00:00:11
donc, " parfait Victoire
00:00:14
je vous remercie" autour
00:00:15
de l'organisation avec Outlook.
00:00:17
Justement, comment
00:00:19
optimiser son organisation ?
00:00:20
Alors, avant même de démarrer
00:00:22
quelques petites consignes
00:00:23
justement pour le confort de chacun,
00:00:25
je vous invite à mettre le micro en mode
00:00:28
muet et ne pas hésiter à lever la main.
00:00:31
Si vous avez une question, et si jamais
00:00:33
vous avez un doute pendant la session
00:00:34
sur comment faire, rallumer votre micro,
00:00:36
vous m'interpeler,
00:00:36
il y a pas de problème bien entendu.
00:00:39
Alors aujourd'hui,
00:00:40
comment est-ce qu'on va dérouler
00:00:41
cette session en terme de plan et ?
00:00:43
d'objectifs. Les objectifs,
00:00:45
c'est très simple,
00:00:46
c'est optimiser son organisation comme le
00:00:48
titre de la session, et gagner en efficacité.
00:00:50
Pour ça, on va parler de 2-3 petites choses.
00:00:53
on va aller voir un petit peu ce
00:00:56
que sont les catégories sur Outlook,
00:00:58
qu'est ce que c'est, à quoi ça sert,
00:01:00
comment les personnaliser,
00:01:01
comment les mettre en place et
00:01:03
comment m'en servir efficacement .
00:01:05
On va ensuite parler, dans le petit tour
00:01:07
de table qu'on a pu faire avant,
00:01:12
de ranger ses mails automatiquement à
00:01:14
l'aide de règles et bien les règles en effet,
00:01:17
c'est ce que je vais vous montrer justement,
00:01:19
comment faire ça .
00:01:20
C'est un moyen très simple de dire
00:01:22
Outlook, si le mail répond à
00:01:24
telle telle telle ou telle condition,
00:01:27
alors tu en fais ça.
00:01:29
Et ça peut inclure justement
00:01:30
tu le ranges à tel endroit.
00:01:32
Et enfin nous irons faire un tour sur le
00:01:35
calendrier, je vous donnerai .
00:01:37
2-3 petites astuces justement sur
00:01:38
comment s'organiser dedans.
00:01:39
Alors je vais tout de suite enlever
00:01:41
ma tête du PowerPoint.
00:01:45
cacher des informations et on va
00:01:47
tout de suite basculer sur Outlook.
00:01:49
Alors si on commence, là je suis
00:01:51
sur ma boite de réception,
00:01:53
c'est à dire 3, j'ai actuellement
00:01:55
378 e- mails non lus donc autrement
00:01:57
dit c'est plutôt pas mal et je vais
00:01:59
avoir d'un besoin d'un petit coup de main
00:02:02
pour venir ranger,
00:02:03
organiser tout cela
00:02:05
pour mieux m'y retrouver.
00:02:06
parce qu'actuellement,
00:02:07
si mon patron vient me voir et me dit Julien,
00:02:10
il faudrait que tu me ressortes
00:02:13
tous les e mails ayant 00:02:14.751 --> 00:02:16.356 trait à un sujet spécifique,
00:02:16
à la formation en ligne,
00:02:18
que ce soit des e-mails
00:02:20
venant de concepteurs, de formateurs,
00:02:22
de clients, de potentiels clients,
00:02:24
J'aimerais voir sur les 6 derniers
00:02:26
mois tout ce que nous avons pu faire
00:02:29
en mails sur la formation en ligne.
00:02:32
Fatima votre avis,
00:02:33
comment est-ce que je pourrais
00:02:34
m'en sortir pour faire ça ?
00:02:35
Et démissionner,
00:02:36
c'est pas une réponse valide.
00:02:39
Il y a sûrement une technique, je crois.
00:02:43
Jj'espère, sinon c'est un peu
00:02:47
chute de blague!
00:02:48
On va servir en effet des
00:02:50
fameuses catégories. En fait,
00:02:51
l'idée des catégories déjà ça me
00:02:53
permet de faire une petite parenthèse
00:02:55
sur la logique d'utilisation Outlook.
00:02:57
Que vous vous en serviez
00:02:59
depuis un an depuis un mois depuis 10 ans,
00:03:02
je pense qu'il est toujours bon de refaire
00:03:04
un petit point sur la logique d'utilisation.
00:03:08
je sélectionne l'élément avec lequel
00:03:10
je souhaite interagir tout le temps,
00:03:12
tout le temps, tout le temps.
00:03:14
Ensuite clic droit, la logique du clic droit,
00:03:17
un clic droit sur mon mail et je vais
00:03:20
retrouver ici les actions les plus utilisées.
00:03:22
Justement si et seulement si,
00:03:25
je ne retrouve pas ce que je cherche dedans,
00:03:27
et bien là, je vais venir chercher
00:03:29
dans le ruban tout en haut ici.
00:03:31
Et potentiellement dans les autres onglets,
00:03:33
envoi, réception, dossiers,
00:03:37
Si ce que je cherche à
00:03:40
faire sort du quotidien,
00:03:42
mettre une signature automatique,
00:03:44
faire des réponses automatiques
00:03:45
parce que je pars en vacances,
00:03:47
des choses comme ça, et bien là,
00:03:57
Et vous allez retrouver
00:03:59
tous les onglets justement, pour ces
00:04:01
petites actions qui sortent du quotidien.
00:04:03
Donc la logiqu,e je reprends,
00:04:04
on sélectionne l'élément,
00:04:05
on fait un clic droit.
00:04:06
Si on ne trouve pas ce qu'on cherche,
00:04:09
on va dans le ruban.
00:04:11
Et pour les tâches qui sortent du
00:04:13
quotidien, fichier options. Si l'on
00:04:15
revient un petit peu sur nos catégories,
00:04:16
en fait les catégories ça va me
00:04:18
permettre de venir classer mes mails,
00:04:20
c'est un petit peu l'équivalent de
00:04:22
venir mettre un petit post-it dessus.
00:04:24
Un petit post-it d'une certaine couleur
00:04:26
qui correspond à un certain sujet,
00:04:27
vous ramène plusieurs post-it parce
00:04:29
que bien entendu, un email peut avoir
00:04:31
plusieurs sujets dedans.
