Outlook - Découvrir le calendrier et les tâches

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Bénéficiez d'un outil de gestion de planning et de tâches pour gagner en efficacité dans la gestion de votre temps. Maîtrisez la gestion et la délégation de votre agenda et utilisez l’aide à l’organisation de vos propres tâches ainsi que leur délégation.

Moyens et méthodes pédagogiques:

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires

Objectifs de la formation :

  • Découvrir différents outils de gestion de tâches
  • Identifier l'outil qui vous correspond pour distribuer et suivre les tâches

Contenus de la formation :

  • Calendrier
    • Découvrir le calendrier
    • Créer un rendez-vous
    • Créer une réunion, inviter des participants
    • L'assistant de planification
  • Tâches
    • Créer une tâche
    • Créer une tâche périodique
    • Affecter une tâche à un tiers

 

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Hum.
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Oui Allô Bonjour bonjour à tout le monde alors on se retrouve là aujourd'hui hein pour notre session ou touristes de votre logiciel aukin votre votre messagerie qui veut du logiciel couteau-suisse con comme on dit dans le jargon euh oui effectivement fait à l'intérieur vous avez pas mal de fonctionnalités qui vous sont proposés mais est-ce que je vous proposer moi pour aujourd'hui c'est allez découvrir un peu le calendrier est des tâches qui vous sont proposés?
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Alors sur notre session afin de pouvoir vous faire découvrir un petit peu le plan euh on va décortiquer un petit peu notre session en 2 parties donc notamment déjà en premier la découverte de votre calendrier comment utiliser un notamment on verra qui a 2 éléments qui sont possible à créer à l'intérieur de votre calendrier et ensuite nous partiront sur le module de tâches pour aller créer une tâche et nous verrons aussi comment planifier organiser et entre guillemets venir tout déléguer?
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C'est à dire affecter des tâches à une autre voire même plusieurs personnes.
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Voilà alors les et de notre session va être physiquement de découvrir et être autonome dans l'utilisation de votre calendrier mais également de vous organiser avec ce motif de tâches qui vous est proposé?
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Ouais alors Pour ce faire on va ouvrir ici le logiciel Outlook Ah attends ils nous font ici notre session au tour de la version 2016 et ce de solutions Microsoft Outlook alors à l'intérieur ici de votre calendrier ça on peut remarquer donc plusieurs éléments qui vous sont proposés sur eux pour que ça soit vraiment beaucoup plus réaliste et j'ai pris si le calendrier mon calendrier personnel afin de vraiment ne pardonnerai tout les différents éléments?
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Alors avant de pouvoir créer quelque chose on va pouvoir utiliser dans tous les cas ce qu'on a toujours exacte du visage la logique du clic droit alors un clic droit n'importe où et là nous allons retrouver dans ce menu contextuel a plusieurs éléments qui vous sont proposées alors déjà en premier lieu la création de rendez-vous nouveau rendez-vous ça va vous permettre de pouvoir ici vous organisée à l'intérieur de votre agenda euh de manière personnelle et individuelle?
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Euh demain j'ai envie de traiter mes mails pendant 30 minutes de 10 h 30 à 11h je vais réserver son créneau afin de pouvoir donner une indication à l'ensemble des personnes qui eux qui ont axé sur mon agenda?
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Mais dès lors que je vais venir ici inviter des personnes nous allons passer automatiquement comme vous avez pu le remarquer ici en réunion.
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Donc ça reviendrait exactement au même je suis éventuellement j'avais fait un clic droit et une nouvelle demande de réunion.
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Alors justement on va faire un petit exemple on va venir ici à invité plusieurs personnes alors on était ici encore plusieurs collègues.
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Voilà attends.
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T'as une petite dernière voilà ça me parait bien auquel personne euh faudra mettre ici à réunion d'équipe par tous.
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L'emplacement donc ça ça dépendra bien sûr de votre entreprise eux mais parce bien ici notamment de ce bouton ça là on a la possibilité de pouvoir venir réserver et de venir voir ce point là disposition un 2 3 donc là disponibilité de vos salles là avec l'emplacement avec la capacité toutes les choses qui vous sont prêts?
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Voilà alors déjà il d'ailleurs on va regarder un petit peu mon pour demain de 10h 30 oui ça me parait bien à midi une petite réunion d'01h 30 savoir ce qui me parait vraiment pas mal du tout alors à l'intérieur on peut toujours mettre l'ordre du jour assurer des documents des des photos vraiment tout ce que vous souhaitez bien sûr à l'intérieur?
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N'étaient pas aussi aller pour dans cette danse groupe de commandos d'options notamment pour Issy venir choisir le statut qui sera donc directement synchroniser à votre avec votre messagerie instantanée mais également ici le côté du rappel alors de base par défaut c'est c'est vraiment 15 minutes où je devrais une petite notification 15 minutes avant le début de votre réunion afin d'éviter de l'ensemble des éléments?
