SharePoint : Initiation aux outils SharePoint Online

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Découvrez et appropriez-vous la logique de navigation et d'utilisation des différents outils proposés par Microsoft SharePoint Online. Devenez autonome dans l’utilisation des bibliothèques de documents complétées de Microsoft Office Online, le partage, la coédition, et le versioning.
 

Thématique de la session : Microsoft SharePoint

Public cible : Utilisateurs amenés à utiliser un espace intranet d'entreprise, incluant la contribution de données

Niveau au démarrage : Débutant 

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle 
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires 
  • Des vidéos peuvent venir compléter le cours 

Objectif : A l'issue de ce module vous serez capable préparer un site d’équipe avec Microsoft SharePoint

Compétences visées : 

  • Découvrir le fonctionnement de l'intranet d’entreprise
  • Utiliser les outils intégrés de collaboration Microsoft SharePoint

Plan du cours : 

  • Utilisation Online
    • Bibliothèque de documents
    • Déposer des fichiers
    • Partager un fichier 
    • Consulter et modifier un fichier en bénéficiant des applications Online
       
  • Utilisation sur l'ordinateur (locale)
    • Démarrer une synchronisation
    • Travailler localement et constater la synchronisation
       

Éléments de contexte : 

Intranet, Microsoft SharePoint et Site interne d’entreprise sont plusieurs termes entendus mais la différence n’est pas toujours claire. En toute logique, ce sont des notions qui se rejoignent rapidement. L’ensemble désigne une manière de communiquer et centraliser l’information, afin de la rendre accessible par différents moyens aux collaborateurs : bibliothèque de document, agenda partagés, flux d’actualités, listes de données etc.

Microsoft SharePoint n’est ni plus ni moins le nom d’une marque d’intranet collaboratif, et offre un panel d’usages pour communiquer avec ses équipes.

Il existe actuellement 3 méthodes de déploiement et de gestion de Microsoft SharePoint : par une méthode classique hébergée dans le Cloud de Microsoft, par un déploiement lié aux équipes de Microsoft Teams et un déploiement via un serveur local.

C’est la première méthode d’utilisation que ce cours va aborder, non pas d’un point de vue technique mais de celui de l’utilisateur final. Par un point d’entrée important pour beaucoup d’entreprises, les bibliothèques de documents est l’outil le plus utilisé à ce jour. L’utilisation sécurisée de ces fichiers et dossiers, mixée avec la synchronisation, constitue un moyen fiable d’avoir toujours les données à portée de main et rester productif en équipe.

Pour voir la liste des sessions merci de vous connecter via le boutton ci-dessous ou depuis le menu de navigation.

Vignette session

Ce cours propose votre participation dans une classe virtuelle avec un formateur expert du sujet.

Votre participation n'est pas obligatoire pour visualiser les autres ressources, mais si vous souhaitez poser vos propres questions et avoir un échange en direct, c'est ici que cela se passe.

