OneDrive - Découvrir l'outil de stockage en ligne

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​Parmi les nombreux outils proposés par votre suite d’applications Microsoft 365, vous retrouverez Microsoft OneDrive. C'est un espace de stockage Cloud individuel, relié à votre compte Microsoft. Il vous permettra non seulement de stocker vos documents en ligne dans le Cloud, afin de toujours y avoir accès, sur votre ordinateur, mais aussi depuis votre mobile, à partir du moment où vous disposez d’une connexion: mais il vous sera également très utile pour partager des fichiers volumineux à vos collaborateurs. Vous pourrez également utiliser Microsoft OneDrive pour collaborer avec eux sur les documents Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft Powerpoint, en même temps et sans perdre aucun changement, grâce aux différentes options de partage.
 

Thématique de la session : Microsoft OneDrive

Public cible : Utilisateurs souhaitant faciliter l'accès et sécuriser ses données stockées en ligne

Niveau au démarrage : Débutant 

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle 
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires 
  • Des vidéos peuvent venir compléter le cours 

Objectif : A l'issue de ce cours vous serez capable d'organiser dans votre espace en ligne, vos données stockées pour en faciliter l'accès et la sécurisation

ompétences visées : 

  • Découvrir l’outil de stockage Cloud Microsoft OneDrive et ses fonctionnalités.
  • Comprendre les possibilités de partage et de collaboration du Cloud.

Plan du cours : 

  • Se connecter au portail Office 365
  • Qu'est-ce que One Drive ?
  • Charger et partager des documents
  • L'imbrication avec les outils bureautique
  • La synchronisation
     

Éléments de contexte : 

L'espace de stockage Cloud Microsoft One Drive vous permet de charger vos documents, même les fichiers les plus volumineux, dans votre espace personnel. Ce dernier que vous pouvez organiser et ranger selon vos besoins. Vous avez également la main sur vos dossiers et fichiers pour les supprimer, le dupliquer, ou toute autre action de modifications et de déplacement comme vous le feriez sur votre ordinateur personnel ou professionnel.

La synchronisation entre Microsoft One Drive et votre ordinateur peut se faire en sélectionnant certains fichiers ou même en synchronisant toute votre bibliothèque. Cela vous permettra d'accéder à tous vos documents synchronisés depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion internet.  Grâce à l'application mobile Microsoft One Drive, vous pourrez emporter vos documents partout avec vous.

En hébergeant ou créant directement vos fichiers sur Microsoft One Drive, vous économiserez aussi de la place sur le disque dur de votre ordinateur.

Une fois sur votre Cloud One Drive, vous avez la possibilité de partager vos documents. Que ce soit à des collaborateurs internes ou externes à votre entreprise. Que ce soit pour travailler en équipe sur la même version du document ou pour un simple accès en lecture. Ainsi, vous gérez les autorisations en temps réel et évitez les échanges de mails avec différentes versions du même document. L'historique des modifications vous montrera tous les changements récents apportés à votre document, que ce soit par vous ou par un de vos collaborateurs ayant accès au document.

En gérant l'accès à vos dossiers et documents partagés, avec possibilité de les protéger par mot de passe, vous éviterez ainsi la fuite d'information le tout grâce à la protection de Microsoft OneDrive qui sécurise vos données.

Le Cloud One Drive est fortement imbriqué avec la suite Microsoft 365 et vous permet de créer directement vos documents de bureautique dans votre espace de stockage ou à partir des applications telles que Excel, Word ou Powerpoint

