Les outils de gestion de tâches : Planner et Project

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Gérer et organiser des tâches ne s'improvise pas. Découvrez les applications Office 365 qui permettent d'être efficace : Project, l'application complète et efficace pour de gros projets, et Planner, pour une gestion des tâches au quotidien.

Thématique de la session : Gestion de tâches

Public cible : Utilisateurs souhaitant connaitre les possibilités d'usages de différents outils de gestion de tâches

Niveau au démarrage : Débutant

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur

Moyens et méthodes pédagogiques :

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires
  • Des vidéos peuvent venir compléter le cours

Objectif : A l'issue de ce cours vous serez capable d'identifier le positionnement de différents outils de gestion de tâches afin de choisir le plus adapté en fonction de l'usage recherché

Compétences visées :

  • Découvrir les outils de gestion de tâches
  • Utiliser l'interconnexion des applications au quotidien

Plan du cours :

  • Projet Online : Qu'est-ce que Project ?
    • Les étapes ou tâches liées à un projet
    • Suivre l'avancement du projet
    • La lecture graphique 
  • Microsoft Planner
    • Accessibilité et groupes de travail
    • Planifier des tâches
    • Suivre l'avancement des tâches

Éléments de contexte :

Comment et quand utiliser Microsoft Project, et comment et quand utiliser Microsoft Planner ? Si vous êtes utilisateur de Microsoft 365 avec une licence permettant d’accéder à Microsoft Project Online, vous devez alors vous demander pourquoi et quand utiliser Microsoft projet Online ou Microsoft Planner. 

Ces deux applications, même si elles ont comme vocation de planifier un projet et les tâches liées, n’ont pas la même utilité et ne fonctionnent pas de la même façon.

Microsoft Project Online permet de créer un planning de projet, de le mettre à jour, d’y associer des personnes ressources avec les coûts associés et enfin d’automatiser et d’adapter les glissements de planning. En bref, il est taillé pour les projets d’envergure que l’on souhaite suivre très précisément et à tous les niveaux. Microsoft Project Online s’intègre complétement à SharePoint.

Microsoft Planner est une vraie alternative à Project Online car il permet également d’organiser et de partager des tâches pour une équipe. L’avantage c’est qu’il est simple à prendre en main et intuitif, il ne requiert pas de compétence particulière en gestion de projet et permet de fédérer les tâches autour d’un projet et d’une équipe. Évidemment, Microsoft Planner n’est pas aussi complet que Project Online et ne permet pas, par exemple de suivre les coûts et donc le budget du projet. Microsoft Planner convient parfaitement pour des projets rapides, transverses. Microsoft Planner s’intègre dans Microsoft Teams, ce qui lui requiert une place importante dans le fonctionnement d’une équipe Teams. Enfin, Microsoft Planner permet une synchronisation avec Microsoft To Do pour l’organisation individuel d’un collaborateur.

Pour voir la liste des sessions merci de vous connecter via le boutton ci-dessous ou depuis le menu de navigation.

Vignette session

Ce cours propose votre participation dans une classe virtuelle avec un formateur expert du sujet.

Votre participation n'est pas obligatoire pour visualiser les autres ressources, mais si vous souhaitez poser vos propres questions et avoir un échange en direct, c'est ici que cela se passe.