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la formatrice... Pour ceux qui n'ont pas encore suivi de
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session avec nous sur la plateforme MOOC il y a quelques
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consignes que nous donnons toujours avant...  En premier, ce
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serait de ne pas prendre de 2nde ligne téléphonique durant cette
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présentation... Vous pouvez mettre vos micros en mode muet
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si vous travaillez depuis un espace bruyant et l'idée c'est
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de vouloir éviter les bruits parasites. Et Troisièmement,
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surtout rester actif sur votre PC en bougeant la souris de
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temps à autre afin que... l'écran ne se mette pas en mode
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veille. Alors le plan de la session pour aujourd hui dans
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les prochaines 45 minutes, nous allons voir l'utilisation online
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de la plateforme SharePoint... En fait, voir comment on va
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collaborer et communiquer avec notre SharePoint en ligne...
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sur l'utilisation online... Nous allons visiter donc la
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bibliothèque d'un site, SharePoint. Nous allons voir comment
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déposer des fichiers dans cette bibliothèque, comment partager
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ce fichier de diverses façons et surtout comment consulter et
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modifier les fichiers en
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bénéficiant d'office Online!
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Et par la suite, nous verrons brièvement... Après avoir
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créé un site SharePoint, rapidement... Comment démarrer une
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synchronisation, donc de la bibliothèque qui s'appelle
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document dans le site SharePoint de façon qu'on puisse travailler
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aussi localement et constater la synchronisation depuis notre PC
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sur notre bureau même. Alors l'objectif aujourd'hui sera de
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découvrir et s'approprier la logique de navigation et
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comprendre l'utilisation des différents outils proposés par
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SharePoint. Le but, c'est d'être autonome dans son
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utilisation... surtout!
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Pour la bibliothèque des documents compléter ses fichiers
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office online, faire le partage, la coédition et voir
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l'historique des versions qui s'appelle aussi le Versioning.
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Alors pour commencer, il faudra accepter d'accéder au portail de
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Microsoft Office en ligne. Pour ceux qui ne l'ont jamais fait,
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sachez que vous pouvez ouvrir n'importe quel navigateur que ce
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soit... Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla ou autre,
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il faudra aller sur la barre de recherche et ...
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... écrire Office 365.
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Connexion, c'est réellement ce que nous cherchons.
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Et il faut... Il faudra utiliser vos identifiants. Alors pour
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l'identifiant, c'est l'adresse e-mail professionnelle qu'il
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faudra utiliser.
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Alors attendez, je pense savoir...
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Alors, attendez... ils ont changé la page... OK site Microsoft
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... Ah mais non ce n'est pas ce
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que je voulais. On recommence.
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Office.com pourquoi pas, ça sera plus simple. Alors, comme je
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suis déjà inscrite et bien évidemment je rentre
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directement, mais votre identifiant, sachez que c'est
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votre adresse e-mail professionnelle. Et puis après
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il faudra insérer votre mot de passe. Quand vous arrivez sur la
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plateforme de Microsoft, la page d'accueil même, sachez que votre
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profil apparaîtra en haut à droite, alors la première fois.
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Vous pouvez cliquer sur votre profil pour ajouter une
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photo rien que on cliquant sur l'avatar. Au départ, il montrera
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votre acronyme qui est...
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Qui sont les... qui va être l'initial de votre prénom et
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nom de famille... Et on cliquant sur la photo, vous pouvez donc
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ajouter votre photo et personnaliser votre profil.
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C'est ici aussi que vous pourrez afficher les
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détails de votre compte.
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Et sur la fameuse roue ... bien ici, vous pouvez
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choisir un thème quelconque.
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Et aussi choisir la langue que vous préférez pour votre profil.
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Je vous invite à voir cette fenêtre un peu plus tard. Vous
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pouvez aussi changer le fuseau horaire où l'apparence du fuseau
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horaires... que vous désirez... la petite question... si vous
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avez besoin d'aide des mots-clés, et bien Microsoft...
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répondra à vos questions depuis la barre de recherche. Même...
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vous pouvez retrouver soit des utilisateurs avec qui vous avez
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partagé des fichiers.
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Soit le nom d'un site particulier, ou alors le contenu
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d'un fichier quelconque, que ce soit du Excel du Word,
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PowerPoint... Ça retrouve aussi les intitulés des fichiers. Bien
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entendu, avec son contenu.
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Sur la petite maison. Et bien, on est sur la page d'accueil pour
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démarrer. Vous avez un tableau de bord qui montre les
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recommandations, celles-ci sont basées sur votre activité en tant que
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utilisateur, vous avez cette section qui va montrer donc tous
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les fichiers que vous avez récemment ouverts sous l'onglet
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récent et épingler... seront les éléments que vous préférez
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mettre de côté. Alors vous pouvez soit les détacher en
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survolant de cette manière, vous avez vu, je survole par exemple
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la OneNote digital sur la droite. Je peux partager, je
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peux épingler ou détacher un élément de cette façon là.
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Où je peux aller sur les fameux 3 points de suspension qui sont
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en fait un menu contextuel qui va s'ouvrir et donc voilà, je
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pourrais voir toutes les possibilités, alors soit ouvrir
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ce fichier sur le navigateur qui sera la version légère et
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pourquoi on appelle ça la version légère en ligne? Parce
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qu'en général quand on ouvre n'importe quelle application
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Microsoft Office en ligne on a 80 à 90 % des commandes
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et actions pour Excel, Word et PowerPoint par exemple, ainsi
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que OneNote. Alors bien entendu, les applications qui sont des
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plateformes telles que OneDrive et SharePoint... et bien, ..
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celles-ci ne peuvent être ouvertes que en ligne et elles
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peuvent être aussi... alors OneDrive peut être téléchargé
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sur votre PC si vous voulez synchroniser les éléments que
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vous avez stockées sur votre serveur en ligne sur la
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plateforme de Microsoft Office, hein. Ou alors vous pourrez
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aussi donc télécharger l'application sur n'importe quel
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appareil comme votre portable, ordinateur portable, un PC fixe,
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une tablette ou un téléphone.
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Et de cette manière, vous pourrez accéder à vos éléments
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aussi en mode local. Tout sera synchroniser.
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Alors en haut à gauche, vous remarquerez que vous avez
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l'équivalent du menu démarrer qui s'appelle le lanceur
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d'applications. C'est le fameux carré avec les pointillés. Si je
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clique dessus, et bien j'aurai un tableau de bord des applications
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que j'utilise le plus souvent et après il y a la section toutes
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les applications. Si je clique là, et bien je verrai la liste
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de toutes les applications selon la souscription que j'ai et sont
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toutes alphabétisées dans cette fenêtre même. Et alors quelle que
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soit l'application qui vous intéresse, alors si c'est
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SharePoint qu'on cherche on peut faire soit un clic droit et
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ouvrir dans un nouvel onglet.
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Soit on va sur les 3 points de suspension avec un clic
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gauche et on retrouve encore ouvrir dans un nouvel onglet
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de cette façon aussi.
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Alors si on devait définir OneDrive et SharePoint.
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Le OneDrive, c'est techniquement un site SharePoint, mais c'est
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un site qui a été dédié pour l'espace de stockage personnel
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pour chaque utilisateur. C'est un espace sécurisé, alors le
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OneDrive, c'est l'équivalent de la clé USB personnelle mais
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virtuelle, en ligne... pour faire du partage ponctuel. Et le SharePoint
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sera plutôt la clé USB géante de l'entreprise, toujours
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virtuelle... pour faire de la collaboration, de la coédition à
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l'échelle de l'organisation. Alors là, j'ai ouvert le SharePoint
