL qui est en haut.
00:24:58
Ça a toujours de l'air d'être un petit peu compliqué... En attendant, est-ce que vous avez des questions, Jean-Paul ?
00:25:10
Moi, j'en avais une de manière un peu plus générale, je ne vois pas tellement la différence entre une bibliothèque et une liste.
00:25:15
Bibliothèque, c'est un terme général.
00:25:22
C'est-à-dire que si je reviens dans ma partie du contenu du site. C’est un petit peu compliqué…
00:25:29
Le terme bibliothèque est un petit peu général. C'est à dire qu'on peut avoir une bibliothèque de documents. On retrouve les différentes bibliothèques de documents qu'on a créées, mais on va avoir les bibliothèques de sites, ça c'est quand on crée des modèles de sites. On va avoir des bibliothèques de sites. Les listes sont des applications. Par exemple, je reprends ma liste de fournisseurs.
00:25:56
C'est là où je vais créer, par exemple, une liste de contacts fournisseurs. Je vais pouvoir ajouter des colonnes avec le nom, le prénom, et je vais pouvoir ajouter, par exemple, une colonne avec la date.
00:26:14
Je vais mettre la date, comment je souhaite l'afficher : « date et heure », « inclure l’heure », « format convivial »… Tout ça je vais pouvoir le personnaliser. « Valeur par défaut » : je vais mettre par défaut la date du jour et je peux aller beaucoup plus loin en cliquant sur « plus d’options ». Il est demandé « exiger que cette colonne contienne des informations » et je vais mettre tout un tas d'informations dans ma liste.
00:26:48
Je vais essayer de vous en trouver une sur un autre site de démo, que je pourrais avoir. Par exemple, je vais avoir des listes un petit peu plus poussées que j'ai créées. Par exemple, j'ai des listes avec différentes informations, des concepteurs, des noms de personnes.
00:27:11
« Contenu du site »
00:27:14
Par exemple, j’ai une base collaborateurs que j’ai créée.
00:27:26
Je peux avoir des listes beaucoup plus avancées avec des informations, je peux même faire des calculs, au niveau de mes colonnes dans les listes. Ça veut dire que je peux créer ce qu'on appelle des colonnes calculées, en faisant formules de calcul. C’est pratique car ce sont les mêmes formules de calcul que l'on utilise dans Excel pour faire du calcul entre les colonnes. Par apport à l'ancienneté, je fais la différence entre la date du jour et
00:28:01
la date d'embauche et je peux faire des calculs. Les listes sont des applications. Le document, c'est vraiment le nom du bloc, si ça répond un peu à votre question.
00:28:18
-Oui, je perçois maintenant un petit peu la différence entre une bibliothèque et une liste. -Voilà, par exemple, on aurait la bibliothèque de pièces jointes, c'est à dire que toutes les pièces jointes vont venir, si on met une adresse ou qu'on envoie un mail si on avait créé une application boîte aux lettres, toutes les pièces jointes viendraient dans cette même bibliothèque. En fin de compte, c'est un ensemble de choses : le document, c'est le dossier, le fichier, et la bibliothèque c’est la boîte, c'est le container de tout ça.
00:28:51
On a vu la gestion des applications, la création d'une page, c'est-à-dire que soit je peux directement ajouter une page à partir de là mais je peux aussi créer directement une page à partir d'ici,
00:29:19
à partir du bouton « nouveau » lorsque je suis dans « contenu du site ». Avec la nouvelle version, il nous met systématiquement des pages modernes qui sont beaucoup plus simples d'utilisation. Ces pages modernes fonctionnent sur le principe de sections, c’est-à-dire qu’on va avoir différents blocs, on va ajouter des sections : monobloc, 2 ou 3 colonnes, une colonne plus importante, à droite ou à gauche en fonction du modèle que l'on souhaite.
00:29:54
On va pouvoir à l'intérieur de ces différentes sections, ajouter des composants WebPart : je vais pouvoir ajouter du texte, des images ou une visionneuse de fichiers,
00:30:07
les documents les plus importants, incorporer, par exemple, des feuilles Excel, de l'actualité, de l'activité sur le site, des bibliothèques d’images, des cartes Bing, des bibliothèques de documents. C’est ce que je vous avais montré sur ma première page : j'ai créé une page que j'ai incorporée dans différentes sections des évènements. On va retrouver un peu plus bas
00:30:29
les listes. Quand je clique, il retrouve toutes les listes que j'ai dans mon site SharePoint et je vais retrouver notamment « liste des fournisseurs » que j'avais commencé à créer avec le titre et la date.
00:30:46
Je vais pouvoir insérer, par exemple, une bibliothèques d’images ou une image qui va présenter et je vais pouvoir aller chercher cette image soit dans les récentes, soit sur OneDrive, soit celles qui sont directement
00:31:02
dans mon site. Dans une bibliothèque de documents différente, que je vais pouvoir récupérer à partir d'un lien,
00:31:13
si je reprends dans les récentes, je vais prendre la première,
00:31:19
je vais pouvoir ajouter une image. Je vais pouvoir ajouter en dessous une autre sectio. Par exemple, je veux pouvoir créer des liens pour que les gens puissent naviguer vers différents endroits. On peut passer du Twitter, YouTube, des vidéos Stream. Je peux renvoyer vers d'autres pages, la météo… « Liens rapides ».