00:04:32
Pour ce faire, on va utiliser
00:04:34
la logique que je viens de mentionner,
00:04:36
clic droit sur mon mail.
00:04:40
Je retrouve ici toutes les
00:04:42
catégories que j'ai pu créer.
00:04:44
Et on voit ici par exemple,
00:04:46
formation en ligne,
00:04:47
si je fais un clic gauche dessus,
00:04:50
j'ai cette petite étiquette que
00:04:52
je retrouve ici également,
00:04:54
qui vient de s'apposer sur ce mail.
00:04:56
Je vais pouvoir comme ça,
00:04:57
venir dans tous mes e mails
00:05:02
les catégories dont ils font partie.
00:05:05
Ce qui est intéressant,
00:05:06
c'est que bien bien entendu, je vais
00:05:08
pouvoir en mettre plusieurs sur un email.
00:05:11
Celui-ci fait partie de la formation
00:05:13
en ligne, mais également conception.
00:05:16
Et celui-ci fait également
00:05:18
partie des demandes de réunion,
00:05:22
Dans ces catégories,
00:05:25
je vais pouvoir juste ici, dans le menu,
00:05:28
toutes les catégories,
00:05:30
venir les personnaliser.
00:05:34
Je vais pouvoir en créer une nouvelle,
00:05:38
en renommer, ou en supprimer .
00:05:44
Je peux en sélectionner plusieurs.
00:05:47
Les supprimer au besoin.
00:05:48
Attention, ce faisant,
00:05:49
vous la supprimer de la liste des
00:05:51
catégories mais les éléments précédemment
00:05:53
classés ne sont pas affectés,
00:05:55
c'est à dire que si j'ai déjà mis
00:05:59
ces catégories sur ces mails,
00:06:00
ils n'en seront pas affectés du tout,
00:06:03
je ne veux pas les supprimer,
00:06:05
ça c'est important à savoir.
00:06:08
Lorsque je crée une nouvelle catégorie,
00:06:10
je dois tout simplement venir lui donner,
00:06:13
Un nom et une couleur.
00:06:16
Je peux également lui rajouter un raccourci.
00:06:20
Si je choisis, par exemple contrôle F2 00:06:22.260 --> 00:06:24.052 et bien la place, lorsque je suis
00:06:24
sur mon mail ,de faire clic droit,
00:06:26
classer et de choisir la bonne,
00:06:28
je n'aurais qu'à faire tout
00:06:31
simplement contrôle F 2
00:06:33
pour l'appliquer.
00:06:36
Une fois ces catégories mises en place donc,
00:06:38
tout ça bien entendu,
00:06:39
c'est un travail à faire régulièrement
00:06:41
en fonction des E mails que je reçois,
00:06:42
c'est pas quelque chose qui a pour
00:06:44
but d'être fait là, vous savez,
00:06:45
comme dans le cas de figure où
00:06:47
mon patron vient me dire Julien,
00:06:48
il me faut tous ces mails dans 20 Min.
00:06:51
Là, en l'occurrence,
00:06:53
j'ai des problèmes pour ça.
00:06:59
ces catégories au fur et à mesure.
00:07:02
Comment maintenant retrouver tout cela ?
00:07:05
Parce que actuellement,
00:07:06
je suis donc dans la partie,
00:07:08
tout mes mails et je peux retrouver
00:07:11
des petits menus déroulants
00:07:13
suivant la date d'expédition.
00:07:16
Eh bien, je vais aller juste ici.
00:07:20
Et si on regarde, on peut
00:07:24
organiser mes mails par Catégorie.
00:07:30
Et instantanément, je retrouve
00:07:31
un premier menu déroulant néant
00:07:33
tous les mails ne contenant
00:07:35
aucune catégorie. Antenne Brumath.
00:07:41
Catégorie âne. Conception,
00:07:44
conception des plans, et cetera.
00:07:48
Formation, justement,
00:07:49
c'est bien entendu si j'ai
00:07:50
mis plusieurs étiquettes,
00:07:51
un email, il va se retrouver
00:07:53
dans plusieurs menus à la fois.
00:07:56
Ces catégories vont me
00:07:58
tout simplement de savoir si j'ai
00:08:00
pu maintenir un certain suivi lors
00:08:03
de la réception de mes mails et
00:08:05
de savoir très facilement,
00:08:07
Voilà et bien chef patron, en
00:08:09
formation en ligne, on a eu 00:08:12.410 --> 00:08:14.456 e-mail du Gr PDF en février,
00:08:14
le 24 et Amaury qui nous a envoyé 00:08:17.684 --> 00:08:19.950 quelque chose mardi également.
00:08:19
Tout simplement.
00:08:23
Est ce que ça va sur cette
00:08:25
notion de catégorie ?
00:08:26
Fatima ça va? "oui ça va".
00:08:28
Vous vous aviez déjà
00:08:30
vu peut être ou pas du tout ?
00:08:33
"Non non non non".
00:08:34
OK super Patrice, pas de problème.
00:08:36
Victoire dans le chat.
00:08:39
Je vous laisse le temps d'écrire,
00:08:43
Là, je suis actuellement organisé
00:08:46
par catégorie, pour remettre
00:08:47
par défaut et bien c'est tout
00:08:50
simplement juste ici par date.
00:08:51
Vous remarquerez également
00:08:53
qu'on peut filtrer.
00:08:57
Et voilà un petit peu ce qu'il en
00:08:59
est pour la notion des catégories
00:09:02
Maintenant que j'ai pu mettre des
00:09:04
petits post-it sur mes mails et
00:09:06
bien on va chercher à les ranger,
00:09:07
là je peux les repérer plus facilement.
00:09:09
Je suis pas aller les chercher
00:09:12
mais maintenant j'aimerais qu'ils
00:09:15
Dans ma boîte de réception,
00:09:17
si on me dit Julien
00:09:18
il me faut tous les mails
00:09:20
venant de Philippe Pouillaude,
00:09:21
Franck Burki ou qui que ce soit,
00:09:23
de personnes spécifiques ou
00:09:25
sur des sujets spécifiques
00:09:28
je n'ai pas forcément de
00:09:29
moyens de les retrouver,
00:09:31
en tout cas pas facilement, pas manuellement.
