Outlook - Optimiser son organisation

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Apprenez à mieux vous organiser dans la gestion et le traitement de vos mails et découvrez les astuces qui vous feront gagner du temps et en efficacité.

Moyens et méthodes pédagogiques:

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires

Objectifs de la formation :

  • Découvrir d'autres manière d'organiser son suivi des emails
  • Utiliser Outlook et ses actions automatisées

Contenus de la formation :

  • Les catégories
    • Créer et affecter une catégorie
    • Regroupement par catégories
  • Les règles automatiques
    • Créer une règle
    • Modifier et supprimer une règle
    • Associer une règle au gestionnaire d'absence
    • Actions rapides
  • Nettoyer les dossiers
    • Définition/ Intérêt
    • Actions par défaut
    • Et les archives dans tout ça ?
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Bonjour à tous on se retrouve aujourd'hui pour une session Outlook 2016 optimiser son organisation alors ne perds pas ton commence tout de suite.
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Je vous rappelle les consignes de début de session bien entendu ne pas prendre le deuxième ligne téléphonique pour éviter la musique d'attente.
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Donc vous n'avez pas intervenir dans la session merci de bien penser à mettre votre téléphone en mode micro buée et rester bien entendu actif sur votre ordinateur pour éviter la mise en veille et donc éviter d'être déconnecté en cours de cession.
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Voyons voir maintenant le plan et les objectifs de notre session comme évoqué précédemment on est ici pour une session autour de Outlook 2016.
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C'est particulièrement comment optimiser son organisation à ce titre on verra un certain nombre de points les catégories les règles automatiques ce qu'on appelle aussi les règles de messagerie quelques astuces pour aller un peu plus loin.
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Et aussi comment organiser notre calendrier 2 objectifs ici vous les aurez bien compris c'est optimiser son organisation gagne en efficacité.
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Réussir on fait un autre plus perdre de temps sur les actions qu'on va répéter.
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Au fur à mesure de la journée.
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On commence tout de suite par cette notion de catégorie et alors là on va aller sur notre logiciel Outlook.
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Tombe bien c'est le sujet de notre session essaye catégorie en fait ce sont des éléments qui sont mis à notre disposition sur lequel on va pouvoir ?
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Attribuer ces catégories aux éléments de Outlook j'ai bien dit éléments d août look ce qui veut dire que ce sera valable pour les mails mais aussi pour le calendrier pour les contacts pour les tâches En bref tous les éléments de où toutes ces catégories nous permettrons d'associer un mot-clé ainsi qu'une petite pastille de couleur comme vous pouvez voir le actuellement je sors pas ?
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Certain nombre de messages justement affublé de cette petite pastille de couleur il s' agit donc bien de catégorie alors pour une meilleure visibilité je vais me permettre de passer le volet de lecture en dessous et comme ça nous retrouvons une colonne dédiée aux catégories qui nous permet de voir un petit peu plus en détails justement cette machine ?
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Catégorie et on voit bien qu'en plus du code couleur on associe à ok et c'est bien là le principe de notre catégorie c'est justement de créer.
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Des petits éléments visuels au travers des code couleur auquel on va associer des mots clés en fonction de notre logique.
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Puisque ces catégories enfaite vont être lié à notre compte Outlook un autre boîte aux lettres.
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Ainsi dans ma boîte aux lettres je pourrais créer où ton catégorie je veux avec les noms je souhaite à partir du moment où ça correspondra ma logique et ensuite que faire de ces catégories et bien les attribuer à n'importe quel élément de Outlook dit précédemment.
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Pour pouvoir retrouver pour pouvoir classer ces éléments il est retrouvée plus facile.
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Nos catégories seront bien entendu transverse aux différents outils de Outlook on pourra donc retrouver les catégories utilisées dans la partie message au niveau du calendrier.
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Les contacts des tâches.
