Fonction commerciale

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Commercial, vous devez collaborer avec votre assistant(e), le service support ou technique, afin de préparer vos propositions commerciales à envoyer aux clients ? Vous êtes souvent sur le terrain et vos collègues ne sont pas forcément sur le même site ? Découvrez comment Office 365 peut rendre votre travail plus efficace. 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle 
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires 

Objectifs de la formation : 

  • Découvrir les usages d'Office365 liés au commercial 
  • Découvrir comment rester connecté au reste de l'équipe 
  • Découvrir comment travailler à distance et en mobilité 

Contenu de la formation : 

  • Teams   
    • Créer et intégrer des membres à une équipe 
    • Découvrir les outils mis à votre disposition 
    • Organiser une réunion en ligne avec Teams  
  • Outlook/Teams 
    • Retrouver votre réunion dans Outlook 
    • Coéditer le compte rendu 
  • Applications mobiles Microsoft pour smartphone 
    • Teams : paramétrer votre canal pour recevoir des notifications 
    • PowerPoint : modifier vos présentations 
  • Outlook/Skype 
    • Organiser une réunion en ligne 
    • Presenter votre Diaporama à distance 

 

00:00:00
00:00:11
Bonjour tout le monde et bienvenue sur cette session de formation qui s'intitule autour du commercial. On va tout de suite pouvoir commencer notre session et bien sûr comme d'habitude nous avons quelques petites consignes avant de démarrer. On ne prend pas de deuxième ligne téléphonique pour éviter de nous mettre sur musique d'attente, on pense également à mettre le téléphone en mode micro muet si l'environnement devient bruyant autour de vous pour éviter de déranger les autres participants et bien sûr on n'oublie pas de bien rester actif sur son ordinateur
00:00:42
Pour éviter qu'il se mette en veille. Si il se met en veille vous serez automatiquement déconnecté de la session et donc vous risquez de perdre quelques informations le temps de se reconnecter.
00:00:51
Donc le plan. On va bien sûr passer tout d'abord sur onedrive et Teams. Comment collaborer à distance avec des collègues géographiquement éloignés.
00:01:02
On va également voir Teams, comment être efficace dans la communication et la répartition des actions.
00:01:10
Les applications mobiles pour mettre en forme nos documents et y accéder en mobilité. On va tout simplement évoquer les différentes applications disponibles sur mobiles. On voit à la fin Outlook Skype organiser une présentation à distance. Vous n'êtes pas sans savoir que Skype petit-à-petit est en train d'être remplacé par Teams. Et donc aujourd'hui on ne va pas aborder Skype pour le coup à ce moment-là de la session. Mais on pourra parler pourquoi pas de la création de réunion sur Outlook sans forcément parler de Skype.
00:01:44
Les objectifs étant bien sûr d'utiliser les bons outils pour collaborer en déplacement avec les applications mobiles.
00:01:52
Donc commençons de suite avec la situation numéro une. Notre problématique ici : comment mettre en place rapidement une équipe et quels sont les outils dont on dispose pour permettre un travail efficace à distance. Et bien on va tout de suite se rendre sur Teams pour commencer.
00:02:11
Nous sommes ici sur Teams donc on ne va pas représenter Teams, je pense que vous connaissez déjà un petit peu mais on va bien sûr rappeler ici qu'on a les équipes sur la gauche de l'écran. Ce qui va nous intéresser ici c'est de créer une équipe Teams. On va cliquer sur rejoindre ou créer une équipe.
00:02:32
On attend quelques secondes que cela charge.
00:02:34
On va retrouver la possibilité de créer une équipe, de rejoindre une équipe à l'aide d'un code ou de rejoindre une équipe qui est publique.
00:02:43
On va donc cliquer ici sur créer une équipe.
00:02:48
Je peux créer une équipe à partir de rien donc une équipe à partir de zéro. Ou alors je peux créer une équipe à partir d'un groupe ou d'une équipe 365 déjà existante. Donc là tout simplement, vous avez déjà peut-être un Sharepoint, un groupe Outlook qui existe. Vous pouvez baser ce Teams sur ce modèle, sur ce groupe avec ses membres et ils seront reliés. Il y aura un lien entre les deux. Créons une équipe à partir de rien ce sera mieux.
00:03:14
Je peux choisir que cette équipe est privé donc seul moi et les membres que j'aurais ajouté pourront y accéder.