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Mais si vous voyez... j'aurais pu aussi aller ici et
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retrouver OneDrive de la même manière, je fais un clic droit.
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Et encore une fois, on peut ouvrir dans un nouvel onglet.
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Et vous remarquerez sur la barre d'adresse, il y a marqué https
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bon "teachoip".... Mon compte démo... C'est le nom de mon
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entreprise supposément et mysharepoint.com... Vous
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voyez bien que le OneDrive, c'est donc un site SharePoint.
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Mais pour mon utilisateur, alors ne vous étonnez pas ... Mon
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compte démo aujourd'hui, je suis
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Laurent BALARDY. Le petit homme barbu, et on va supposer
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que c'est mon compte, alors mon OneDrive, vous reverrez cette
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structure. L'architecture de chaque application de Microsoft
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en général, ressemble beaucoup au fichier explorateur que vous
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avez installé sur votre PC, ... Vous savez, le dossier
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jaune quand vous le lancer depuis votre barre de tâches,
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ouvre cette fenêtre aussi, et donc vous aurez toujours une
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arborescence. Et quand vous cliquez sur l'un des éléments,
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vous verrez. Sur la droite normalement, le contenu
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pour cet élément.
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Eh bien, cette architecture se retrouve même sur les
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applications OneDrive, SharePoint et autres.
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Alors pour commencer les symboles, alors, vous voyez le
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nuage bleu, c'est bien le OneDrive, donc c'est votre
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espace de stockage personnel, alors ça dira OneDrive, trait
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d'union et le nom de votre entreprise. Donc si vous
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travaillez par exemple pour Givenchy, ça aurait dit
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OneDrive - Givenchy et pour "teachoip", vous
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voyez que l'icône... c'est un immeuble et bien ça, ce sont des
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des bibliothèques des sites SharePoint que j'aurais créées
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que j'ai choisies de synchroniser aussi en mode local sur mon PC.
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Alors pour commencer, nous allons aller, donc on va
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fermer le OneDrive pour une 2nde et on va se concentrer
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sur le site SharePoint.
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Donc j'ai un onglet qui est la page d'accueil et ça dit Office. J'ai
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lancé SharePoint... qui s'est ouvert sur un nouvel
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onglet. Et ça dit bien SharePoint Alors pour commencer, si
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on devait créer un site et un
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site de contenu... Ici vous avez aussi la possibilité de
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créer des sites de communication qui sont appelés publications
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d'actualité, mais nous, comme on veut une bibliothèque, ça sera
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un site de contenu, donc + créer un site, c'est là que je
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vais. Et d'après ces 2 là, au lieu d'un site de communication,
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je choisis site d'équipe.
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Et on va lui donner un nom.
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Je vais l'appeler tout simplement site de contenu comme
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ça, on va s'y retrouver.
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Donc on va dire pour collaborer.
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Et co-éditer...
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Avec nos collègues...
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À l'échelle.
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De l'organisation...
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Donc normalement, vous allez donner un nom au site de contenu
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après ça, automatiquement SharePoint, vous suggérera une adresse
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e-mail qui sera créée à partir de l'intitulé du site SharePoint
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que vous avez choisi.
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Alors si cet intitulé avait déjà été utilisé dans mon
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organisation, Microsoft m'aurait prévenu tout de suite... vous ne
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pouvez pas utiliser ce nom là... Il a déjà été emprunté et
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l'adresse e-mail de la même
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manière. Donc l'adresse de messagerie du groupe, ça indique
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bien site de contenu, mais je peux la personnaliser. Peut-être
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que j'aurais voulu que ce soit, ... infoSDC, et bien je vais
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essayer ça... info... alors attendez, je vais voir si je peux. Il faut
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que j'appuie sur le petit stylo quand on est... voilà quand on
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appuie sur le petit stylo on peut faire de la modif... donc je
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veux dire infoSDC voilà!
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Et là, ça va, ça se montre en vert, il n'y a pas de rouge,
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donc c'est bon... Ce... cet intitulé n'a été utilisé par personne.
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Donc j'ai maintenant une adresse, alors quand je dis
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une adresse mail pour le groupe, ça veut dire qu'il y'aura
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le.. arobase et puis après le domaine de mon entreprise
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qui suivra juste après.
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Donc si c'était par exemple Microsoft... Ca aurait dit infoSDC
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@microsoft.com une fois que j'ai mis la description du
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site, Eh bien il me faudra décider hein. Le paramètre de
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confidentialité... Est-ce que j'ai l'intention par exemple de
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travailler avec tous les employés de mon entreprise?... si
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celle-ci à engagée 1.000 personnes où je veux échanger
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seulement avec 20 personnes dans mon service, si c'est le cas, je
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vais choisir Privé et donc seuls les membres pourront accéder à
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ce site. Donc je veux travailler avec un groupe restreint sur un
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projet ciblé... C'est Privé que je choisirais si je voulais
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échanger avec toute l'entreprise sur des
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procédures de l'entreprise. Peut-être que j'aurai mis
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Public... tout le monde au sein de l'organisation peut y
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accéder. On va commencer petit... par Privé et bien entendu, je
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peux aussi sélectionnez une langue et dans ce cas-ci, on
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va choisir le français.
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Et on va dire, suivant.
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Alors depuis cette fenêtre là, on me propose de désigner une
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personne de confiance comme co-propriétaire, qui pourra aussi
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gérer les permissions de ce site. Et si c'est le cas ...et bien, il
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faudra désigner quelqu'un qui s'y connaît en technologie, car
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vous ne voudriez pas que ce soit une personne qui puisse effacer
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le contenu du site
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accidentellement... Alors sachez que lorsque vous créez un site
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de contenu, c'est en fait un groupe Office 365 aussi connu
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sous le nom de groupe Microsoft 365. Et cela voudrait dire que,
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automatiquement, il va paraître dans l'arborescence de Outlook
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sous le mot "groupe", vous aurez d'office un cahier digital
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OneNote qui sera créé.
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Un groupe dans Outlook... un Planificateur aussi, qui est
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ouvert toujours au nom du groupe. Alors, mesdames et
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messieurs, n'hésitez surtout pas si vous avez des questions sur
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le chemin... Activer vos micros et posez moi les questions au fur
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et à mesure! Pour le moment, je vais ajouter des membres,
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alors on va prendre par exemple... ...Lisa ELIOT, alors ce sont
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des collègues de l'entreprise que j'invite pour le moment.
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J'en prends... comme ça.
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Alors peut-être 5 personnes, ça devrait le faire. Philippe
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HOUYAU... Voilà... Oliver...
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Il fera.
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Et donc vous voyez là, j'ai invité 5 de mes collègues,
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et je veux dire terminé.
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Voyez, en quelques clics, j'ai créé un site de
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contenu, SharePoint.
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Si jamais je voulais modifier le titre du site de contenu
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que je viens de créer, on peut le faire de 2 façons. Si on le
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fait depuis le site SharePoint, donc, il me faudra
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cliquer sur la page d'accueil.
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On laisse réactualiser un peu.
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Et voilà, la roue crantée est apparu. Je peux aller sur la
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roue crantée dans cette fenêtre, sous paramètres, je peux
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retrouver "informations" sur le site, ce qui me ramène encore à
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cette même fenêtre. Rappelez vous, et peut-être que je vais
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mettre de l'espace entre les mots site de contenu.
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Même enlever la majuscule, pourquoi pas? Et là
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j'appuierai sur enregistrer si je veux ajouter une photo
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pour le site, je peux le faire depuis ici même.
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Et je vais trouver une photo, alors attendez dans
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Microsoft forms, j'aime bien la photo du "pendu" pour aller
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plus vite. Voilà.
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Et de cette façon, je personnalise le logo de mon