00:00:10
Bonjour Bienvenue dans notre prise en main et nous allons découvrir l'outil de stockage en ligne OneDrive.
00:00:20
Alors notre plan d'aujourd'hui : nous allons nous connecter au portail Office 365, nous allons voir qu'est-ce que OneDrive? nous allons charger et partager des documents.
00:00:34
Nous allons voir l'imbrication avec les outils bureautiques et enfin nous allons aborder la synchronisation.
00:00:43
Donc les objectifs d'aujourd'hui seront d'apprendre à utiliser, partager et collaborer avec OneDrive et nous allons approfondir notre formation avec la plateforme MOOC.
00:00:57
Se connecter au portail l'accessibilité est plutôt simple ici, nous allons retenir cette adresse portal.office.com.
00:01:06
Pour accéder à diverses applications sur notre portail Office 365.
00:01:16
Qu'est-ce que OneDrive ? OneDrive est un espace de stockage accessible en ligne. Nos documents sont privés jusqu'à ce que nous les partagions. Nous allons utiliser le dossier OneDrive comme le dossier "Mes Documents". J'accède à mes fichiers OneDrive sur mon ordinateur même si je n'ai pas internet mes documents se synchronisent à nouveau à la prochaine connexion internet et nous allons retrouver bien sûr cette possibilité de partage des documents.
00:01:47
Alors nous allons aller sur
00:01:51
notre portail Office 365 où nous allons retrouver diverses applications telles qu' Outlook par exemple, OneDrive que nous allons aborder bien sûr, Word, Excel, PowerPoint, OneNote qui font partie de notre suite bureautique et nous allons avoir diverses applications du Sharepoint du Teams du Planner du Yammer...
00:02:20
En haut à gauche, à côté d'Office 365 je vais retrouver mon lanceur d'application.
00:02:27
Je retrouve plus ou moins les mêmes applications que sur la page d'accueil.
00:02:32
Je clique sur toutes les applications et là vous l'avez deviné je vais retrouver un plus large panel.
00:02:42
Nous allons aller directement sur OneDrive.
00:02:53
Ici je vais bien évidemment retrouver des dossiers, des documents, mais je vais avoir des fonctionnalités autour. Nous allons faire un tour de l'interface de OneDrive. Premièrement nous avons la barre "Rechercher"
00:03:11
Je clique, alors je vais avoir bien sûr des fichiers qui vont sortir ici mais si je tape le nom d'un document, je vais pouvoir le retrouver tout simplement plus vite de cette façon.
00:03:24
Je peux afficher plus de résultats aussi.
00:03:27
00:03:28
Sur la gauche je vais avoir différents onglets, actuellement je suis dans l'onglet fichier, j'ai un onglet "Récent" où je vais retrouver les documents que j'ai le plus récemment utilisé, on va même avoir le dernier accès, par exemple ce document hier à 11h19.
00:03:53
Dans l'onglet "Partager" toujours sur la gauche.
00:03:56
Je vais retrouver les documents qui ont été partagés avec moi, je peux voir par exemple qui a partagé ce document : Laurent Balardy, Lisa Eliot etc..
00:04:08
Sur les "Partagé par moi", ce sont les documents que j'ai partagés à mes collègues.
00:04:16
En dessous de "partager" j'ai l'onglet "découvrir", ça va être comme il est noté ici je vais découvrir des éléments qui vont être susceptibles de m'intéresser.
00:04:30
La corbeille, rien d'extraordinaire, avec cette corbeille, je vous donne juste l'information qu'un document va rester ici 3 mois. Passé 90 jours le document disparaît à tout jamais donc juste bien faire attention à ce qu'on va mettre dans notre corbeille.
00:04:48
Je vais retourner sur l'onglet fichier.
00:04:51
Il est possible des fois que d'autres fonctionnalités soient présentes ici ne vous inquiétez pas, elles n'ont pas disparu, on va juste réinitialiser la page, elles vont réapparaître.
00:05:05
Maintenant avec ces fonctionnalités-ci, le bouton "nouveau" pour créer un nouveau dossier ou un nouveau document Word par exemple.
00:05:16
Mais je vais pouvoir créer d'autres documents telle une présentation PowerPoint par exemple.
00:05:24
Le bouton "Charger":
00:05:26
Pour charger des fichiers ou dossiers de mon ordinateur.
00:05:32
Et nous allons retrouver la synchronisation.
00:05:37
Donc qu'est-ce que la synchronisation?
00:05:40
Nous allons synchroniser tous les éléments que nous avons sous les yeux sur notre ordinateur. Nous allons avoir un dossier OneDrive sur notre ordinateur que je vais vous montrer tout de suite. je vois OneDrive Mandarine Academy donc mon entreprise, vous allez avoir un autre nom et vous allez avoir la possibilité de retrouver vos documents qui sont sur votre OneDrive.
00:06:10