00:09:35
on va employer plusieurs choses,
00:09:37
Premièrement, et bien comme Patrice a
00:09:39
mentionné dans notre petite discussion avant,
00:09:41
on va utiliser l'arborescence, un
00:09:43
clic droit sur boîte de réception.
00:09:48
Je vais l'appeler
00:09:51
Si je fais encore un clic
00:09:53
droit sur réception,
00:09:54
j'en crée tout simplement un nouveau N2.
00:09:57
Maintenant si je fais un clic droit
00:09:59
sur N1 puis nouveau dossier
00:10:04
donc un sous dossier.
00:10:07
Et je vais pouvoir venir comme ça,
00:10:09
y mettre mes mails. Il y a 2 façons
00:10:10
de faire, la façon manuelle., 00:10:12.760 --> 00:10:14.629 je prends le mail, je le sélectionne,
00:10:14
je le fais glisser dans le
00:10:16
dossier ou le sous-dossier.
00:10:19
Mais là, j'en ai 376.
00:10:21
Il y a encore quelques semaines,
00:10:23
j'en avais 872. Donc manuellement,
00:10:25
autant dire que je me bloque 2h30 voire
00:10:28
toute ma journée sur mon calendrier.
00:10:31
On va donc cherchez plutôt à faire
00:10:34
ça automatiquement et pour ça,
00:10:36
on a ce qu'on appelle
00:10:38
les règles automatiques.
00:10:39
Je retourne dans ma boîte de réception.
00:10:45
suivant l'expéditeur.
00:10:46
J'ai ici par exemple,
00:10:48
Pierre qui m'a envoyé un email.
00:10:52
Je fais un clic droit dessus.
00:10:56
Toujours dans ce menu du clic
00:10:57
droit comme tout à l'heure. Et là,
00:10:59
je vais aller chercher les règles.
00:11:04
Si vous en avez déjà créées,
00:11:05
vous pourrez venir, et d'ailleurs
00:11:06
on va regarder ça après
00:11:07
ensemble, vous pourrez venir
00:11:08
les gérer juste ici. Mais nous,
00:11:10
on va en créer une nouvelle ensemble.
00:11:14
À ce moment-là, j'ai ce petit
00:11:16
menu contextuel qui s'ouvre.
00:11:18
Analysons un petit peu tout ce qui est
00:11:21
noté: lorsque je reçois un courrier
00:11:23
réunissant les conditions sélectionnées.
00:11:25
Et bien, moi, je souhaite que les
00:11:27
mails de Pierre , c'est tout.
00:11:30
J'aurais pu également faire en
00:11:31
sorte que ce soit les mails de
00:11:34
Pierre avec un objet qui contient
00:11:36
un terme spécifique
00:11:39
Où envoyer à moi uniquement,
00:11:42
par exemple. Et bien que faire ?
00:11:46
Déplacer l'élément vers le
00:11:47
dossier, sélectionner un dossier.
00:11:52
J'ai ma boîte de réception et je
00:11:54
veux le mettre dans le dossier N 2.
00:11:59
Je clique sur OK et là attention
00:12:00
j'ai ce message " exécuter cette règle
00:12:02
maintenant sur les messages qui se
00:12:04
trouvent déjà dans le dossier actif",
00:12:05
c'est à dire est ce que je
00:12:07
souhaite qu'elle soit rétroactive.
00:12:08
Si Pierre et moi on travaillait sur un
00:12:10
sujet spécifique jusqu'à maintenant,
00:12:11
on vient d'en entamer un nouveau,
00:12:14
on est passé du projet Alpha à bêta,
00:12:15
je viens de créer un dossier Beta,
00:12:17
je ne vais pas cocher cette case
00:12:19
parce que à ce moment-là tous
00:12:21
les E mails de Pierre qui n'ont
00:12:23
rien à voir avec le dossier Beta
00:12:25
partiront dans ce dossier également.
00:12:30
Moi en l'occurrence, je vais la
00:12:32
rendre rétroactive. Je clique sur OK.
00:12:38
On peut voir qu'il vient de disparaître
00:12:41
d'ici et que le dossier N 2 a maintenant
00:12:43
un email et à partir de maintenant,
00:12:45
à chaque fois que Pierre m'envoie un mail,
00:12:47
quel que soit le sujet. Eh bien,
00:12:51
il se retrouvera dans le dossier N2.
00:12:54
On va pouvoir grouper par sujet
00:12:56
mais également par personne
00:12:57
puisque moi par exemple,
00:12:59
à titre personnel, dans mon travail,
00:13:04
que j'ai appelé people,
00:13:06
donc les gens où je mets un sous
00:13:09
dossier par collègue, et un 2e dossier
00:13:11
que j'ai appelé Machine et je mets
00:13:14
dedans un sous dossier par site que
00:13:16
je dois utiliser régulièrement, et
00:13:18
j'ai créé des règles afin que je
00:13:21
puisse savoir directement lorsque
00:13:22
j'ouvre mon Outlook et bien Daniel
00:13:24
Rolland m'a envoyé 2 mails,
00:13:26
j'en ai un en attente et il y a
00:13:29
le site Microsoft Support qui
00:13:31
a répondu ça c'est dedans,
00:13:33
ça me permet d'avoir
00:13:37
un aperçu direct précis de ce
00:13:40
qu'il en est et d'éviter puisque
00:13:43
Même si maintenant on reçoit de
00:13:45
moins en moins d'e-mails avec
00:13:46
la démocratisation de teams,
00:13:48
on en reçoit tout de même
00:13:50
énormément et il est très facile
00:13:52
de se perdre dans tout ça,
00:13:55
de perdre des mails,
00:13:56
de ne pas faire attention.
00:13:57
Oups, je l'ai loupé,
00:13:58
tu me l'as envoyé à quelle heure ?
00:14:00
J'en ai reçu 15 depuis,
00:14:01
du coup je l'ai loupé.
00:14:05
ces outils vont vraiment vous
00:14:07
permettre de pouvoir
00:14:09
nettoyer votre boîte mail et la
00:14:12
rendre beaucoup plus lisible et claire.