00:00:18
1ère chose que je vais vous donner ceci quelques consignes de dire de bonnes pratiques pour éviter que justement y'a la musique d'attente je vous invite à ne pas prendre de deuxième appels téléphoniques eux en parallèle pour elle.
00:00:33
Peut-être mis en attente de mettre le téléphone en mode micro mieux si vous êtes sollicité par voisin voisine collègue.
00:00:39
Aux alentours et puis euh de rester actif sur le PC pour éviter tout simplement la mise en veille.
00:00:45
OK le plan de cette cession aux abords d en 45 minutes environ comment suivre des projets au quotidien avec planeur et Project online alors.
00:00:55
C'est une session découverte sur les yeux sur les 2 outils principaux qui permettent de faire du shit projet Edge décessions autres notamment sur Project online qui un petit peu plus complet je vous inviterai donc regarder le planning dans dans sa plateforme MOOC si vous souhaitez aborder plus amplement ?
00:01:15
Planeur sur Project online.
00:01:17
Et donc tu peux beetee de cette session les objectifs de la découverte comment stimuler la gestion des tâches.
00:01:24
Dans le cadre de projets et puis comment réussir son parcours en découvrant la plate-forme ok on abordera la fin pour compléter ce cette session donc ce n'est pas une question purement formation.
00:01:35
Une session découverte c'est bon pour vous on est on écoute on dit et j'ai commencé par une petite introduction qu'est-ce qu'il faut pour vous le nuage bleu qui apparaît à l'écran ?
00:01:50
Avec toi moi y'a pas de question piège.
00:01:53
Ça doit être un clou de mais je ne sais pas je ne vois pas.
00:01:57
Alors à est-ce que vous avez cliqué sur le lien qui apparaissait dans le mail ?
00:02:02
Ah voilà.
00:02:05
Donc là ça devrait arriver incessamment sous peu.
00:02:14
Et donc.
00:02:16
Le femme nue avec d'immenses elle Claude l'aviez deviné eux même sans avoir l'image sous les yeux et il faut vous qu'est-ce qu'il va plus Claude finalement qu'est-ce que c'est d'après vous.
00:02:29
Un endroit où on peut mettre les fichiers et les applications.
00:02:34
Exactement.
00:02:35
Directement au milieu.
00:02:38
Vous avez tout à fait raison c'est bien cette réponse qui était attendu maintenant et je lui disais pas question piège ?
00:02:43
Ce l'association je te demande du logo Office 365 et du nuage qui permet de généraliser euh historiquement le Claude été principalement associé à du stockage de fichiers en ligne ?
00:02:56
Aujourd'hui nous sommes bien sur un espace euh d'accessibilité des services qui sont également en ligne ?
00:03:02
Donc ça fait cessibilité voilà retrouver au niveau de différents device donc appareil.
00:03:08
Aussi bien sur les tablettes eux ordinateur et téléphone et donc pour accepter.
00:03:14
À cette application une adresse sera dimanche simple à retenir un portableconfisque.com et permet après avoir était.
00:03:21
Identifier avec l'adresse Email et le mot de passe d'accès à l'ensemble de vos services en ligne euh aujourd'hui il le chante super Alain sur l'ordinateur.
00:03:32
Sur Windows sur le nouvel ordinateur tout à fait.
00:03:36
Lorsque vous cherchez un programme par exemple qu'il n'est pas en raccourcis et si vous n'êtes pas l'expert du raccourci clavier la plupart du temps on utiliser le menu démarrer.
00:03:46
Bon bah quoi je l'écran ?
00:03:48
Oui c'est bien ça et bien voyez-vous sur la le portail office ce point commun portable ton fils Quentin vous avez également alors c'est pas non technique un mai.
00:03:58
France2 lundi démarre online qui permet d'accéder voilà à tout toutes les toutes les applications en ligne ?
00:04:05
Donc c'est introduction permet simplement de resituer un petit peu cette sur le clown de service en ligne et d'accessibilité au niveau des applications.
00:04:14
Tout simplement.
00:04:17
Alors les 2 parties que l'on va bander son planeur et Project online je vais pas vous dérouler un porc police çAN'aurait aucun intérêt donc je vais quitter ce portrait immédiatement.
00:04:27
Et.
00:04:29
Alors je suis sur le double écran voilà je vais ouvrir l'application planeur planeur qui est un outil de suivi des tâches principalement alors peut-être que vous avez déjà utilisé sur Outlook euh l'outil tâches que c'est déjà le cas ou pas ?
00:04:46
Où est-ce que vous connaissez peut-être alors je connais mais je l'utilise pas ?
00:04:51
Mais justement je me demandais si je pouvais dire davantage utilisé.
00:04:55
Alors on va commencer par quelque chose d'un peu plus théorique mais ça va durer très très très très très très très longtemps mais la 1ère étape c'est de positionner chacun des produits parce que tactiquement.
00:05:06
Vous avez sur le cloucq un outil tâches qui permet de gérer des tâches vous avez planeur qui permet de gérer des tâches ?
00:05:12
Et vous avez Project online ou Project cour qui a outil de gestion de projet qui permet également de gérer des tâches et la la 1ère question qui pourrait être légitime c'est ?
00:05:22
Euh finalement à quoi ça sert d'avoir 3 applications qui font la même chose donc peuvent même stocker donc il y a beaucoup aussi de de stockage pas en conflit enfin des effets programme qui font exactement la même chose donc c'est pour ça je voulais voir plus clair ?
00:05:41
Et bien ça tombe bien parce qu'on va commencer j'ai commencé par présenter un petit peu le pôle le positionnement de chacun des produits au niveau de la gestion des tâches.
00:05:50
On va partir de du plus basique termes de fonctionnalités qui est l'outil de tâches Outlook qui est en fait haha ?
00:05:57
Je n'en doute ikkyo à l'origine était réservée à l'utilisateur même vous avez un compte e Office 365 vous avez votre adresse de messagerie arobase essayer de faire et bien vous avez un outil de gestion de tâches pour vous.