00:31:47
À ce niveau-là, je peux ajouter des liens.
00:31:56
Je vais donc ajouter un lien qui va me rediriger, par exemple, sur une page que j'ai déjà créé ou, par exemple, à partir d’un lien.
00:32:08
Je vais aller, par exemple,
00:32:11
sur une page déjà existante
00:32:16
que j'ai ouverte vers un autre site, ou vers une page internet vers un site extérieur, par exemple, un site de réservation. On peut créer différents types de liens.
00:32:33
Il suffit de coller votre lien.
00:32:37
Quand j’ai créé mon lien, je peux incorporer une image.
00:32:45
On va changer un peu, on va prendre celle-là.
00:32:51
Et je vais pouvoir ajouter plusieurs liens. Ensuite, je vais pouvoir réorganiser la disposition de mes composants WebPart. Si je veux le permuter, je peux modifier directement mon composant, je peux le supprimer, le dupliquer… Vous avez tout un tas de possibilités. Une fois que c'est fini, il est important de bien penser à cliquer sur « sauvegarder ». Je n’ai pas mis de titre.
00:33:33
Pensez bien à l'enregistrer et à publier votre page. Quand vous pouvez publier votre page, quelques petites choses qui sont relativement intéressantes c’est de pouvoir publier ça en tant qu'actualité : quand vous arrivez sur votre page d'accueil SharePoint, vous allez retrouver les actualités des différents sites. C'est une autre façon de pouvoir communiquer. Vous pouvez faire du push par courrier à tous les membres du site pour dire qu’il y a une nouvelle page d'information et on peut enregistrer
00:34:08
cette page comme modèle.
00:34:11
Toutes les pages que j'ai créées, je les retrouve dans ma navigation sur le côté, sur la partie « page ». Je vais retrouver toutes les pages qui ont été créées par les différentes personnes et on va retrouver celle que j'ai créée à l'instant qui apparaît tout en bas et qui est reconnaissable par ce petit pictogramme.
00:34:39
Une fois qu'on a mis en place notre site, la dernière chose c’est de…
00:34:49
On a défini la structure, notre site principal, l'accueil puis nos différents sous-sites. On va maintenant gérer les accès. C'est une partie très importante, un des rôles les plus importants
00:35:05
pour le propriétaire. C’est lui qui va importer les personnes directement dans son site et ses sous-sites. Ça se passe dans la petite roue crantée et on va voir « autorisationq du site ». Ensuite, on va aller sur les « paramètres avancés ». Dans cette partie, je retrouve les groupes que j'ai par défaut :
00:35:37
les membres, les visiteurs et les propriétaires. J’ai créé d'autres groupes et des personnes seules. Dans une bonne gestion, le fait de créer une personne seule n'est pas une bonne pratique parce que si jamais vous décidez de faire du partage, non pas au niveau du site mais au niveau du document ou du dossier ou d'une bibliothèque, si à chaque fois vous faites une gestion individuelle, il faut penser à bien enlever la personne une fois qu'elle a quitté le service ou l'entreprise.
00:36:08
Une bonne gestion fonctionne sous forme de groupe. Si je prends un des groupes existants, je vais prendre le groupe « membres » puis après je vous expliquerai comment on fait pour créer des groupes personnalisés.
00:36:19
J’ai déjà un groupe qui existe par défaut qui est le groupe « membres ». À l'aide du bouton « nouveau », je vais ajouter des utilisateurs. Je vais ajouter des personnes, je vais taper leur nom : Samuel.
00:36:42
Et je vais lui envoyer une invitation en-dessous en cliquant sur le bouton pour qu'il reçoive une invitation pour accéder au site.
00:36:50
C’est la gestion des groupes existants. Mais je peux créer des groupes différents.
00:37:03
je vais créer un nouveau groupe parce que je voudrais qu’une certaine ait accès à un certain nombre d'informations.
00:37:12
Je peux mettre, par exemple, « service com ».
00:37:24
Cela va lui permettre d'accéder à un certain nombre de choses dans mon site SharePoint. Je vais faire un descriptif, mettre le propriétaire, je vais pouvoir définir comment les gens peuvent consulter et à quel groupe ils appartiennent.