00:14:17
dans mon clic droit, dans mes règles,
00:14:19
on va maintenant aller dans
00:14:21
gérer les règles et les alertes.
00:14:25
Puisque actuellement donc les mails de
00:14:27
Pierre arrivent vers le dossier N2,
00:14:29
mais on vient de m'apprendre,
00:14:31
que Pierre change de projet et
00:14:33
il n'est plus mis sur le projet N2,
00:14:35
c'est une autre personne qui va le remplacer.
00:14:38
De ce fait, il n'y a plus lieu de
00:14:40
laisser cette règle, je dirais même,
00:14:42
il est primordial de venir l'enlever, la
00:14:44
supprimer ou tout simplement la désactiver.
00:14:45
Parce que si je travaille sur Pierre
00:14:47
sur un autre projet,
00:14:50
qu'il m'envoie un email qui n'a
00:14:52
plus rien à voir avec N2,
00:14:53
ça viendra tout de même sur N2 et
00:14:56
bien pour ça, dans ce petit menu,
00:14:58
je retrouve mes 2 règles actuelles.
00:15:01
Je peux soit la sélectionnée ,
00:15:03
la décocher pour la désactiver.
00:15:05
ou je peux la supprimer
00:15:08
Donc pour Pierre, nous allons
00:15:10
la supprimer tout simplement.
00:15:12
Je clique sur appliquer.
00:15:14
Les règles ne sont plus.
00:15:18
Même si la règle a été supprimée,
00:15:20
le mail reste là. Par contre les
00:15:23
mails ne repartent pas
00:15:26
dans la boîte de réception.
00:15:30
Maintenant, qu'en est-il si je fais
00:15:31
un clic droit sur le dossier N 2,
00:15:33
je fais supprimer le dossier,
00:15:36
je retourne dans ma boîte de réception.
00:15:42
Vous pouvez remarquer, les mails de
00:15:44
Pierre ne sont plus là
00:15:48
puisque lorsque je les mets dans
00:15:50
des dossiers, ça ne crée pas des
00:15:51
copies ce sont bel et bien les mails.
00:15:54
J'ai donc supprimé non
00:15:55
seulement le dossier N2,
00:15:57
mais les mails qui étaient dedans.
00:15:59
Ils ne repartent pas automatiquement
00:16:01
dans ma boîte de réception mère.
00:16:10
Autre petite astuce,
00:16:11
justement cette fois-ci, là
00:16:13
je vous ai montré, vous voyez,
00:16:15
on a fait une règle en 30 secondes,
00:16:17
vous et moi clic droit règle créer.
00:16:21
2 machin, on l'envoie là-bas.
00:16:24
il se peut qu'on souhaite.
00:16:27
Pour faire des choses bien plus complexes
00:16:29
on va aller dans
00:16:31
options avancées et là aussi, on a
00:16:33
concrètement 3 conditions pour 3 actions.
00:16:35
Si je vais dans options avancées,
00:16:38
voici tout ce que l'on
00:16:40
peut faire. Quelle condition
00:16:42
voulez vous vérifier ?
00:16:50
Dont je suis l'unique destinataire.
00:16:55
Avec un indicateur,
00:16:57
que je vais venir définir comme
00:17:04
Transférer par exemple.
00:17:05
Voyez, on va pouvoir venir combiner
00:17:07
comme ça les différentes conditions,
00:17:09
les personnaliser.
00:17:10
Il en va de même pour les actions,
00:17:12
que voulez-vous faire de ce message ?
00:17:15
Lui assigner une catégorie spécifique.
00:17:17
ça commence à se relier
00:17:19
ces fonctionnalités,
00:17:20
c'est à dire que je peux faire en sorte.
00:17:23
Je crée une catégorie pour mon projet n 2.
00:17:27
Je crée une règle pour toutes les personnes,
00:17:30
pour faire en sorte que les mails du projet
00:17:33
N2 arrivent dans le dossier N2 et en plus
00:17:37
Que la catégorie N2 soit
00:17:40
assignée directement
00:17:42
dès que le destinataire reconnu.
00:17:44
Ça, c'est des choses, vraiment
00:17:45
que je vous invite à explorer par vous même.
00:17:48
C'est des choses extrêmement intéressantes
00:17:49
où vous allez pouvoir, je pense,
00:17:51
trouver votre bonheur vraiment,
00:17:52
et une fois vous avez mis tout cela en place,
00:17:55
vous cliquez sur suivant.
00:17:57
Et on peut même s'y mettre des exceptions.
00:18:01
Suivant, et là j'ai le résumé de ma règle,
00:18:04
je souhaite l'activer.
00:18:05
Est ce que je souhaite
00:18:07
l'exécuter déjà sur les messages
00:18:09
dans ma boîte de réception ?
00:18:11
Et je clique sur terminer.
00:18:13
Je ne vais pas l'activer,
00:18:15
, je vais rester comme ça.
00:18:19
comment bien gérer ses règles
00:18:21
une fois qu'elles ont été faites .
00:18:23
L'autre façon en dehors du clic droit,
00:18:31
si on souhaite trouver ces
00:18:33
informations ailleurs, c'est tout
00:18:34
simplement dans l'onglet accueil,
00:18:38
Déplacer. Règles. Créer ou gérer .
00:18:45
Et voilà Monsieur dame
00:18:48
pour les règles. Fatima, comment ça va ?
00:18:51
Oui ça va. Moi j'ai bien compris,
00:18:53
mais en fait j'ai une question.
00:18:56
Là, on vient de d'appliquer la règle sur
00:18:59
une personne déterminée.
00:19:01
Oui, ma question c'est est ce que
00:19:04
on peut bien évidemment effectuer
00:19:06
la même chose pas sur les
00:19:09
personnes mais par exemple que
00:19:12
sur l'objet. Bien sûr,
00:19:14
Alors là tout simplement
00:19:16
regardez lorsque
00:19:17
je reçois un courrier et là dans
00:19:20
les conditions sélectionnées, au
00:19:22
lieu de mettre de l'expéditeur,
00:19:24
j'aurais simplement mis l'objet contient.