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Quel avantage d'utiliser ces catégories A plusieurs déjà par rapport à l'utilisation des dossiers les catégories vont permettre d'éviter la redondance de nos message quand on souhaitera m'attribuer plusieurs ?
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Donc très simple j'ai ici attribué 4 catégories à mon message juste ici mais vous voyez on a bien quelle catégorie on retrouve d'ailleurs celle-ci dans la tête de.
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Notre message si j'avais fait la même chose cette fois-ci en rangeant mon message dans autant de dossiers qu'il y aille cette catégorie.
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Donc en 4 catégories j'aurais dû copier ce message 4 fois une fois par dossier dans lequel aurait Angers.
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Du coup mon message occupe 4 fois plus de place et si je fais une recherche sur toute ma boîte aux lettres je vais retrouver 4 fois le même message alors que si je le fais au travers des catégories.
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Tu viens j'évite justement cette relance donc.
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Pour un petit résumé par rapport à ça parce que j'essaye de vous dire c'est que les catégories ne vont pas remplacer forcément le dossier.
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Du coup on pourrait dans l'absolu ne plus utiliser les dossiers utiliser uniquement les catégories mais plutôt de mon point de vue.
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Euh compléter le système de tri de dossier c'est-à-dire que moi personnellement ce que je fais alors là c'est pas tout à fait vrai.
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Cet exemple ce que c'est un espace de démonstration mais moi dans ma boîte aux lettres j'ai quelques dossiers pour faire des tris grossier et au sein de ces dossiers je viens utiliser les catégories pour répartir un petit peu tout les mots-clés toutes les nations tous les catégorisations.
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Tu peux utiliser dans ma boîte aux lettres mais aussi encore une fois sur les autres éléments c'est un premier avantage de ces catégories.
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Deuxième avantage et bien on l'ADéjà évoqué le petit code couleur c'est valable.
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Je suis pour le courrier sera valable pour toutes les autres fonctions de Outlook exera notable au niveau du calendrier puisque comme vous pouvez le constater j'ai des éléments de couleur qui apparaissent au niveau de mes évènements ?
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Ainsi admettons que la couleur vert soit pour mes déplacements à l'extérieur et bien en un coup là je vois que j'ai 3 déplacements dans la semaine.
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Voilà un petit peu tout les intérêts il en existe bien entendu d'autre pour ces catégories notamment faciliter le tri.
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Cité de recherche on va passer ton plus que ça allait être super je pense que ça été suffisamment convaincants maintenant comment fonctionner.
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C'était catégorie comment utiliser ces catégories il y a plusieurs moyens comme très souvent dans le tien informatique pour obtenir le même résultat.
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Le premier faire un clic droit directement dans la colonne catégories sous entendu qu'on a un affichage de notre liste de message sous forme de colonne comme c'est le cas actuellement.
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Pour moi si on avait pas cet affichage sous forme de colonne il suffirait de passer au travers du clic droit.
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Et là j'ai retrouvé le sous-menu classé.
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Pour retrouver exactement le même nul sinon on peut aussi passer bien entendu parle anglais accueil et le ruban qui en découlent ?
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Au niveau des indicateurs on retrouve bien le menu classique.
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Quelle que soit le moyen utilisé pour obtenir ce menu on va aller sur l'avant-dernière ligne qui s' appelle toutes les catégories ?
00:05:59
Y'a partir de là vous voyez bien que l'on peut créer de nouvelles catégories renommée supprimer modifier les catégories déjà existante pour la partie droite et pour la partie de gauche on a la possibilité justement d'attribuer ces catégories ou de les enlever.
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De notre message ou de notre sélection de messages sur un avez sélectionné plusieurs d'un coup.
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Donc là je vais supprimer quelques catégories puis en ajouter d'autres et vous voyez au vu des intitulé j'ai utilisé pour mes catégorie l'on SDémonstration on peut vraiment faire ce qu'on veut à partir du moment où ça correspond à notre logique encore une fois il n'y a que nous qui avons connaissance de nos propres catégories ?