00:37:46
Et surtout, ce qui va nous intéresser sur la partie inférieure c’est qu'est-ce que je vais leur permettre de faire : est-ce qu'ils vont pouvoir avoir un contrôle total ? (on évite, parce que c'est plutôt le rôle des propriétaires) Est-ce qu'ils vont pouvoir faire de la conception, de la modification ou de la collaboration, donc différentes actions ? Généralement, on va leur permettre de faire de la collaboration et après on va définir sur quelles bibliothèques ils vont pouvoir le faire. Ils vont pouvoir afficher, ajouter, mettre à jour, supprimer des éléments des listes et des documents. Est-ce qu'on va pouvoir leur permettre de lire certaines pages ? On a tout un tas de possibilités
00:38:20
qu’on va pouvoir créer pour des groupes spécifiques qu’on va affecter
00:38:29
à une bibliothèque ou une liste. Bibliothèque, c’est le terme général parce que quand j'ai une bibliothèque, ça peut être aussi bien une bibliothèque de document qu'une liste ou, par exemple, un calendrier ou une page, une information. On va pouvoir ajouter les personnes : je n’ai plus qu'à cliquer sur le nom et je vais pouvoir ajouter des personnes
00:38:54
qui vont faire partie de ce groupe service communication. Je prends mon collègue Fabien, par exemple, je vais lui partager. Son nom va apparaître. Si demain mon collègue Fabien quitte le service, je vais avoir la possibilité de le sélectionner et, dans la partie « actions », je vais pouvoir supprimer l'utilisateur.
00:39:24
Je retrouve la gestion des groupes dans ma partie lorsque je vais venir sur ma roue crantée,
00:39:33
« Paramètres du site ».
00:39:36
C'est là que je vais avoir toutes les possibilités pour gérer mon site. Si je veux personnaliser le logo, je vais pouvoir trouver ça dans la partie « aspect ». Pareil pour la partie navigation, les couleurs. C’est là que je vais trouver la gestion des groupes et des personnes. Si je veux créer d'autres groupes, je vais modifier mes groupes de personnes dans « Personnes et groupes ». Je vais ainsi pouvoir gérer mes différents groupes.
00:40:11
Je retrouve l'équipe « service communication » que j'ai créée il y a quelques instants.
00:40:17
Je vais retrouver tous mes groupes.
00:40:28
On a fait un petit tour, je vais peut-être revenir sur la partie paramètres du site : on a la gestion des autorisations, les paramètres régionaux et linguistiques (c'est là qu’on va retrouver le format de la date et l’heure), les différentes bibliothèques et listes qu'on va retrouver
00:40:58
sur notre site, puis toute la partie administration qui est à notre disposition.
00:41:05
Nous allons finir par une synthèse, refaire un tour d'horizon des points que nous avons abordés : la roue crantée est vraiment le point d'accès du propriétaire du site puisque à partir de là il va pouvoir gérer différentes choses, c'est là où il va gérer l'ajout de contenu, que ce soient des applications ou des pages, et notamment maintenant avec des pages modernes qui sont plus faciles à mettre en place et à construire.
00:41:37
On va retrouver dans la partie « contenu du site » la gestion des différents sous-sites, applications et bibliothèques qu'on retrouve dans notre site. Dans la partie « modifier l'apparence » on va personnaliser notre page. Les paramètres du site, c'est tout le centre d'administration du site dont le propriétaire est responsable. Je ne dis pas que les autres membres n'ont pas accès, mais quand ils ont accès, ils n'auront pas forcément les mêmes fonctionnalités.
00:42:12
Ils ont simplement les fonctionnalités auxquelles ils peuvent accéder. Tout le reste est accessible par le ou les propriétaires du site. C'est notamment dans cette partie « paramètres » du site qu’on va gérer les accès et les groupes d'utilisateurs.
00:42:28
Avant de se quitter, est-ce que Jean-Paul vous avez des questions ?
00:42:35
J'avais juste une petite question : lorsqu'on crée un groupe SharePoint, est-ce qu'il sait récupérer les informations d'un groupe O365 ?
00:42:43
-C'est une bonne question. En fin de compte ce que vous voulez savoir, c'est si vous avez créé dans votre active directory un groupe d'utilisateurs, une liste de diffusion, est-ce que vous pouvez le récupérer pour l’affecter dans un site SharePoint ? -C'est bien ça. -ça ne marche que si vous avez créé dans votre console d'administration une liste de diffusion groupe de sécurité.
00:43:18
-Groupe de sécurité, c'est ça? -Quand vous créez un nouveau groupe, vous avez 3 possibilités : liste de diffusion simple, liste de diffusion groupe de sécurité... C’est « groupe de sécurité » qu'il faut prendre. À partir du moment où vous faites ça, vous créez votre liste de diffusion qui sera une liste de diffusion qu'on va retrouver dans la partie Outlook. Mais il faut prendre option « groupe de sécurité » et l'avantage c'est que lorsque vous allez créer un site SharePoint, au lieu d’ajouter les 20 personnes une à une, vous prenez votre liste de diffusion
00:43:53
groupe de sécurité et vous importez directement vos 20 utilisateurs.
00:43:58
Super, très bien.
00:44:00
Il n’y a que dans ce cas que ça marche. Après si une personne crée un groupe Office 365 ou un Teams, ce n’est pas la même chose, ça créé automatiquement une liste de distribution groupe de sécurité.
00:44:19
D'accord.
00:44:21
Mais si, par exemple, un utilisateur lambda crée sa liste de diffusion, comme tout le monde peut le faire dans Outlook, et puis crée son site SharePoint et veut utiliser cette liste de diffusion, ça ne marche pas, ça se fait qu’au niveau de la console d'admin.