00:19:27
D'accord . Et là ça sélectionne
00:19:30
sur l'objet de n'importe
00:19:33
quelle personne. exactement,
00:19:34
c'est à dire que si j'ai dis collègues
00:19:36
et les objets c'est toujours les
00:19:38
mêmes pour le projet
00:19:40
N2 et bien hop ça fait l'affaire.
00:19:42
OK d'accord j'ai bien compris, merci,
00:19:44
Je vous en prie. Patrice,
00:19:46
pas de problème.
00:19:50
Non non, non, non, pas de problème.
00:19:53
Je connaissais déjà un peu tout ça.
00:19:55
Par contre, en fait, dans notre
00:19:57
population d'utilisateurs,
00:19:58
la majorité utilise la version web
00:20:00
Outlook et pas la version lourde,
00:20:03
est ce que on a toutes les mêmes
00:20:05
fonctionnalités que ce que vous avez
00:20:07
montré là dans la version en ligne ?
00:20:10
Vous savez, c'est comme dans
00:20:12
toutes les applications Office,
00:20:13
c'est à dire que dans les versions en ligne
00:20:16
y aura moins de fonctionnalités que
00:20:18
la version lourde. Ce qui va changer.,
00:20:20
je n'ai pas la liste exacte en tête,
00:20:22
mais ce que vous aurez plus de mal à trouver,
00:20:25
par exemple, les règles sur la
00:20:26
version en ligne sont plus basiques.
00:20:29
Ouais, il y a de quoi faire,
00:20:31
il y a vraiment de quoi faire.
00:20:33
Oui oui, mais tout de même.
00:20:35
En terme de personnalisation
00:20:36
et d'automatisation,
00:20:37
la version lourde est à conseiller.
00:20:39
Ouais, ouais, c'est sûr
00:20:41
historiquement, les utilisateurs
00:20:42
sont passés sur la version web
00:20:44
et puis petit à petit on va les
00:20:46
basculer sur le client lourd, voilà.
00:20:50
ça peut être pas mal en effet,
00:20:52
mais en tout cas si vous avez des questions,
00:20:55
vous pouvez les rassurer,
00:20:56
même si ce qui est proposé est moins
00:20:59
conséquent que la version lourde,
00:21:00
c'est tout de même bien utile comme ça.
00:21:03
Ouais ouais. OK, d'accord.
00:21:07
Superbe victoire.
00:21:07
J'ai vu votre message également,
00:21:09
tout est bon pour vous.
00:21:10
Super bien, écoutez,
00:21:11
dans ces cas-là, Messieurs dames,
00:21:12
on passe au 3e point,
00:21:13
on va cette fois-ci aller sur le calendrier,
00:21:15
alors le calendrier Fatima dites moi,
00:21:17
qu'est ce que vous en
00:21:18
faites de vos calendriers ?
00:21:20
Comment est-ce que vous gérez ?
00:21:22
Calendrier Outlook, mais en fait
00:21:25
ça je gère au niveau de Teams moi.
00:21:28
Une raison particulière ?
00:21:30
Non, c'est juste que
00:21:32
c'est ça que j'ai appris et voilà,
00:21:34
je suis jamais sorti de ma zone de confort.
00:21:37
D'accord non pas de souci,
00:21:39
Alors vous allez voir, il y
00:21:42
a des choses assez similaires,
00:21:44
forcément on va retrouver ici,
00:21:46
la navigation dans les semaines et dans les
00:21:49
mois et ici on peut changer l'affichage.
00:21:52
Et puis je double clique pour
00:21:53
prendre un rendez vous et cetera.
00:21:55
Jusque là c'est la même chose,
00:21:57
c'est certain, c'est ça.
00:21:58
Par contre je vais vous montrer
00:22:00
2-3 petites choses en plus.
00:22:01
Patrice, de votre côté,
00:22:03
comment est-ce que vous le gérez ?
00:22:06
je pense de manière simple de
00:22:09
j'ai le calendrier effectivement que
00:22:11
j' affiche par semaine, j'ai mes
00:22:14
différentes réunions qui sont placées,
00:22:16
soit Teams soit Word.
00:22:17
Et puis j'ai aussi accès au
00:22:19
calendrier de mes collègues,
00:22:25
exactement Patrice en effet, déjà Fatime
00:22:27
regardait à partir
00:22:29
de Outlook et bien ici,
00:22:31
je vais pouvoir avoir accès au
00:22:34
calendrier de mes collègues.
00:22:36
S'ils m'ont été partagés voir
00:22:38
directement ce qu'ils ont.
00:22:40
Je vais pouvoir partager mon
00:22:42
calendrier à partir d'ici,
00:22:43
et lorsque je le partage choisi,
00:22:46
calendrier, je vois qui y a accès
00:22:49
et quel est son autorisation.
00:22:52
Donc ça aussi ça peut être
00:22:54
plus qu'utile justement.
00:22:55
Tu vas pouvoir rajouter une
00:22:56
nouvelle personne à partir d'ici.
00:22:58
Je peux modifier en direct,
00:22:59
c'est à dire que Franck Burki,
00:23:01
pour l'instant, il peut faire quoi ?
00:23:02
Afficher les détails
00:23:06
c'est mon collègue,
00:23:07
je pars en vacances,
00:23:11
quand même qu'il puisse modifier
00:23:12
certaines choses pour
00:23:14
tenir un jour tout ça pour moi.
00:23:16
Je lui rendrai la pareille
00:23:17
bien entendu. Jje fais modifier, appliquer.
00:23:19
C'est instantané, ça y est,
00:23:21
il peut tout modifier chez moi,
00:23:23
Je reviens de vacances.
00:23:25
Du coup je n'oublie pas
00:23:26
je viens le remettre.
00:23:30
Juste en afficher les détails,
00:23:31
tout simplement.
00:23:34
Je vais pouvoir également,
00:23:35
et c'est là où ça devient assez intéressant,
00:23:37
c'est la personnalisation.
00:23:38
Alors comment prendre des
00:23:40
rendez vous et cetera.
00:23:41
allez vous dire mais je sais
00:23:43
comment prendre des rendez vous.
00:23:45
Je fais un double clic.
00:23:49
Suspense à son comble.
00:23:50
Voilà ça, c'est ouvert sur le 2e écran.
00:23:52
Je vous ramène ça tout de suite.