00:06:12
Est-ce que vous avez une to do list qui permet de ne pas oublier de faire telle ou telle chose ?
00:06:17
D'envoyer un mail de réserver une salle de faire telle ou telle chose donc c'est vraiment individuel.
00:06:24
Pour le positionner à l'inverse vous avez Project online qui est unhealthy complet de gestion de projet qui vraiment dédié à la commission de gestion ?
00:06:33
Chaque projet au gestionnaire de projet qui va permettre de chez détachées également mais qui va permettre également de pouvoir euh attribuer des ressources ?
00:06:42
Tu va également pouvoir permettre de gérer des coups d'avoir une vue de planning qu'on appelle diagramme de gantt.
00:06:50
Tu va permettre de définir des rétro-planning etc voilà donc.
00:06:54
Vous êtes sur un positionnement au complet au niveau de la la mission chef de projet en fait planeur se situe entre les 2.
00:07:04
Donc voyez un petit peu où j'en venir c'est que vous avez aucun individuels projet qui permet de faire des gros gestion de projet avec beaucoup de ressources ?
00:07:12
Et beaucoup de de tâches tellement liés au projet et vous avez au milieu planeur qui va permettre de faire un suivi des tâches un peu un peu plus basique mais qui va permettre de pouvoir tout de même attribuer les tâches à des collaborateurs ?
00:07:27
Ce qui va permettre de pouvoir également avoir une vue d avancement des projets sur une délimitation par exemple de planeur un ce l'exploitation et exploitations va s' arrêter un tableau de bord que je vous montre après par contre je ne pourrais pas en faire une exploitation sûre tableau Excel avec une exploitation sûre pour appuyer ?
00:07:47
Pour par exemple le exploiter des flux de données des grosses bases de données.
00:07:52
Puisque sur planeur n'y a pas de extractions possible sur sur Excel ou sur d'autres applications d'exploitation donc c'est un exemple différence important.
00:08:02
Bonheur va permettre d'avoir un tableau de bord.
00:08:05
Le cliquer sur Project online va aller beaucoup plus loin avec une d'exploitation et des rapports personnalisés.
00:08:12
Qui pourront en être extraites ?
00:08:14
Dans déjà est-ce que Leclerc.
00:08:17
Les rétro planning par exemple sur planeur c'est possible.
00:08:20
Alors le rétro planning a pas de rétro planning à proprement dit.
00:08:24
On va on va le voir ensemble dans un déjà est-ce que le haut niveau du positionnement de chacun des produits donc Outlook un h planeur et Project est-ce que vous aimez bien cette différence dans les grandes villes finalement tout à fait.
00:08:39
Alors on va voir des planeurs planeur qui eux qui par défaut ?
00:08:44
Va vous faire apparaître les plans alors un plan c'est quoi c'est euh un projet par exemple qui va être associé ensuite à des tâches donc ?
00:08:54
Chaque projet correspond à un plan alors c'est c'est du vocabulaire interne donc c'est pas à retenir spécifiquement simplement ça permet d'avoir le même vocabulaire ensemble donc.
00:09:05
Envoyer si sur le compte de démonstration qui celui de Maxime il y a eux attendent de plan alors tous n'ont pas de détache mais attends déjà pour retrouver tous vos plans deuxième étape sur le volet latéral s' est retrouvé vos tâches à vous ?
00:09:21
Donc je vais cliquer sur méta je vois qu'il y'en a 2.
00:09:24
Voilà je vois qu'il y'a 2 tâches qui ailier qui sont en cours qui sont liées à un plan qui s' appelle plante qui s' appelle commerce plutôt et un autre qui s' appelle plan CCI ?
00:09:36
Dire que la cession a été réaliséEDéjà pour des collaborateurs et des agents dacc donc voyez si le nom du clan.
00:09:45
Et ensuite au dessus alors c'est vocabulaire aussi mais ça plante comme donc c'est la tâche en question.
00:09:51
On va descendre un petit peu toujours dans le volet latéral un e vous retrouverez ensuite tous les plans.
00:09:57
Je voyais que pouvant mettre certains en favoris se dire que les retrouver facilement si vous utilisez beaucoup et vous retrouver en dessous tous les plans voyez on a commencé comme une paire de plans qui apparaissent ?
00:10:09
Alors allons sur le plan qui s' appelle c'est c'est quand c'est ?
00:10:13
Apple.
00:10:16
Voilà donc le français s' aboyer eux permet d'arriver une sorte de gestionnaire des taches contre c'est un peu comme le le fameux Outlook tâches et un petit peu plus poussé.
00:10:27
1ère chose qui vient petit peu à l'esprit c'est le monde d'affichage vous avez un mode tableau chaque élément correspond à un tableau finalement et vous avez la possibilité d'avoir une vue globale donc le fameux tableau de bord en mode graphique ?
00:10:42
Je clique dessus vous avez le graphique et vous avez du coup euh on a coûteux il a posté de voir le avancement des tâches.
00:10:52
Qu'est-ce qui sont commencé en retard en cours terminé avec un état de forme graphique et par utilisateur dokhtar membres de ce groupe de force plan ?
00:11:03
Pour retrouver le l'avance moi également.
00:11:06
Sur le côté droit l'ensemble des tâches apparaissent si vous cliquez sur.
00:11:11
Un élément y avoir gardé par emploi immédiatement Maxime il a une tache en retard je voudrais savoir quelle est cette tâche en question je clique dessus automatiquement sur le côté droit je vois la tâche en question.
00:11:22
Elle est censée terminer au 9122 1016 victime allez bien en retard.
00:11:27
La tâche non attribués si je clique dessus ces déploiements formations n'y a pas grand-chose dans comme comme donner mais je vois que sa tâche n'était non attribués.
00:11:36
Je vais revenir rapidement sur tableau.
00:11:40
C'est le le monde d'affichage hein c'est pas une voiture une une option en plus et donc je reviens ici sur ça ça va.
00:11:48
Donc.
00:11:50