00:03:22
Ou alors si elle est publique, tous les membres de votre organisation peuvent y accéder. Cliquons sur privé.
00:03:28
Ici je lui donne un nom on va l'appeler "test a supprimer" tout simplement puisque c'est juste un test. Donc description, pas besoin ici. Créons l'équipe.
00:03:39
Ça va prendre quelques petites secondes à se créer. Le temps que ça mette tout en place et je peux d'ores et déjà ajouter des membres. Donc on va ajouter par exemple Pierre et pourquoi pas Laurent.
00:03:55
Une fois que c'est fait je peux choisir s'ils sont seulement des membres ou s'ils sont propriétaires.
00:04:01
Le propriétaire on pourrait changer ce nom par admin en fait. Admin du groupe Teams.
00:04:09
Je fais fermer.
00:04:11
Et mon groupe "test à supprimer", enfin mon équipe pardon "test à supprimer" vient d'être créée.
00:04:17
Donc ici et bien je vais avoir la possibilité, vous connaissez déjà, on va pas trop revenir là dessus, je vais avoir la possibilité d'envoyer des messages, des documents, de faire des réunions. Et d'ailleurs en parlant de document allons dans l'onglet "fichier" ici en haut.
00:04:34
Dans cet onglet "fichier" je vais bien sûr avoir la possibilité d'ajouter mes propres documents. Si par exemple je fais ici "nouveau", "dossier" on va l'appeler test.
00:04:46
Et voilà je vais voir d'ici quelques secondes un nouveau dossier qui apparaît.
00:04:49
Il faut savoir,
00:04:51
que ce groupe Teams va avoir une base de documents SharePoint qui va être liés. Rendons-nous
00:04:59
juste ici sur portal.office.com. C'est ici que je retrouve, vous le savez bien sûr, toutes mes applications office.
00:05:08
Donc ici je vais me rendre sur Onedrive.
00:05:16
Encore une fois on va attendre un petit peu que cela charge.
00:05:22
En arrivant sur Onedrive je vais retrouver mes documents personnels bien sûr, qui m'appartiennent, partagés ou non. Et je vais retrouver également sur la gauche,
00:05:31
vous le voyez ici,
00:05:33
"Bibliothèque partagée".
00:05:35
Si je clique sur "Autre bibliothèque",
00:05:38
je vais retrouver les différentes bibliothèques auxquelles j'ai accès.
00:05:44
Donc on en a un certain nombre. On retrouve d'ailleurs juste ici "test à supprimer" que je viens tout juste de créer.
00:05:52
Je clique dessus.
00:05:55
Et je retrouve ici les différents documents que j'aurais pu y ajouter et je peux moi même y ajouter d'autres documents.
00:06:06
Donc là j'ai fais charger.
00:06:08
J'ai mon explorateur de documents qui apparaît et ici je peux tout simplement ajouter quelque chose. Je vais rajouter un simple fichier de démonstration.
00:06:21
Le fichier qui va doucement s'ajouter, il apparaîtra bientôt ici. Ça permet rapidement de retrouver mes différents documents et de les envoyer à mes différents collègues tout simplement.
00:06:36
On voit pareil pour Alpha Project juste ici, "bibliothèque de documents" et on voit Teams wiki ou même documents tout court et dans documents je retrouve les différents documents que je pourrais avoir sur mon Teams.
00:06:50
Donc si on revient rapidement sur notre PowerPoint ici.
00:06:54
Notre fameux situation une, on crée notre équipe y ajouter membres et on peut bien sûr partager des documents de notre onedrive sans soucis, ou même accéder depuis SharePoint une par exemple. Depuis SharePoint vous Accédez à la bibliothèque de documents de votre équipe Teams tout simplement.
00:07:17
On va maintenant passer à la situation numéro 2.
00:00:00
00:00:11
Bonjour tout le monde et bienvenue sur cette session de formation qui s'intitule autour du commercial. On va tout de suite pouvoir commencer notre session et bien sûr comme d'habitude nous avons quelques petites consignes avant de démarrer. On ne prend pas de deuxième ligne téléphonique pour éviter de nous mettre sur musique d'attente, on pense également à mettre le téléphone en mode micro muet si l'environnement devient bruyant autour de vous pour éviter de déranger les autres participants et bien sûr on n'oublie pas de bien rester actif sur son ordinateur
00:00:42
Pour éviter qu'il se mette en veille. Si il se met en veille vous serez automatiquement déconnecté de la session et donc vous risquez de perdre quelques informations le temps de se reconnecter.