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équipe que je viens de créer.
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Et je vais appuyer sur enregistrer... et les modifs
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devraient être prises.
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Quand vous créez un site de contenu SharePoint, vous devez
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vous concentrer sur l'arborescence. Pardon... sur la
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gauche. Alors au départ, vous avez la page d'accueil. Vous
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avez un bouton qui s'appelle conversation, alors tout le
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monde... Par instinct, comme moi, je suis entrée dans le
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panneau... je pensais que "conversation" c'était lié à une
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équipe Microsoft Teams donc j'aurais pu lancer du tchat
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direct dans le TEAMS. Mais vous voyez, si je fais contrôle "CTRL" sur
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mon clavier et je clique sur le mot conversation, ça m'ouvre un
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nouvel onglet et vous voyez... ça
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m'emmène à l'application Outlook. Parce que souvenez-vous que
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Outlook a été créé avant Microsoft Teams et que dans
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Outlook ce qu'ils appellent en fait le mot "conversation" c'est...
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ce sont des e-mails que vous aurez adressés à plusieurs
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personnes avec le même objet. Et donc quand une personne va
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répondre à ce même e-mail avec le même objet, et bien ça
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devient une conversation, mais ce sont des échanges e-mail dans
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Outlook, en fait... et je vous montre que dans Outlook en
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ligne, donc vous avez l'onglet "Favoris". Vous avez "Nouveau dossier"
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et en bas, vous avez donc ce fameux "Groupe" ... et là,
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vous pourrez retrouver donc
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tout... Tous les groupes auxquels vous appartenez ou ceux que vous
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avez créés, parfois on vous invite comme membre. Parfois,
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vous les créer vous-même et quand vous allez sur plus, et bien...
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là, vous allez voir l'intégralité des sites, pardon
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des groupes auxquels vous appartenez, les groupes
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Office 365 qui sont donc un site SharePoint, un site de contenu.
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Et je pourrais retrouver... Alors attendez, ça devrait être
00:16:39
sous les... Est-ce parce que c'est par ordre alphabétique que...
00:16:44
Voilà site de contenu. Bon, l'intitulé n'a pas encore
00:16:47
changé. Il faut laisser quelques temps avant que le titre soit.
00:16:51
Corrigé par la suite, ici. Mais voilà, je retrouve le groupe
00:16:55
dans mon Outlook, donc ça crée automatiquement une boîte de
00:16:59
réception pour le groupe.
00:17:01
Si j'ouvre mon Outlook en mode local, c'est juste pour que vous
00:17:06
puissiez voir l'ensemble, ce n'est pas intéressant de
00:17:08
voir que du site SharePoint. Je vais vous montrer comment
00:17:11
tout est relié.
00:17:13
J'ouvre mon Outlook dans l'interface en mode local,
00:17:15
donc vous voyez, vous avez votre boîte de réception qui
00:17:18
apparaît en haut et ça, c'est votre espace
00:17:21
personnel. Mais après vous avez la catégorie "Groupe" et
00:17:23
encore une fois... C'est donc Outlook en mode local.
00:17:26
Je vais retrouver encore tous les groupes par ordre
00:17:29
alphabétique et je vais chercher "SiteDeContenu".
00:17:36
Et le voilà! Et d'ailleurs là, on voit que l'intitulé a bien
00:17:39
été repris et même le logo, site de contenu et en fait, donc
00:17:43
j'aurais pu créer ce groupe, soit à partir de SharePoint. Pour une
00:17:46
fois, j'aurais pu le créer directement à partir de Outlook.
00:17:49
Je vous invite à voir un cours sur les groupes Office 365, un
00:17:53
pour le voir créé à partir de Outlook. Mais sachez aussi que
00:17:56
lorsque vous allez donc sur le site de contenu, un e-mail de
00:17:59
bienvenue est envoyé à tous les membres du groupe et dont
00:18:02
Outlook en haut à droite. On peut revoir donc tous les
00:18:06
membres du groupe. Cliquez sur le Chevron ici, on revoit.
00:18:08
L'ensemble des personnes et vous voyez, je suis le petit
00:18:12
homme barbu: "Laurent BALARDY", l'administrateur. Il
00:18:13
apparaîtra toujours en premier. Et puis les restes
00:18:16
apparaîtront par ordre alphabétique.
00:18:19
Sur le ruban...
00:18:21
Du site de contenu il y a moins de choses, mais tous ces
00:18:25
éléments là, tous les membres du groupe pourront faire la même
00:18:28
chose que moi, appuyer sur le bouton nouveau courrier et donc
00:18:31
un courrier sera adressé à tous les membres du groupe.
00:18:35
Vous voyez, si je survole sur site de contenu...
00:18:39
Je vois le détail avec le logo du groupe, la description que je
00:18:43
lui ai donnée pour collaborer et co-éditer avec nos collègues à
00:18:46
l'échelle de l'organisation, j'ai même l'adresse e-mail qui
00:18:49
apparaît, qui a été créé et ici, vous avez donc des raccourcis.
00:18:53
Encore une fois les icônes... vous avez donc... Vous pouvez créer un
00:18:57
e-mail directement depuis cette fenêtre, même accéder au
00:19:00
calendrier du groupe ou au site SharePoint directement depuis
00:19:03
cette fenêtre aussi... Sur les 3 points de suspension, je peux
00:19:07
même accéder au cahier digital qui a été créé automatiquement.
00:19:10
Le planificateur. Ou le site SharePoint, encore une fois où
00:19:13
je peux modifier le groupe... Ça voudrait
00:19:16
dire quoi alors? Je ferme cette fenêtre, si ça veut dire que je
00:19:19
pouvais aussi modifier le groupe au lieu d'aller sur le site
00:19:22
SharePoint, je peux aller sur la roue crantée qui apparaît sur
00:19:25
le ruban de Outlook. Comme-ci,
00:19:26
modifier le groupe. Et de cette façon là, j'aurais pu
00:19:30
désigner par exemple Lisa, comme ma personne de
00:19:33
confiance, c'est-à-dire désigner comme propriétaire.
00:19:36
Et donc, elle aura les mêmes droits que moi. Elle aura le
00:19:40
rôle d'administrateur. Je peux aller un peu plus loin, je peux
00:19:43
cocher cette case aussi afin que tous les membres du groupe
00:19:46
puissent paramétrer d'eux-mêmes s'ils veulent recevoir les
00:19:48
notifications pour ce groupe dans leur boîte de réception
00:19:51
personnelle, aussi... donc ils les recevront dans leur boîte de
00:19:54
réception du groupe ainsi que leur boîte de réception
00:19:57
personnelle qui est tout en haut de l'arborescence, c'est-à-dire à
00:19:59
gauche... ici! Mais maintenant, la langue pour les notifications
00:20:02
liées au groupe. Alors attendez, je vais rechanger ça il y a un
00:20:06
p'tit délai de temps apparemment dans le compte démo mais je
00:20:09
vais... m'assurer que c'est bien en français et pas en anglais
00:20:13
puisque j'ai interchangé entre ces 2 langues régulièrement...
00:20:16
alors français de France... si vous le voyez avant moi, je
00:20:20
cherche toujours... voilà, français France... voilà, et si je veux
00:20:24
échanger, on va supposer que dans ces projets ciblés, je dois
00:20:28
échanger avec des personnes externes à l'entreprise... Et bien,
00:20:31
je pourrais cocher aussi là pour que les fournisseurs ou les
00:20:35
consultants puissent échanger avec le groupe en envoyant des
00:20:38
e-mails... directement, au groupe. Donc avec cette adresse
00:20:42
e-mail infoSDC
00:20:44
Et je veux dire, OK.
00:20:47
Si jamais vous faites un bac à sable et vous voulez supprimer
00:20:51
le site SharePoint juste après, vous retournez depuis Outlook... Et
00:20:54
dans paramètres du groupe, sur cette roue crantée, vous allez
00:20:57
dans "modifier le groupe" et vous remarquez que en bas... Il y a le bouton
00:21:01
"supprimer le groupe", mais attention! Le cahier digital, le
00:21:04
site SharePoint qui a été créé, le calendrier... tout ça part
00:21:08
d'un trait! Vous perdez tout le contenu, donc faites attention
00:21:11
aussi quand vous allez choisir un copropriétaire... Alors, je vais
00:21:15
annuler. Je ne fait aucun changement. C'est bon, c'est
00:21:18
juste pour vous montrer que vous avez les boutons de raccourci,
00:21:21
donc je peux appuyer sur le bouton SharePoint qui va mener
00:21:25
directement sur un onglet...
00:21:27
Alors je l'avais déjà ouvert ici, c'est juste pour vous
00:21:30
montrer que ça me ramène à la même fenêtre. Et si je vais dans
00:21:33
Outlook? J'aurais pu appuyer aussi sur le bloc-notes et ça
00:21:38
m'aurait ouvert mon bloc-notes directement...
00:21:41
sur le navigateur.
00:21:43
Donc, c'est la version en ligne et vous voyez que ça dit bien:
00:21:47
Bloc-notes de Site de contenu. Alors pour le moment, je n'ai
00:21:50
pas créé de section. Je pourrais créer une section
00:21:53
rapidement... par exemple, marquer "Admin".
00:21:55
Créer une 2ème section.
00:21:58
Et celle-ci, on l'appellera "Notes de réunion".
00:22:06
Et donc vous pouvez facilement aussi faire un clic droit,
00:22:09
changer la couleur des sections. ... c'est un peu comme un
00:22:12
classeur avec des intercalaires et vous pouvez ajouter autant de
00:22:15
pages que vous voulez sous chaque intercalaire. D'ailleurs
00:22:17
d'office, vous voyez sous "Admin"... Alors déjà je peux changer
00:22:20
l'ordre des onglets...
00:22:23
Si j'arrive à le faire, voilà, mais si je vais le laisser par
00:22:26
ordre alphabétique, je laisse tel que... si je veux ajouter des
00:22:28
pages, et bien je peux ajouter autant de pages que je veux et
00:22:31
ce qui est pratique... il y a une date avec l'heure précise à
00:22:34
laquelle ces pages ont été
00:22:35
créées. Et encore une fois, voilà, je renomme les pages et
00:22:39
les pages comme les onglets peuvent être mises dans l'ordre
00:22:43
que vous désirez.
00:22:46
Et l'avantage, c'est que vous avez même la dictée... C'est
00:22:49
une fonctionnalité que vous allez retrouver dans votre
00:22:52
Outlook, dans Word, dans PowerPoint... et maintenant, dans
00:22:54
OneNote. Et je peux prendre cette dictée dans n'importe
00:22:57
quelle langue.
00:22:59
Si je le fais en anglais, j'active le micro quand il sera
00:23:02
rouge, je me mets à parler.
00:23:05
"Anything I say now the machine will type it for me, I
00:23:10
no longer need a secretary;
00:23:12
OneNote is a wonderful tool! 00:23:15.490 --> 00:23:16.710 (Exclamation point)"
00:23:19
Je désactive le micro... Est ce bien pratique? Hein? On aurait
00:23:22
pu imaginer que j'avais fait une dictée de 15 pages, mais j'ai
00:23:26
les yeux trop fatigués. Je préfère que la machine relise
00:23:29
le texte pour moi, et bien je
00:23:31
vais dans "affichage"... "Lecteur immersif"...
00:23:37
Je peux aller en bas... choisir la vitesse pour la voix... si
00:23:40
c'est une voix de femme ou homme... et je fais relire le
00:23:43
texte. Alors une petite seconde, je dois intégrer le son de
00:23:46
mon ordinateur...
00:23:48
Voilà. Et je vais rejouer le texte par la machine...
00:23:53
"Anything I say now the machine will type it for me, I no longer
00:23:56
need a secretary; OneNote is a wonderful tool!"
00:23:58
Et ce qui est pratique, c'est que si vous ne savez pas ce
00:24:02
que je viens de dire, ce n'est pas grave, vous pouvez avoir
00:24:05
une traduction faite directement depuis cette
00:24:07
interface. Alors sur le "Aa", vous pouvez changer la taille
00:24:09
de la police, choisir le type de police et le fond de
00:24:13
couleur...
00:24:14
En arrière-plan... Voilà!
00:24:16
Si je veux apprendre les verbes irréguliers dans une certaine
00:24:19
langue... Et bien vous voyez, il y a un bouton où on peut choisir.
00:24:22
Alors attendez... c'est pas drôle... c'est du "vert" sur "vert"... on voit
00:24:25
rien... donc on va le mettre sur rouge. Voilà une palette de
00:24:28
couleurs et les verbes se montrent en "rouge". Après ça, je vais
00:24:30
sur le cahier. Et je peux choisir... si c'était 15 pages... de
00:24:35
montrer une ligne à la fois... 3 lignes à la fois... ou une page
00:24:39
entière. Si j'avais écrit 15 pages, et je peux choisir la
00:24:42
langue dans laquelle je voudrais que ce texte soit traduit. Et là...
00:24:45
on va retrouver le français.
00:24:49
Donc voici les nouvelles fonctionnalités dans
00:24:51
Microsoft qui sont quand même avantageuses pour
00:24:54
s'organiser.
00:24:56
Et d'entrée, vous voyez, le texte a été repris en français.
00:25:00
Je peux interchanger en haut de texte "original" en anglais vers
00:25:04
le français. Et si je rejoue le texte en français? Et bien, ça
00:25:09
sera une voix française. Maintenant... "Tout ce que je dis
00:25:12
maintenant, la machine va le taper pour moi, Je n'ai plus
00:25:15
besoin d'une secrétaire; c'est un outil merveilleux!"
00:25:20
Et pour revenir à l'interface antérieure... Voilà! Donc... ce que
00:25:24
vous allez remarquer maintenant, parce que j'ai lancé ce cahier
00:25:27
digital: OneNote... Normalement... Je pense qu'il faut que je
