OneNote - Découvrir l'outil de prise de notes

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​Plutôt que de prendre des notes sur un fichier Microsoft Word, et risquer de ne plus les retrouver, pourquoi ne pas utiliser un seul outil pour centraliser les notes ? Découvrez dans ce cours, quels sont les avantages de l'outil Microsoft OneNote au quotidien. L’organisation de ses notes ne s’improvise pas, encore faut-il comprendre les enjeux d’un système de rangement et de classement efficace.

 

Thématique de la session : Microsoft OneNote

Public cible : Utilisateurs souhaitant améliorer l'organisation de ses données bureautiques au quotidien

Niveau au démarrage : Débutant 

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle 
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires 
  • Des vidéos peuvent venir compléter le cours 

Objectif : A l'issue de ce module vous serez capable d'organiser vos notes dans le but d'en améliorer leurs gestions

Compétences visées : 

  • Découvrir OneDrive et le stockage en ligne
  • Utiliser le Cloud pour bénéficier des options de stockage

Plan du cours : 

  • Qu'est-ce que le Cloud ?
  • Charger des documents
  • Consulter des documents
  • Les options de partage
  • La logique des 3 petits points
  • L'imbrication avec les outils bureautiques
  • La synchronisatio

Éléments de contexte : 

Dans le cadre de réunions d’équipes récurrentes ou sa manière de tracer les informations importantes dans son quotidien, Microsoft OneNote est l’outil numérique indispensable.

Qui n’a pas déjà eu l’occasion de se poser ce type de questions : Où ai-je mis les coordonnées du client que je dois rappeler ? Le schéma que l’on me montre est très important, où vais-je pouvoir le reproduire pour l’exploiter par la suite ? J’ai trop de notes papiers, comment vais-je les organiser ?

Avec Microsoft OneNote, tout peut maintenant être centraliséorganisé et il n’y a plus de limite dans le type de note que l’on peut prendre. En effet, au-delà des notes textes saisies au clavier, l’outil permet de tracer des dessins ou schémas au stylet (ou à la souris), enregistrer des notes vocales ou encore capturer des écrans comme image annotées.

Terminé également l’incertitude de ne pas retrouver une note : le classement par blocs-notes, sections et pages permet de retrouver plus facilement ses notes, encore faut-il avoir une logique de rangement appropriée à ses usages. Et si cela n’est pas le cas ? Le moteur de recherche va chercher dans toutes les notes le ou les mots clés saisis, ce qui fait gagner un temps considérable.

Enfin, la collaboration est toujours le maitre-mot des outils de Microsoft. Le partage d’un bloc-notes ou d’une section de notes est la manière la plus efficace d’impliquer d’autres utilisateurs dans la rédaction de comptes-rendus ou donner de la visibilité sur des informations importantes !

Pour voir la liste des sessions merci de vous connecter via le boutton ci-dessous ou depuis le menu de navigation.

Vignette session

Ce cours propose votre participation dans une classe virtuelle avec un formateur expert du sujet.

Votre participation n'est pas obligatoire pour visualiser les autres ressources, mais si vous souhaitez poser vos propres questions et avoir un échange en direct, c'est ici que cela se passe.