00:44:36
D'accord. Merci.
00:44:39
Je vous en prie, merci de votre écoute, de votre participation. Je vous souhaite une bonne journée et un bon appétit parce qu’il est bientôt midi.
00:44:50
Merci pareillement, au revoir.
00:11:38
C’est un site de démo, je vais me remettre sur la partie page d'accueil.
00:11:48
Ça va arriver.
00:11:50
Dans quelques instants.
00:11:52
Cette page d'accueil, elle toute simple. Je vais vous montrer les différentes informations qu'on peut mettre dedans : on peut mettre un titre à sa page, des informations qui peuvent être du texte, on va pouvoir mettre des listes d'informations, par exemple, une liste des personnes du service informatique, la liste des fournisseurs, la liste des clients…
00:12:23
On peut ajouter une bibliothèque de documents pour avoir accès plus rapidement à des informations et toutes ces informations, on va les mettre sur la page d'accueil. Ensuite, il y a la partie navigation. Il y a 2 façons de naviguer. Sur l'exemple que je vous propose, la navigation supérieure, c'est pour naviguer entre mon site principal et mes différents sous-sites.
00:12:56
Ça, c'est mon site principal et j'ai créé un deuxième sous-site, et puis un autre qui sont des sous-sites de mon site principal que je n’ai pas personnalisé, c'est juste le lien que je vous présentais. Quand vous créez un sous-site, vous arrivez sur une page qui est totalement vierge et que vous allez pouvoir modifier, personnaliser directement par rapport à ce site.
00:13:23
Et je vais avoir après, sur la gauche, une autre partie de navigation. C'est plutôt la navigation directement dans mon site. Si je reprends les autres exemples, je retrouve ma navigation pour revenir à mon site principal, ma navigation entre mon site principal et mes sous-sites. Là c'est la navigation à l'intérieur du site. Elles sont vraiment totalement différentes puisque mes sites sont différents les uns des autres.
00:13:54
Je peux avoir dans ma partie navigation des pages, différentes bibliothèques pour lesquelles soit toutes les personnes ont accès à ce site, ou je peux créer une bibliothèque ou c'est simplement l'équipe de mon collègue Hubert qu’il a créée, puis toute l'entreprise aurait accès. Je peux mettre des liens vers des applications, des pages, différentes informations.
00:14:25
Évidemment, cette partie administration, gestion des liens, il n’y a que moi, en tant que propriétaire, qui vais pouvoir modifier le lien. Si je ajoute un autre site, même un site qui ne serait pas un sous-site de mon site, vers un outil, en tant que propriétaire, en cliquant sur « modifier les liens » je vais pouvoir modifier le lien pour pouvoir accéder à l'information. À ce niveau-là, je vais pouvoir orchestrer la gestion de mon site.
00:14:56
Ça mouline un peu, je ne sais pas ce qui se passe. Je vais peut-être recharger ma page.
00:15:06
Je vais peut-être modifier pour que je puisse vous montrer un peu comment on peut modifier. Ça mouline pas mal… ça a du mal à avancer.
00:15:18
On ne va pas perdre de temps à essayer de modifier. J’essaierai de revenir un peu plus tard sur la partie modifications des plans.
00:15:27
À partir de là, lorsque j'ai créé mon site, je vais pouvoir ajouter dans mon site différentes choses. Je vais pouvoir ajouter des applications, des sous-sites et des pages. Pour cela, le point de départ c'est la roue crantée qui va me permettre de gérer les différentes informations. Je peux venir modifier la page et comme je suis le propriétaire, je vais pouvoir changer, par exemple,
00:16:02
le thème de couleur, je peux personnaliser mes paramètres.
00:16:10
J'ai tout un tas de possibilités. Je vais pouvoir modifier la page en cours, ajouter des pages, des applications et accéder au contenu et aux paramètres du site. On va commencer par voir les applications. Je peux ajouter une application et la liste des applications va différer d'une entité à l'autre puisque c'est l'étage au-dessus, ce n’est pas moi en tant que propriétaire qui vais définir quelles sont les applications que je peux avoir, mais c'est l'administrateur du site qui va définir quelles sont les applications
00:16:45
auxquelles je peux accéder. On va retrouver la plus connue : la bibliothèque de documents, mais je peux avoir des listes de contacts, des tâches. Je peux créer une application de boîte aux lettres et puis j'ai tout un tas d'applications, des applications de liens, des bibliothèques d'images, des applications pour faire des forums de discussion, des liens, des calendriers. J’ai plusieurs applications à ma disposition.
00:17:13
Au-delà de ces applications que je vais pouvoir avoir, l'organisation peut créer des applications et je vais pouvoir trouver d'autres applications dans le SharePoint Store. On va retrouver des applications qui sont gratuites et d'autres qui sont payantes. À chaque fois c’est indiqué, il y en a une que j'aime bien vous présenter qui est Maps.