Rappelle je suis sur le le projet qui s' appelle plan CCI ?
00:11:54
Je vois qu'il y'a des tâches m'attribuer et les tâches attribuées à une personne.
00:11:59
Envoie droite je vois les membres.
00:12:01
Tu cliques dessus et immédiatement on pouvait voir que la gestion des utilisateurs qui font partie du projet est relativement simplifiée ?
00:12:09
Vous avez simplement à eux cliquer easther plutôt le nom ou l'adresse Email pour pouvoir ajouter la personne en question.
00:12:18
D'accord.
00:12:19
Donc on est bien sur une gestion assez simplifié on va enfin parler de tout à l'heure avec avec Project online sur Project online d'autres options sont disponibles eux mais ce qui alourdit un petit peu la machine finalement ?
00:12:34
Les options eux permettent également de gérer les utilisateurs donc je peux par exemple supprimer du plan Amaury Sylvestre.
00:12:43
Clique dessus et la personne ne fait donc plus partie de ce groupe de projet.
00:12:48
Je veux dire que si vous êtes amené à travailler en mode projet avec des interlocuteurs qui peuvent changer de façon assez régulière ?
00:12:57
Vous aurez pas à faire Apple à manif rafteurs on va dire garachico supérieur qui devra gérer les droits d'utilisation ?
00:13:06
C'est bon en tant que créateur du plan ou anis rather du plan qui va pouvoir gérer les membres Anna ?
00:13:14
Je sais sa 1ère 1ère étape en dessous vous voyez que le le regroupement donc l'affichage un et je fais par attribution.
00:13:23
Mais tout à l'heure non attribuéSY'a pas une tâche Maxime a une tache mais c'est le l'affichage actuelle il est où pouvez modifier sur groupement.
00:13:32
Par avancement.
00:13:34
Hop vous avez tout comme ça les tâches en commençant cours terminé et c'est intéressant sur le côté au vent par compartiment.
00:13:45
Alors le compartiment c est une autre façon de de classer finalement 7 h chose pas un petit n'est pas possible de faire sur le cloud cas où vous avez voir ce que c'est hyper basique là vous allez pouvoir en tant que chef de projet au gestionnaire projets je te rappelle aux différentes facettes du projet d'ensemble exemple où il.
00:14:05
J'ai le compartiment a été mis comme compartiments communication vous avez un compartiment formation compartiments comptabilité pouvait avoir autre chose.
00:14:15
Je suis heureux la production sur les évaluations cetera donc ces compartiments pouvez modifier donc ajouter un nouveau compartiment en cliquant sur un des compartiments pouvez modifier comptabilité pas rempli facturation hop.
00:14:30
Je suis dis simplement et le compartiment changer de nom.
00:14:35
D'une tâche à une autre vous pouvez également associer les euh les tâches alors je suis faire afficher formations communication et comptabilité je vois par exemple que la tâche audit sur les besoins.
00:14:49
Mais pas forcément sur la comptabilité mais le compartiment communication.
00:14:53
Eh bien vous cliquez au moins très appuyé donc ce fameux cliché déposer un et on avait.
00:14:58
Immédiatement pouvez le déplacer alors j'ai pas été chaud voilà sur un nouveau compartiment.
00:15:04
On a fait on est plus sur la gestion globale des différentes tâches parce que on va voir maintenant c'est la création des tâches donc.
00:15:12
Pour chacun des compartiments connais aussi cette case.
00:15:16
Pardon il était en comptabilité et facturation est-ce que je peux faire un copier coller parce que je veux ce même module donc.
00:15:23
Question.
00:15:24
Mais alors je suis en comptabilité.
00:15:27
Non non l'occurrence cela la tâche associée à un compartiment.
00:15:35
Pour chacun des compartiments vous avez un petit plus qui permet de créer un nouveau nouvelle tâche pour prendre ma retourner sur comptabilité par exemple ?
00:15:43
Je suis un peu tâche je clique dessus c'est petit plus c'est je peux créer la nouvelle tâche comptabilité et facturation pourrait appeler ça on pourra nommer la tâche comptabilité.
00:15:54
Je sais la facturation client.
00:15:59
Par défaut si vous appuyez sur la touche entrée du clavier l'attacher créer et l appareil s' il vous voyez c'est pratiquement basique hein c'est juste un nom de tâches.
00:16:08
OK ton dessus.
00:16:10
OK vous avez beaucoup d'autres options notamment la partie eux.
00:16:16
Pour la partie échéance qui permet de définir c'est la tâche à déjà commencé au nom de définir une date de début de d'action ?
00:16:25
Si vous savez que la la facturation client intervient enfin moi ou dis-moi la voie je vais le faire commencer au 27 janvier.
00:16:33
Déchéance ou définition donc les chances maximum sera pas un peu de février pour pour se laisser une fenêtre de tir suffisant.
00:16:41
Donc là il ne sera pas commencé forcément en dessous vous avez une liste de vérification qui pourrait correspondre à des soutache on va pas faire le tour de toutes les options mais voyez qu'ici beaucoup de la formation pour être ajouté contrairement à Outlook tâches qui permet simplement de mettre toutes sortes de commentaires avec des ?
00:17:02
Appelle Dédé date.
00:17:04
Alors ici avec les rappels possible sur le cloucq ici on est bien sur une utilisation à line l'introduction avec la notion de Claude.
00:17:12
Tu veux dire que euh l'intérêt de planeur c'est qu'on avait pas 10 minutes qui fication vous êtes simplement sur un tableau de bord qui vous permet de suivre en temps que je pilote ?
00:17:22
Pas besoin forcément d'être notifié.
00:17:25
Euh qui permet d'avoir un suivi au quotidien ?
00:17:28
D'où la thématique de la session suivre les tâches au quotidien.
00:17:32
Ce qui m'intéresse maintenant c'est en tant que pilote ou chef de projet c'est de défilé cette tâche un peu le principe du chef de projet c'est de donner du boulot à d'autres personnes ?
00:17:45