00:00:43
notre formation avec la plateforme MOOC.
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Très rapidement, à quoi sert OneNote ?
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Comment on va l'utiliser ? Nous allons prendre des notes,
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nous allons les organiser et enfin nous allons pouvoir utiliser et partager nos notes. La finalité de tout ça sera de centraliser nos notes. On va directement dessus.
00:01:14
Ce que je vous montre actuellement à l'écran c'est une démonstration, il n'y a rien de concret. On va rester dans la démo. Qu'est-ce que je vais pouvoir retrouver ici ? Premièrement, je vais pouvoir prendre des notes un peu partout. Je vais en prendre en bas à gauche ou en plein milieu, je vais pouvoir écrire partout où je veux.
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C’est la petite chose sympa qu'on va pouvoir faire sur OneNote. Qu'est-ce qu'on va retrouver ensuite autour de ces notes ? Nous allons premièrement voir « Session de démonstration ». Je vois que j'ai plusieurs blocs-notes et je vais pouvoir en ajouter un, en créer un.
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À partir d'ici, j'en crée un nouveau, je choisis son emplacement et je vais pouvoir accéder à un nouveau bloc-notes.
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Ensuite, autour de mes notes je vais pouvoir retrouver des sections. Je suis dans la section 1. Je peux avoir différentes sections, en ajouter avec ce bouton ou avec le clic droit. On va retrouver « Nouvelle section » ici.
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Je clique. Je lui donne un nom : « section 4 » On va rester dans l’exemple.
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Cette section, je vais faire un clic droit, je peux la renommer si je me suis trompé, je peux l'exporter, la supprimer, la déplacer… J'ai diverses options.
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Je peux même protéger la section par un mot de passe. Si, par exemple, je partage mon bloc-notes il faudra tout que mon collègue ait le mot de passe sinon il ne pourra pas voir cette section.
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Enfin, je peux sélectionner la couleur si je veux une autre couleur, orange, par exemple.
00:03:16
J’ai différentes sections. On voit sur la droite que j'ai des pages.
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Je vais aller sur la section 2. Je vois que j'ai tout ce nombre de pages. Je continue, je vais pouvoir en ajouter autant que je veux. Je peux avoir différentes pages, différentes sections, pour un bloc-notes et avoir plusieurs blocs-notes.
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Toujours dans la section 4, je vais pouvoir ajouter du texte. On va donner un titre à cette section. Je vais pouvoir ajouter du texte, je choisis celui que j’avais donc je vais copier-coller.
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Je peux modifier. Si c'est un grand texte, modifier de cette façon.
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Je le centre comme il faut. Si j'ai envie de changer un mot en particulier, par exemple, le mot « vidéo », je peux changer le texte, mettre ce mot en gras, modifier le format du texte. On retrouve aussi la possibilité d’ajouter des puces ou une numérotation et même des balises.
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Ce sont des choses qu'on va retrouver au-dessus au niveau de l’accueil.
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Je suis toujours au niveau de l'accueil. Le format de texte, je vais pouvoir choisir un style pour le titre, je vais avoir des indicateurs. J'en ai un qui est là automatiquement : c'est l' « indicateur à faire ». Je clique. Si j'organise des tâches : 1, 2, 3 et 4. Je vais pouvoir cocher ces cases
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si vous laissez des balises interactives.
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Vous avez différents indicateurs. Je vais cliquer sur la flèche qui va vers le bas et je vais pouvoir en retrouver bien plus. Je peux même personnaliser mes balises.
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Je peux rechercher par indicateur.