00:00:51
Donc le plan. On va bien sûr passer tout d'abord sur onedrive et Teams. Comment collaborer à distance avec des collègues géographiquement éloignés.
00:01:02
On va également voir Teams, comment être efficace dans la communication et la répartition des actions.
00:01:10
Les applications mobiles pour mettre en forme nos documents et y accéder en mobilité. On va tout simplement évoquer les différentes applications disponibles sur mobiles. On voit à la fin Outlook Skype organiser une présentation à distance. Vous n'êtes pas sans savoir que Skype petit-à-petit est en train d'être remplacé par Teams. Et donc aujourd'hui on ne va pas aborder Skype pour le coup à ce moment-là de la session. Mais on pourra parler pourquoi pas de la création de réunion sur Outlook sans forcément parler de Skype.
00:01:44
Les objectifs étant bien sûr d'utiliser les bons outils pour collaborer en déplacement avec les applications mobiles.
00:01:52
Donc commençons de suite avec la situation numéro une. Notre problématique ici : comment mettre en place rapidement une équipe et quels sont les outils dont on dispose pour permettre un travail efficace à distance. Et bien on va tout de suite se rendre sur Teams pour commencer.
00:02:11
Nous sommes ici sur Teams donc on ne va pas représenter Teams, je pense que vous connaissez déjà un petit peu mais on va bien sûr rappeler ici qu'on a les équipes sur la gauche de l'écran. Ce qui va nous intéresser ici c'est de créer une équipe Teams. On va cliquer sur rejoindre ou créer une équipe.
00:02:32
On attend quelques secondes que cela charge.
00:02:34
On va retrouver la possibilité de créer une équipe, de rejoindre une équipe à l'aide d'un code ou de rejoindre une équipe qui est publique.
00:02:43
On va donc cliquer ici sur créer une équipe.
00:02:48
Je peux créer une équipe à partir de rien donc une équipe à partir de zéro. Ou alors je peux créer une équipe à partir d'un groupe ou d'une équipe 365 déjà existante. Donc là tout simplement, vous avez déjà peut-être un Sharepoint, un groupe Outlook qui existe. Vous pouvez baser ce Teams sur ce modèle, sur ce groupe avec ses membres et ils seront reliés. Il y aura un lien entre les deux. Créons une équipe à partir de rien ce sera mieux.
00:03:14
Je peux choisir que cette équipe est privé donc seul moi et les membres que j'aurais ajouté pourront y accéder.
00:03:22
Ou alors si elle est publique, tous les membres de votre organisation peuvent y accéder. Cliquons sur privé.
00:03:28
Ici je lui donne un nom on va l'appeler "test a supprimer" tout simplement puisque c'est juste un test. Donc description, pas besoin ici. Créons l'équipe.
00:03:39
Ça va prendre quelques petites secondes à se créer. Le temps que ça mette tout en place et je peux d'ores et déjà ajouter des membres. Donc on va ajouter par exemple Pierre et pourquoi pas Laurent.
00:03:55
Une fois que c'est fait je peux choisir s'ils sont seulement des membres ou s'ils sont propriétaires.
00:04:01
Le propriétaire on pourrait changer ce nom par admin en fait. Admin du groupe Teams.
00:04:09
Je fais fermer.
00:04:11
Et mon groupe "test à supprimer", enfin mon équipe pardon "test à supprimer" vient d'être créée.
00:04:17
Donc ici et bien je vais avoir la possibilité, vous connaissez déjà, on va pas trop revenir là dessus, je vais avoir la possibilité d'envoyer des messages, des documents, de faire des réunions. Et d'ailleurs en parlant de document allons dans l'onglet "fichier" ici en haut.
00:04:34
Dans cet onglet "fichier" je vais bien sûr avoir la possibilité d'ajouter mes propres documents. Si par exemple je fais ici "nouveau", "dossier" on va l'appeler test.
00:04:46
Et voilà je vais voir d'ici quelques secondes un nouveau dossier qui apparaît.
00:04:49
Il faut savoir,
00:04:51
que ce groupe Teams va avoir une base de documents SharePoint qui va être liés. Rendons-nous
00:04:59
juste ici sur portal.office.com. C'est ici que je retrouve, vous le savez bien sûr, toutes mes applications office.
00:05:08
Donc ici je vais me rendre sur Onedrive.