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À partir de là quand je vais valider Eh bien vous voyez que mon message se retrouve avec de nouvelles catégories.
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Si maintenant je trie mes messages par catégorie.
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Qu'est-ce qui va se passer bien je pourrais retrouver les messages qui appartient à telle ou telle catégorie pour des messages qui sont rangés dans plusieurs catégories bien je les retrouverai dans chaque regroupement ?
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Sans pour autant qu'il y ait de réelle relance du message du coup ce message vous avez rejoint le groupe projet beta.
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Je le retrouverai aussi dans les catégories hibou Laurent et koala 2.
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Alors allons dans la catégorie hibou koala 2 et le rang et on retrouve bien encore une fois ce message.
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Ça peut aussi servir pour le moteur de recherche je suis ici je cherche je souhaite retrouver les message.
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De la catégorie à faire parce que j'ai du travail il faut vraiment que je me dépêche de faire justement ces choses là et bien je vais utiliser mon moteur de recherche.
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Je vais retrouver la catégorie qui m'intéresse c'est lui dis à faire et là je l'aurais bien que les message attribué à cette catégorie ?
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Et comme ça je retrouve facilement mes messages.
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Voilà pour cette notion de catégorie j'espère qu'elle vous sera utile encore une fois.
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Sais-tu.
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De mon point de vue et d'ailleurs je ne suis pas le seul à avoir ce point de vue un moyen justement de contourner les sous-dossiers.
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Et donc du coup de compléter le système de tri parle si je vous propose donc maintenant de faire une petite synthèse et on retrouve bien.
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Les différents points qu'on a évoqué le bouton catégorie qui passe au travers du menu classé permet justement de créneau catégorie au travers de toutes les catégories on va pouvoir du coup affecter des catégories aussi bien au message cannot ?
00:08:22
L'événement notre calendrier que nous contacter un autre agent bref à tous les et moi look et après ça facilitera la recherche d'éléments et vous voyez justement en bas de mon écran une petite astuce.
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Utiliser les catégories qu'alternative à l'utilisation des sous dossiers.
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Passons maintenant à la notion suivante nos règles automatiques ce que l'on appelle aussi des règles de messagerie alors on va retourner du coup sûr notre Outlook.
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Et à partir de là la question qui va se poser c'est comment mettre en place ces règles de messagerie ses règles ?
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Thomas TIC avant toute chose commençons par définir cette notion les règles de messagerie le principe est simple c'est de dire que plutôt que de répéter plusieurs fois dans la journéED'action.
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On va automatiser tout ça au niveau du logiciel.
00:09:12
Et ça ira plus loin puisque on est pas obligé de garder ça que pour le logiciel on peut carrément faire remonter une règle de messagerie au niveau des serveurs de manière à ce que çAS'applique à.
00:09:22
Tous les moyens tous les billets qu'on ait pour aller consulter nos messages je pense notamment à Outlook online la semeuse Outlook web application au.
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Donc nos règles de messagerie permettre d'automatiser des actions que ce soit pour trier automatiquement des messages dans des dossiers.
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Que ce soit pour la tribu des catégories ça tombe bien on vient d'en parler donc voyez maintenant que vous pourrez faire des l'attribution automatique de catégorie ?
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Ça peut servir aussi à plein d'autres choses à imprimer automatiquement certains types de messages l'ai supprimé les transférer à tel ou tel personne déclencher une alarme une alarme déclencher une alerte sonore ces différentes choses.
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Tous ces choses même son possible au travers des règles de messagerie et même bien plus encore où trouver justement c'est règle de messagerie un petit peu comme pour les catégories on a 2 moyens.
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Le premier est à mon sens le plus simple c'est quand même le clic droit je fais un clic droit sur mon message.
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Je retrouve au travers du menu contextuel un sous-menu qui s' appelle règles et vous voyez je retrouve déjà des possibilités de mettre en place des règles de messagerie pour déplacer automatiquement mes messages ?