00:25:30
réactualise la page. On devrait voir ce cahier digital. Alors le
00:25:34
cahier digital... En fait, vous allez pas le voir dans la
00:25:38
bibliothèque... il apparaît ici,
00:25:39
dans l'arborescence: bloc-notes. Alors je ferme, je vais vers
00:25:44
mon Outlook, on revient... Hop!
00:25:47
Sur le site de contenu... donc de la page d'accueil, vous allez au
00:25:51
bouton "document"... c'est la bibliothèque dans SharePoint.
00:25:55
C'est là que vous allez stocker tous les dossiers et les
00:25:58
fichiers que vous voulez partager... Collaborer avec vos
00:26:01
collègues... Alors, si vous voulez vous organiser, vous pouvez le
00:26:04
faire directement depuis SharePoint en ligne. Vous pouvez
00:26:06
créer un dossier, on va faire une petite arborescence de
00:26:09
dossier, donc on va le marquer...
00:26:11
"Dossier A"... Créer, et si je veux mettre un dossier sous ce dossier
00:26:15
là, je vais "Dossier"...
00:26:17
Je retourne sur le bouton "Dossier"... voilà, et je vais le
00:26:21
nommer "Dossier B".
00:26:24
Et...
00:26:27
Si je veux revenir dans l'arborescence antérieure... Et bien,
00:26:30
tout en haut, on voit l'acheminement: documents...
00:26:32
dossier... Si je clique sur "dossier B" vous voyez... dossier
00:26:34
"dossier B"...je veux revenir à l'arrière. Je viens sur
00:26:37
"documents" si je veux charger des éléments depuis mon PC...
00:26:40
Et bien, je peux charger des fichiers ou des dossiers; si
00:26:43
je charge des fichiers on va choisir quelques-uns.
00:26:49
Et bien, prenons 3 là... pourquoi pas? Et même la photo, image, audio,
00:26:53
vidéo,... tout ça ça peut être mis dans un site SharePoint.
00:26:56
Tous les types de fichiers sont acceptés tant qu'ils sont
00:26:59
compatibles avec Microsoft. Vous pourrez les lire sur
00:27:01
cette plateforme même.
00:27:04
Alors j'ai mis comme ça 3 fichiers, mais supposons que je
00:27:07
voulais pas que ces fichiers soient ici. Eh bien, vous pouvez
00:27:11
sélectionner plusieurs je pense... Un clic droit, vous voyez
00:27:13
"déplacer"... Un volet apparaît sur la droite et c'est là que vous
00:27:17
allez décider... Et bien, est-ce que je choisis une destination dans
00:27:20
la bibliothèque en cours, ainsi et dire le dossier,
00:27:22
document peut être dans les sous dossiers ou j'aurais voulu aller
00:27:26
dans mon OneDrive ou un autre site SharePoint. Là, je vais
00:27:29
rester "dans la bibliothèque en cours" quand je clique dessus, je
00:27:32
vais pouvoir voir tous les dossiers que j'ai créés.
00:27:35
Donc si ce n'est pas dans le dossier, et je vais le mettre
00:27:38
dans "dossier "... voilà, on voit l'acheminement encore en
00:27:40
haut. Dossier A, dossier B... je n'ai plus qu à dire déplacer ici.
00:27:45
"Dossier A"... "Dossier B"... on retrouve ces éléments là. Maintenant j'ai
00:27:49
le choix aussi de mettre ces éléments en tête de liste de la
00:27:54
bibliothèque. On peut imaginer que notre bibliothèque... au
00:27:57
bout d'un certain temps, on aura beaucoup de contenu.
00:28:01
Donc on peut mettre toujours en retrait les fichiers avec
00:28:04
lesquels on travaille le plus souvent, alors ça aurait pu être
00:28:07
du PowerPoint, du OneNote ou du Excel. N'importe quel type de
00:28:10
fichier. On peut l'épingler ainsi que les dossiers.
00:28:14
Alors, attendez, c'est pas drôle. Je vais prendre plutôt
00:28:16
l'image pour vous montrer, épingler en tête de liste.
00:28:19
Voilà, mais j'aurais pu faire aussi de même. Donc si je
00:28:23
reviens sur dossier B voilà.
00:28:26
Dossier plutôt, je vais choisir dossier B le mettre en
00:28:29
retrait aussi juste pour vous montrer que les dossiers tout
00:28:32
comme les fichiers peuvent être mis en retrait. Alors
00:28:34
sachez qu'on peut épingler jusqu à 3 éléments. Et si
00:28:37
jamais alors je vais retourner.
00:28:40
Dans dossier B si je voulais changer l'ordre de ces
00:28:43
éléments, un clic droit encore sur l'une de ces tuiles et ça
00:28:46
sera modifié. Les éléments épinglés. Déplacer vers la
00:28:49
droite et voilà comment je peux mettre de l'ordre dans
00:28:52
les éléments en retrait.
00:28:55
Est-ce que vous avez des questions... sur Les éléments
00:28:58
que je viens de présenter? Un petit "oui", un petit "non"?
00:29:03
Non, c'est au micro, c'est bon. D'accord, Alors voilà, c'est
00:29:06
bon, c'est bon pour le moment, très bien. Alors là c'est déjà
00:29:09
pour voir comment on s'organise dans le site SharePoint. Mais
00:29:13
maintenant, j'ai pu charger des éléments sur la plateforme de
00:29:16
SharePoint, c'est-à-dire en ligne sur le serveur de
00:29:19
Microsoft. Mais on peut aller bien entendu dans l'autre sens,
00:29:22
... où j'aurais pu faire un clic droit? Alors? C'est un peu
00:29:25
comme dans Outlook, vous allez retrouver quatre-vingts pour 100
00:29:28
des commandes, il faut sélectionnez un fichier ou
00:29:31
plusieurs, mais si vous
00:29:32
sélectionnez un fichier. Alors, déjà, pour l'ouvrir, ça me
00:29:35
propose de l'ouvrir soit dans le navigateur ou dans
00:29:37
l'application. Alors je vais exprès... faire exprès de l'ouvrir
00:29:40
dans le navigateur pour vous montrer ça. C'est excellent. La
00:29:43
version légère, le ruban est moins chargé. Mais je peux quand
00:29:46
même travailler en ligne aussi. Il y a 80 à 90 pour 100 des
00:29:50
fonctionnalités, mais si jamais il y a une fonctionnalité que je
00:29:53
ne retrouve pas en ligne, et bien, sachez que sous l'intitulé
00:29:56
du fichier je peux aller... je cherche en fait les mots "ouvrir
00:30:00
dans l'application bureau" et quand je fais ceci, il y a cette
00:30:03
fenêtre qui apparaît, c'est pas celle-ci qui m'intéresse. Voilà.
00:30:06
En fait, il y a un petit pop-up qui dira... donner la
00:30:09
permission à votre entreprise de pouvoir accéder à ce type de
00:30:12
fichier avec ce lien, et moi je l'avais déjà autorisé. Ça ne
00:30:15
s'est pas remontré une 2nde fois, mais c'est pas grave.
00:30:19
Alors voilà, là, c'est l'application lourde. Vous avez
00:30:22
vu? Enquête de satisfaction
00:30:24
numéro 2. Je peux marquer des choses ici. J'aurais pu marquer
00:30:29
maintenant... local avec la date de aujourd'hui, 19, 10, 20,
00:30:33
20. C'est juste pour vous montrer que tout ce que je fais
00:30:37
en mode local sera synchronisé.
00:30:40
En ligne aussi. Alors attendez, je reviens ici, on
00:30:42
va fermer cette fenêtre aussi.
00:30:44
Alors dans mon compte démo, il y a un p'tit délai de
00:30:46
temps. Malheureusement dans le mois il y en a aucun.
00:30:57
C'est un effet miroir. Voyez local 19, 10, 20, 20 vient
00:31:00
d'être ajoutée en ligne aussi. Mais non, c'est spontané que
00:31:03
vous le sachiez. Et vous voyez ... On peut imaginer
00:31:07
si j'avais partagé ce fichier avec d'autres personnes...
00:31:10
Comment ça se passe pour la coéditions? Si on est à
00:31:13
plusieurs sur un fichier, et bien chacun dans Excel on
00:31:16
est dans une cellule. Elle sera encadrée d'une couleur
00:31:19
différente et comme vous voyez il y a l'avatare qui apparaît
00:31:22
sur la droite: "LB" pour Laurent BALARDY... si je survole
00:31:26
l'acronyme... On voit: le prénom et le nom de famille qui apparaît
00:31:29
donc qu'on soit en ligne ou dans la version locale, ces
00:31:32
mêmes avatars vont apparaître. Alors attendez, j'essaye de
00:31:34
voilà une 2nde... il y a un délai de temps normalement ça se
00:31:38
fait rapidement mais bon.
00:31:44
Voilà, vous voyez, je survole. Je peux voir même
00:31:46
les tags, les messages qu'on s'est laissés, les
00:31:48
commentaires sur cette sur ce fichier là. Mais c'est juste
00:31:51
pour vous montrer que ce que je fais d'un côté sera fait
00:31:54
de l'autre... Alors même en mode local, j'aurais pu marquer ou en
00:31:57
ligne, j'aurais pu marquer quelque chose, ça sera
00:31:59
reproduit aussi, donc je vais faire online 19, 10, 20 20.
00:32:04
En mode local, vous avez vu?
00:32:07
Cet élément se montre alors donc il y a une cellule encadré en
00:32:10
vert et l'autre en bleu.
00:32:12
Donc chaque utilisateur aura sa couleur.
00:32:16
C'est juste une question facile pour une un travail partagé. On
00:32:19
est bien d'accord. Là, je n'ai pas partagé encore. Je vais le
00:32:22
partager là, je l'ai fait exprès de vous montrer que moi en tant
00:32:25
que utilisateur toute seule, c'est comme ça que ça se passe
00:32:28
en ligne en local, j'aurais pu ouvrir les 2 fichiers des 2
00:32:31
côtés rien qu'en étant seul dans le fichier. On n'a pas encore
00:32:34
fait le partage. J'y arrive, vous voyez voir maintenant je
00:32:37
reviens à leur site de contenu jeter dans le dossier à dossier
00:32:40
B je n'ai pas encore partagé les éléments mais on va revenir dans
00:32:43
documents alors on a vu comment créer des dossiers si je voulais
00:32:47
ouvrir des applications toute neuve en ligne, j'aurais pu le
00:32:49
faire, soit je le
00:32:50
mais depuis le mode local ou en ligne, on ligne, voyons
00:32:54
voir, je vais ouvrir document Word, ça va ouvrir un nouvel
00:32:57
onglet. Je vais même faire exprès de ouvrir un autre
00:33:01
document, Allez hop, PowerPoint.
00:33:05
Comptons nous ouvre des fichiers en ligne. La sauvegarde est
00:33:08
automatique dans OneDrivee et dans SharePoint, ça se passe de
00:33:11
la même manière, ce qui veut dire que vous voyez le document
00:33:15
au départ dans Word s'appelle document par défaut, je peux le
00:33:19
renommer directement depuis cette interface et donc ici
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j'aurais pu marquer, aller SDC.
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Alors j'ai bien appuyé. Entrer voilà, l'intitulé a
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bien été pris.
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Online?
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J'ai ouvert ce fichier online. Je vais le faire, mais je vais
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faire la même chose pour la présentation PowerPoint
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PowerPoint. Il y a marqué présentation. Au départ, je
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clique sur l'interface et je vais l'appeler esdc aussi.
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Un petit message online. Voilà.
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Je ferme.
00:34:00
Vous remarqué déjà qu'on vous ouvrez des applications ou les
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crayons ligne directement, c'est sauvegardé dans la bibliothèque
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de documents. SharePoint, parce qu'on l'a fait directement
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depuis ce bouton ci.
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Quand on fait un clic droit maintenant, alors pour faire le
00:34:14
partage, on peut partager.
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Et il y a plusieurs façons de partager. Alors dès le départ,
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la petite fenêtre qui se montre avec un Nikon cliquer dessus
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pour voir toutes vos options. Si je veux partager un document
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confidentiel et je ne veux pas que les autres puissent le
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transférer à quelqu'un d'autre. Et ce n'est que pour la lecture.
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Et bien je vais décocher. D'abord, je n'autorise pas la
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modification, ce qui est
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toujours par défaut. Je décoche la case, donc ça sera le mode
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lecture et je peux aller plus loin, à dire bloquer le
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téléchargement, donc ça c'est déjà. Je décide comment je veux
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partager ce document. Est-ce que c'est fait pour la lecture, la
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modif? Et si c'est fait pour la lecture, est-ce que la personne
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peut télécharger ou non? Là, j'ai bloqué le téléchargement
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donc ça c'est pour un élément confidentiel. Je peux choisir
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toute personne ayant le lien en héritant ces permissions là je
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peux choisir personne ayant déjà l'accès à un dossier particulier
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ou les toutes les personnes au sein de mon entreprise qui était
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chaud IP. Personne spécifique. Alors si je choisis des
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personnes spécifiques, je vais appuyer maintenant sur appliquer
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dans la 2nde fenêtre. C'est là qu'il faudra qu'il faudrait que
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je rajoute les noms des personnes que je désire inviter
00:35:21
pour ce partage. Alors si c'est lysa bah je veux dire Lisa, je
00:35:25
peux dire autant de noms que je veux et j'aurais pu même
00:35:29
utiliser l'adresse e-mail du groupe qui avait été créé.
00:35:32
Alors normalement, quand on dit infos... alors attendez, je
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ne sais pas si je vais retrouver tout de suite mon info site
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contenu je sais pas s'il est bon alors info s DC c'était.
00:35:42
Voilà. Il apparaît, vous voyez, j'aurais pu adresser ça
00:35:44