A quoi ça va servir de faire une synchronisation ? Vous n'avez pas internet vous allez pouvoir quand même travailler sur vos documents, la prochaine connexion internet va permettre de synchroniser tous les éléments. Vous apportez une modification ici
00:06:31
ou sur la version Online.
00:06:34
La modification va s'apporter dans l'un et l'autre peu importe l'endroit où vous le faites.
00:06:42
C'est à ça que va nous servir ici une synchronisation.
00:06:48
À droite j'ai des Flows, on va pouvoir créer des flux. Qu'est-ce qu'un flux ? Un flux est une petite aide, (il y en a plusieurs bien évidemment) qui permet d'être notifié s'il y a du mouvement sur votre OneDrive. C'est une possibilité d'être notifié par mail. Vous allez avoir différents flux possibles.
00:07:20
Sur la droite.
00:07:22
Je vais retrouver la possibilité de trier les éléments par type, par nom, par modifier, etc, je vais pouvoir un peu trier, filtrer ici.
00:07:33
Encore à droite j'ai les options d'affichage, je suis en mode liste, je peux me mettre en mode "liste contact", pour avoir un résultat un peu plus compact. Je vais avoir le "mode vignette" C'est du visuel, on prend celui qui nous correspond le mieux, juste la petite différence qu'on va avoir ici, on va voir que dans le dossier bloc note par exemple il y a 3 éléments.
00:08:06
Je vais me remettre en mode liste.
00:08:10
Et encore à droite vous avez la possibilité d'ouvrir le volet d'information. C'est tout simplement les informations, l'activité qu'il va y avoir sur mon OneDrive. On voit ici que j'ai modifié tel document le 3 juillet, que j'ai et je vais retrouver diverses informations.
00:08:39
Ce ruban d'informations va pouvoir être modifiable, je le laisse pour l'instant sur la droite, je vais cocher la case d'un document et là mon ruban va changer, cette fois-ci je vais avoir des informations concernant le document en question.
00:09:01
Je décoche cette case, le ruban affiche à nouveau les informations sur OneDrive.
00:09:11
Je vais fermer celui-ci.
00:09:14
Et maintenant nous allons nous focaliser sur ce qu'on va pouvoir faire autour d'un document.
00:09:26
Je coche la case ici.
00:09:28
Les fonctionnalités vont changer au-dessus, ces fonctionnalités sont égales à un clic droit. Je peux retrouver ces fonctionnalités avec les 3 petits points "afficher les actions" juste ici, je clique et là je vais avoir les actions d'un clic droit. Je fais mon clic droit classique, je vais avoir ces fonctionnalités.
00:09:56
Avant de voir ce qu'on va pouvoir faire avec ces fonctionnalités je vais avoir quelques informations autour d'un document par exemple ici je vois que ce document "Code incendie" a été modifié le 13 mai par Amaury.
00:10:15
Je peux voir la taille du fichier et je peux voir s'il est partagé.
00:10:24
En l'occurrence ici, ce document l'est.
00:10:27
Maintenant je fais mon clic droit sur un document et on va voir ce qu'on va pouvoir faire. Alors j'ai la possibilité d'ouvrir ce document dans Word Online.
00:10:38
Où d'aller l'ouvrir en Word local donc sur mon bureau.
00:10:43
Je peux avoir un aperçu sur le document je vais pouvoir collaborer en le partageant ou en copiant le lien donc moi je vais cliquer sur "Partager" nous allons obtenir cette fenêtre.
00:10:59
Je vois ici ces informations, "les membres de teachoip" donc les membres de mon entreprise disposant du lien pouvant modifier le contenu. Ça je peux le modifier, je clique dessus donc je retrouve les personnes au sein de mon entreprise disposant du lien, en dessous les personnes ayant déjà l'accès. On va redonner tout simplement un accès à des personnes qui l'avaient déjà auparavant mais il est possible que le lien ne fonctionne plus .
00:11:31
Je vais leur redonner un accès avec cette possibilité.
00:11:36
Des personnes spécifiques je vais pouvoir travailler par exemple avec des personnes en dehors de mon entreprise mais ces personnes ne vont pas pouvoir partager le document que je leur partage. Donc on a la possibilité de travailler pourquoi pas à l'extérieur mais une personne ne va pouvoir partager ce document si je choisis "Des personnes spécifiques".
00:12:06
Je peux autoriser ou non à la modification; je décoche la case mais à partir de là cette personne peut toujours télécharger le document donc elle pourra le télécharger apporter les modifications de son côté. Je peux aller un petit peu plus loin ici, je veux que cette personne ne puisse que voir ce document je "bloque le téléchargement" elle ne pourra ni modifier ni télécharger celui-ci.
00:12:33
Par contre si j'autorise à la modification, cette personne va pouvoir modifier mon document et va pouvoir le télécharger s'il a envie d'apporter des modifications de son côté.