00:10:31
Dans l'absolu mettre en PL 1 règle de messagerie pour déplacer automatiquement des messages le prend à peine plus de temps que de déplacer effectivement ce message.
00:10:41
Donc pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple autant mettre tout de suite en PL 1 règle de messagerie de manière à ce que tout soit traiter automatiquement.
00:10:50
Pour cela je n'ai qu'à cliquer sur les conditions qui vont intéresser donc ici toujours déplacer les messages de cet expéditeur ?
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Que je n'aurai plus ensuite qu'à choisir le dossier comme quoi ça me prend à peine plus de temps encore une fois que déplacer un message ?
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Donc là je vais aller choisir par example le dossier alors on va se mettre sur la bonne boite aux lettres donc à faire à part celle de l'autre compte de démonstration.
00:11:14
Je vais aller déplacer ça automatiquement dans le dossier autre.
00:11:19
À partir de là des instants je recevrai un mail de cet expéditeur ils seront automatiquement déplacés dans mon dossier autre.
00:11:26
Comment l'a dit précédemment les règles il peut aller plus loin avec et du coup on va le faire tant qu'à faire autant voir justement de différentes possibilités et ?
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Ce sera l'occasion du coup de passer par un autre biais pour obtenir le même résultat cette fois-ci on va passer par l'onglet accueil et le ruban qui en découle dans le groupe déplacer on retrouve la fonction règles et on retrouve bien les mêmes possibilités pour aller plus loin nous allons utiliser créer une règle ?
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Et on verra qu'on aura ainsi la possibilité de définir les conditions et les actions avec un peu plus de liberté qu'avant.
00:12:04
Mais ça reste encore un petit peu limité voyez qu'on peut définir par rapport à l'expéditeur par rapport au mot-clé dans l'objet par rapport au destinataire.
00:12:14
Ce sont donc les conditions les éléments déclencheurs de notre règle de messagerie pour ce qui est ?
00:12:20
Maintenant des actions qui va se passer quand tu les conditions sont remplies on a eu 6 3 possibilités affiché dans la fenêtre alerte sur le nouvel évènement émettre un signal sonore ?
00:12:32
Classer dans le dossier ce que l'on avait déjà évoqué précédemment.
00:12:35
Si on souhaite aller plus loin on peut bien entendu le faire en allant cliquer sur les options avancées.
00:12:41
Il a ainsi on retrouvera une liste pléthorique à la fois de conditions.
00:12:45
D'action éventuellement d'exception toute règle peux avoir justement une exception et même pour les règles messagerie on pourra aussi mettre en places.
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Les exceptions bien entendu cette dernière partie est facultative puisqu'il existe aussi des règles qui ne souffre pas d'exceptions quand on sélectionne une ou plusieurs conditions ?
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C'est bien suffit de cocher la case qui correspond ce que l'on souhaite faire ?
00:13:09
Et vous voyez qu'on peut très bien prendre plusieurs ensuite définir la valeur de ce que l'on vient de sélectionner au niveau de l'étape 2 et on répètera l'action aussi bien.
00:13:17
Pour les conditions ce qu'on est en train de faire pour les actions et pour les exceptions si nécessaire.
00:13:23
Donc ici je vais définir un critère d'importance normal.
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J'ai ensuite définir mes actions ou uniquement une action sur les qu'une affaire bien entendu et vous voyez qu'on a quand même pas mal de possibilités on parlait tout à l'heure.
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D'automatiser l'impression d'un mail reçu et bien on voit bien que c'est le cas de le supprimer de même de le transférer.
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En bref on a beaucoup de possibilités la seule vraie limite que l'on aura ce sera plutôt notre imagination.
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Loky je vais choisir de déplacer automatiquement dans un dossier spécifié pour ton acilion aussi une catégorie.
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Donc je viens bien entendu définir la valeur de ce que j'ai sélectionner la catégorie tout à l'heure en sélectionner plusieurs d'un coup encore une fois et le dossier dans le casier déplacer mes éléments.