00:17:42
J’ai une zone de recherche pour pouvoir rechercher Google Maps. On a plusieurs applications auxquelles on va pouvoir accéder. Tout dépend de si l'administrateur nous donne l'accès. On va pouvoir avoir, par exemple, sur notre page d'accueil, si on fait un site SharePoint qu'on partagera avec l'extérieur et qu'on voudrait présenter comme on le retrouve souvent sous des pages web, nous aurons
00:18:17
une application qui va permettre de géolocaliser où on se trouve.
00:18:25
Il y a donc différentes possibilités, à chaque fois il est précisé gratuit ou payant. Je vais revenir dans la partie paramètres, applications et je vais ajouter une application de liste et je vais créer, par exemple, une liste de fournisseurs qui serait commune à toute l'entreprise.
00:18:51
Je vais créer ma liste et tout de suite, je vais me retrouver dans la liste de fournisseurs que j'ai créée. Je me retrouve dans la partie « contenu » du site. Qu'est-ce que je vais retrouver ? Je vais retrouver toutes les applications que j'ai créées. Je retrouve des bibliothèques de documents, des bibliothèques de liste, j’ai créé une liste de contacts,
00:19:21
l'application Google Maps, que j'avais déjà créée, et des applications pour des pages. C'est là que je retrouve toutes mes applications.
00:19:32
Dans cette partie, je vais avoir le bouton « Nouveau » qui me permet de créer, par exemple, une nouvelle liste, une nouvelle page ou une nouvelle bibliothèque de documents. C'est aussi ici que je vais pouvoir créer un sous-site.
00:19:52
Dans la partie « sous-sites » que je vais créer, je vais pouvoir mettre un titre,
00:19:57
une description, l'adresse que je vais lui donner et choisir la langue. C'est ce qu'on je vous disais en introduction, c'est lui qui va choisir la langue, les paramètres régionaux et linguistiques et il va permettre, par exemple, pour ce sous-site, si c'est pour une filiale qui se trouve dans un autre pays, de choisir la langue, de choisir un des modèles.
00:20:27
Et une partie qui était importante, c'est la gestion des autorisations. Par défaut, lorsqu'on crée un site SharePoint, je reprends mon exemple avec mon entreprise, j'ai mon site principal
00:20:43
et dans ce site principal que j'ai créé, tout le monde va avoir les mêmes autorisations. Puis en dessous, j'avais fait plusieurs blocs verts avec RH, production, etc. Ça veut dire que si je garde les mêmes autorisations, la personne qui arrive sur la page d'accueil et la personne de RH pourra accéder au site de production. Mais si je ne souhaite pas que les personnes de RH accèdent au site de production, je ne vais pas conserver les mêmes autorisations que le site parent
00:21:15
mais je vais utiliser des autorisations uniques. C'est dire que je vais devoir casser des héritages.
00:21:20
Et réaffecter des droits différents et des personnes différentes à mes différents sous-sites.
00:21:30
C'est une partie importante : c'est là que vous allez définir votre navigation. J'utilise la barre supérieure du site parent, oui, comme ça je sais que c'est la partie en haut qui va permettre de naviguer entre mes différents sites. Je vais peut-être lui mettre un titre : « site communication ». Ça sera celui du service communication. Une description, et je vais mettre
00:22:04
l'adresse URL « communication » pour accéder à mon site.
00:22:11
Maintenant je vais créer mon sous-site SharePoint.
00:22:20
Cela prend quelques instants pour qu'il mette en place les différents éléments et différentes informations de mon site.
00:22:33
À partir de là je vais créer des groupes d'utilisateurs c’est à dire qu’ici j'ai 3 groupes par défaut qu'on avait présentés au départ :
00:22:45
les visiteurs, les membres
00:22:48
et les propriétaires. Par défaut, par comme j'étais propriétaire avant, je redeviens systématiquement propriétaire de de ce sous site SharePoint, mais je peux très bien ajouter une personne en tapant son nom. Je pense que je vais retrouver mon collègue Fabien.
00:23:11
Je vais pouvoir ajouter des personnes ou des groupes de personnes dans mes différents sites. Je peux le faire soit tout de suite, soit je peux le ajouter par la suite. Si je prends mon collègue Hubert, je vais le mettre, par exemple, en visiteur et je vais pouvoir supprimer la personne.
00:23:38
Je crée comme ça mes différents groupes de sous-sites.
00:23:41
Bien sûr, je pourrai y revenir ultérieurement.
00:23:48
On a vu la présentation sur mon site d'accueil. Je retrouve ma partie de navigation, « accueil site principal », et je vais revenir sur mon site principal
00:24:07
sur ma page de test. J'ai bien hérité à ce niveau-là de la navigation. Pour cela, j'étais dans la partie « paramètres ». Je vais retrouver toutes mes applications dans « paramètres », « contenu du site » où je vais retrouver les différentes applications que j'ai créées et les différents sous-sites. Dans la partie navigation, je n'avais pas mon site, donc je vais ouvrir le site.
00:24:39
Si je veux créer… On va voir si maintenant il veut bien, quand je reviens sur la partie accueil que je puisse modifier les liens du haut.
00:24:50
« Modifier les liens »
00:24:52
et je vais simplement récupérer l'URL qui est en haut.