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Je recherche par indicateur. Je vois que j'ai un seul indicateur que j'ai mis sur une autre section, sur une autre page. Je clique dessus et ça m'envoie directement où j'ai mis cet indicateur.
00:06:08
Je vais quitter. Je peux, si je le souhaite, organiser une tâche Outlook qui sera liée à ce que je vais noter ici. Une tâche Outlook que je vais pouvoir retrouver dans Outlook au niveau de mes tâches.
00:06:26
Je peux envoyer la page par courrier et enfin j'ai les détails de la réunion. À quoi ça va ressembler ? On va retourner là.
00:06:37
Je clique sur « détails de la réunion » et, par exemple, je vais choisir celle-ci.
00:06:42
J’ai maintenant les détails de la réunion. Elle s'est directement incrustée aux notes que j'avais. Je peux séparer tout ceci. On va avoir le paragraphe et je n'ai plus qu'à rattraper. Selon vos espaces, ça va créer différents paragraphes, il vous suffira de « jouer avec » pour les placer ailleurs.
00:07:11
Dans les détails de réunion, vous voyez que j'ai 2 participants, des cases que je vais pouvoir cocher ou non si, par exemple, ces personnes étaient présentes.
00:07:23
Ça je vais le supprimer.
00:07:26
Selon les paragraphes, je vais pouvoir jouer avec. Si, par exemple, je veux mettre une image au milieu de ces paragraphes, je vais l'attraper, le glisser en-dessous et je vais avoir deux zones de texte.
00:07:50
On a vu ce qu'on avait au niveau de l'accueil. Je vais dans « Insertion ». Je vais pouvoir insérer un espace, par exemple. Si c'est complexe pour moi de faire ça par paragraphe, je peux insérer un espace. Je veux l’insérer entre ces 2 phrases, je tiens tout ça et ça va créer un espace.
00:08:14
Je peux ajouter un tableau.
00:08:18
Je vais l'ajouter ici, par exemple, et j'ai un tableau que je peux mettre au milieu de mon texte. Toujours dans l'insertion, je vais pouvoir insérer des fichiers, joindre des fichiers, des feuilles de calcul Excel,
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des captures d'écran… Je vais pouvoir ajouter des captures d'écran que je vais faire de suite, ajouter des images ou des images en ligne, des vidéos en ligne, je peux même ajouter des liens, je vais pouvoir enregistrer l'audio ou la vidéo.
00:08:57
J'ai l’horodatage si je veux la data et l’heure, par exemple.
00:09:05
Des modèles de pages, si vous n'avez pas trop d'idée : je vais sélectionner des modèles de page. Je clique dessus.
00:09:15
Je vais avoir différents thèmes, par exemple, le thème professionnel et si je veux une vue d'ensemble du projet. Je clique ici, ça va me créer une nouvelle page automatiquement et je vais avoir ce genre d'exemple.
00:09:33
C’est ce qu'on va retrouver au niveau des modèles. J'ai même des symboles : équation ou symbole.
00:09:41
Dans l'onglet « dessin ».
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Je vais pouvoir sélectionner par lasso, utiliser la main de défilement pour défiler tout ça, la gomme… Je vais pouvoir surligner ou faire des dessins moi-même. Je vais retrouver des formes, je peux insérer un espace (ce que j'avais dans l'insertion), je peux supprimer et réorganiser tout ça :
00:10:12
par exemple, si je veux que tel texte ou telle image soit en dessous de tels textes ou telle image.
00:10:20
Qu'est-ce que je vais pouvoir retrouver au niveau des dessins ? Des maths.
00:10:27
C’est ce qu'on va pouvoir retrouver au niveau des dessins. L' « historique ». Je peux « marquer comme non lu » cette page, je vais pouvoir afficher les modifications récentes depuis aujourd'hui, par exemple, tout ce que j'ai modifié va ressortir de cette façon.
00:10:50
Je peux rechercher par auteur.
00:10:54
Par exemple, si vous avez partagé votre OneNote, vous allez pouvoir rechercher tel collègue et voir ce qu'il a fait sur cette page si vous lui avez donné les droits pour qu'il modifie la page. Je peux masquer les auteurs. Si l'un de mes collègues a noté des choses,
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je vais voir ses initiales, son nom, et je ne vais pouvoir masquer ceci pour plus de visibilité.
00:11:26
Je peux avoir une version des pages, je peux supprimer toutes les versions de page si je le souhaite, désactiver l'historique pour ce bloc et une corbeille : tout ce que vous allez supprimer va atterrir dans la corbeille et vous allez pouvoir récupérer des éléments.