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Et cette fois-ci je vais mettre dans le dossier classé.
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Je vais pouvoir appuie encore une fois sur suivant pour définir les exceptions Lucie on va partir du principe que cette règle a pas d'exception.
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Dernier point le résumé de notre règle de messagerie pour la partie basse la possibilité de donner un nom.
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Si possible le plus explicite possible justement.
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Tu sais j'ai gardé le nom de l'expéditeur et cette chose là.
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Ils sont en fait ça nous permet de comprendre que le règle de messagerie fonctionne sur les flux c'est-à-dire sur les messages qui sortent tous les messages qui entre ceux qui sont déjà entrés ?
00:14:52
Qui sont déjà sortis par défaut ne sont pas concernés par une règle de messagerie encore une fois ses règles ?
00:14:59
Magie sur des flux et bien au travers de cette possibilité ici proposée dans l'étape 2.
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On pourra justement remédier à ça et rendre cette règle à la rétroactive c'est-à-dire active sur nos messages déjà présent ici dans notre dossier boîte de réception.
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Je n'aurai plus qu'à cliquer sur terminer et à partir de là ma règle mise en forme se mettre en place alors on parlait tout à l'heure la possibilité de faire remonter les règles au niveau du serveur voyez qu'ici.
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Il n'a pas réussi à le faire.
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Ce n'est pas très grave à partir du moment où cela fonctionne.
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Sur mon outil qui lui que j'utilise au quotidien ce sera largement suffisant bon maintenant il nous reste une dernière petite chose à voir c'est les conflits qu'on pourrait avoir entre le réel mais aussi la gestion de nos différentes règles c'est peut-être fais attention j'ai déjà créé une règle qui consiste à déplacer tous les message d'un expéditeur dans un dossier et je viens ?
00:15:57
Je tente de faire à peu près la même chose mais cette fois-ci pour les déplacer dans un autre dossier.
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Comment logiciel vas y arriver ça tout simplement fonction de l'ordre de nos règles dans le menu de gestion des règles ?
00:16:09
On retrouve ce menu de gestion des règles dèSL'instant on arrive sur le menu avec le et on AGéré les règles et les alertes.
00:16:17
À partir de là on retrouve bien toutes les règles mises en place et vous voyez la règle qui avait écrit ici ?
00:16:24
Mais qu'actuellement clients seulement ça veut dire que la règle n'a pas réussi à remonter au niveau des serveurs et qu'elle ne s' applique que sur mon outil Outlook ici présent.
00:16:33
Et du coup cette règle ici agira avant la règle qui arrive juste aprèSC'est-à-dire que tous les message de Adrien mat avec une importance normal ?
00:16:42
Seront déplacés dans le dossier classé et auront 2 catégorique du soin tribu et pour tous les autres message de Adrien vote ils seront déplacés dans le dossier autre.
00:16:52
Constate une autre qui avait été créée en amont de cette session ?
00:16:57
Bien entendu semaine une permettra de gérer de modifier de supprimer des règles mais aussi de les exécuter ponctuellement justement pour qu'elle concerne du contenu déjà présent.
00:17:10
Toujours dans cette logique de règle automatique puisque nous venons de parler des règles de messagerie on va aussi parler des actions à à pied.
00:17:18
Le principe d'une action rapide c'est le dire plutôt que d'effectuer 15 actions pour obtenir un résultat je vais tout résumé sur cette fonction action rapide qui me permettra en quelques clics de obtenir les mêmes résultats ?
00:17:34
Je prends un exemple assez parlant j'ai besoin de répondre à un message et en même temps de le supprimer.
00:17:41
Je viens de recevoir ce message je vais répondre à l'expéditeur.
00:17:45
Mais je n'ai pas besoin de garder dans ma boîte.