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Puis ensuite Regardez vous avez aussi cette possibilité de mettre en place ce qu'on appelle la périodicité qui une certaine récurrence en profiter notamment de pouvoir recréer ton régulièrement la réunion surtout c'est par exemple c'est tous les jeudis à la même heure et bien n'hésitez pas à créer plutôt une périodicité attends que ça soit répercutée euh surplus de domaine voilà on pourrait vraiment tout personnaliser comme vous le souhaiter?
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Voilà alors une fois que l'ensemble de votre réunion et crèche et bien n'hésitez pas à la dernière étape assez de passer vraiment ici dans l'assistant de planification et c'est ici à l'intérieur que vous allez voir le montant réel quel est l'occupation de l'enfant de vos collègues.
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On peut remarquer que la effectivement plusieurs personnes sont occuper un bon moment au créneau qui était proposé ça alors notamment si vous souhaitez voir quelle est la légende vous l'avez ici sur la partie basse?
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Donc on ne verra pas le détail ici à l'intérieur de l'ensemble de ses agendas de vos collègues sauf si effectivement il y a eu ce qu'on appelle un partage où une délégation.
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La parfois on peut voir à aujourd'hui l'ensemble des disponibilité de vos collaborateurs qui permettra notamment que ça sera d'autant plus simple pour organiser votre réunion?
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Voilà alors bien sûr si tout le monde a bien rempli son agenda on aura l'accès à leur disponibilité et notamment si tu peux être vraiment bien c'est ici que les suggestions qui vous sont donnés donc seul là dispo toujours des personnes?
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Lorsque vous aurez trouvé votre créneau on pourra alors de se fait envoyer votre réunion afin qu'elles soient automatiquement intégré dans votre agenda l agenda de l'ensemble des collaborateurs qui sont invités qui en plus recevront une un mail et à l'intérieur la possibilité d'accepter ou éventuellement gagner aussi?
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Voilà.
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Alors je ne vais pas l'envoyer en pour éviter de déranger mes collègues et si j'avais si ça avait été le cas on aurait pu voir ici de 10 h 30 à 11h et si notre réunion qui aurait été apposée automatiquement?
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Voilà donc voilà un petit peu le principal qui vous est proposé à postérieur ici de votre calendrier Outlook?
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Maintenant j'aimerais vous parler un peu de ce module de tâches qui peut vous permettre de pouvoir vous planifiez vous organisé dans votre travail?
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Alors on va aller faire un tour dessus donc je me dis de tâches on va le retrouver ici un tout petit peu plus là attends sur lequel nous allons faire un tour et retrouver déjà l'ensemble des tâches qui sont déjà établis?
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Alors attends à l'intérieur de ce qu'on va pouvoir faire c'est mettre en PL 1 nouvelle tâche 7 h ce qui va remplacer notamment un petit peu les pense bête les post-it donc qu'on avait partout un petit peu sur le bureau on peut très bien venir mettre en PL L'objet de votre tâche mettre en PL 001 rappel l'échéance une date mettre en place aussi une priorité?
00:07:51
Tu dois être assez intéressante pour aller voir vraiment.
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Vraiment principalement et mettre encore plus ici pourquoi pas un document afficher une image vraiment ce que vous souhaitez.
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D'ailleurs ici au niveau cette tâche si on bah je ne sais pas par exemple euh mettre en place ici cette tâche testant je peux l'enregistrer.
00:08:16
Et regarder automatiquement elle a pas réussi dans ce module.
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Tiens donc si on se rend compte que notre tâche que nous venons de créer et bien malheureusement nous ne pouvons pas établir et bien ce n'est pas un souci et bien on peut rouler très facilement notre tâche est grâce ici à ce bouton sur le ruban affecter une tache vous aurez la possibilité de pouvoir l'envoyer également.
00:08:42
Une ou plusieurs personnes que ça soit dans votre entreprise ou externe.
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Alors là si hop va retrouver une personne on va pouvoir envoyer une autre tâche donc là a un collaborateur.
00:08:57
Voilà donc là ça vient de générer un mail à à notre colère aux collègues et là on peut voir maintenant ici.
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Grâce à cette icône notre tâche a été affecté à une autre personne.
00:09:12
Voilà donc ça c'est vraiment un gros certain pouvoir venir ici vous planifiez vous organiser dans l'ensemble de vos différentes âge de travail.
00:09:22
Okay.
00:09:23
Et bien nous venons de découvrir le sport ensemble euh initiation aux autres à travers un petit peu votre calendrier avec les 2 éléments qui vous a été proposé mais également ce module de tâches qui permettra toujours de vous organiser au sein de votre travail?
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Nous pouvons dire maintenant que nous avons atteint ces 2 objectifs que nous nous sommes fixés en dégustation alors je vous remercie vraiment de de votre attention en tout cas merci beaucoup à tous et n'oubliez pas fait dans bonne nuit âge bonne journée à tous.

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