à tout le groupe, mais c'est pas la peine, parce que déjà
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dans la bibliothèque, mais c'est juste pour vous montrer
00:35:49
que j'aurais pu utiliser l'adresse e-mail du groupe
00:35:51
pour partager quelque chose.
00:35:53
Je fais une erreur, j'appuie sur le X, je peux mettre autant de
00:35:56
personnes que je veux. Même une personne externe à l'entreprise.
00:36:00
Si l'admin ne l'a pas interdit, bien entendu, on travaille tous
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dans un environnement différent. Moi, je suis dans un compte
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démo, je vous montre toutes les possibilités parce qu'elles me
00:36:10
sont ouvertes. Si jamais une des fonctionnalités n'apparait pas
00:36:13
de votre côté, c'est votre administrateur dans votre
00:36:15
administrateur informatique qui
00:36:16
l'a désactivé. Donc je vous invite à le voir.
00:36:20
Alors Dinard, be voilà c'était un compte Yahoo. C'est juste
00:36:23
pour vous montrer. Voilà et ici, ça sera comme une forme de
00:36:28
notification. Je veux dire ... Et bien, pour lecture.
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Seuls sont alors attendez j'écris très mal pour lecture
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seule sans la possibilité.
00:36:44
De téléchargement? Mais normalement, j'ai même pas
00:36:47
besoin d'écrire tout ça parce qu'ils vont recevoir une
00:36:50
explication de Microsoft qu'il indiquera... Laurent bardy à
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partager ce fichier avec vous, vous ne pouvez que le lire et
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vous ne pourrez pas le télécharger. J'ai même pas
00:36:58
besoin de l'écrire mais moi je sais seulement pour que vous
00:37:01
souveniez de ce que j'ai choisi. Alors pour lecture seule son la
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possibilité de notre de téléchargement j'aurais pu
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appuyer sur ce bouton là et j'envoie ce message en forme de
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notification ou alors j'aurais pu copier le lien et puis après
00:37:12
l'intégrer dans n'importe quelle boîte de messagerie que ce soit
00:37:15
Gmail, Yahoo ou autre.
00:37:16
Ou alors choisir mon Outlook carrément en ligne pour que
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ce lien soit incorporé dans le corps du message Outlook
00:37:22
qui s'ouvre automatiquement. Et je n'aurais plus qu'a
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cherché les adresses e-mail depuis la fenêtre Outlook
00:37:27
dans mon message.
00:37:30
Et j'appuie sur envoyer, donc une petite
00:37:32
confirmation va suivre juste après le lien envoyé.
00:37:37
Donc on a vu une forme de partage sur le même fichier, je
00:37:40
peux faire différents types de
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partage. Donc là, cette fois-ci hop, tout de suite, l'habitude a
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un clic droit partagé, on clique sur la petite valise ou
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n'importe quelle icône que vous avez de votre côté pour voir
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toutes les options. Et là, je peux dire soit des personnes
00:37:54
spécifiques où partager avec toutes les personnes au sein
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de mon entreprise. Si c'est le cas, peut être les personnes
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au sein de mon entreprise peuvent modifier ce fichier.
00:38:02
Et je veux dire appliquer.
00:38:05
Mais donc là, je peux maintenant.
00:38:08
Coédition possible.
00:38:20
Et j'envoie, mais j'aurais pu dire par Outlook à la place,
00:38:22
et donc je vais reprendre ce message là et je vais appuyer
00:38:25
sur Outlook.
00:38:27
Et vous voyez, ça va m'ouvrir un message
00:38:29
directement dans Outlook?
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Vous voyez, le lien est déjà incorporée dans le message. Il
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n'est plus qu à choisir les personnes où bah un e-mail pour
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le groupe de mon entreprise qui
00:38:41
sait? Alors c'est juste pour vous montrer que j'aurais pu le
00:38:45
faire de diverses façons, personne externe, personne
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interne, à vous de voir.
00:38:51
Et dont l'objet est, évidemment, je devrais leur dire pourquoi je
00:38:54
partage ce fichier et vous voyez que c'est un lien personnalisé.
00:38:56
Il y a bien marqué SD c doc.
00:38:59
Donc ça c'est une autre forme de partage.
00:39:03
Et j'envoie.
00:39:07
Je reviens ici partager.
00:39:13
Je clique.
00:39:15
Alors des personnes spécifiques, on l'a fait, personne ayant déjà
00:39:17
l'accès. Alors toute personne ayant le lien là c'est grisé.
00:39:20
Alors je sais pas parce que normalement en mode local
00:39:23
j'aurais pu le faire depuis le site SharePoint. Je sais au
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moins drive, je peux le faire mais je ne sais pas pourquoi,
00:39:29
c'est grisé pour le site
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SharePoint... Normalement, toute personne ayant le lien dans
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cette fonctionnalité, alors je vais voir si on peut le faire en
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mode local plutôt pour voir cette option. Parce que c'était
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un peu bête de ne pas le voir. Alors attendez, je vous ai
00:39:42
montré en ligne comment je partageais d'accord, alors
00:39:44
rappelez-vous le bouton partager, vous pouvez le faire
00:39:46
même en ouvrant déjà l'application en ligne comme si.
00:39:50
Rappelez-vous que dans n'importe quelle interface que ce soit
00:39:53
Word, Excel, PowerPoint, OneNote, vous avez toujours
00:39:56
votre profil qui apparaîtra en haut à droite et vous aurez donc
00:40:00
en dessous le mot partager et commentaires. Alors j'appuie sur
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partager depuis l'interface même de l'application, je me retrouve
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avec cette même petite fenêtre.
00:40:08
Et remarquez aussi qu'il y a.
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3 points de suspension en haut à côté du X ça c'est pour gérer
00:40:14
l'accès. C'est pour voir avec qui j'ai partagé les éléments.
00:40:16
On va y revenir.
00:40:19
Je peux laisser aussi des commentaires à mes collègues?
00:40:23
Par exemple dans Word, Ben je suis nul pour le formatage et
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j'ai besoin de faire appel à un collègue et bien nouveau
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commentaire, Ben je veux dire
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nouveau. Alors sur n'importe quelle ligne, dans n'importe
00:40:34
quel paragraphe, un, le mot concerné, la ligne concernée,
00:40:37
et bien vous voyez dans le petit message, vous allez
00:40:39
faire le hat mention. Vous savez, le arobase et rien
00:40:42
qu'en faisant le arobase, ça fait venir le répertoire de
00:40:45
l'entreprise, votre liste de contacts et vous pouvez donc
00:40:48
désigner n'importe qui.
00:40:51
Peux-tu
00:40:55
... m'aider...avec...
00:40:59
le format?
00:41:02
Qu'est-ce qu'il va se passer ?... Alors... Assigné à Philippe HOUYAU...
00:41:04
Oui, je peux cliquer et j'appuie sur le petit le.
00:41:08
Sur le petit avion, ce qui va se passer, c'est que cette
00:41:11
personne, si elle est dans un document Word ouvert, bah elle
00:41:14
verra une notification en haut à gauche de son profil et elle
00:41:17
pourra cliquer sur la pastille de couleur qui la mènera
00:41:20
directement dans le fichier. Lien mais alors vous voyez ce
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qui se passe, c'est que j'ai pas partager ce document avec
00:41:25
Philippe et donc ta Microsoft qui me prévient mais vous et
00:41:28
comment voulez-vous qu'il vous aide avec ce commentaire si
00:41:31
vous lui donnez pas l'accès au partage et donc là d'un trait
00:41:34
son quitter ce message veut dire partager, envoyer une
00:41:36
notification.
00:41:38
Donc là, je vous ai montré encore une autre forme de
00:41:41
partage. J'ai oublié de partager d'abord le fichier avec Philippe
00:41:43
mais c'est pas grave, Microsoft a pensé à ce scénario et je peux
00:41:47
donc autoriser le partage de ce document avec Philippe pour
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qu'il puisse répondre à ma question. La notification il y
00:41:52
aura alors il va recevoir un message dans sa boîte de
00:41:55
messagerie Outlook. Et sur la plateforme de Microsoft. Et
00:41:58
s'il est dans ta face de Word, il reste. Il recevra aussi la
00:42:02
notification en haut à gauche de son profil quand il clique
00:42:05
dessus, ça amènera directement sur la ligne concernée dans le
00:42:08
document Word et il verra le tag de couleur. Il pourra me
00:42:12
répondre et donc lui il devra faire arobase chercher l'eau,
00:42:15
remballe Hardy.
00:42:16
Et dire par exemple, c'est fait, alors ce n'est pas drôle, je
00:42:19
suis en train de me répondre, mais c'est juste pour vous
00:42:21
montrer comment le fil de la conversation va être
00:42:23
enregistrée. Et j'appuie sur le petit avion comme ça, et
00:42:27
donc normalement ça devrait être l'avatar de Philippe
00:42:30
puyo qui me répond ici et vous avez vu que vous avez 3
00:42:34
points de suspension où je peux modifier le commentaire
00:42:37
ou supprimer le commentaire.
00:42:40
Est-ce que vous avez des questions sur les
00:42:42
commentaires dans SharePoint?
00:42:45
Non, c'est bon, d'accord, alors ça c'était commentaire partage
00:42:49
en ligne donc on a vu comment on pouvait partager aussi les
00:42:55
éléments. Depuis l'interface de SharePoint en ligne. Alors
00:42:59
rappelez-vous du clic droit, qu'est-ce que je peux faire? Je
00:43:02
peux ouvrir le fichier de 2 façons, soit la version légère
00:43:05
qui est en ligne, soit sur mon PC, c'est-à-dire n'importe quel
00:43:09
appareil. Vous avez installé? ... enfin, vous avez
00:43:12
synchroniser vos éléments on va dire? Et bien vous pouvez
00:43:15
l'ouvrir dans l'application même soit de votre PC votre portable.
00:43:18
Euh ou alors de votre tablette par exemple vous pourrez
00:43:21
partager vous pouvez aussi copier le lien qui mène vers ce
00:43:25
fichier, obtenir un lit rapidement de cette manière là.
00:43:28
Gérer l'accès. Il vient là, ça fait venir un volet qui va
00:43:31
vous montrer les différentes formes de partage que j'ai
00:43:34
fait sur le fichier.
00:43:37
Et là, ce que c'est en train de rédiger, c'est que j'ai déjà
00:43:40
fait un partage de liens. Et d'ailleurs, si on ne sait plus
00:43:43
que ce lien représente juste en dessous, il y a marqué les
00:43:46
membres de tycho happy disposant du lien, peuvent modifier le
00:43:49
contenu, donc à tout moment, je peux copier ce lien avec ces
00:43:51
permissions là. Et l'intégrer dans n'importe quelle boîte
00:43:54
de messagerie pour encore le donner à une autre personne.
00:43:58
Vous avez compris? J'appuie sur copier, j'ouvre mon Outlook par
00:44:02
exemple, j'ouvre mon nouveau document. Enfin nouveau
00:44:04
courrier. Et voilà, je insère le
00:44:06
lien. Donc ça, c'est une façon de faire.
00:44:11
Si je ne veux plus que le lien de partage existe alors, soit
00:44:14
je peux arrêter le partage depuis ici, ou alors un un et
00:44:18
choisir ce que je veux arrêter. Alors par exemple, si
00:44:20
je regarde les personnes ici on bah alors déjà voyons voir
00:44:24
si de contenu honneur ce sont les propriétaires du site de
00:44:27
contenu qui apparaissent ici, ça c'est normal, c'est de
00:44:29
contenu visiteurs. Bah les visiteurs ne peuvent pas
00:44:31
modifier, ils ne peuvent que lire.
00:44:35
Peut-être que je veux changer cela. Peut-être que je veux
00:44:37
autoriser les visiteurs que j'ai invité à cette à ce
00:44:40
groupe un de pouvoir modifier les documents aussi dans la
00:44:43
bibliothèque. Si on doit travailler sur des projets
00:44:46
ciblés.
00:44:47
Avec ce groupe donc peu modifié, je peux dire peu modifiée. Vous
00:44:51
voyez que le stylo n'est plus barrée. Si je vais sur le
00:44:54
Chevron, je dis consultation possible. Le stylo est barré,
00:44:57
donc il peut que lire le fichier site de contenu membre, vous
00:45:01
voyez? Peu modifié alors maintenant je reviens ici il y
00:45:04
a 2 personnes avec qui j'ai partagé une personne externe
00:45:07
qui s'appelle Jean arbe, Elisa éliott, je vais sur le
00:45:10
Chevron. Si à tout moment je change la vie, bah j'appuie
00:45:13
sur le X supprimer Dina ne peux plus avoir accès au
00:45:16
fichier à ce partage et si je veux faire la même chose avec
00:45:20
lissage enlève supprimer.
00:45:22
Je vais en haut si je ne veux plus que ce lien de partage que
00:45:25
j'ai donné, je ne veux plus les partager avec ce soir. Je peux
00:45:28
aller sur les 3 points de suspension et appuyer sur le X
00:45:31
pour enlever ces éléments.
00:45:33
Et je confirme.
00:45:36
S'il n'y a plus rien, je suis sûr que je ne partage
00:45:38
avec plus personne.
00:45:42
Et je vais laisser les autres comme si il y a
00:45:45
Philippe encore ici, qui apparaît arrêter le partage.
00:45:51
Je ne veux pas voulu voir que le propriétaire, donc
00:45:54
site de contenu visiteurs, arrêter le partage.
00:45:59
Vous voyez, tous ces éléments disparaissent.
00:46:03
Mais le plus rapide, évidemment, ça aurait été
00:46:05
d'appuyer, arrêter le partage directement depuis
00:46:07
ici, c'est juste pour vous montrer comment vous pouvez