00:17:47
Ma boîte de réception l'original du message est bien pour cela je vais aller me positionner au niveau des actions rapides j'aurais très bien pu les obtenir au travers duquel droit bien entendu et on va bien retrouver ici.
00:17:59
Où est-ce qu'il se trouve ?
00:18:02
Répondre et supprimer justice.
00:18:05
Je clique dessus et là il va en même temps.
00:18:08
Comme créer un nouveau message supprimé l'ancien message si je ne l'avais pas fait au travers des actions rapides il aurait fallu.
00:18:15
Fais un clic droit sur le message répondre à celui-ci rédiger ma réponse et ensuite supprimer le message qui m'a demandé un certain nombre d'actions et bien ici en utilisant l'action rapide ?
00:18:28
On 3 clics j'ai fait tout ça.
00:18:30
Je n'ai plus qu'à rédiger ma réponse et à l'envoyer.
00:18:34
Voilà le principe des actions rapides.
00:18:37
Tout comme pour les règle de messagerie où peut bien entendu secret c'est propre.
00:18:41
Connexion rapide pour cela toujours dans ce menu on retrouvera créer une action rapide nouvelles actions rapides permettant de créer des actions rapides préformaté.
00:18:52
Et j'irai les actions rapides c'est un petit peu comme le menu qu'on a évoqué tout à l'heure pour gérer une règle de messagerie sauf que cette fois-ci c'est un rapport avec les actions rapides.
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Et vous voyez tout comme pour le menu précédemment évoquée que l'on peut aussi modifier supprimer dupliquer nos règles nos actions rapides.
00:19:10
Lorsque la confusion des genres voilà donc tu ce que l'on peut créer automatisé au travers de ses règles automatiques.
00:19:19
Il existe bien entendu plein d'autres applications possible ce sera à vous de trouver justement ces applications qui correspond à vos besoins ?
00:19:26
On se fait une petite synthèse on a bien vu donc on pouvait créer une règle de messagerie au travers du ruban.
00:19:33
Tout comme au travers du clic droit qu'une fois qu'on avait mis en PL 1 règle de messagerie elles allaient s' appliquer.
00:19:40
Plus de messages c'est-à-dire aux messages partent au message qui arrive ?
00:19:45
On a aussi évoqué nos actions rapides qui permettent de réduire le nombre d'actions nécessaires pour obtenir un résultat ?
00:19:55
Ça permet donc de diminuer le nombre de clics on va faire dans l'exemple qu'ils étaient donnés pour répondre et supprimer.
00:20:05
Nous allons maintenant passer à nos astuces voir un petit peu comment on peut bien.
00:20:11
Mettre en place justement de la gestion de nos éléments.
00:20:17
On se retrouve ici et on a besoin justement de nettoyer un petit peu notre boîte aux lettres.
00:20:23
Où est-ce qu'on va aller justement pour se faire Eh bien Regardez on a un petit bouton qui se trouve juste ici qui nous permet justement de nettoyer notre boîte aux lettres ?
00:20:30
Et là on retrouve différentes possibilités nettoyer la conversation donc enlever les messages Renault dans dans une conversation conversation est en jeu au rappel un moyen de regrouper tous les échanges qu'il y a pu avoir en train.
00:20:44
Plusieurs interlocuteurs autour du même sujet c'est-à-dire autour du même objet.
00:20:49
On va voir aussi nettoyer le dossier supprimer les messages redondant de chaque conversation dans les dossiers sélectionnés et on va pouvoir Russie le faire au niveau des dossiers.
00:21:00
Si au niveau des sous dossiers de ce dossier.
00:21:18
Nous allons ensuite voir qu'il y a aussi des options de nettoyage alors pour cela on va aller au niveau de notre menu fichier et on va pouvoir retrouver différents outils.
00:21:30
Comme étant justement de nettoyer un petit peu notre boîte aux lettres.
00:21:33
Le nettoyage de la boîte aux lettres nous permet de retrouver différentes actions en ce sens.