00:05:16
Encore une fois on va attendre un petit peu que cela charge.
00:05:22
En arrivant sur Onedrive je vais retrouver mes documents personnels bien sûr, qui m'appartiennent, partagés ou non. Et je vais retrouver également sur la gauche,
00:05:31
vous le voyez ici,
00:05:33
"Bibliothèque partagée".
00:05:35
Si je clique sur "Autre bibliothèque",
00:05:38
je vais retrouver les différentes bibliothèques auxquelles j'ai accès.
00:05:44
Donc on en a un certain nombre. On retrouve d'ailleurs juste ici "test à supprimer" que je viens tout juste de créer.
00:05:52
Je clique dessus.
00:05:55
Et je retrouve ici les différents documents que j'aurais pu y ajouter et je peux moi même y ajouter d'autres documents.
00:06:06
Donc là j'ai fais charger.
00:06:08
J'ai mon explorateur de documents qui apparaît et ici je peux tout simplement ajouter quelque chose. Je vais rajouter un simple fichier de démonstration.
00:06:21
Le fichier qui va doucement s'ajouter, il apparaîtra bientôt ici. Ça permet rapidement de retrouver mes différents documents et de les envoyer à mes différents collègues tout simplement.
00:06:36
On voit pareil pour Alpha Project juste ici, "bibliothèque de documents" et on voit Teams wiki ou même documents tout court et dans documents je retrouve les différents documents que je pourrais avoir sur mon Teams.
00:06:50
Donc si on revient rapidement sur notre PowerPoint ici.
00:06:54
Notre fameux situation une, on crée notre équipe y ajouter membres et on peut bien sûr partager des documents de notre onedrive sans soucis, ou même accéder depuis SharePoint une par exemple. Depuis SharePoint vous Accédez à la bibliothèque de documents de votre équipe Teams tout simplement.
00:07:17
On va maintenant passer à la situation numéro 2.
00:07:22
Être efficace dans la communication et la répartition des actions. Problématique : comment faire organiser mon projet avec des collaborateurs éloignés ? Comment organiser la répartition des actions à mener ? Comment suivre ce qui a été établi en réunion?
00:07:38
Nous allons ici retourner sur Steam.
00:07:41
On va aller dans "Alpha Project" "canal général".
00:07:46
Ici ce qui va m'intéresser, c'est de créer une conversation. Je vais avoir plusieurs manières de créer une conversation.
00:07:54
Je vais pouvoir créer une conversation ici directement dans mon canal donc on va mettre "concernant le projet ..." et là, j'envoie mon message et mes collègues vont pouvoir me répondre sans soucis par la suite et bien sûr chacun pourra répondre envoyer des documents etc dans cette conversation.
00:08:14
Après le petit soucis qui pourrait se poser ici, c'est qu'au fur à mesure que les nouvelles conversations vont être créées, celle-ci va se retrouver très loin en arrière.
00:08:22
Ce que je vais pouvoir faire, c'est aller directement dans l'onglet "conversation" ici en haut.
00:08:31
Et ici je vais retrouver la possibilité de créer justement des nouvelles conversations.
00:08:37
Je clique sur "nouvelle conversation". Je vais ajouter Laurent.
00:08:42
Pierre.
00:08:44
Et Lisa pourquoi pas et même d'ailleurs on va ajouter Oliver.
00:08:48
Ici je peux saisir mon message, on va mettre "concernant le projet" une nouvelle fois.
00:08:54
Je l'envoie et là j'ai une conversation spécifique qui est liée à ce fameux projet. Je peux même la renommer et on va la renommer "projet XYZ".
00:09:11
Comme ça c'est encore plus simple de le retrouver sur le côté vous le voyez "projet XYZ" et je peux même avec les 3 petits points ici sur la droite l'épingler.
00:09:20
Si je l'épingle elle se retrouve ici en tête de liste. Il restera toujours dans cet onglet épinglé me permettant ainsi de la retrouver beaucoup plus rapidement, beaucoup plus facilement.
00:09:33
Et donc cette petite conversation, je peux bien sûr on le voit ici ajouter, joindre des documents depuis onedrive ou alors à partir de mon ordinateur tout simplement.
00:09:47
Et bien sûr à partir de Onedrive, c'est comme on l'a évoqué juste avant : je clique ici,
00:09:52
J'ai mes différents dossiers qui apparaissent et je vais avoir la possibilité d'en sélectionner on va prendre par exemple "urgence"
00:10:03
Document partagé.