00:46:10
vraiment raffiner votre partage. Vous pouvez décider
00:46:12
quand, avec qui et comment, et vous pouvez arrêter à
00:46:14
tout moment le partage, donc ne vous inquiétez pas.
00:46:19
Donc j'ai relaxé, alors.
00:46:23
Maintenant je suis sur ce document là, je fais un clic
00:46:26
droit. Je retrouve le bouton gérer l'accès. Une autre
00:46:28
façon. Rappelez-vous, je fais un clic droit, j'appuie
00:46:31
sur le bouton partager. Qui fait venir cette fenêtre là?
00:46:33
Et je retrouve les 3 points de suspension gérer l'accès.
00:46:40
Si je retourne sur document, alors je reviens à l'arrière
00:46:43
pour arriver à la racine de la bibliothèque. Document on a vu
00:46:46
qu'on avait ce bouton, donc nouveau, on pouvait charger les
00:46:49
éléments. On peut modifier aussi la vue de cette liste parce
00:46:52
qu'en fait quand vous avez une bibliothèque, c'est en fait une
00:46:56
liste SharePoint, ça veut dire qu'il y a des colonnes avec des
00:46:59
intitulés. Et là, il y a des nouvelles choses qu'ils ont
00:47:02
apporté dans le site SharePoint modifié en mode grille, c'est
00:47:06
l'aperçu de la grille, comment vous voulez qu'elle apparaisse?
00:47:09
Alors vous voyez maintenant, quand vous faites cela, vous
00:47:11
avez des options, vous ne voyez plus là seulement l'option de
00:47:14
trier les éléments par ordre croissant où décroissant. Vous
00:47:16
pouvez aussi paramétrer les colonnes, déplacer vers la
00:47:18
droite l'emplacement des colonnes. Vous pouvez même
00:47:20
ajouter des colonnes avec le petit plus ici pour ajouter des
00:47:23
catégories qui ne sont pas là. Vous voyez quand ils disent plus
00:47:26
que ce que vous voulez rajouter du texte, du nombre date et
00:47:29
heure personne au groupe emplacement plus de types de
00:47:31
colonnes si vous allez sur plus de types de colonnes.
00:47:35
Voilà tout ce qui vous est proposé. Je vous invite à voir
00:47:38
ça de vous-même pour voir toutes les possibilités des
00:47:40
éléments.
00:47:46
Après cette liste qu'on a créé, la, euh, en ajoutant donc des
00:47:50
dossiers et des fichiers. Bah on peut exporter vers Excel.
00:47:55
Envoyer il y a un quéry voilà qui télécharge automatiquement
00:47:57
si j'ouvre ce fichier, bah ça va reprendre les intitulés des
00:48:01
colonnes avec la liste des éléments, alors il faut tout
00:48:04
simplement dire activer.
00:48:06
Et voilà d'un trait, j'ai une liste de tous les
00:48:09
dossiers qui apparaissent.
00:48:11
Dans cette bibliothèque de SharePoint.
00:48:18
J'ai pas enregistré, c'est bon c'était juste pour démontrer.
00:48:22
Et 3 autres choses ici, c'est me avertir et gérer mes alertes,
00:48:25
alors m'avertir, ça veut dire quoi? Bien beaucoup de personnes
00:48:28
d'un côté, il partage le dossier, le fichier, Ben ça les
00:48:30
embêtait un peu, ce sont les créateurs de ces dossiers et
00:48:33
fichiers. Quand il y a des personnes qui apportent des
00:48:36
modifs après euh Ben ça les rend un peu nerveux et j'aimerais
00:48:39
savoir quand ces modifications sont réalisés. N'ayez pas peur
00:48:42
là encore une fois, vous pouvez sélectionner n'importe quel
00:48:44
fichier. Vous allez faire un clic droit? Alors attendez,
00:48:47
il faut que je revienne sur quitter le mode gris. Voilà,
00:48:49
je vais cliquer sur le fichier. Je vais faire un
00:48:52
clic droit et m'avertir.
00:48:54
Et dont avertir dans cette fenêtre, là, alors je peux
00:48:57
paramétrer cela que pour moi, ou peut-être aussi pour ma collègue
00:49:00
Lisa éliott, vous voyez, je tape son nom, ça apparaît dans la
00:49:04
liste voilà et donc je peux décider. Ben quand il y a des
00:49:08
modifications, m'envoyer des alertes soit par courrier, soit
00:49:10
par SMS. Et on voyait même url dans un message texte, SMS, je
00:49:14
peux dire m'envoyer une alerte quand alors quand une
00:49:17
modification est effectuée? Quand un autre utilisateur
00:49:20
modifie un document ou peut-être quand un autre utilisateur
00:49:22
modifier un document que j'ai modifié en dernier et après,
00:49:25
est-ce que je veux une notification immédiate ou un
00:49:28
récapitulatif hebdomadaire? Et je me dis, si c'est un truc que
00:49:31
je partage régulièrement avec des personnes bah j'ai pas envie
00:49:34
d'être notifié toutes les 5 secondes mais j'aimerais avoir
00:49:36
une idée de ce qui s'est passé dans la semaine et bien voilà je
00:49:40
peux aller plus loin, choisir un jour de semaine par exemple,
00:49:44
c'est le vendredi à partir de 2h
00:49:46
de l'après-midi. Voilà, c'est là que je veux voir mon
00:49:50
récapitulatif et je dis OK, donc je recevrai des notifications
00:49:53
sur ma boîte de messagerie Outlook et aussi sur la
00:49:57
plateforme a Microsoft.
00:49:59
Maintenant l'historique des versions, c'est quoi?
00:50:03
Alors encore une fois, on partage un fichier avec des
00:50:05
personnes et il y a une personne qui a tendance à faire des
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bêtises. Elle efface des
00:50:10
informations. Il n'y a pas de problème parce que tant que vous
00:50:13
sauvegardez, vous créer n'importe quelle application et
00:50:15
vous la sauvegarder soit dans l'espace OneDrive ou SharePoint
00:50:18
et bien il y a une sauvegarde automatique et vous
00:50:21
aurez jusqu à 500 choix pour chaque fichier que vous avez
00:50:24
créé. Pour chaque modif qui se fait il y aura jusqu à 500
00:50:28
lignes de créer. Donc, à tout moment, je peux faire clic
00:50:32
droit historique des versions.
00:50:35
Et vous voyez là pour les quelques modifs que j'ai fait.
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Un. C'est un nouveau fichier, mais déjà ça me montre un tracé
00:50:40
des modifs que j'ai faites.
00:50:41
Et je peux alors quand je vous dis 500 lignes, vous avez vu que
00:50:45
c'est numéroté un 2 bah il y en aura jusqu à 500 avec le temps
00:50:50
et quand toutes les personnes font des modifs, je peux voir
00:50:53
qui a fait la modification qu'elle était l'utilisateur, à
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quelle heure et et à tout moment je peux donc cliquer dessus.
00:50:59
Afficher où restaurer? Alors vous pouvez afficher et
00:51:02
restaurer et même garder une once. Leur version est la vôtre
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antérieur. Donc, n'ayez pas peur de faire du partage de document
00:51:09
s'il y a quelque chose de effacer, vous pouvez le
00:51:12
récupérer, même la la minute.
00:51:13
Avant quoi, voilà. Donc ça, c'est l'historique des
00:51:16
versions. Est-ce que vous avez des questions sur
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l'historique des versions?
00:51:22
Non. C'est bon, alors maintenant, quand vous effacez
00:51:26
quelque chose dans SharePoint.
00:51:31
Je vais effacer SDC et ces 2 là voilà, je vais
00:51:35
face. Je vais donc faire un clic droit supprimer.
00:51:42
Je me confie alors il semble que quelqu'un. Ah Ben oui, je
00:51:44
l'ai encore ouvert quelque part. Ben oui, en haut à
00:51:45
droite il faut que je ferme déjà. Vous voyez, ça me
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prévient qu'il peut pas. On peut pas supprimer quelque
00:51:49
chose quand c'était encore ouvert, que ce soit en ligne
00:51:51
ou en mode local, ça me donnera ce message.
00:51:55
Et voilà donc, j'ai supprimé quelque chose. Je vais tout
00:51:59
simplement dans la corbeille.
00:52:02
Et je vais pouvoir le retrouver dans la corbeille, alors
00:52:04
attention, euh, si vous ne
00:52:06
faites rien. Il me semble que c'est, euh, 90 jours ça
00:52:09
reste dans la corbeille. Si vous ne faites rien après,
00:52:12
c'est archivé. Au bout de 90 jours et ça part dans une
00:52:15
corbeille secondaire. Si vous avez décidé de
00:52:17
d'effacer l'élément vous-même de cette façon là
00:52:19
et je dis supprimer.
00:52:23
Je vais retrouver cet élément dans la corbeille secondaire.
00:52:27
La corbeille secondaire. Je pense que j'ai encore 30 jours
00:52:30
ou 90 jours, mais je. Je vous invite à revoir ces conditions
00:52:33
là avec votre administrateur informatique, car ça peut être
00:52:35
paramétré différemment chez vous. Mais dans le monde, c'est
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90 jours si on touche à rien. On retrouve dans la corbeille
00:52:41
et j'en ai 2 donc je n'ai pas d'excuse pour effacer 2 fois
00:52:44
quelque chose accidentellement. Si vous effacez cet élément là
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de la 2nde corbeille, là vous ne le retrouvais plus. Il faut
00:52:50
voir votre administrateur et je ne sais même pas combien de
00:52:53
jours il peut avoir jusqu à 30 jours pour le récupérer, mais
00:52:56
encore une fois les conditions diffèrent dans chaque
00:52:58
environnement.
00:52:59
Alors je peux supprimer ou restaurer si je restaure cet
00:53:02
élément, ça va se remettre exactement là où c'était
00:53:05
avant, dans la bibliothèque de documents.
00:53:13
Et on le retrouve ici, donc si je veux effacer tous ces
00:53:17
éléments là. Clic droit supprimer.
00:53:24
Et si je vais dans la corbeille, je supprime tous ces
00:53:27
éléments de la corbeille, alors vous avez vu un. Je peux
00:53:31
sélectionner un élément à la fois et ça dit supprimer,
00:53:34
restaurer. Ou alors je peux dire vider la corbeille. Donc
00:53:37
tous les éléments qui sont dans la corbeille seront vider d'un
00:53:40
trait.
00:53:44
Mais j'ai encore une chance de les retrouver dans la corbeille
00:53:47
secondaire. Et donc, si jamais je veux restaurer que cet
00:53:51
élément là et celui ci, je veux dire restaurer... Et bien, ça sera que
00:53:54
le dossier et esdc Word et celui-là je n'en veux plus bas
00:53:57
je dis vider la corbeille.
00:54:00
Et là, comme c'est la 2nde Corbeil, je ne vous reverrai
00:54:02
plus, a-t-elle lancé.
00:54:06
Alors on arrive à la partie où il faut maintenant
00:54:10
synchroniser les éléments.
00:54:16
Alors je suis dans la page d'accueil du site de contenu,
00:54:19
alors je ferme tout, je veux, on va voir, on revient sur le
00:54:22
portail de Microsoft Office. Sur
00:54:24
la page d'accueil. Je retrouve SharePoint. Je clique sur share
00:54:28
point. J'arrive sur la plateforme SharePoint. Vous
00:54:30
remarquerez sur la plateforme de SharePoint, c'est marqué
00:54:33
SharePoint. Vous avez une arborescence sur la gauche? Il y
00:54:37
a la catégorie suivi tout ce qui a été récemment créée apparaît
00:54:40
en haut de cette arborescence. Après, vous avez les éléments
00:54:44
récents qui apparaissent ici, l'intégralité alors premier,
00:54:46
c'est les actualités des sites anglais, site de communication
00:54:49
va voir les actualités apparaître sur la première ligne
00:54:51
des sites fréquemment ouvert. Voilà qu'on consulte souvent et
00:54:54
après ça, on aura l'intégralité de tous nos sites share point
00:54:58
ici. Alors je crois que le le je vais aller facilement ici. Voilà
00:55:04
site de contenu.
00:55:06
Je me retrouve dans le site SharePoint. Je vais dans
00:55:10
documents. Je devrais retrouver l'arborescence de mes dossiers.
00:55:14
Voilà, et donc à tout moment si je veux télécharger un dossier,
00:55:17
je peux aller dans l'autre sens, c'est-à-dire télécharger. Alors
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on a vu le bouton avertir, alors vous n'avez pas me avertir? Dans
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le OneDrive, vous allez me avertir que dans le site
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SharePoint, je le précise.
00:55:28
Bon, pour déplacer, vous avez compris? Maintenant si je
00:55:31
veux synchroniser ces éléments, alors si je vais
00:55:34
dans le dossier par exemple.
00:55:38
Voilà, je désire synchroniser document. Et bien, vous voyez qu'il y
00:55:41
a le bouton synchroniser qui apparaît ici quand je vais
00:55:44
lancer synchroniser la première fois. Alors normalement, si vous
00:55:47
avez déjà téléchargé votre OneDrive sur votre PC, vous n'aurez
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pas à télécharger une 2nde fois, mais j'ai reçu un message. Alors
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attendez, je l'ai reçu. Vous ne voyez pas? C'est un message de
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Windows 10. J'essaie de l'avoir.
00:56:00
Voilà.
00:56:02
Maintenant je vais ouvrir localement un document Word
00:56:05
juste pour vous montrer dans l'autre sens comment
00:56:07
j'aurais fait.
00:56:09
Donc j'ouvre Word localement un document Word que import.
00:56:14
Allez hop, je copie colle. Voilà le message que vous n'avez pas
00:56:17
vu vous synchroniser actuellement site de contenu,
00:56:19
dossier. Que veut il dire? Et bien, je retourne dans le fichier
00:56:22
explorateur Windows en mode local donc sous-titres shop et
00:56:25
mon entreprise l'immeuble... Et bien, c'est le site SharePoint qui
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synchronise la je vais retrouver toutes les bibliothèques des
00:56:30
sites que j'ai décidé de synchroniser et vous voyez, site
00:56:33
de contenu, dossier à à Paris
00:56:35
la. Et j'ai même mon dossier.
00:56:39
Et si jamais je devais partager quelque chose en mode local,
00:56:42
c'est le même principe, un clic
00:56:44
droit. Partager.
00:56:47
Mais maintenant, il y a besoin de gérer l'accès directement en
00:56:51
mode local. Et bien il faudra aller ici gérer l'accès.
00:56:55
Et c'est là que vous pouvez voir avec qui vous avez partagé ces
00:56:58
éléments et comment donc s'y de continuer, le visiteur ne
00:57:01
peuvent que lire le document, site de contenu membres, ils
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peuvent modifier. Ça, c'est, euh, les droits automatiques
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sur n'importe quel fichier dans SharePoint, les
00:57:10