00:21:38
Toi aussi retrouvé la possibilité bien entendu de vider le ciel immense supprimer de nettoyer les anciens éléments.
00:21:46
Et on se retrouve ici avec la possibilité d archiver du contenu.
00:21:50
Et on va aussi au trouver la possibilité de définir quel est le dossier d'archivage par défaut pour de l'archivage.
00:21:57
Automatique.
00:21:59
Oui un petit peu les différentes possibilités que je vais vous proposer à ce niveau là.
00:22:06
J'espère que vous avez bien entendu votre.
00:22:12
On va donc voir un petit peu ce que l'on a évoqué les options de nettoyage le fait de pouvoir alléger la boite de réception des doublons et des messages racontant tout cela permettant justement de libérer un petit peu d'espace.
00:22:25
Ah oui alors j'ai oublié de vous parler effectivement 200 les options de nettoyage de conversation hop que l'on retrouvera au niveau de nos options et à partir de là on va pouvoir retrouver pas mal de choses.
00:22:38
Notamment justement les fonctions de nettoyage de conversation je suis donc passé par le menu fichier option je suis ensuite allé dans la rubrique courrier et je retrouve bien ces éléments ici.
00:22:49
Pour le paramétrage du nettoyage de conversation.
00:22:54
Passons maintenant au calendrier et voyons voir comment on peut optimiser encore une fois notre organisation.
00:23:02
Vous n'êtes peut-être pas sans savoir la grande difficulté que l'on a lorsqu'on organise un évènement c'est bien de trouver un créneau horaire où tout le monde serait disponible.
00:23:12
Pour cela on va commencer par créer un évènement.
00:23:17
Alors de préférence une réunion puisque c'est comme ça qu'on va inviter des gens puisque je vous rappelle que le rendez-vous consiste à créer juste un évènement sans inviter personne soit parce qu'on a invité les personnes par d'autres liées soit parce que c'est un évènement pour nous seul alors que la demande réunion permet bien d'inclure des invités.
00:23:34
On va donc.
00:23:36
Créer notre évènement on se retrouve donc sur le réunion classique là pour l'instant je ne vous apprends rien.
00:23:43
On va rajouter le participants on va aller prendre quelques ondées démonstration que nous avons à notre disposition.
00:23:52
Allez ajouter Amaury bien entendu.
00:23:55
Et pourquoi pas eux qui pourront voir le foot et ?
00:24:06
Aller ça fera l'affaire pas besoin de plus il est fini du coup le créneau horaire de notre évènement.
00:24:12
Annule ton connais besoin que d'une demi heure.
00:24:14
Éventuellement on vient ajouter des indicateurs des éléments supplémentaires dans le corps de notre message on retrouvera aussi bien entendu tout un tas d'options pour l'autre évènement des petits indicateurs tout çAC'est des choses assez classique je ne reviens pas dessus.
00:24:29
Et vous allez pouvoir au travers de la fonction avec time un petit complément que l'on peut installer au niveau de Outlook.
00:24:37
Vérifier la disponibilité des personnes que vous avez convié.
00:24:41
Pour cela il suffit du coup d'activer fansten et regarder ce qui va se passer il va me faire des propositions en fonction des créneaux horaires choisis ?
00:24:51
Si je me mets sur le vendredi.
00:24:54
Je vais constater ici que j'aurais bien entendu des disponibilités et là je vois que à 15h et bien tout le monde serait disponible.
00:25:03
J'ai mes 3 petit bonhomme qui correspond à mes 3 invités qui sont bien disponibles ?
00:25:08
Si çAN'avait pas été le cas ce qu'on avait juste après et bien j'aurais eu ici au niveau des dates un petit indicateur rouge m'a dit quand justement qu'a priori il n'y a pas de créneaux peu de créneaux disponibles et quand je vais vérifier au niveau de ce créneau je le vois bien justement qu'il y'a des personnes qui seraient occupéSOù tout du moins quand désolé ?
