Outlook - Partager et collaborer rapidement

Pictogramme durée 45:00 Pictogramme video 103 vidéos
Pictogramme like
Bouton

Apprenez à maîtriser la gestion et la délégation de votre agenda et utilisez l'aide disponible à l'organisation de vos propres tâches ainsi que leur délégation.

Moyens et méthodes pédagogiques:

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires

Objectifs de la formation :

  • Découvrir les modes de partages proposés par Outlook
  • Utiliser les fonctionnalités de collaboration pour faciliter le travail

Contenus de la formation :

  • Partager son calendrier
    • La logique du produit
    • Les niveaux de détail
    • Les autorisations: partager ou déléguer ?
  • Consulter et utiliser des calendriers partagés
    • Organiser l'affichage de ses calendriers
    • Créer et gérer des groupes de calendriers
    • Créer et gérer l'agenda d'un collègue
  • Gérer les autorisations d'accès à votre calendrier 
00:00:11
Bonjour à tous on se retrouve ici pour une session où que Office 365 autour de Outlook et plus particulièrement autour du partage et la collaboration.
00:00:22
Le titre de notre session partager et collaborer rapidement alors 1ère chose on va évoquer rapidement les consignes de cette cession ne pas prendre le deuxième ligne téléphonique pour éviter la musique d'attente sur le pont audio afin d éviter que votre atmosphère sonore soit retranscrit sur le pont audio penser à bien mettre vos téléphone en mode micro muette tango n'avez pas intervenir.
00:00:42
Et enfin pour ne pas être déconnecté de l'outil tu admires est bien actif sur votre ordinateur en déplaçant de temps à autre autre souris.
00:00:49
Afin d'éviter la mise en veille très bien maintenant regardons un petit peu le plan et le bac de notre session.
00:00:56
Pour le plan on va s' intéresser à tout ce qui a trait comme c'est indiqué dans le monde autre session ?
00:01:01
Au partage et à la collaboration dans Outlook plus particulièrement au partage et à la délégation dans le calendrier et commencera donc par ce premier point partagé sur le calendrier.
00:01:12
Ensuite nous parlerons des possibilités que nous avons pour consulter et utiliser plusieurs calendrier en même temps que ce soit nous propre calendrier ou les calendrier qui nous ont été partagées ?
00:01:24
Enfin.
00:01:25
Nous allons voir comment on peut gérer les autorisations d'accès afin de modifier un partage qui a été mis en place pour le faire évoluer vers une délégation par exemple ?
00:01:34
Ou alors pour supprimer complètement se partage.
00:01:38
Notre objectif maintenant est de découvrir et d'être autonome dans l'utilisation de son calendrier à partir de là le but.
00:01:46
Et ton justement de pouvoir réussir à mettre en place toutes les choses que l'on va voir dans cette session de façon autonome.
00:01:54
Allons tout de suite voir notre outil Outlook c'est que cet outil qui va nous intéresser dans cette fiction ?
00:02:00
Et le premier point Ben c'est justement de partager son calendrier mais avant ça on va faire une petite distinction entre le partage.
00:02:07
La délégation le partage vous le savez très certainement c'est un moyen de donner un accès à des collaborateurs d'accéder à du contenu.
00:02:16
Que ce soit des fichiers que ce soit ici dans notre cas un calendrier le but est toujours plus ou moins le même ?
00:02:24
Pouvoir travailler ensemble sur du contenu la délégation c'est un petit peu le même fonctionnement mais pour la délégation en fait on va donner un accès pour que la personne puisse agir en notre nom.
00:02:37
À ma place ça veut dire que je m'absente pendant quelques semaines parce que j'ai de très longues vacances eux et je vais demander du coup un de mes collègues pendant ce temps-là le gérer.
00:02:50
Mon calendrier de gérer mes mail donc je lui donnerai une délégation en ce sens et cette distinction est intéressante puisque vous verrez que lorsque l'on va mettre en place le partage de notre calendrier on nous proposera justement de choisir entre du partage.