Là on pourrait partir du principe que l'un des membres de ce groupe de ce plan un e la personne qui fait le lien que service comptabilité ?
00:17:55
OK je veux ajouter un devoir alors l'autre le vocabulaire utilisé un petit peu un petit peu étonnant mais je veux ajouter le devoir c'est-à-dire je vais attribué la tâche à un des membres.
00:18:05
De mon équipe ou du projet.
00:18:07
Je vais l'attribue à lorent par exemple.
00:18:10
Et.
00:18:11
Comme vous voyez n'y a pas de bouton enregistrer.
00:18:15
Étant donné que nous sommes sur une application online.
00:18:18
Et que c'est une application activement basique et simple un terme d'architecture derrière tout enregistre automatiquement.
00:18:26
C'est dire que je attribuez-le le devoir à lorent hop je peux fermer s crois.
00:18:31
Immédiatement voyez apparaître la personne qui est censé utiliser planeur pour gérer sa tâche ?
00:18:39
Alors que se passe-t-il lorsque Laurent ou n'importe qui d'autre duo de l'équipe en comptant que pilote ou les autres membres de l'équipe euh validé je suis beau ?
00:18:50
Pardon.
00:18:51
Devra se voir le une demande.
00:18:54
Ils ont du bon.
00:18:55
Ils vont recevoir non pas une demande ovalité maintenant informations comme quoi une tâche leur a été attribuéED'accord ?
00:19:03
À partir du moment que c'est une un mail à tout simplement qu'il a indiqué le la tâche et la personne en question il faut que la tâche est terminée va pouvoir simplement voyez je ne clique pas pour l'instant je suis en vol.
00:19:16
Cocher la case pour dire que la claque la balle entre la tâche est terminée à tout moment.
00:19:22
Ils vont pouvoir retrouver la tâche terminée il ADévalisé finalement il a marqué comme non terminé.
00:19:29
Donc vous voyez là l'utilisation est plutôt je trouve en tout cas intuitive hein c'est sur hâtivement complet pour un suivi quotidien c'était pas trop complexe pour pourront entrer.
00:19:41
Les débutants dans dans cette mission dans cette utilisation mais vous avez tout de même un un outil qui vous permet de gérer ?
00:19:48
Attache.
00:19:49
Moi il parait tout à l'heure.
00:19:52
Euh stockage horloge active de cette session n'est pas de parler du stockage à proprement dit par contre planeur est associée à l application que l'on appelle groups groups c'est une façon de gérer un ensemble de d'utilisateur donc là ça va être le l'équipe projet par exemple et d'associer.
00:20:12
Ce passe groupes un ensemble d'applications transverses planeur mais tu l'as par contre vous avez d'autres applications voyez si vous avez un bloc note partager automatiquement avec l'ensemble des membres du groupe donc accessible sans avoir de gestion de droits à réaliser.
00:20:30
La fille n'importe quel membre du groupe se connecte à planeur et clique sur bloc note et leur accès au bloc note.
00:20:36
Alors.
00:20:37
Là je suis un petit peu le parallèle avec.
00:20:40
App avec eux les applications transverses.
00:20:45
En tant que chef de projet vous pouvez vous avez plutôt pas mal de de rencontre réunion de suivi à faire avec des des petites notes à prendre.
00:20:56
L'intérêt pour eux pour le chef de projet de passer par ce bloc note ça va être de centraliser l'ensemble des notes.
00:21:04
Sur un seul et même endroit.
00:21:06
Et de pouvoir les retrouver en fonction du projet.
00:21:09
Là on est sur le projet cessay par exemple on vas y a crée une section qui va être plein de copains pour reprendre tu peux lui donner tout à l'heure ?
00:21:19
Pouvez créer une section hop qui va ?
00:21:23
Parlez plutôt du déploiement.
00:21:25
On a la mise en œuvre pouvez créer autant de sections que vous souhaitez et.
00:21:30
Lorsque vous avez une réunion parents sur le le déploiement vous pouvez dire bah aujourd'hui on est le 10012 1017.
00:21:39
Et lorsque vous êtes en réunion pour en comité de pilotage en comité projet pour chacune des réunions noter la date et où il se dit Ste rappeler présent hop etc etc et vous avez ainsi que tous vos comptes rendus de réunion.
00:21:54
Qui sont accessibles en AC'est l'endroit ?
00:21:58
Okay en lien tu peux être chienlit qui en lien avec voyez chez le plan ccic sur le plan du projet ?
00:22:06
Question.
00:22:08
Je vous ai parlé brièvement la 2 du bloc note on va revenir ici vous avez d'autres applications et ce qui m'intéresse ce particulièrement c'est l'application fichier ?
00:22:19
Ouais parlé tout à l'heure quand je lui disait de de tout ce qui était stockage ?
00:22:23
La l'idéEC'est pour grouper dans un seul endroit tous les documents liés à un projet.
00:22:29
Vous avez posté de créer des dossiers des sous dossiers un peu comme un One drive moins cher pound puisque c'est pas cher pointe dédiée.
00:22:36
Le groupe est là si vous connaissez un peu cher pour une seule UE pourrait constater qu'il n'y a pas de gestion d'administration affaire particulière partir du moment où les personnes voyez.
00:22:48
Vous avez les 3 membres du groupe planeur et automatiquement le droit d'accès à ce.
00:22:55
ASSE cet espace de stockage euh le droit de donner automatiquement donc.
00:23:01
Toi il retrouver de façon logique un dossier plante comme un dossier production un dossier euh analyse en Inde souvent ce que vous souhaitez mettre en place comme documents.
00:23:15
OK.
00:23:18
Voilà pour pour planeur Yaya pas mal de petites options que l'on va pas aborder forcément.
00:23:25
Donc planeur eux qui sont disponibles aprèSC'est la découverte où la manipulation lorsque ?
00:23:32
Je voudrais vous mettre dessus pour tester mais voilà dans les grandes lignes planeur eux ce qui permet de faire ?
00:23:39
D'accord peut-on avoir une vue globale de toutes les.
00:23:45
Plan et tâches je vais dire à la suite de l'autre con pour pour pouvoir gérer les priorités.
00:23:53