00:23:54
. J'ai mon rendez-vous,
00:23:56
je lui donne le titre,
00:23:58
l'horaire et cetera.
00:23:59
Je peux le transformer directement
00:24:02
en réunion Teams au besoin.
00:24:04
Et si je le transforme en réunion teams
00:24:09
Très bien Victoire.
00:24:10
Écoutez, c'était un plaisir,
00:24:11
passez une bonne journée et peut être
00:24:13
à bientôt autour d'une autre session.
00:24:15
Alors au revoir Victoire.
00:24:19
Une fois que j'ai renseigné ici
00:24:21
les personnes qui vont
00:24:23
participer à ce rendez vous.
00:24:25
on va mettre Lisa et Laurent,
00:24:26
je vais pouvoir utiliser
00:24:28
l'assistant de planification.
00:24:31
et avoir directement accès
00:24:32
à nos emplois du temps.
00:24:34
à midi, on est tous libres.
00:24:36
Vendu Fini ce temps justement,
00:24:39
on devait envoyer un mail en disant
00:24:42
je vais tenter cet horaire,
00:24:44
puis Lisa me dit moi c'est
00:24:45
15 Min avant, Laurent
00:24:47
c'est une demi heure après,
00:24:48
mais Lisa est pas dispo puis après
00:24:50
c'est moi, on va passer bientôt le
00:24:52
temps d'une moitié de journée pour
00:24:54
planifier un rendez-vous de 3/4
00:24:56
d'heure. Avec l'assistante planification
00:24:58
ou l'outil find time,
00:25:02
arrêter de gaspiller son temps là dedans.
00:25:05
On va également retrouver ici,
00:25:07
comme c'est une réunion Teams,
00:25:08
les options de la réunion,
00:25:10
qu'on va pouvoir paramétrer directement
00:25:12
à partir donc de mon calendrier Outlook.
00:25:16
Donc les options de la réunion si vous
00:25:18
n'avez pas encore vu ce que c'était,
00:25:20
sachez d'ailleurs qu'on a des
00:25:21
sessions très intéressantes sur
00:25:22
notamment comment animer
00:25:24
les réunions dans Teams et surtout,
00:25:25
comment impliquer les gens dans
00:25:27
une réunion où une prise de
00:25:29
décision est nécessaire.
00:25:29
Ce sont 2 sessions plutôt
00:25:31
intéressantes sur le sujet.
00:25:32
Moi je ne vais pas trop m'attarder
00:25:33
dessus mais en tout cas vous
00:25:35
voyez que c'est possible d'ici.
00:25:40
Je vais pouvoir également
00:25:44
tout simplement un clic, puis
00:25:47
taper directement.
00:25:50
Et ensuite venir
00:25:52
l'étendre sur la durée.
00:25:53
Rendez vous médecin.
00:25:54
J'ai partagé mon mon calendrier
00:25:56
avec plusieurs collègues.
00:25:57
Rendez vous médecin.
00:25:58
C'est quelque chose de plutôt
00:25:59
personnel et justement
00:26:01
j'aimerais éviter que tout le
00:26:02
monde voit ce genre de chose,
00:26:04
ce qui est tout à fait compréhensible
00:26:06
et bien une fois ce rendez vous créé,
00:26:09
je vais tout en haut, je clique sur privé.
00:26:13
J'ai maintenant le petit cadenas.
00:26:19
Et maintenant, même si j'ai partagé
00:26:22
ce rendez vous enfin mon calendrier
00:26:24
avec tous mes collègues,
00:26:25
si je ne les ai pas autorisés à voir les
00:26:28
éléments privés, ils ne verront que
00:26:31
"Indisponible" mais ce que je fais reste privé.
00:26:35
Vous remarquerez également
00:26:37
qu'ici dans les heures,
00:26:39
j'ai 4 lignes, c'est à dire
00:26:41
que c'est divisé en quarts d'heure.
00:26:42
Pourquoi ? Parce que je suis venu
00:26:45
juste ici faire un clic droit.
00:26:49
l'incrémentation
00:26:51
Je peux aller jusqu' à 5 Min
00:26:54
minimum 60 Min maximum.
00:26:55
Je peux également
00:26:57
changer le fuseau horaire et là,
00:26:59
on se retrouve dans ce fameux menu
00:27:01
d'options qu'on a vu tout à l'heure.
00:27:03
Je travaille à l'international
00:27:04
potentiellement.
00:27:05
Tiens d'ailleurs,Fatime 00:27:06.038 --> 00:27:06.896 vous êtes commerciale
00:27:06
est ce que vous travaillez des
00:27:08
fois avec l'Angleterre ou d'
00:27:10
autres pays? Non jusqu'à présent non
00:27:12
Et vous Patrice ?
00:27:16
Pardon non, non,
00:27:17
pas du tout. Non, non, pas du tout.
00:27:21
On a des des sites dans les dom-tom.
00:27:24
donc on a effectivement là du coup,
00:27:27
des décalages horaires dont je dois
00:27:28
en tenir compte quand je dois
00:27:30
contacter les personnes sur site.
00:27:32
L'île de la Réunion,
00:27:33
Martinique Guadeloupe.
00:27:34
Super donc ça ne sera pas
00:27:36
totalement inutile pour aujourd'hui
00:27:38
cette petite fonctionnalité.
00:27:39
En effet, vous venez ici dans ce cas-là,
00:27:42
vous faites afficher un 2nd fuseau horaire,
00:27:44
alors je dois bien vous avouer.
00:27:46
Ne pas connaître le
00:27:47
fuseau exacte des dom-tom,
00:27:48
donc on va faire comme si c'était
00:27:51
dans Aucaire pourquoi pas ?
00:27:53
On clique sur ok.
00:27:55
Et j'ai maintenant l'heure française à 11h,
00:27:58
il est 5h00 du matin.
00:28:02
Une autre option
00:28:08
Est ce que j'ai bien posé la question,
00:28:10
est ce que ça vous est déjà
00:28:12
arrivé de recevoir une demande de
00:28:14
rendez-vous de réunion sans liens teams ?