00:03:05
Et de la délégation.
00:03:07
Où allons-nous retrouver sain et bien tout simplement quand on va aller sélectionner notre calendrier on va pouvoir dans un premier temps faire ?
00:03:17
Clique droit sur ce calendrier qui permettra de pouvoir partager celui-ci Cela dit pour trouverai d'autres moyens pour se faire on pense notamment à ce que l'on a ?
00:03:30
Ici au niveau justement du groupe partagée dans notre ruban.
00:03:34
Comme très souvent dans le métier informatique il y a plusieurs moyens d'obtenir le même résultat et c'est bien le cas ici notre fonction partager qui ne fait pas exception à la règle ?
00:03:45
Quelle que soit le moyen qu'on utilise pour partager notre calendrier quand on va initier ce partage de calendrier ?
00:03:53
On va obtenir cette petite fenêtre.
00:03:56
Alors l'utilisation est assez simple puisqu'il suffira en fait de nommer la personne à qui on souhaite donner un accès sur ce calendrier ?
00:04:05
Je prends par exemple Amaury Sylvestre.
00:04:10
Me mettre éventuellement un objet autre que celui qui nous est proposé ?
00:04:15
Donc par défaut on a invitation de partage avec notre nom.
00:04:19
Sur le calendrier.
00:04:21
Yo suite de régler un petit peu se partage.
00:04:26
On commence par la possibilité que l'on a de demander à notre tour à la personne avec qui on partage ?
00:04:32
Au calendrier d'en faire de même.
00:04:35
Il suffit de cocher cette case est dans le mail qui va informer cette personne que je lui ai donné un partage il n'y aura un élément supplémentaire lui permettant justement de partager à son tour son calendrier ?
00:04:51
En dessous on peut éventuellement désactiver le partage comme ça on ne fait qu'une demande de partage de calendrier à la personne.
00:05:00
Je leur ai bien compris notre but ici dans cette émission c'est bien de mettre en place ce partage on va donc garder notre deuxième 15 CGI.
00:05:08
Ensuite on va pouvoir choisir différents niveaux de détail et là c'est niveau de détails qui nous sont proposés ont bien à très haut partage ?
00:05:18
Puisque là ce qu'on va faire c'est surtout donner à voir notre calendrier.
00:05:23
Mais de différentes façons.
00:05:25
Disponibilité uniquement je vais donner à voir à la personne à qui je partage mon calendrier uniquement les créneaux horaires sur lequel je serais occupé ?
00:05:33
Ce qui lui permettra facilement le pouvoir organisé par exemple une réunion parce qu'elle n'a pas besoin de savoir pourquoi je suis occupé mais plutôt de savoir quand je suis occupé ?
00:05:42
Donc là disponibilité uniquement c'est vraiment pour donner de l'information sur les créneaux horaires où on est occupé et disponible ou absent qu'on travaille ailleurs.
00:05:53
Je me rappelle que tout ceci un peut se régler quand on organise une réunion.
00:05:59
Et que l'on vient choisir le l'occupation justement pendant la réunion de la disponibilité pendant la réunion.
00:06:06
Ensuite nous avons les détails limités.
00:06:09
Alors bien entendu la personne avec qui je partage mon calendrier verra les créneaux horaires sur lequel je suis occupé ?
00:06:15
Et en plus de ça elle aura les titres et l'emplacement des événements auxquels je suis convié mais elle n'aura pas plus de détails.
00:06:23
C'est-à-dire que si j'étais convié à une réunion dans lequel sur l'invitation il y'AL'ordre du jour pour le corps du message.
00:06:29
Eh bien cette personne avec qui je partage mon calendrier en détail d'imiter n'aura pas accès à l'ordre du jour par contre ce sera ma titulé la réunion ?
00:06:38
Où se trouve la réunion vraiment les choses principal ?
00:06:42
Et le dernier élément ici présenté tous les détails.
00:06:47
Permet comme son nom l'indique de donner à cette personne une visibilité complète sur notre calendrier.