Par exemple.
00:23:54
Non.
00:23:56
Alors alors euh si vous avez le centre du planificateur et tous les plans et d'un autre côté vous avez toutes vos tâches euh malheureusement il n'y a pas de micolon par exemple avec toutes les tâches de tous les plans pour la j'y tiens.
00:24:12
Chronologie par contre est-ce que vous avez ici c'est c'est pour ça que tu la limitation à bah si vous voulez à un peu plus loin il sera nécessaire de passer par l'outil du type Project online.
00:24:24
Tiens sur quelque chose d'assez transverses pour intimant simple.
00:24:28
Par contre je dois dissidents dans mes tâches je sais que j'ai 2 taches qui sont attribués les 2 sont en cours on a que l'Inde je peux voir avec la date ici ?
00:24:37
Quelles sont les échéances à venir ?
00:24:41
Le la deuxième chose alors je l'ai pas montré mais j'ai oublié de le donner quand même c'est.
00:24:48
Non la partie applications transverse et un calendrier.
00:24:53
Donc le calendrier peu tard c'est pas grave l'objectif premier dans le calendrier partagé mais peut permettre de mettre en PL 001 rétro planning visuel avec une vue mensuelle où ils viennent de Madère par exemple.
00:25:09
Ça ça calendrier Outlook de Bazin c'est quoi celui qui est disponible également pour votre compte de messagerie individuel simplement par défaut il sera partagé avec tous les membres du groupe ?
00:25:20
D'accord.
00:25:22
Donc c'est une façon par exemple de t'ajouter de euh des informations complémentaires pour avoir une vue globale.
00:25:30
Mais ce sera par projet.
00:25:34
OK.
00:25:37
Alors pour faire une une vraie synthèse sur planeur ce que l'on a pu voir ensemble en termes de vocabulaire et d'utilisation sont les différents éléments qui s' affichent là où les plans ?
00:25:50
Qui sont faites les potentiellement les projets à venir hein les projets en cours les compartiments qui permet de classifier les différentes tâches les devoirs qui sont l'attribution des ?
00:26:02
De tâches aux personnes ou aux membres du groupe démentent affichage pour avoir un suis vite de tâches en un coup d'oeil avec le.
00:26:11
Affichage graphique ce qu'on a vu assez rapidement au début de cette session.
00:26:20
C'est bon pour vous mais c'est bon c'est bon.
00:26:23
Très bien hop.
00:26:25
De la même façon nous allons aborder ensemble Project online.
00:26:29
Alors protecteur de l'île et sur notre application notre page que j'ai préparé.
00:26:39
Un centre de projets.
00:26:41
C'est un petit peu le la page d'accueil de planeur finalement la particularité c'est que vous avez été vous voyez t'es.
00:26:49
Tes parents un rétro planning ou une une vue il ne fut planning qui apparaît dans la page d'accueil dans votre centre de projets ?
00:26:59
En dessous vous avez l'accès à l'île aux différents projets voyez là là le parallèle est peu être fait très rapidement entre planeur et Project simplement les différences situeront sur des options et sur la la complexité ensuite derrière enfin de gestion.
00:27:18
Si je réduis je vais réduire un petit peu la la police d'écriture pour avoir c'est peut-être moins lisible mais ça permettra d'avoir un peu plus d'info sur le côté droit ici.
00:27:27
Oui vous pouvez modifier la largeur vous avez ce qu'on appelle le diagramme de gantt.
00:27:32
Là le diagramme de gantt associés aux différents projets ce qui permet d'avoir en tant que pilote de diff de plusieurs projets en même temps une vue globale de on en est pour chacun des projets ?
00:27:43
Je vais remettre ici.
00:27:47
La largeur et en cliquant sur un projet en particulier.
00:27:51
OK.
00:27:53
Que j'ai cliqué sur le projet qui s' appelle Alpha Project ?
00:27:57
Vous avez un diagramme de gantt cette fois-ci et toujours cette vu calendrier ou retroplanning associé uniquement à ce projet.
00:28:05
Question.
00:28:06
C'est intéressant de se faire là c'est d'avoir une vie un peu plus technique du projet notamment lorsqu'il y a une un lien entre les tâches ça dire que la tâche ici du lundi 3.
00:28:21
Octobre 2016 on voit qu'elle étroitement liée à la tâche du mardi d'avance dire que techniquement la tâche ici commencera.
00:28:30
Uniquement si la tâche précédente a été réalisée.
00:28:33
D'accord.
00:28:34
Donc là on est sur la vue graphique.
00:28:37
Ça.
00:28:39
Comment ça se présente ensuite bien ajusté de rezoomer en avant mais là j'arrive plus à se mêler à ça ?
00:28:46
Quand ?
00:28:47
Anthony.
00:28:49
On a bug d'affichage voilà c'est arrivé quand ça sera présent ce niveau de la saisie un vous avez si les différentes tâches qui voyait par exemple ?
00:28:58
J'ai une colonne.
00:29:00
Tâche précédente où prédécesseur.
00:29:03
Là on est sur la tache 3 il est indispensable que la tâche de soi réalisé pour pouvoir commencer la tâche 3.
00:29:10
Je suis là tache 5.
00:29:12
Pourquoi pour débuter il faut que la tâche numéro 3 soit réalisée donc c'est ici le graphique interprète les données que vous saisissez à l'intérieur ?
00:29:22
Déjà envoyé qu'on peut aller un petit peu plus loin en terme de gestion des tâches.
00:29:27
Pour retrouver bien sur l'état de début date de fin de tâche là vous avez une durée qui peut être associé le retard de l'auteur de quoi comment s' appelle déjà de niveau de nivellement ?
00:29:41
Euh en fonction de l avancement des tâches et vous avez la possibilité de créer donc des groupements de tâches niveau Gérard chic.
00:29:50
Et de tes sous niveau du cou en dessous.
00:29:54
Ça permet de regrouper l'ensemble voyez la populasse phase de conception elle prend un jour avec 14 jours.
00:30:02
Oé vous avez donc un découpage qui est fait ensuite en fonction des sous-tâches passe aussi ?
00:30:11
Sur le côté droit ici je vais élargir de nouveau un peu plus vous avez.
00:30:16