00:28:23
Bon, c'est de plus en plus rare,
00:28:24
mais normalement en fait,
00:28:24
si jamais ça vous arrive,
00:28:25
sachez que c'est parce que la personne
00:28:27
a certainement eu l'habitude pendant
00:28:29
très longtemps de faire ces rendez
00:28:31
vous avec nouvelle réunion juste ici.
00:28:34
Et si je fais nouvelle réunion,
00:28:35
il faut ensuite basculer.
00:28:40
je n'ai pas de lien type,
00:28:44
Excusez-moi, attendez,
00:28:44
j'ai un petit chat dans la gorge,
00:28:46
je coupe mon micro une 2nde.
00:28:50
D'accord, excusez moi.
00:28:53
Donc. J'ai cliqué sur nouvelle réunion,
00:28:55
moi ici, j'ai un lien. Pourquoi ?
00:28:57
Parce que je suis venu activer l'option
00:28:59
tout simplement parce que de base
00:29:02
Ça fait partie des petites choses
00:29:03
sympathiques à connaître.
00:29:04
Clic droit, option du calendrier,
00:29:07
ajouter une réunion en ligne à
00:29:09
toutes les réunions puisque si
00:29:11
cette case n'est pas cochée.
00:29:12
Je clique sur nouvelle réunion.
00:29:15
Je n'ai pas de lien Teams,
00:29:16
je suis obligé de basculer
00:29:18
grâce au bouton pour en mettre un et parfois,
00:29:21
lorsqu'on débute dans son
00:29:22
adoption des outils office,
00:29:23
il se peut qu'on oublie justement
00:29:25
de faire cette petite bascule.
00:29:28
Dernière petite astuce,
00:29:30
vous remarquerez que j'ai des rendez-vous
00:29:32
de plusieurs couleurs
00:29:35
suivant ce que c'est alors,
00:29:35
est-ce que vous mettez de la
00:29:37
couleur dans votre calendrier ?
00:29:40
sur teams, donc vous ne pouvez pas
00:29:46
et vous Patrice? non, non non,
00:29:50
simplement parce que vous
00:29:52
voyez pas forcément l'intérêt
00:29:53
ou vous ne savez pas trop
00:29:56
comment faire? Je pense, c'est ça,
00:29:58
c'est peut être de ne pas voit
00:30:00
forcément l'intérêt
00:30:01
Alors en fait l'idée puisque
00:30:04
On revient un petit peu sur
00:30:06
si j'ai notre réunion maintenant,
00:30:08
si je fais un clic droit dessus,
00:30:10
je peux lui rajouter une de nos catégories.
00:30:13
Aller à Outlook Online ?
00:30:16
Je peux même lui en rajouter.
00:30:20
Plusieurs. Mais tout ça,
00:30:21
c'est manuel et en fait l'idée,
00:30:23
moi sur le mien, tout ce que je fais,
00:30:26
c'est automatique.
00:30:27
Si j'ai un rendez vous Mouk.
00:30:30
ça se met en vert, si j'ai une.
00:30:34
réunion client, ça se met en jaune tout seul,
00:30:37
ça me permet en fait dès que j'ouvre
00:30:39
mon calendrier de savoir exactement
00:30:40
de quoi sera composée ma journée,
00:30:42
j'ai combien de temps de
00:30:43
travail individuel, j'ai
00:30:44
combien de réunions j'ai
00:30:45
combien de formations et pour ce faire,
00:30:47
c'est quelque chose que je
00:30:49
vais retrouver dans affichage.
00:30:51
Paramètres d'affichage.
00:30:52
Et pour les affiches final d'Excel,
00:30:55
on reconnaît ici la mise
00:30:56
en forme conditionnelle.
00:31:00
Et c'est une condition que j'ai
00:31:02
pu créer juste ici en fait.
00:31:04
Voyez quand je mets Bizy,
00:31:05
si je suis dans conditions,
00:31:07
je dis concrètement à Outlook.
00:31:10
Si tu trouves le mot bizy
00:31:13
dans l'objet du rendez vous,
00:31:16
alors tu mets cette couleur
00:31:20
OKOK. Et maintenant si je tape
00:31:23
Bisy je peux également.
00:31:27
Le taper en majuscules.
00:31:33
Ça ne respecte pas forcément la casse.
00:31:35
Après, dans les options avancées,
00:31:36
on peut faire en sorte que oui,
00:31:38
mais c'est pas forcément
00:31:39
très utile pour le moment.
00:31:40
Le tout étant de vraiment se rendre
00:31:42
compte qu'on va pouvoir faire en sorte
00:31:44
que tout se mette automatiquement,
00:31:45
donc dans affichage.
00:31:47
Paramètres d'affichage et
00:31:48
mise en forme conditionnelle.
00:31:54
Et voilà pour le calendrier.
00:31:56
Est ce que vous avez des questions
00:31:58
à ce sujet Messieurs dames ?
00:32:00
Non, pour moi, c'est clair
00:32:02
Pour moi aussi c'est clair.
00:32:05
Bon super, là on
00:32:08
va revenir rapidement.
00:32:10
Patrice, pour vous je sais que c'est bon
00:32:11
encore une fois parce que on se
00:32:13
voit tous les jours et vous
00:32:15
avez dû entendre cette explication
00:32:16
à peu près 10 fois en 3 jours.
00:32:19
Fatine, dites-moi,
00:32:19
vous avez suivi beaucoup de sessions avec
00:32:21
nous déjà. C'est la première en fait.
00:32:24
Ah bah c'est pas vrai.
00:32:25
bienvenue merci. Du
00:32:27
coup vous allez revenir j'espère hein
00:32:28
ouais ouais c'est sûr.
00:32:31
Cool parce qu'en plus c'est enregistré
00:32:32
là donc faut que je fasse attention
00:32:35
Regardez justement en fait,
00:32:36
lorsque vous êtes sur la plateforme
00:32:38
vous allez pouvoir retrouver donc tous
00:32:40
les cours ici mais on a également
00:32:42
des tutos et des cas d'usage donc des
00:32:44
petites vidéos de 2 à 4 Min plus ou
00:32:46
moins parce que des choses qu'on voit
00:32:48
ensemble c'est tout à fait normal.
00:32:50
Si ce soir vous dites Oh mince
00:32:52
il m'a dit quoi ?