00:06:53
Ainsi quand elle ouvrira notre calendrier cadeira double-cliquez sur un évènement continue notre calendrier elle retrouvera l'intégralité des informations.
00:07:03
Comme nous on pourrait le faire lorsqu'on consulte un élément dans notre calendrier.
00:07:07
Une fois qu'on ARéglé ça on peut éventuellement ajouter un message.
00:07:13
Expliquer pourquoi on met le partage dans quelle condition.
00:07:18
Éventuellement quelles sont les restrictions.
00:07:20
Et on a plus qu'à envoyer.
00:07:23
Ce partage et ceci en fait peu être fait par l'intermédiaire d'un mail comme vous avez pu le deviner avec ce bouton ici envoyé ça veut dire que quand je met en PL 001 partage pour mon calendrier.
00:07:36
Et que j'envoie se partagent la personne à qui j'ai envoyé mon partage recevra un mail ?
00:07:42
Qui lui confirmera justement le partage de mon calendrier et dans semaines elle pourra retrouver ?
00:07:49
Les éléments pour accéder directement mon calendrier alors un lien qui s' appellera ouvrir le calendrier ?
00:07:56
Je lui ai demandé aussi l'autorisation d'afficher son calendrier le calme partage à son tour son calendrier cette personne.
00:08:04
C'est bien elle aura aussi un deuxième bouton qui permettra justement de mettre en place partage tout comme on vient de le voir ?
00:08:10
Apprendre envoyer le message vous voyez qu'il nous propose justement une petite confirmation.
00:08:16
Vérifier si les autorisations correspondent bien à ce que l'on souhaité faire.
00:08:20
Si c'est bon on a qu'à appuyer sur oui et le partage et initié.
00:08:25
Voilà comment on peut mettre en place assez facilement notre partage de calendrier.
00:08:31
On verra un petit peu plus tard sur le troisième point.
00:08:35
Mon ne parlerons des autorisations de notre calendrier qu'il est possible justement de mettre en place si une délégation ce que l'on évoque un petit peu plus tôt.
00:08:43
Avant ça nous allons nous intéresser au faite justement de pouvoir afficher plusieurs calendriers.
00:08:49
Est-ce que c'est bien ça le but du partage de calendrier c'est d'avoir son calendrier le calendrier qui nous a été partagé ?
00:08:56
Que ce soit pour moi qui reçoivent un partage que son moi il partage la personne qui recevra le partage en a bien pour but généralement d'afficher ?
00:09:05
Au minimum c'est le calendrier pouvoir les comparer.
00:09:10
Quelle que soit l'usage du partage ?
00:09:12
Il est toujours intéressant de pouvoir.
00:09:15
Utiliser une vu d'éléments multiple de pouvoir afficher plusieurs calendriers en même temps même si çAN'est pas au travers d'un partage même si c'est juste pour nous avoir plusieurs calendriers ont fonctionné projet sur lequel on travaille.
00:09:29
Exemple très simple je suis amené à travailler sur 2 projets qui sont bien distincts qui ont des temporalités ?
00:09:36
Euh dit ta gueule aussi.
00:09:38
Et bien dans ce cas là je n'ai rien qu'a crée de nouveau calendrier un par projet qui me permettra donc chacun de ces calendrier ?
00:09:47
De pouvoir faire apparaître la temporalité de chacun des projets.
00:09:51
Le plus simple pour se faire et un clic droit sur notre calendrier il nous retrouvons la partie nouveau calendrier.
00:09:59
C'est ainsi que l'on va pouvoir créer dans notre arborescence Outlook un nouveau calendrier.
00:10:08
Je veux l'appli 6 projets.
00:10:11
Alpha ou non voudrais pas pour ce manque d'originalité.
00:10:16
Et bien salut déjà été fait donc moi çAN'est vraiment pas très original OK je vais l'appeler beta peut-être que ça marchera et voilà là ça fonctionne déjà du coup dans cette liste je vais retrouver tous les calendrier auquel j'ai accès et que j'ai pu crée.
00:10:34
Si je descends je retrouve aussi les calendriers qui ont été partagées ?
00:10:39
On constate donc bien qu'il y a des regroupements pour le calendrier.
00:10:44