Le nom des ressources.
00:30:18
Envoyer un petit peu les devoirs que vous aver également d'un planeur là je suis sur la tache numéro 5 je peux.
00:30:26
Tu es dessus et asocial ressources donc on va mettre ici chat par exemple.
00:30:31
Parce que je peux.
00:30:33
Le modifier si.
00:30:34
Non je peux pas le modifier.
00:30:36
Pourquoi je peux pas le modifier ?
00:30:40
Alors ce que je suis.
00:30:42
Je ne suis peut-être qu'il ne me le permet pas.
00:30:46
Alors ça en course en train de demoliner là.
00:30:52
Bon super j'ai reçu retourner sur mon projet.
00:30:56
Je clique.
00:31:01
Ah.
00:31:03
Je suis de ressaisir ici.
00:31:08
OK alors qu'est-ce que l'on m'a bloqué.
00:31:11
La modification de ce projet.
00:31:16
Pas très grave.
00:31:18
C'est pas très grave on va prendre un autre exemple.
00:31:23
Alors est-ce que il y'a test Project.
00:31:29
Désolé à l'informatique comme on dit le fameux.
00:31:35
Moi aussi j'ai d'autres options toujours pas.
00:31:40
Toujours pas grave je vais aller dans le menu stage sur le côté le menu en haut égriser donc bah c'est çAC'est une bonne d'édition qui n'est pas actif donc je vais tester en cliquant sur le menu sur le côté gauche ou vous avez le les outils en question ?
00:31:57
Euh vous avez des tâches donc je clique ici chaud tâches.
00:32:04
Alors est-ce que là je peux associer une tâche.
00:32:11
Non plus.
00:32:13
Raconte comment supprimer les droits d'administration de de ce projet alors çAC'est embêtant c'est embêtant je suis en vidéo ci-dessus.
00:32:35
Pression que c'est super.
00:32:45
Non.
00:32:56
C'est pas très sympa de m'avoir enlever ce droit.
00:33:07
Non j'en profite dans le dans le menu en haut je vous parlais tout à l'heure de reporting d'exploitation.
00:33:14
Je vais donc dans les options la poste et d'exporter vers Excel ce que je vous disais tout à l'heure afin de pouvoir enfin d'exploitation un peu plus poussée eux de façon indépendante propre direct.
00:33:27
Mais toutes les données sont issues de problème.
00:33:29
Alors là je crois que je peux modifier ton navigateur Ah oui non c'est ça que je puisse faire autant pour moi.
00:33:37
Modifier dans le navigateur.
00:33:39
Une tâche.
00:33:43
Finalement.
00:33:45
Voilà.
00:33:47
Alors.
00:33:49
Ici vous avez donc là le menu des tâches qui permet d'éditer des tâches pouvez sinon saisir directement ici une reprendre la tâche aussi qui va voir son nouveau projet j'ai même pas fais gaffe de sur quelle thématique on était mais c'est pas très grave on va partir sur l'exemple bac basic pour chez nous conception pédagogique ?
00:34:09
OK.
00:34:11
On va mettre une durée globale de 2 jours.
00:34:15
Avec une tête de début vous voyez si vous avez calendrier qui permet de ne pas faire d'erreur de de de saisie du format hein donc le 12 janvier ?
00:34:24
L'échéance hop.
00:34:27
Le 17.
00:34:28
Pas de précéder c'est pas de prédécesseur et vous avez ensuite la ressource.
00:34:36
Ah c'est pareil.
00:34:43
J'ai même pas accès aux ressources non plus.
00:34:48
Non non j'ai déjà je suis pas tenu de publier dans ses publicitéSC'est que voyez comme la la complexité.
00:34:55
C'est pas le euh la différence.
00:34:58
C'est pas non plus rédhibitoire mais en termes de droit c'est un petit peu plus lourd à gérer dire que le.
00:35:07
Super admin ou quoi l'appli comme ça du du centre de projets on va associer ensuite les projets à acee c'est collaborateurs dont des chefs de projet des gestionnaires projet seulement à chaque fois il va devoir associer des droits ?
00:35:21
Par exemple si le le super amie ne souhaite pas que les.
00:35:25
Des ressources soit modifié.
00:35:27
Combien il va bloquer la l'accès aux ressources pour qu'il puisse lui-même.
00:35:32
Enfin l'administration.
00:35:36
Top toujours être si le jour se sont transformés en 4 jours également.
00:35:41
Voilà alors vous pouvez positionner le nombre de jour manuellement mais voyez que la priorité qui sera réalisée sur cette durée ?
00:35:49
C'est là là soustraction finalement de la date de fin est la date de début de mémoire si je marque essie.
00:35:59
2 jours c'est que je mets une date ici.
00:36:03
Stop.
00:36:05
Et que je n'ai pas de date de fin.
00:36:07
Euh petit synopsis.
00:36:11
Je me demande si automatiquement il va pas aller chercher justement la date de fin.
00:36:17
Voilà.
00:36:20
Qui est le vin sachant qui prend la jour le jour de début al-qaim ?
00:36:25
Alors.
00:36:27
12 moins 1717 moins 12 à avril 2 il se fait plus 5 à 6 jours ansion donc euh le weekend voilà.
00:36:37
Et çAC'est aussi un paramètre que vous pouvez personnaliser c'est sûr que vous allez pouvoir définir les jours ouvrables de l'entreprise qui va permettre de gérer beaucoup plus facilement le CE fameux rétro-planning ou alors c'est ce cette gestion des tâches ?
00:36:53
Bon du coup moi j'ai toujours pas accès aux ressources quand tu me dis qu'une fois que vous avez modifié finalement c'est cette tâche là contrairement à planeur il est important de enregistrer.
00:37:06
Des modifications au niveau du chantier.
00:37:09
C'est important dans le sens où l'impact de ces données on va avoir un impact sur d'autres éléments notamment sur le mode de vue de diagramme de gantt aussi qui va se répercuter également sur ?
00:37:24
Parce que tu faisais.
00:37:27
Ordinateur commence à se faire vieux ES qui permet du coup de retrouver également l'ensemble de ces données sur le le centre de projets ?
00:37:49
Là je reviens sur centre de projets et donc je suis sur lequel j'ai été j'étais sur formation.
00:37:58
Tu me question euh tu va t'il que je retrouverai c'est dans mon rétro planning et dans la ville de vente eux les éléments que j'ai acheté.
00:38:09