00:24:58
Ça a toujours de l'air d'être un petit peu compliqué... En attendant, est-ce que vous avez des questions, Jean-Paul ?
00:25:10
Moi, j'en avais une de manière un peu plus générale, je ne vois pas tellement la différence entre une bibliothèque et une liste.
00:25:15
Bibliothèque, c'est un terme général.
00:25:22
C'est-à-dire que si je reviens dans ma partie du contenu du site. C’est un petit peu compliqué…
00:25:29
Le terme bibliothèque est un petit peu général. C'est à dire qu'on peut avoir une bibliothèque de documents. On retrouve les différentes bibliothèques de documents qu'on a créées, mais on va avoir les bibliothèques de sites, ça c'est quand on crée des modèles de sites. On va avoir des bibliothèques de sites. Les listes sont des applications. Par exemple, je reprends ma liste de fournisseurs.
00:25:56
C'est là où je vais créer, par exemple, une liste de contacts fournisseurs. Je vais pouvoir ajouter des colonnes avec le nom, le prénom, et je vais pouvoir ajouter, par exemple, une colonne avec la date.
00:26:14
Je vais mettre la date, comment je souhaite l'afficher : « date et heure », « inclure l’heure », « format convivial »… Tout ça je vais pouvoir le personnaliser. « Valeur par défaut » : je vais mettre par défaut la date du jour et je peux aller beaucoup plus loin en cliquant sur « plus d’options ». Il est demandé « exiger que cette colonne contienne des informations » et je vais mettre tout un tas d'informations dans ma liste.
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Je vais essayer de vous en trouver une sur un autre site de démo, que je pourrais avoir. Par exemple, je vais avoir des listes un petit peu plus poussées que j'ai créées. Par exemple, j'ai des listes avec différentes informations, des concepteurs, des noms de personnes.
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« Contenu du site »
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Par exemple, j’ai une base collaborateurs que j’ai créée.
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Je peux avoir des listes beaucoup plus avancées avec des informations, je peux même faire des calculs, au niveau de mes colonnes dans les listes. Ça veut dire que je peux créer ce qu'on appelle des colonnes calculées, en faisant formules de calcul. C’est pratique car ce sont les mêmes formules de calcul que l'on utilise dans Excel pour faire du calcul entre les colonnes. Par apport à l'ancienneté, je fais la différence entre la date du jour et
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la date d'embauche et je peux faire des calculs. Les listes sont des applications. Le document, c'est vraiment le nom du bloc, si ça répond un peu à votre question.
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-Oui, je perçois maintenant un petit peu la différence entre une bibliothèque et une liste. -Voilà, par exemple, on aurait la bibliothèque de pièces jointes, c'est à dire que toutes les pièces jointes vont venir, si on met une adresse ou qu'on envoie un mail si on avait créé une application boîte aux lettres, toutes les pièces jointes viendraient dans cette même bibliothèque. En fin de compte, c'est un ensemble de choses : le document, c'est le dossier, le fichier, et la bibliothèque c’est la boîte, c'est le container de tout ça.
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On a vu la gestion des applications, la création d'une page, c'est-à-dire que soit je peux directement ajouter une page à partir de là mais je peux aussi créer directement une page à partir d'ici,
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à partir du bouton « nouveau » lorsque je suis dans « contenu du site ». Avec la nouvelle version, il nous met systématiquement des pages modernes qui sont beaucoup plus simples d'utilisation. Ces pages modernes fonctionnent sur le principe de sections, c’est-à-dire qu’on va avoir différents blocs, on va ajouter des sections : monobloc, 2 ou 3 colonnes, une colonne plus importante, à droite ou à gauche en fonction du modèle que l'on souhaite.
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On va pouvoir à l'intérieur de ces différentes sections, ajouter des composants WebPart : je vais pouvoir ajouter du texte, des images ou une visionneuse de fichiers,
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les documents les plus importants, incorporer, par exemple, des feuilles Excel, de l'actualité, de l'activité sur le site, des bibliothèques d’images, des cartes Bing, des bibliothèques de documents. C’est ce que je vous avais montré sur ma première page : j'ai créé une page que j'ai incorporée dans différentes sections des évènements. On va retrouver un peu plus bas
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les listes. Quand je clique, il retrouve toutes les listes que j'ai dans mon site SharePoint et je vais retrouver notamment « liste des fournisseurs » que j'avais commencé à créer avec le titre et la date.
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Je vais pouvoir insérer, par exemple, une bibliothèques d’images ou une image qui va présenter et je vais pouvoir aller chercher cette image soit dans les récentes, soit sur OneDrive, soit celles qui sont directement
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dans mon site. Dans une bibliothèque de documents différente, que je vais pouvoir récupérer à partir d'un lien,
00:31:13
si je reprends dans les récentes, je vais prendre la première,
00:31:19
je vais pouvoir ajouter une image. Je vais pouvoir ajouter en dessous une autre sectio. Par exemple, je veux pouvoir créer des liens pour que les gens puissent naviguer vers différents endroits. On peut passer du Twitter, YouTube, des vidéos Stream. Je peux renvoyer vers d'autres pages, la météo… « Liens rapides ».