00:25:28
Mon provisoire pour l'instant.
00:25:32
Il suffit donc de se reporter à la couleur des petits bonhommes pour pouvoir savoir si le créneau horaire choisi est le bon.
00:25:41
Ensuite toujours dans cette logique d'optimiser notre organisation admettons je viens de créer un évènement et cet évènement il se répète non pas de façon périodique qui n'ont pas de façon régulière ?
00:25:53
Mais de façon un petit peu anarchique et bien dans ce cas là plutôt que de recréer à chaque fois une réunion parler bien qu'on vient d'évoquer autant copier cette réunion.
00:26:03
Et là pour cela le plus simple ça va être de prendre la réunion et de la déplacer au travers d'un clic droit.
00:26:09
Il vous allez pouvoir parler scuse moi je l'ai déjà dit au travers du clic droit avec le contrôle la touche contrôle bien entendu.
00:26:15
Donc au travers du clic droit avec la touche contrôle sinon on se retrouve avec ce que j'avais tout à l'heure et là on va pouvoir choisir de copier la réunion de la déplacer si c'était juste une modification d'horaire.
00:26:29
Ou alors d'annuler notre action ici pour notre exemple je vais copier cette fille et vous voyez que j'ai réussi.
00:26:36
Je te montre la copie à la dupliquer sur ce créneau horaire choisi.
00:26:43
On aura bien entendu d'autre possibilité que ce soit au niveau de notre onglet accueil que ce soit aussi au niveau.
00:26:50
Du kilo.
00:26:52
Dernière chose par rapport à une réunion je viens de recevoir un mail et ce mail j'aimerais à partir de ce mail crée.
00:27:01
Une réunion transformer un mail en réunion j'ai 2 possibilités pour se faire je peux prendre mon mail et aller le déplacer directement sur la rubrique réunion.
00:27:12
Non je retrouve un mail.
00:27:15
Fera l'affaire.
00:27:19
Esque il court pas les rues apparemment un peu.
00:27:24
Voilà je prends ce message et je vais aller le déplacer directement sur le bouton réunion.
00:27:31
À partir de là qu'est-ce qui va se passer il va me créer un rendez-vous me permettant de retrouver dans le corps ?
00:27:39
Du rendez-vous.
00:27:41
L'historique de mon message.
00:27:45
Si besoin je peux bien entendu invité des personnes et ainsi ajouter des participants et je pourrai comme évoqué précédemment utilisé fan time.
00:27:55
Pour vérifier les disponibilités de tout le monde.
00:27:57
Je peux aussi quand j'ai un message comme celui-ci le transformer immédiatement réunion ce que ce que l'on vient le faire c'était de le transformer en rendez-vous.
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Pour cela je n'ai pas utilisé ce bouton ici répondre avec une réunion.
00:28:10
Le raccourci clavier contrôle alt RR Comores de René et à partir de là je vais bien crée.
00:28:19
Une réunion avec la même logique ai vécu précédemment sauf que cette fois-ci on a bien un chandail 8 immédiate.
00:28:26
On a un petit peu toutes les choses que j'avais où proposé au cours de cette session on va donc faire un petit retour sur notre PowerPoint.
00:28:33
Évoquer de la transformation d'un mail en réunion on a aussi évoqué notre Tiphaine time nous permettant de vérifier la disponibilité des personnes conviées.
00:28:43
Oui on l'a vu aussi qu'il était très facile de copier une réunion.
00:28:48
Un endroit.
00:28:51
Voilà donc pour cette session revenu rapidement sur notre plan sur nos objectifs on a bien évoqué les différents points prévu dans notre plan nos objectifs qui était d'optimiser notre organisation ?
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Gagner en efficacité sont donc rempli au travers de ses différentes fonctions.
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Merci en tout cas de vous attention de votre écoute je vous souhaite à toutes et à tous une bonne journée et de faire bonne usage de ces notions.
00:29:17
Merci au revoir et à bientôt.

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