Par défaut de regroupement entre mes calendrier et les calendriers partagés mais je vais pouvoir aussi créED'autres regroupements lancer calendrier.
00:10:53
Pour ça toujours la même logique de clic droit.
00:10:57
Il me suffira sur un groupe de calendrier déjà existant de faire un clic droit cette fois-ci il vous voyez je retrouve bien nouveau groupe de calendrier.
00:11:07
Au passage comme on a pu le dire tout à l'heure il existe souvent plusieurs moyens pour obtenir le même résultat on voyait bien qu'on retrouve ici aussi ajouter un calendrier.
00:11:18
On va donc créer un nouveau groupe de calendrier.
00:11:22
Et à partir de là je pourrais.
00:11:24
Dans ce groupe de calendrier regrouper tous mes calendrier de projet.
00:11:30
Alors on va lui mettre un espèce qu'on a plusieurs projets.
00:11:33
Je n'ai plus qu'à retrouver justement les calendriers qui m'intéresse projet beta je vais les faire glisser pour les mettre justement dans ce groupe je prends le site projet Alpha ?
00:11:43
Et comme çAJ'ai la possibilité d'avoir des calendriers dissocier de mon calendrier principal pour noter la temporalité autour des événements qui sont ici ?
00:11:54
Pour afficher.
00:11:56
Plusieurs calendrier il suffit pour cela de cocher les cases correspondant à chacun le sait calendrier et par défaut il nous affichera en côte à côte.
00:12:05
Comme ceci.
00:12:07
J'ai donc un affichage dédié pour chacun des calendrier.
00:12:11
Mais je peux si besoin les superposer.
00:12:16
Me suffit pour cela d'utiliser la petite flèche il présente et vous voyez que nous affichage se superposent.
00:12:22
Je peux très bien avoir une partie de mes calendrier en côte à côte et une autre partie en superposition.
00:12:28
Comme vous pouvez le constater à l'écran.
00:12:32
Chante-nous calendrier sont superposées où ma femme celui-là non peut-être un peu centre affiche Quant au calendrier sont superposées que l'on sélectionne l'onglet de l'un ou l'autre calendrier si présent et bien les événements appartenant à telle ou telle calendrier.
00:12:47
Apparaîtront sous haute surveillance soit en transparence.
00:12:50
Vous en doutez le calendrier sélectionné et les événements qu'il contient apparaîtront.
00:12:56
On surveillance CAF tandis que les calendriers au 2nd plan affichera ces éléments.
00:13:03
En transparence.
00:13:06
On a donc vu que l'on pouvait créer.
00:13:09
T'es calendrier.
00:13:11
Il faut maintenant voir s' ouvrir aussi des calendriers partagés mais avant ça une petite chose vu qu'on vient de voir que l'on pouvait partager facilement le calendrier.
00:13:20
Le conseil créer des calendriers rapport à un projet et bien on peut très bien mettre en place parce que l'on vient de voir un calendrier que l'on va partager.
00:13:30
À l'ensemble des intervenants sur le projet Alpha qui permettra à tous les intervenants de ce projet de pouvoir prendre connexion connaissance à tout moment justement des temporalités de ce projet ?
00:13:42
Coucou on vient en quelque sorte de se créer un calendrier.
00:13:47
Pour une équipe qui travaille sur un projet en particulier bien entendu les utilisations voyant faire peuvent-être autres à vous de trouver justement les intérêts que vous pourriez en avoir ?
00:14:00
Alors notre prochain point comme on l'a dit y'a quelques instants c'est maintenant d'ouvrir un calendrier qui nous était par terre ?
00:14:06
Pour cela nous voyez qu'on retrouve ici ouvrir le calendrier.
00:14:11
Il viendra pas chercher bien loin on va les utiliser justement ce site.
00:14:16
L'avez vu tout à l'heure on avait aussi des possibilités au travers des clients de retrouver à peu près les mêmes possibilités.
00:14:21
Mais de manière à voir qui encore une fois plusieurs moyens d'obtenir le même résultat cette fois-ci nous passerons par l'onglet accueil ?
00:14:29
Tu ne nous propose plusieurs choses retrouve créer un calendrier vide.
00:14:34
On retrouve aussi ouvrir le calendrier à partir de différents emplacements carnet d'adresse.