00:12:45
Moi personnellement je vais choisir des personnes au sein de mon entreprise disposant du lien et enfin j'autorise à la modification.
00:12:54
Cette fois-ci je rentre le nom d'un collègue ou une adresse courriel; Lisa Eliott par exemple. Je peux ajouter une ou plusieurs personnes je lui laisse un message(facultatif)
00:13:10
Et enfin je lui envoie; Lisa pourra accéder à mon document, va pouvoir le modifier/ télécharger. Je peux à partir de cette fenêtre copier le lien par exemple pour que Lisa puisse y accéder ou bien aller le partager directement sur Outlook.
00:13:31
On a un petit peu vu cette fenêtre partagée pour aller partager un document (on peut copier le lien encore une fois à partir d'ici bien sûr) je vais pouvoir télécharger/supprimer/déplacer/copier dans "Renommer" on retrouve notre Flow donc on va pouvoir créer des flux encore une fois ou aller voir l'historique des versions juste en dessous.
00:13:55
Donc je clique dessus et je vais pouvoir retrouver plusieurs versions d'un document. Comment se crée une version? J'ouvre tout simplement un document et je vais pouvoir avoir une nouvelle version. Alors on voit ici que j'ai 29 versions de ce document.
00:14:15
Donc à chaque fois ce sera 1.0, 2.0, 3.0 etc.
00:14:21
Alors pourquoi aller consulter cet historique des versions? Admettons que l'un de mes collègues vous avez partagé un document puis
00:14:34
à été le modifier, vous n'êtes pas très fan de ces modifications(ça peut arriver) vous allez pouvoir récupérer la version précédente ici. Donc avec cette version je vais pouvoir afficher les actions.
00:14:53
je peux restaurer cette version donc elle passera en tête de liste, je vais pouvoir ouvrir cette version ou bien la supprimer si je sais que je ne vais plus en avoir besoin.
00:15:08
Et j'ai bien sûr ces informations : on voit que Pierre SKOLIL avait modifié le document le 5 juin 2018 par exemple.
00:15:24
Toujours le clic droit et pour voir la dernière chose ce sont les détails je clique et en fait c'est mon volet d'informations que j'avais tout à l'heure.
00:15:35
Donc maintenant on va un petit peut voir ce qu'on va pouvoir faire ici; je vais avoir un miniature premièrement donc sur ce document.
00:15:44
En dessous le nombre de vue sur ce document, je vais pouvoir gérer l'accès.
00:15:54
Et enfin je vais voir l'activité et des détails sur ce document.
00:15:59
Nous allons gérer l'accès.
00:16:02
Premièrement je retrouve le bouton "Partager" je clique et c'est la fenêtre que nous avions tout à l'heure quand nous avions fait un clic droit. Si je veux par exemple ne pas partager ce document à des membres de mon entreprise, je clique ici, je vais pouvoir aller choisir des personnes spécifiques ou redonner un accès tout simplement.
00:16:32
Je vais pouvoir juste à droite accorder l'accès.
00:16:36
Donc je vais accorder un accès directement ici sur notre document bien évidemment je tape le nom d'un collègue : Philippe par exemple.
00:16:48
(je vais pouvoir ajouter bien sûr d'autres personnes mises à part Philippe), je lui donne la possibilité de modifier le document ou bien juste de le consulter.
00:17:02
J'ajoute un message qui est facultatif je peux bien sûr "accorder l'accès" , ajouter un message(facultatif) et je vais les avertir ou non. et ils vont quand même pouvoir accéder à ce document.
00:17:25
Je peux arrêter le partage, donc admettons que j'ai partagé ce document avec une dizaine de personnes c'est avec le "Arrêter le partage" que je supprime l’accès à mon document pour les personnes souhaitées.
00:17:43
Donc j'arrête le partage avec ses 10 personnes d'un seul coup.On peut copier le lien juste en dessous.
00:17:52
Je vais pouvoir retrouver quelques informations ici : Donc Amaury Sylvestre (mon compte de démonstration) mais je suis propriétaire. Ici en dessous je vois qu'il y'a un crayon et que Lisa peut modifier le document. Je peux changer ces autorisations, donc elle peut modifier. soit je lui donne si je le souhaite une consultation ou bien j'arrête le partage avec Lisa Eliott
00:18:19
Donc ces détails ici que nous allons en tout cas pouvoir retrouver.
00:18:25
J'ai maintenant une dernière chose à vous montrer concernant un document Word qui serait en local donc sur mon ordinateur ( je vais ouvrir Word tout de suite).
00:18:41
Je suis sur Word mais je pouvais également le faire sur PowerPoint sur OneNote ou sur Excel. Je vais aller dans "Fichier" (en haut à gauche) > je fais "Enregistrer une copie".
00:18:58