00:31:47
À ce niveau-là, je peux ajouter des liens.
00:31:56
Je vais donc ajouter un lien qui va me rediriger, par exemple, sur une page que j'ai déjà créé ou, par exemple, à partir d’un lien.
00:32:08
Je vais aller, par exemple,
00:32:11
sur une page déjà existante
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que j'ai ouverte vers un autre site, ou vers une page internet vers un site extérieur, par exemple, un site de réservation. On peut créer différents types de liens.
00:32:33
Il suffit de coller votre lien.
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Quand j’ai créé mon lien, je peux incorporer une image.
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On va changer un peu, on va prendre celle-là.
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Et je vais pouvoir ajouter plusieurs liens. Ensuite, je vais pouvoir réorganiser la disposition de mes composants WebPart. Si je veux le permuter, je peux modifier directement mon composant, je peux le supprimer, le dupliquer… Vous avez tout un tas de possibilités. Une fois que c'est fini, il est important de bien penser à cliquer sur « sauvegarder ». Je n’ai pas mis de titre.
00:33:33
Pensez bien à l'enregistrer et à publier votre page. Quand vous pouvez publier votre page, quelques petites choses qui sont relativement intéressantes c’est de pouvoir publier ça en tant qu'actualité : quand vous arrivez sur votre page d'accueil SharePoint, vous allez retrouver les actualités des différents sites. C'est une autre façon de pouvoir communiquer. Vous pouvez faire du push par courrier à tous les membres du site pour dire qu’il y a une nouvelle page d'information et on peut enregistrer
00:34:08
cette page comme modèle.
00:34:11
Toutes les pages que j'ai créées, je les retrouve dans ma navigation sur le côté, sur la partie « page ». Je vais retrouver toutes les pages qui ont été créées par les différentes personnes et on va retrouver celle que j'ai créée à l'instant qui apparaît tout en bas et qui est reconnaissable par ce petit pictogramme.
00:34:39
Une fois qu'on a mis en place notre site, la dernière chose c’est de…
00:34:49
On a défini la structure, notre site principal, l'accueil puis nos différents sous-sites. On va maintenant gérer les accès. C'est une partie très importante, un des rôles les plus importants
00:35:05
pour le propriétaire. C’est lui qui va importer les personnes directement dans son site et ses sous-sites. Ça se passe dans la petite roue crantée et on va voir « autorisationq du site ». Ensuite, on va aller sur les « paramètres avancés ». Dans cette partie, je retrouve les groupes que j'ai par défaut :
00:35:37
les membres, les visiteurs et les propriétaires. J’ai créé d'autres groupes et des personnes seules. Dans une bonne gestion, le fait de créer une personne seule n'est pas une bonne pratique parce que si jamais vous décidez de faire du partage, non pas au niveau du site mais au niveau du document ou du dossier ou d'une bibliothèque, si à chaque fois vous faites une gestion individuelle, il faut penser à bien enlever la personne une fois qu'elle a quitté le service ou l'entreprise.
00:36:08
Une bonne gestion fonctionne sous forme de groupe. Si je prends un des groupes existants, je vais prendre le groupe « membres » puis après je vous expliquerai comment on fait pour créer des groupes personnalisés.
00:36:19
J’ai déjà un groupe qui existe par défaut qui est le groupe « membres ». À l'aide du bouton « nouveau », je vais ajouter des utilisateurs. Je vais ajouter des personnes, je vais taper leur nom : Samuel.
00:36:42
Et je vais lui envoyer une invitation en-dessous en cliquant sur le bouton pour qu'il reçoive une invitation pour accéder au site.
00:36:50
C’est la gestion des groupes existants. Mais je peux créer des groupes différents.
00:37:03
je vais créer un nouveau groupe parce que je voudrais qu’une certaine ait accès à un certain nombre d'informations.
00:37:12
Je peux mettre, par exemple, « service com ».
00:37:24
Cela va lui permettre d'accéder à un certain nombre de choses dans mon site SharePoint. Je vais faire un descriptif, mettre le propriétaire, je vais pouvoir définir comment les gens peuvent consulter et à quel groupe ils appartiennent.
00:37:46
Et surtout, ce qui va nous intéresser sur la partie inférieure c’est qu'est-ce que je vais leur permettre de faire : est-ce qu'ils vont pouvoir avoir un contrôle total ? (on évite, parce que c'est plutôt le rôle des propriétaires) Est-ce qu'ils vont pouvoir faire de la conception, de la modification ou de la collaboration, donc différentes actions ? Généralement, on va leur permettre de faire de la collaboration et après on va définir sur quelles bibliothèques ils vont pouvoir le faire. Ils vont pouvoir afficher, ajouter, mettre à jour, supprimer des éléments des listes et des documents. Est-ce qu'on va pouvoir leur permettre de lire certaines pages ? On a tout un tas de possibilités
00:38:20
qu’on va pouvoir créer pour des groupes spécifiques qu’on va affecter
00:38:29
à une bibliothèque ou une liste. Bibliothèque, c’est le terme général parce que quand j'ai une bibliothèque, ça peut être aussi bien une bibliothèque de document qu'une liste ou, par exemple, un calendrier ou une page, une information. On va pouvoir ajouter les personnes : je n’ai plus qu'à cliquer sur le nom et je vais pouvoir ajouter des personnes
00:38:54
qui vont faire partie de ce groupe service communication. Je prends mon collègue Fabien, par exemple, je vais lui partager. Son nom va apparaître. Si demain mon collègue Fabien quitte le service, je vais avoir la possibilité de le sélectionner et, dans la partie « actions », je vais pouvoir supprimer l'utilisateur.