00:14:40
Je suis dans un réseau d'entreprise ou pour mes collaborateurs partagent par défaut leur calendrier puisque c'est l'administrateur qui a mis ce fonctionnement en place et bien je pourrais ouvrir à partir du carnet d'adresse ?
00:14:52
Le calendrier de chaque personne qui aurait pas défaut partager son calendrier ?
00:14:58
Je peux ouvrir le CD calendrier de liste de salle pour lancer pelagic Inde coup d'entreprise.
00:15:05
Oui je peux aussi à partir d'internet ouvrir des calendrier.
00:15:10
Alors ouvrir un calendrier à partir d'internet super exemple pour des personnes qui seraient sur d'autres outils que ce qu'on utilise actuellement et qui ont aussi un calendrier qui souhaitent partager ton message ?
00:15:24
Il est possible d'aller ouvrir les calendriers d'autre solution que celle proposée par Microsoft Office.
00:15:31
Enfin c'est ce point qui va nous intéresser on peut bien entendu ouvrir un calendrier partagé ?
00:15:38
On a qu'à sélectionner ceci et à partir de là on va nous demander justement.
00:15:44
Te renseigner le nom de la personne.
00:15:46
Qui nous a partagé son calendrier ?
00:15:49
Tu me manqueras prendre euh ce fameux Amaury Sylvestre alors ici il écrit en toute lettre bien entendu vous pouvez passer par le carnet d'adresses qui se trouve juste ici ?
00:16:00
C'est un fonctionnement assez classique je pense que vous connaissez tous.
00:16:04
On va appuie sur okay.
00:16:06
Et là comme vous pouvez le constater il nous a ouvert le canari de stagiaire 3 et regarder les évènements du calendrier de stagiaire 3 on a seulement des informations sur l'acceptation ou non de l'événement s' il était occupé s' il était à un évènement provisoire donc on ne sait pas encore s' il participera ou non.
00:16:25
Où s' il est libre malgré la présence d'un évènement ?
00:16:28
Ceci vous l'aurez deviné correspond à un partage de disponibilité seulement.
00:16:35
On pourrait bien entendu ouvrir un autre calendrier.
00:16:40
Et sur d'autres calendrier peut-être qu'on aurait cette fois-ci départager un peu plus conséquent.
00:16:49
Tu l'as dit l'exemple est déjà bien assez parlant comme ceci.
00:16:53
À partir de là rien mon père de prendre ce calendrier et d'aller mettre dans un autre groupe si.
00:17:00
Il est corrélée au groupe que j'ai créé autant le faire que les choses soit cohérent.
00:17:05
Voilà un petit peu comment on peut gérer ces différentes choses.
00:17:10
Si je récapitule on a vu comme on pouvait créer le nouveau calendrier et calendrier vierge.
00:17:17
Pourrons nous voir éventuellement les partager ce qu'on a vu sur le pont trécesson on a vu aussi comme on pouvait créer des groupes de calendrier pour rose Group et justement tous les calendriers autour d'une thématique.
00:17:29
Par rapport à notre logique de classement.
00:17:32
Et on vient de voir comment on peut vaut rire un calendrier qui nous a été partagé ?
00:17:36
Nous reste plus qu'à voir maintenant les autorisations de partage mis en place.
00:17:43
On a comme à chaque fois plusieurs moyens pour se faire.
00:17:48
Alors je l'ai gardé seulement le calendrier principal que l'on utilise ici.
00:17:53
Je vais réutiliser cette logique de clic droit.
00:17:56
Musique de kilwa si vous avez suivi d'autres sessions avec nous vous aurez compris que c'est un peu la notion sur laquelle on capitalise le plus puisque en règle générale un clic droit.
00:18:06
Nous permet de retrouver les actions les plus communes sur l'élément et bien ici dans le calendrier ça ne fait pas exception à la règle encore une fois on retrouve bien notre menu contextuel avec les actions les plus communes.
00:18:19
On retrouve comme on l'avait vu le bouton partager.
00:18:22
J'ai regardé on retrouve ici les autorisations du calendrier je vais aller cliquer dessus et vous allez voir qu'on va obtenir une fenêtre qui va nous permettre ?
00:18:32
D'aller plus loin.
00:18:33