visiteurs ont toujours à moins de droits que les
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membres d'une entreprise. Sachez aussi que si vous
00:57:15
devez désigner quelqu'un comme copropriétaire, ça ne
00:57:17
peut être qu'une personne qui travaille dans l'entreprise.
00:57:20
Dans votre entreprise, pas quelqu'un de l'extérieur pour
00:57:22
des raisons de sécurité.
00:57:26
Quand j'ai ouvert mon document Word, le nouveau, là, on n'a
00:57:29
pas encore donné un nom.
00:57:32
Alors, ici, si je vais lui donner un nom, vous avez vu
00:57:35
quand je clique ici, je peux pas changer le nom du fichier
00:57:39
directement depuis l'interface, il faut que je lance
00:57:41
l'enregistrement automatique, alors si je le fais ici, Ben je
00:57:44
ne verrais que les OneDrive qui me sont proposés. Alors je vais,
00:57:47
je vais, je vais enlever ça, je vais plutôt aller dans fichier.
00:57:52
L'arrière scène enregistrer sous et c'est là que je vais
00:57:55
aller. Site, chuis pas. Ce sont les sites share.de mon
00:57:58
entreprise et je vais retrouver donc le nom du site de contenu
00:58:02
que j'ai créé, donc site de contenu. Et là je clique sur le
00:58:06
mot document qui est la bibliothèque de documents
00:58:09
SharePoint et après je peux décider, Ben où je veux mettre ce
00:58:12
nouveau fichier. Alors on va dire Ben euh.
00:58:16
Impression.
00:58:18
D'écran, pourquoi pas?
00:58:23
Et voilà. Je l'ai sauvegardé sous document directement.
00:58:28
Maintenant, parce que je l'ai sauvegardé sur le site
00:58:30
SharePoint. Vous voyez impression d'écran? Et bien, si je veux changer
00:58:33
l'intitulé, je pourrais maintenant, parce qu'il a été
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sauvegardé sur la plateforme du site SharePoint. Je peux
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maintenant changer l'intitulé directement à dire 20 20. Par
00:58:40
exemple, si j'ai oublié de mettre le titre et je peux aller
00:58:43
même dans cette fenêtre pour changer son emplacement, je me
00:58:45
dis Ben non, je voulais pas que ce soit ce document. Je veux que
00:58:49
ce soit dans documents à dans dossier. Ah pardon et donc je
00:58:52
veux dire déplacer ici.
00:58:57
Et vous pouvez retrouver aussi depuis cette interface, si
00:59:01
l'historique des versions en mode locale historique des
00:59:03
versions. Voilà ici à droite.
00:59:07
Donc la même chose vous est proposé. Modifié par Laurent
00:59:10
ballard dire, nommé par le
00:59:12
remballe Hardy. Donc, un seul clic ici, ça ouvre un nouveau
00:59:16
document Word et en haut, vous avez vu version précédente. Vous
00:59:19
pouvez copier du contenu dans cette version où enregistrer
00:59:22
cette version sous forme de fichiers distincts. Et donc vous
00:59:25
pouvez soit appuyer sur le bouton comparer où restaurer? Je
00:59:28
vais fermer ce fichier.
00:59:31
Et je me retrouve donc dans le premier et je vais fermer le
00:59:35
volet ici. Donc rappelez vous toujours le bouton de partage
00:59:38
apparaît même en version locale. Je peux partager depuis
00:59:41
cette fenêtre où je peux créer des commentaires et ouvrir le
00:59:44
volet de commentaires ici.
00:59:49
Bon, si vous n'avez plus de questions pour moi.
00:59:53
Moi, j'en ai une. Allez-y, euh. Quand on moi, je souhaite
00:59:58
partager. Donc certains fichiers avec des collaborateurs, euh
01:00:01
mais simplement partager donc je veux pas qu'ils aient accès à
01:00:05
quoi que ce soit ni modification en tout cas juste de la lecture.
01:00:10
Oui, il faut qu'ils aient aussi toute l'installation de Office
01:00:14
365 ou pas.
01:00:18
Alors, est-ce que votre question, alors attention sont
01:00:20
des collègues de l'entreprise, des personnes externes à
01:00:22
l'entreprise? Non, non, ça sera d Et bien, pour le coup c'est
01:00:25
relié mais ça sera extérieur aux entreprises. Alors déjà pour
01:00:28
gérer une chose que je n'ai pas dit c'est très important. Donc
01:00:31
vous apporter un bon point... quand on fait du partage que ce
01:00:34
soit avec une personne externe où interne et non pas besoin
01:00:37
d'avoir un compte Microsoft Office pour accéder à vos
01:00:40
éléments, que ce soit pour la modif ou non, comment ça se
01:00:43
passe? C'est que cette personne reçoit une notification, donc
01:00:45
dans leur boîte de messagerie ou sur la plateforme Outlook il
01:00:48
clique sur un bouton qui est un lien qui les mène vers le
01:00:52
fichier. Et sinon pas de compte Microsoft Office. Ben ça les
01:00:55
amène au portail de Microsoft Office qui leur demandera leur
01:00:58
nom et une adresse e-mail pour pouvoir accéder au fichier. Pour
01:01:01
le ton du partage. Et eux ils auront accès à la version de
01:01:04
légères pour le ton du partage. S'il y a de la modif à faire si
01:01:08
c'est en mode lecture c'est la même chose. Ben ils pourront que
01:01:12
lire le le fichier qu'ils aient un compte Microsoft ou non.
01:01:15
Alors maintenant vous devez décider de vous, même si la
01:01:17
bibliothèque entière parce que vous avez vu on a une
01:01:20
bibliothèque dans le site que j'ai créé, mais on peut créer
01:01:23
plusieurs bibliothèques et on peut paramétrer les
01:01:25
bibliothèques de manière
01:01:26
différente. Alors pour revenir, donc si je vais ici,
01:01:30
est-ce que c'est au niveau du document ici que vous voulez
01:01:33
faire un paramétrage spécial? Vous voulez créer un dossier
01:01:36
de partage? Vous avez vu? J'ai créé plusieurs dossiers,
01:01:39
j'aurais pu créer encore un nouveau dossier à ce
01:01:42
niveau-là.
01:01:44
Oui, il y aura aussi les
01:01:46
lectures. Voilà. Et donc au lieu de paramétrer les fichiers pour
01:01:50
aller plus vite, je vais glisser n'importe quel type de fichier
01:01:53
dans le dossier. Mais c'est le dossier que je vais paramétrer
01:01:57
avec les permissions que pour la lecture, c'est-à-dire que vous
01:02:00
pouvez glisser n'importe quoi par la suite, les gens auront
01:02:03
accès à tous les éléments dans ce dossier, mais seulement pour
01:02:06
de la lecture d'accord et en fait, eux, ils peuvent avoir
01:02:09
accès quand ils le veulent. C'est-à-dire que moi, en tant
01:02:12
qu'administrateur, je voudrais, enfin, je, je alimente ces
01:02:15
dossiers exactement, ils auront en temps réel accès à ce.
01:02:18
Tant que vous avez pas, vous n'avez pas arrêté le partage
01:02:20
avec eux. Ils peuvent accéder à ces éléments, mais c'est ça que
01:02:23
je voulais montrer aussi, parce que ça m'a un peu étonné. Alors
01:02:26
attendez, vous permettez? Je vais aller en mode local. Je
01:02:28
sais qu'on est, on a dépassé un peu là là cession, mais ça peut
01:02:31
servir. Euh Alors voilà ce que je voulais montrer, c'est que
01:02:34
dans le clip de partage, alors je prends un qui n'a rien à voir
01:02:37
avec le site SharePoint, mais c'est pas grave. Partager
01:02:39
l'autre type de partage que je voulais vous montrer que je ne
01:02:42
faisais les grisé, je sais pas pourquoi sur mon compte il est
01:02:45
grisé aujourd hui dans le monde dans ce type de partage, toute
01:02:48
personne ayant le lien vous avez aussi la possibilité de mettre
01:02:51
un une date d'expiration sur un lien que vous partagez d'accord
01:02:54
et vous pouvez même ajouter un mot de passe pour rendre encore
01:02:57
plus sécurisé. OK, alors c'est grisé pour le temps, je ne sais
01:03:00
pas pourquoi normand c'est pas grisé je ne sais pas si c'est un
01:03:04
collègue à moi qui se sert du comté donc ça bug un peu mais
01:03:07
normalement vous avez cette 4e possibilité en eau kit
01:03:10
intéressante je vous invite à la voir d'accord, très bien.
01:03:14
J'écoute, si vous avez d'autre question, il n'y a pas de
01:03:17
problème. Moi, je lui répondre, allez-y. 2 autres questions donc
01:03:20
allez-y sur les autorisations. Est-ce qu'on peut donner à
01:03:22
quelqu'un d'autorisation de modification mais que la
01:03:24
personne n'a pas le droit de
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supprimer par contre? Est-ce qu'on peut
01:03:28
différencier la modification de la
01:03:30
suppression d'un document?
01:03:32
Alors si. Alors les droits de suppression, le raffinement et
01:03:35
ça c'est vraiment du cours SharePoint à ce moment là... Parce
01:03:39
qu'il me semble à la modification, c'est pour la
01:03:42
coédition. Je crée un fichier, je peux le supprimer si elle n'a
01:03:45
pas le rôle de propriétaire normalement il n'a pas le droit
01:03:49
de d'effacer, d'effacer un document la droite que de le
01:03:52
modifier alors mais je vous invite à vérifier ça avec une
01:03:55
collègue parce que je n'ai pas testé. En fait, j'ai horreur de
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dire quelque chose sans avoir testé moi même alors je vous
01:04:02
invite à le tester normalement, c'est seulement les
01:04:05
propriétaires. Donc si vous avez
01:04:06
désigné quelqu'un comme. Propriétaire comme vous, elle
01:04:08
aura le droit de suppression d'un site, d'un dossier, d'un
01:04:11
document, d'un groupe. Vous voyez? Mais quand vous donnez la
01:04:14
permission de coédition, c'est seulement pour l'écrit modifier
01:04:17
l'écrit à l'intérieur d'un fichier n'ont pas le droit dans
01:04:20
le monde le de alors peut-être le renommer. Ils ont le droit de
01:04:24
le faire, mais depuis SharePoint, c'est vraiment... donc
01:04:27
c'est depuis SharePoint même qu'il faut vraiment voir une
01:04:30
leçon poussé sur le paramétrage par rapport à vos bibliothèques,
01:04:33
ce que les utilisateurs peuvent faire ou non à chaque degré
01:04:36
d'accord et 2e autorisation de site oui, si l'on veut, euh,
01:04:40
c'est quand on partage à un
01:04:42
document. Euh, mais avec 2 groupes, est-ce que du coup,
01:04:45
euh, la mise à jour dans un groupe va forcément mettre la
01:04:49
mise à jour du document dans
01:04:50
l'autre groupe? Oui, oui, c'est ça, on a besoin, par exemple, de
01:04:54
l'enregistrer qu'une seule fois
01:04:56
dans un endroit. Oui, c'est partager dans un autre avec un
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autre groupe. Ça apparaît aussi dans le cercueil du 2e groupe.
01:05:02
C'est ça? Oui, il y a une synchronisation sur les 2
01:05:05
groupes tout et synchroniser pour tout le monde alors que je
01:05:08
vous explique avoir des applications dans le groupe. Oui
01:05:10
alors déjà d'une la règle que j'ai pas précisé quand vous
01:05:13
faites de la coédition, alors ça ça diffère un peu là, euh, le
01:05:17
comportement diffère un peu dans Word, Excel et PowerPoint.
01:05:20
En général, les règles, c'est cela, si on est à 10 dans un
01:05:23
fichier en train de faire de la coédition simultanée, on peut la
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faire asynchrone où? Simultanée. Mais si on est en simultané,
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c'est la dernière personne qui qui sort du fichier, c'est son
01:05:32
enregistrement, elle qui sera retenue pour commencer, cela
01:05:34
veut pas dire que si par exemple, j'étais dans un train
01:05:37
en train de travailler avec 3 autres personnes et moi je perds
01:05:40
la connexion internet. Je continue de travailler sur mon
01:05:42
fichier de mon côté, d'accord, les 3 personnes déjà qui était
01:05:45
sur internet. Et bien, entre l 3, la personne qui sort de la salle en
01:05:49
dernier c'est sa version qui
01:05:50
sauvegarder. D'accord, et moi, quand je retrouverai l'internet,
01:05:53
Et bien, j'ai éteint mon ordinateur, je relance mon ordinateur. La
01:05:56
synchronisation se relance. Microsoft va me avertir d'un
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conflit, ils vont me dire mais après vous il y a eu d'autres
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modifs? Quelle version je dois garder, alors si c'est Word, ça
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va demander à comparer les 2 versions et vous pouvez même
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faire une fusion des 2 modifications des 2 côtés et
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celle non ça veut dire voulez garder l'ancienne version et la
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nouvelle version c'est faisable mais c'est à vous de faire
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manuellement la comparaison des 2 fichiers. D'accord voilà.
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Non, non, c'était plus. Par exemple, si moi je fais un
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fichier de suivi... d'un projet et je peux avoir ce
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fichier qui est enregistrer dans un dossier par exemple de la
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direction. Mais je voudrais que les personnes du projet et aussi
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accès à ce document dans leur dans l'architecture de leur
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dossier. Oui... Et bien, ça se fait automatiquement dès que vous
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avez fait le partage avec eux, c'est en temps réel. D'accord?
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Très bien en simultané ouais merci, je vous en prie.
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Très intéressant.
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Ben, je suis contente, mais... si vous avez encore
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d'autres questions, allez-y, profitez en j'ai encore 2
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petites minutes. Et après quoi je vais vous souhaiter
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une agréable fin de journée? Si vous en avez pas?
01:07:00
Oui... non... pour l'instant non.

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