Une petite chose intéressante à prendre en compte sur la gestion des ressources toujours si vous avez une feuille de temps alors je vais montrer que j'ai du coup j'ai pas non plus là.
00:38:20
Oulala super administration c'est que ici l'année frateur à eux à fermer la neige sur les feuilles de temps.
00:38:27
Tout à l'heure on a abordé dans les tâches la duréEOù le temps passé pour chacune des tâches.
00:38:36
Une fois que la production oula les actions sont mises en œuvre vous pouvez demander aux différents acteurs du projet d'ampleur cette feuille de temps afin de comparer.
00:38:44
Le temps estimé dans le.
00:38:48
Le suivi des tâches est le temps réalisé pour chacune des tâches lorsque vous fera reporting que ce soit trop igarashi ou client partenaire etc pourraient ainsi donner déchiffrerait Iman précis sur ce qui avait été planifié donc potentiellement facturé ?
00:39:06
Et ce qui a été réalisé dans la vraie vie commande ?
00:39:12
Pour cela toujours pareil il faut que le super admin au gestionnaire du site Project autorise l utilisation de la feuille de temps.
00:39:25
OK super Nani ne sais.
00:39:29
Je suis que la gestion de tout le.
00:39:32
Tout le fils en fait.
00:39:34
Alors ta forcément c'est pas le sachant sachant que le le super admin donc le gestionnaire qu'on appelle Duty nan toufic 365 donc tu compteras finalement.
00:39:44
Office 305 potentiellement aura aussi le droit à un salaire que c'est un peu le Big bosse tous les droits par contre heu ce fameux gilet bosse.
00:39:56
Il a peut-être pas que ça à faire euh non notre travail donc il peut déléguer par hectare autorisations de des personnes qui seront des amis de super admin sur différentes applications euh là on est sur Project qui est euh ?
00:40:11
Sera-t-il vent lié à charpail sortant de de de de qu'on appelle ça de stockage de fichiers euh si le super admin du contrat n'a pas le temps de s' occuper de la discrétion cher point et peut définir un utilisateur office 305 comme gestionnaire ou administrateur de tout ce qu'il dit à chaque fois.
00:40:31
Si eulalie frateur sherpa et tu n'as pas un usage au quotidien de Project euh il sera peut-être même pas comment ça marche il peut très bien donner le droit de nitration de Project un autre utilisateur.
00:40:46
Après dans le fonctionnement tout dépend des habitudes euh le fonctionnement et la hiérarchie au niveau de la structure dont fait partie de ta soci tout dépend aussi de la volonté de la direction générale fin j'sais pas comment organiser après la CCI mais pour le déploiement des des pros.
00:41:06
J'ai Office 365 donc après ce sont des choses qui sont avoir un alternant avec la DS et où là ?
00:41:11
Équivalent.
00:41:14
OK.
00:41:16
Très bien.
00:41:19
Je reviens sur mon port pour une pour faire la synthèse de ce que l'on a vu ensemble hein C'est alors vu où quand partir là tout ce qui est ressources avec une gestion peu plus poussée des ressources ?
00:41:31
Euh comme j'ai pas le droit j'ai pas pu montrer que l'on pouvait associer un coup une ressource euh dire voilà par jour ou par ailleurs la ressource.
00:41:39
Le temps à l'entreprise eux ou alors aller faite tu aurais temps on ça tout dépend du point de vue après vous pouvez associer également le le temps de travail standards de la ressource une ressource peut associer aussi bien un projet unique ou bien différents projets donc.
00:41:56
Pour un projet dire qu'elle est à 50 pourcent l'autre 50 pourcent où nous fixer les taux de d'utilisation.
00:42:03
Vous avez une vue qui permet d'avoir un avancement une vue sur le avancement des projets ?
00:42:09
Le centre des projets permet d'avoir le avancement sur l'ensemble des projets et bien sûr qu'on cliquer sur un projet vous avez la moisson du projet en question.
00:42:16
Les différents modes de lecture graphique avec le mode rétro planning et le diagramme de gantt qui permet d'avoir un visuel sur sur ses projets et l'exploitation avec la possibilité d'extraire ?
00:42:29
Les ressources les différentes tâches et par on va dire déductions des coups de chacun des projets eux au format Excel ou au format exploitable.
00:42:40
OK pas de l'application tierce.
00:42:43
Euh en dehors de projecteur Night.
00:42:47
Okay.
00:42:51
Voilà pour cette cette session découverte qui était euh finalement très trèSGénéral un comme vous avez pu le constater en vous inscrivant sur sur ?
00:43:02
Question spécifique à une application donc là neuro Project online vous avez l'occasion d'aller un petit peu plus loin.
00:43:08
Euh je sais pas si vous avez des questions sur le contenu de ce qui était vu ?
00:43:13
Non ça va merci je vais naviguer un petit peu pour pour ça tester tout ça.
00:43:18
Sur la plate-forme ok également alors elle est en cours de d'alimentation termes de contenu et donc tout n'est pas encore en place mais vous retrouverez des vidéos tutos également.
00:43:28
Vous retrouverez des vidéo de usage en fonction des sujets.
00:43:32
Et vous avez donc là la planification des futures sessions étant donné que vous avez un accès à la plateforme en forme un petit peu limité.
00:43:41
Donc vous.
00:43:42
Où ça serait également sur d'autres d'autres cessions et si vous n'êtes pas le le temps sur les les planifications proposer vous aurez de plus en plus de webcast tel que celui que l'on vient de voir ensemble ?
00:43:55
Les rediffusions de cession qui ont été enregistrés ?
00:43:59
OK très bien merci merci à vous pour votre participation à cette session de démonstration sur le sur la thématique de des outils de gestion de projet et puis j'espère avoir l'occasion de sa d'échanger avec vous de nouveau sur la session.
00:44:15
Très bien merci Samuel.
00:44:17
À bientôt à bientôt au revoir.

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Les outils de gestion de projets