Dans nos paramètres de partage et justement envisager aussi de rentrer dans une logique.
00:18:39
2.
00:18:39
Délégation.
00:18:41
Je nous retrouvons la personne avec qui il avait partagé mon calendrier tout à l'heure donc on a bien demandé tous les détails et on lui avait donné aucun droit ?
00:18:52
Je ne sais pas la possibilité moi à ce moment-là de lui donner un accès en écriture.
00:18:58
Bon Eh bien vous voyez que grâce à ceci on va pouvoir le faire.
00:19:02
Encore une fois bien entendu dire d'autre moyen pour se faire mais nous on va à nouveau se contenter.
00:19:08
Je te vois d'utiliser ceci.
00:19:10
Donc pour cette personne Amaury Sylvestre je souhaite maintenant lui donner des droits d'écriture sur mon calendrier et bien comme pour le partage il va I avoir différents niveaux d'autorisation.
00:19:22
Pour ça vous aurez 2 possibilités pour paramètres et justement ces autorisations.
00:19:26
Soit vous utilisez la liste déroulante ici-présents.
00:19:30
Et vous avez retrouvé différents types de délégations.
00:19:34
Donc de hauteur secondaire jusqu à priori propriétaire par nous et ce qui est dit si tu étais si relecteur à disponibilité ?
00:19:42
Fabien a trait au partage qu'on avait déjà évoqué.
00:19:45
Donc il suffit d essayer les différents niveaux pour voir un petit peu ce qui se passe ?
00:19:50
Propriétaire la personne absolument tout les lois sur mon calendrier c'est-à-dire qu'elle aura ce calendrier que je lui déléguer.
00:19:59
Comme si c'était le sien.
00:20:01
Et donc à partir de là tu peux vraiment faire toutes les actions qu'elle fait habituellement sur Outlook dans son propre calendrier.
00:20:08
À l'inverse hauteur secondaire vidéo de limiter grandement le nombre de possibilités et vous voyez que la personne ne pourra que crée des éléments.
00:20:18
Supprimer des éléments.
00:20:21
Personnel.
00:20:24
Et.
00:20:25
Éventuellement comprendre euh.
00:20:29
Les dossiers visible.
00:20:31
Tu es moche train de Nogent train de me faire autrement mais les pinceaux pardon donc la personne ne verra pas.
00:20:38
Les éléments personnels auxquels j'ai accès et bien entendu le dossier dans lequel se trouve le carnet reste réviser.
00:20:45
On peut aussi à tout moment personnalisé.
00:20:50
Ce partage ces autorisations d'accès on peut aller.
00:20:55
Clochette ce qui va nous intéresser de manière à ce que la personne puisse avoir des loin que l'on va attribuer ?
00:21:04
Et que l'on va choisir au cas par cas.
00:21:10
Voilà un petit peu ce que j'avais à dire vous êtes niveau de sérieuses autorisation nous reste encore à évoqué la possibilité à tout moment pour enlever les partage.
00:21:20
Où délégations bien entendu de pouvoir ajouter ?
00:21:24
Des personnes qui auront accès ?
00:21:26
À notre à notre calendrier.
00:21:29
Mais on aura qu'à renseigner dénoncer personne attention l'envoi d'un mail et pas forcément conditionné à la juicy d'une personne parcelier.
00:21:37
Taleur on l'avait fait mais on avait bien un mec qui était envoyé en même temps que le partage ici ce n'est pas forcément le cas et on va retrouver aussi des propriétés qui nous permettront de retrouver des informations supplémentaires sur ce contact ?
00:21:52
Vous pouvez voir un jour Retrouvez ici la fiche contact de cette personne.
00:21:57
Voilà un petit peu tout ce que j'avais à vous proposer autour de ces sujets de partager de collaborer à l'intérieur.
00:22:05
Outlook.
00:22:07
On a donc fini ce contenu j'espère que vous avez trouvé votre compte en tout cas je vous remercie de votre écoute je vous souhaite de faire bonne usage de ces outils et je vous dis peut-être à bientôt sur une prochaine session de formation.
00:22:21
Merci au revoir.

Il n’existe aucun élément correspondant à votre recherche dans cette vidéo...
Effectuez une autre recherche ou retournez au contenu !

 

Veuillez vous connecter à la plateforme pour lire cette vidéo