00:39:24
Je retrouve la gestion des groupes dans ma partie lorsque je vais venir sur ma roue crantée,
00:39:33
« Paramètres du site ».
00:39:36
C'est là que je vais avoir toutes les possibilités pour gérer mon site. Si je veux personnaliser le logo, je vais pouvoir trouver ça dans la partie « aspect ». Pareil pour la partie navigation, les couleurs. C’est là que je vais trouver la gestion des groupes et des personnes. Si je veux créer d'autres groupes, je vais modifier mes groupes de personnes dans « Personnes et groupes ». Je vais ainsi pouvoir gérer mes différents groupes.
00:40:11
Je retrouve l'équipe « service communication » que j'ai créée il y a quelques instants.
00:40:17
Je vais retrouver tous mes groupes.
00:40:28
On a fait un petit tour, je vais peut-être revenir sur la partie paramètres du site : on a la gestion des autorisations, les paramètres régionaux et linguistiques (c'est là qu’on va retrouver le format de la date et l’heure), les différentes bibliothèques et listes qu'on va retrouver
00:40:58
sur notre site, puis toute la partie administration qui est à notre disposition.
00:41:05
Nous allons finir par une synthèse, refaire un tour d'horizon des points que nous avons abordés : la roue crantée est vraiment le point d'accès du propriétaire du site puisque à partir de là il va pouvoir gérer différentes choses, c'est là où il va gérer l'ajout de contenu, que ce soient des applications ou des pages, et notamment maintenant avec des pages modernes qui sont plus faciles à mettre en place et à construire.
00:41:37
On va retrouver dans la partie « contenu du site » la gestion des différents sous-sites, applications et bibliothèques qu'on retrouve dans notre site. Dans la partie « modifier l'apparence » on va personnaliser notre page. Les paramètres du site, c'est tout le centre d'administration du site dont le propriétaire est responsable. Je ne dis pas que les autres membres n'ont pas accès, mais quand ils ont accès, ils n'auront pas forcément les mêmes fonctionnalités.
00:42:12
Ils ont simplement les fonctionnalités auxquelles ils peuvent accéder. Tout le reste est accessible par le ou les propriétaires du site. C'est notamment dans cette partie « paramètres » du site qu’on va gérer les accès et les groupes d'utilisateurs.
00:42:28
Avant de se quitter, est-ce que Jean-Paul vous avez des questions ?
00:42:35
J'avais juste une petite question : lorsqu'on crée un groupe SharePoint, est-ce qu'il sait récupérer les informations d'un groupe O365 ?
00:42:43
-C'est une bonne question. En fin de compte ce que vous voulez savoir, c'est si vous avez créé dans votre active directory un groupe d'utilisateurs, une liste de diffusion, est-ce que vous pouvez le récupérer pour l’affecter dans un site SharePoint ? -C'est bien ça. -ça ne marche que si vous avez créé dans votre console d'administration une liste de diffusion groupe de sécurité.
00:43:18
-Groupe de sécurité, c'est ça? -Quand vous créez un nouveau groupe, vous avez 3 possibilités : liste de diffusion simple, liste de diffusion groupe de sécurité... C’est « groupe de sécurité » qu'il faut prendre. À partir du moment où vous faites ça, vous créez votre liste de diffusion qui sera une liste de diffusion qu'on va retrouver dans la partie Outlook. Mais il faut prendre option « groupe de sécurité » et l'avantage c'est que lorsque vous allez créer un site SharePoint, au lieu d’ajouter les 20 personnes une à une, vous prenez votre liste de diffusion
00:43:53
groupe de sécurité et vous importez directement vos 20 utilisateurs.
00:43:58
Super, très bien.
00:44:00
Il n’y a que dans ce cas que ça marche. Après si une personne crée un groupe Office 365 ou un Teams, ce n’est pas la même chose, ça créé automatiquement une liste de distribution groupe de sécurité.
00:44:19
D'accord.
00:44:21
Mais si, par exemple, un utilisateur lambda crée sa liste de diffusion, comme tout le monde peut le faire dans Outlook, et puis crée son site SharePoint et veut utiliser cette liste de diffusion, ça ne marche pas, ça se fait qu’au niveau de la console d'admin.
00:44:36
D'accord. Merci.
00:44:39
Je vous en prie, merci de votre écoute, de votre participation. Je vous souhaite une bonne journée et un bon appétit parce qu’il est bientôt midi.
00:44:50
Merci pareillement, au revoir.

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