00:11:52
Au niveau de la « révision », vous allez pouvoir vérifier votre orthographe, faire une recherche
00:12:00
pour vérifier des sources, un dictionnaire des synonymes pour éviter de mettre plusieurs fois les mêmes mots,
00:12:14
vérifier l'accessibilité, je peux traduire, vérifier la langue ; et le mot de passe que je retrouve ici. C’est comme le clic droit pour protéger la section par mot de passe : je retrouve ça au niveau de la révision. Je peux même retrouver des notes liées.
00:12:38
Ce sont les petites notes que je vais pouvoir prendre à coté selon les notes de mon de mon choix.
00:12:47
Et enfin l' « affichage ».
00:12:53
Je suis en mode normal, je vais pouvoir afficher la page en entier, je peux ancrer sur la droite. Je vais vous montrer rapidement : la page entière
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ou bien ancrer ça au bureau. Maintenant j'ai mes notes sur la droite.
00:13:13
Je peux modifier la couleur de la page, par exemple, cette couleur. On va avoir des couleurs plutôt sobres. Les réglures, si vous voulez quelque chose qui va ressembler plus un cahier.
00:13:28
Vous pouvez masquer le titre de page : si vous ne voulez pas de titre, vous n'êtes pas obligé de l'afficher. Vous pouvez modifier le format du papier. Là on est en automatique, on peut écrire partout, on se dit qu'on a une grande page blanche, on peut prendre plein de notes. Je suis en automatique mais pour l'impression ce sera plus simple de se mettre en format A4.
00:13:54
Je me remets en automatique. Format du papier, après on va pouvoir zoomer, une nouvelle fenêtre. Par exemple, si je veux travailler sur la section 4,
00:14:14
je peux travailler sur la section 3 sur telle page et en même temps travailler sur une autre section. Si je note des choses dans la section 2, on se met sur la section 1, on va retourner sur la page que nous avions. Je vais noter des informations dans la section 3.
00:14:46
Je note ça rapidement, je ferme.
00:14:50
Je retourne sur ma section 3 et tout ce que j'ai noté va bien atterrir sur la page de mon choix.
00:14:58
J'ai la possibilité d'avoir une nouvelle fenêtre ancrée, c'est la même chose sauf qu'on aura ça sur la droite. Je peux utiliser des nouvelles notes rapides : ce sont des petites notes où vous allez pouvoir noter vos idées. Enfin, afficher cette fenêtre au premier plan pour qu'elle soit toujours visible.
00:15:24
Je vous ai donné dans les grandes lignes quelques informations.
00:15:33
Qu'est-ce qu'on veut faire ? On veut partager notre bloc-notes. Quand on partage, c'est le bloc-notes en entier, d’où l’utilité de protéger la section pas un mot de passe. Allez dans « fichier » pour partager votre bloc-notes. Vous allez retrouver dans les « informations » vos différents bloc-notes où vous allez pouvoir modifier les paramètres et vérifier l'état de la synchronisation.
00:16:07
Vous allez pouvoir créer un nouveau. On va aller dans « partager » et je vais ajouter les personnes de mon choix, par exemple, Dina. Je peux ajouter des personnes, je modifie leurs droits. Actuellement, Dina peux modifier ce qui va se passer dans mon bloc-notes.
00:16:26
Et là elle ne peut qu’afficher.
00:16:33
Je peux inclure un message qui est facultatif.
00:16:38
Et je partage. J'ai une petite information en dessous comme quoi je suis propriétaire de ce bloc-notes. Ce ne serait pas le cas si ce n’était pas mon bloc-notes. Je peux obtenir un lien de partage. Je vais créer un lien soit de consultation soit de modification. Je peux partager la réunion, je vais la partager de cette manière via une nouvelle réunion Skype, par exemple.
00:17:17
Enfin, je peux déplacer ce bloc-notes dans l'endroit de mon choix.
00:17:28
Dans les grandes lignes, c'est ce qu'on va pouvoir faire sur OneNote.
00:17:38
Je vais aller sur la version online. Pour accéder à la version online, il faut aller sur notre portail Office 365. On va retrouver diverses applications dont OneNote. Je vais vous montrer rapidement, on va modifier le titre « Démo »,
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je vais écrire « démonstration ».
00:18:17