00:10:07
Et voilà, ici les collègues vont pouvoir recevoir mon document très rapidement, très simplement.
00:10:14
Donc maintenant que nous avons vu ça.
00:10:17
On va retourner dans notre projet Alpha.
00:10:20
Et en bas on va avoir, vous le voyez, "rejoindre maintenant" avec la petite caméra ici.
00:10:26
Je vais cliquer dessus.
00:10:30
Et je peux ajouter un sujet. Cliquer sur "rejoindre maintenant", ce qui créera une réunion instantanée. Si vous voulez en savoir plus sur la réunion instantané d'ailleurs je vous conseille notre module Teams basé exclusivement sur les réunions.
00:10:43
Ici on va cliquer plus en bas sur planifier une réunion.
00:10:49
Dans planifier une réunion, on va donner un titre. On va l'appeler "projet XYZ", une nouvelle fois.
00:10:57
Localisation : est-ce que ce sera dans une salle physique, est-ce que cette réunion sera physique où est-ce que en haut à droite on le voit ce sera dans un canal. Je peux très bien, puisque là je l'ai créé dans le canal "général" du "projet Alpha" ça sera exclusivement dans ce canal. Si j'avais créé ma réunion à partir de l'onglet "réunion", j'aurai pu choisir une autre équipe, un autre canal ici en haut à droite.
00:11:22
On va mettre salle
00:11:24
"B203" ici et je peux inviter des collègues. On va inviter Laurent Pierre Oliver et Lisa.
00:11:34
Et voilà.
00:11:36
Je choisis la date de début la date de fin avec les horaires bien sûr.
00:11:39
Et je vais ensuite ici écrire un petit descriptif de la réunion.
00:11:49
Je peux, à tout moment cliquer sur planifier.
00:11:55
La réunion va doucement se planifier et on voit qu'elle apparaît automatiquement ici dans "Alpha Project" avec général apparaît ici et je peux même cliquer dessus.
00:12:06
En cliquant dessus, vous le voyez je peux rejoindre, discuter avec les participants etc. Cliquons sur rejoindre, regardons en bas à droite "options de la réunion"
00:12:16
Options de la réunion.
00:12:18
J'ai cliqué dessus ça prend quelques secondes à s'ouvrir.
00:12:30
Alors en attendant que ça s'ouvre, on va cliquer sur rejoindre.
00:12:35
Et je vous mets les options de réunion à l'écran.
00:12:50
Alors options de réunion sont en train d'apparaître doucement.
00:12:59
Ah effectivement il m'a connecté automatiquement avec un autre compte donc c'est pour ça que je ne peux pas modifier les paramètres de la réunion. C'est quelques petits paramètres habituels que l'on peut modifier juste ici, on y reviendra pourquoi pas juste après.
00:13:13
Cliquons sur joindre maintenant.
00:13:17
En faisant joindre maintenant et bien je vais tout simplement rejoindre la réunion qui est ici en ligne et qui se fait en VoIP.
00:13:26
Je vais avoir plusieurs possibilités qui vont être liées à cette réunion.
00:13:34
Je vais bien sûr pouvoir activer ou désactiver mon micro et ma caméra.
00:13:39
Mais je peux également partager.
00:13:41
Dans le partage et bien je vais avoir la possibilité de partager un de mes écrans ou alors, une application, une fenêtre spécifique. Je peux même partager des documents PowerPoint et tout à droite pourquoi pas utiliser le tableau blanc soit Microsoft soit celui créé par une "inVision".
00:14:03
Avec les 3 petits points autre action.
00:14:06
J'ai la possibilité d'afficher les paramètres de périphériques, afficher les notes réunions on y reviendra après. Se mettre en mode plein écran et même enregistrer la la conversation.
00:14:15
Cliquons sur "afficher les notes de la réunion".
00:14:18
À droite un petit volet s'ouvre et je peux cliquer sur "prendre des notes".
00:14:23
Apparemment il a quelques soucis pour charger les notes on réessaiera juste après et on peut afficher la conversation également à droite. quand je fais afficher la conversation, je vais afficher les commentaires de la publication qu'il y a sur "Alpha Project" qui parle de la réunion si je mets : "Bonjour à tous"
00:14:44
Nous verrons juste après, on y reviendra qu'il est apparu là-bas également.
00:14:50
On va réessayer rapidement d'afficher les notes de la réunion.