00:32:53
Déjà Julien sur les catégories,
00:32:55
je sais plus trop bien,
00:32:56
vous allez pouvoir les retrouver ici.
00:32:58
D'accord et quand vous cherchez des cours,
00:33:00
voir la page cours.
00:33:04
On va prendre un cours au hasard,
00:33:06
on va prendre tout,
00:33:07
tout, tout, tout, tout.
00:33:08
Allez, on descend, descend.
00:33:11
Voilà Outlook. Partager,
00:33:14
collaborer rapidement,
00:33:20
Lorsque je descends,
00:33:21
j'ai à chaque fois la description de
00:33:23
ce qu'il va y avoir dans le contenu,
00:33:26
j'ai les horaires pour m'inscrire.
00:33:27
Je vais retrouver ici également,
00:33:29
alors c'est juste parce que je ne suis
00:33:31
pas sur le bon compte, mais un lien.
00:33:34
En fait un vidéo Player sur une
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ancienne session enregistrée.
00:33:39
Comme on vient de faire là,
00:33:40
C'est à dire que si les horaires ne
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vous conviennent pas ou que vous avez
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besoin de formation assez urgente sur
00:33:45
un sujet et si la prochaine session,
00:33:47
st dans 3 semaines, et bien venez
00:33:49
juste en-dessous dans le replay,
00:33:50
vous aurez certainement une ancienne
00:33:52
session que nous avons faites.
00:33:53
D'accord .Et juste ici
00:33:56
vous avez des cas d'usage,
00:33:58
voyez 2 29 3 49 3 24 et des tutos, 75
00:34:03
vidéo, 24 vidéo sur outlook online.
00:34:07
Et là, on va retrouver toutes
00:34:08
les petites choses justement,
00:34:09
toutes les petites vidéos,
00:34:10
le calendrier, les contacts,
00:34:11
les tâches et cetera.
00:34:14
Et vous allez également pouvoir
00:34:15
dans la partie tout en bas à droite,
00:34:18
votre tableau de bord dans la partie
00:34:20
session et non pas dans la partie
00:34:22
cours comme j'ai répété pendant
00:34:23
2 jours jusqu' à ce que Patrice
00:34:25
me le fasse remarquer,
00:34:26
vous allez pouvoir ici venir
00:34:27
faire un petit feedback sur les
00:34:29
sessions à la fois sur la mienne
00:34:31
puisque ça prend 30 secondes,
00:34:32
ne vous inquiétez pas,
00:34:33
on aime bien s'assurer moi le
00:34:34
premier que le service rendu soit
00:34:36
de qualité et donc vous n'hésitez
00:34:38
pas s'il y a quoi que ce soit,
00:34:39
sachez que ce genre de feedback est
00:34:42
non seulement apprécié mais pris
00:34:43
en compte ce qui est le principal.
00:34:45
Et voilà en ce qui
00:34:47
me concerne pour cette session,
00:34:49
alors est ce que vous avez une dernière question? Patrice,
00:34:51
une dernière question?
00:34:52
une dernière remarque ? un doute,
00:34:54
[Participant : Patrice ] non non non, non pas du tout.
00:34:56
on utilise Outlook effectivement
00:34:57
là depuis quelques années donc
00:34:59
on est satisfait du produit 00:35:00.680 --> 00:35:03.000 c'est un bon produit.
00:35:05
comme toujours qu'on on utilise un certain
00:35:10
on n'utilise pas par exemple,
00:35:12
les noms de catégories.
00:35:13
les règles étaient déjà utilisées mais
00:35:16
voilà ça nous va, ce sont
00:35:19
des solutions qui sont satisfaisantes [Participant]
00:35:24
[Formateur] Je vous revois demain, j'imagine?
00:35:25
vous suivez quel cours demain?
00:35:28
[Participant] alors...
00:35:31
attendez, je vais vous dire...
00:35:33
[Formateur] Si vous avez pris la formation Lists
00:35:35
c'est moi le formateur qui dispensera la session.
00:35:39
[Participant] J'ai une formation Sway
00:35:40
Je pense que je vais beaucoup
00:35:47
et j'ai aussi une formation général,
00:35:49
"Produire : Quel outil pour quel usage"
00:35:52
Je profite d'avoir un petit peu
00:35:53
de temps de libre là pendant cette
00:35:55
période de congé pour suivre
00:35:57
beaucoup de formation que je n'avais
00:35:59
guère le temps de suivre avant les vacances.
00:36:01
Et bien vous faites bien en
00:36:04
demain matin ce sera
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mon collègue Daniel je pense
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qui effectuera la formation, moi c'est l'après-midi.
00:36:08
Donc dans ces cas-là je vous
00:36:10
retrouverai certainement autour
00:36:10
d'une autre j'en suis sûr.
00:36:12
[Participant] la semaine prochaine il y aura
00:36:14
bien d'autres choses. Voilà.
00:36:16
vous avez d'autres sessions ?
00:36:20
[Participant] Non pour le moment
00:36:22
parce que je souhaitais
00:36:23
savoir déjà comment ça se passe et
00:36:25
et voilà avoir quand même un un avis
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sur le MOOC parce que c'est
00:36:30
la première fois,
00:36:31
je savais même pas que ça existait
00:36:34
Donc voilà là je crois que je vais
00:36:38
d'autres formations.
00:36:38
[Formateur] Super, n'hésitez pas
00:36:41
Par contre faites attention souvent il y a
00:36:43
des niveaux en fait, il y a des sessions,
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vous savez comme des Power Bi,
00:36:48
si vous servez un peu de ça,
00:36:54
c'st des sessions qu'on étale sur 3 niveaux.
00:36:55
Faites attention,
00:36:57
à la description du cours,
00:36:59
c'est là ou le niveau requis,
00:37:01
les prérequis seront donnés.
00:37:02
Il ne faudrait pas vous retrouver dans
00:37:04
une session experts alors que
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vous connaissez même pas ce que
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c'est ou à l'inverse dans une
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session introduction alors que vous
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utilisez la chose depuis 15 ans.
00:37:14
Fatine au plaisir de vous
00:37:16
retrouver sur une autre session et
00:37:18
merci beaucoup à tous les 2.
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