Et là je vais pouvoir enregistrer une copie sur mon OneDrive ou bien sur un site SharePoint; ici je vais avoir mes équipes et je vais pouvoir aller partager ce document directement dans l'une d'entre elles.
00:19:17
pour montrer qu'on peut enregistrer sous notre OneDrive par exemple ici.
00:19:25
je vais fermer ce document. Voilà c'est les informations que nous avions à voir ensemble ici sur OneDrive.
00:19:37
Je vais faire un retour sur notre diapositive.
00:19:43
Avec OneDrive nous allons pouvoir charger et partager, nous allons retrouver quelques informations, par exemple que j'ai partagées ce document avec tel collègue. Les "..." qui sont égal à un clic droit pour retrouver nos diverses fonctionnalités telles que le partage.
00:20:04
"L'imbrication" que nous retrouvons avec
00:20:09
notre suite bureautique donc avec Word, Excel, PowerPoint installé sur le PC tout est stocké en ligne et on va pouvoir partager nos documents. Nous allons enregistrer sous pour stocker mes documents personnels et sur SharePoint pour contribuer au site d'agence.
00:20:32
La synchronisation donc en local on va pouvoir travailler avec nos documents, nous allons apporter des modifications en local qui vont être apportées en ligne.
00:20:49
Et vice versa bien sûr.
00:20:53
Alors la suite du cursus : Notre plateforme de formation MOOC.
00:21:01
que je vais afficher tout de suite à l'écran.
00:21:11
Donc c'est pour vous dire rapidement ce que nous allons pouvoir retrouver dans nos onglets : Parcours/Cours/Tutos/Cas d'usages et une possibilité que vous avez à la fin de cette session. Dans le parcours nous allons trouver plusieurs cours sous un même thème : par exemple plusieurs cours sous le thème de l'administration de Skype entreprise.
00:21:37
Dans l'onglet "Cours" nous allons retrouver les cours que nous proposons, je vais cliquer par exemple sur celui-ci.
00:21:47
et on va avoir quelques informations quand je clique sur un cours par exemple la prochaine session qui aura lieu telle date à telle heure et je vais pouvoir donc m'inscrire avec ce bouton.
00:21:58
Je descends un petit peu.
00:22:01
Et vous allez avoir la possibilité de retrouver un webcast donc un cours qui a été tout simplement enregistré au préalable.
00:22:13
Les cas d'usage et tutos c'est un petit peu la même chose . on a une différence avec les cas d'usage c'est que c'est à thèmes associés et à cas pratique.
00:22:24
Ici j'ai 108 vidéos de cas d'usages je clique sur "logiciel"
00:22:30
Ensuite je sélectionne le logiciel qui m'intéresse(ici OneDrive).
00:22:36
J'obtiens 7 vidéos en lien avec OneDrive.
00:22:44
Dans l'onglet "Tutos",
00:22:47
on va retrouver des vidéos qui vont concerner uniquement un sujet en particulier. Rapidement ce sont des vidéos qui durent de 30 secondes à 7 minutes. par exemple ici nous dans les Tutos nous avons 838 vidéos.
00:23:09
Bien sûr des vidéos nous en rajoutons un petit peu par-ci par-là pour enrichir notre plateforme MOOC. Comme tout à l'heure je clique sur "Logiciel" ensuite je vais cliquer sur OneDrive.
00:23:23
Et là je vais avoir 4 vidéos liées à OneDrive. Ça va nous éviter tout simplement d'aller chercher ces 4 vidéos dans nos 838 vidéos quand je sélectionne le logiciel intéressé.
00:23:39
À droite je vais retrouver à côté de mon nom donc un calendrier qui va recenser toutes les sessions qui vont avoir lieu dans la semaine (ici sur 7 jours).
00:23:58
je clique maintenant sur mon prénom et enfin sur "Mon tableau de bord"
00:24:06
Je descends un petit peu avec la roulette.
00:24:09
Là je vais avoir "voici mon tableau de bord" et je vais cliquer sur "Vous êtes inscrit à 0 session" ce qui est tout à fait normal de ma part en tant que formateur. Je clique ici, je vais retrouver où se trouve
00:24:22
ma souris je vais retrouver le nom de la session qui aura lieu et les sessions qui vont être à venir. Sur la droite où je bouge ma souris; vous allez avoir la possibilité d'évaluer la session.
00:24:40
Donc ici je vous donne ces infos à titre informatif car évaluer la session n'est pas obligatoire. C'est une évaluation qui dure 1 à 2 minutes, c'est 3 notes de 1 à 10 avec le commentaire qui va sur l'ensemble de la session. Ça va nous servir à évaluer la session pour que nous en tant que formateur puissions améliorer la qualité de nos sessions.
00:25:17
Voici ce que j'avais à vous montrer sur la plateforme MOOC.
00:25:25
Je vais vous remercier d'avoir participé à cette session en espérant que vous allez faire un bon usage de ce que nous avons vu ensemble aujourd'hui et je vais vous souhaiter une très bonne fin de journée.

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