Je fais un retour et je vais sur la page internet. On ouvre OneNote, j’ouvre le bloc-notes sur lequel je vous fais la démonstration.
00:18:30
Toutes les infos que vous allez noter sur la version locale seront synchronisées avec la version online. Il vous suffit de vous connecter sur la version locale avec votre adresse mail professionnelle et ensuite dès que vous allez sur la version online, on va retrouver ce que nous avions noté auparavant sur la version locale.
00:18:56
Qu’est-ce qu'on va avoir ? On va avoir une interface un peu différente : c'est juste le visuel qui va changer, on va retrouver les mêmes fonctionnalités.
00:19:12
Vous avez la possibilité d'ouvrir directement, si vous êtes sur la version online dès le départ, ouvrir ce bloc-notes en local sur votre bureau.
00:19:27
Vous avez le bouton « dites-nous ce que vous voulez faire » si vous cherchez une fonctionnalité que vous ne trouvez pas, vous allez pouvoir quand même la retrouver. Tout à droite, je peux partager en envoyant un lien.
00:19:53
C’est la version online qui ressemble beaucoup à la version locale avec l'interface qui change un tout petit peu.
00:20:09
C'est ce que j'avais à vous montrer sur OneNote dans les grandes lignes car on était sur une découverte.
00:20:21
Ce que je vous montre actuellement c'est un essentiel à retenir : nous allons pouvoir rédiger nos notes à partir de n'importe quel endroit de notre bloc-notes.
00:20:32
Nous allons pouvoir créer à tout moment un nouveau bloc-notes, nous allons pouvoir créer également de nouvelles sections et on va pouvoir ajouter des pages à ces sections de notre bloc-notes.
00:20:47
Partager nos notes : vous allez pouvoir synchroniser, exporter et partager vos notes. Tout est dans l'onglet « fichier » si vous voulez envoyer sur votre OneDrive ou dans une équipe SharePoint.
00:21:05
La version online : on accède à portal.office.com, notre portail Office 365 pour retrouver diverses applications dont OneNote.
00:21:21
La plateforme MOOC.
00:21:25
Je vais afficher ma plateforme tout de suite à l'écran.
00:21:30
Dans « parcours », je vais retrouver un ensemble de cours sur un même thème, par exemple, le thème « administration de Skype Entreprise ».
00:21:44
Les « cours » : je vais retrouver les cours que nous proposons.
00:21:51
Je clique sur ce cours, sur la droite : je vois quand aura lieu la prochaine session (le 9 septembre 2019 à 16h) et je vais pouvoir m'y inscrire sur le créneau qui m'intéresse. Je descends et je vais pouvoir visualiser un webcast, un cours qui a été enregistré au préalable.
00:22:11
Dans l'onglet « cas d'usage », vous allez retrouver des vidéos qui ressemblent aux tutos sauf qu’on va être à thèmes associés cas pratique. J'ai 108 vidéos de thèmes associés, par exemple, à OneNote. J'ai 4 vidéos qui vont être liées à OneNote.
00:22:39
Les « tutos » : on reste focalisé sur un sujet en particulier. On a 847 vidéos qui durent de 30s à 8 minutes. Vous allez pouvoir filtrer tout ceci parmi ces 847 vidéos. Je ne veux que des vidéos OneNote, je sélectionne le « logiciel » et j'ai 22 vidéos uniquement sur OneNote. Ça nous évite de chercher dans ces 848 vidéos.
00:23:10
Vous avez à coté de votre prénom un calendrier des sessions que nous proposons tout au long de la semaine.
00:23:24
Et enfin, en cliquant sur votre prénom puis sur mon tableau de bord,
00:23:33
on descend un petit peu,
00:23:36
vous avez l'onglet bleu où vous allez voir le nom de la session qui a lieu ou les sessions qui sont à venir, et sur la droite vous allez avoir « évaluer la session ».
00:23:49
À quoi ça sert ? ça nous sert à nous formateurs à nous améliorer. Je vous donne le principe : c'est 3 notes de 1 à 10 avec le commentaire qui va sur l'ensemble de la session. C’est quelque chose de facultatif : si vous avez envie de noter, ce sera avec grand plaisir pour nous. Si vous n'en avez pas l'envie,
00:24:22
ne vous inquiétez pas on ne vous embêtera pas par mail pour ça.
00:24:29
Ce sont les informations que j'avais à vous donner sur la plateforme MOOC. Je vous remercie d'avoir participé à cette session, j'espère que vous allez faire bon usage de ce que nous avons vu ensemble aujourd'hui. Je vous souhaite une très bonne journée.

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