00:14:55
Bon il veut pas s'afficher ici c'est pas grave on va aller voir directement sur l'équipe.
00:15:02
Ici on voit d'ailleurs le fameux Bonjour à tous est apparu en commentaire puisque j'avais écrit dans la zone de texte lors de la réunion.
00:15:10
Et en haut on va retrouver le wiki.
00:15:15
Le wiki tout simplement c'est ce qui va apparaître lorsque je vais vouloir utiliser les notes lors de la réunion.
00:15:22
Donc en fait j'aurais un nom à donner, on va appeler "projet XYZ".
00:15:28
Je donne un titre de section on va mettre "comptabilité".
00:15:33
Et après ce sera mes fameuses notes qui seront à rajouter ici à la suite. Et à tout moment je peux ajouter d'autres sections.
00:15:42
Ça me permet d'avoir ici et bien mes notes de réunion et bien sûr vous en doutez si vous prenez des notes lorsque vous êtes en réunion et bien elles apparaîtront ici dans le fameux wiki tout simplement.
00:15:57
Wiki que je peux renommer en note pourquoi pas avec et que je peux supprimer si je le souhaite.
00:16:04
Alors maintenant que l'on a vu ça on va continuer, je vais revenir sur mon PowerPoint.
00:16:12
On a évoqué la situation 2, lors de la réunion je peux choisir un canal, je peux même pourquoi pas, dans mon équipe Teams, ajouter des onglets directement. Pour ajouter des onglets rien de plus simple, je me trouve ici je clique sur le plus ici en haut.
00:16:30
Et je vais pouvoir ajouter un onglet parmi toutes les différentes propositions qui existent.
00:16:38
Et bien sûr je peux incorporer l'ordre du jour et coédité le compte-rendu bien ça c'est le Wiki tout simplement mais je peux également si je le souhaites,passer par OneNote, pour faire cette prise de note.
00:07:22
Être efficace dans la communication et la répartition des actions. Problématique : comment faire organiser mon projet avec des collaborateurs éloignés ? Comment organiser la répartition des actions à mener ? Comment suivre ce qui a été établi en réunion?
00:07:38
Nous allons ici retourner sur Steam.
00:07:41
On va aller dans "Alpha Project" "canal général".
00:07:46
Ici ce qui va m'intéresser, c'est de créer une conversation. Je vais avoir plusieurs manières de créer une conversation.
00:07:54
Je vais pouvoir créer une conversation ici directement dans mon canal donc on va mettre "concernant le projet ..." et là, j'envoie mon message et mes collègues vont pouvoir me répondre sans soucis par la suite et bien sûr chacun pourra répondre envoyer des documents etc dans cette conversation.
00:08:14
Après le petit soucis qui pourrait se poser ici, c'est qu'au fur à mesure que les nouvelles conversations vont être créées, celle-ci va se retrouver très loin en arrière.
00:08:22
Ce que je vais pouvoir faire, c'est aller directement dans l'onglet "conversation" ici en haut.
00:08:31
Et ici je vais retrouver la possibilité de créer justement des nouvelles conversations.
00:08:37
Je clique sur "nouvelle conversation". Je vais ajouter Laurent.
00:08:42
Pierre.
00:08:44
Et Lisa pourquoi pas et même d'ailleurs on va ajouter Oliver.
00:08:48
Ici je peux saisir mon message, on va mettre "concernant le projet" une nouvelle fois.
00:08:54
Je l'envoie et là j'ai une conversation spécifique qui est liée à ce fameux projet. Je peux même la renommer et on va la renommer "projet XYZ".
00:09:11
Comme ça c'est encore plus simple de le retrouver sur le côté vous le voyez "projet XYZ" et je peux même avec les 3 petits points ici sur la droite l'épingler.
00:09:20
Si je l'épingle elle se retrouve ici en tête de liste. Il restera toujours dans cet onglet épinglé me permettant ainsi de la retrouver beaucoup plus rapidement, beaucoup plus facilement.
00:09:33
Et donc cette petite conversation, je peux bien sûr on le voit ici ajouter, joindre des documents depuis onedrive ou alors à partir de mon ordinateur tout simplement.
00:09:47
Et bien sûr à partir de Onedrive, c'est comme on l'a évoqué juste avant : je clique ici,
00:09:52
J'ai mes différents dossiers qui apparaissent et je vais avoir la possibilité d'en sélectionner on va prendre par exemple "urgence"
00:10:03
Document partagé.
00:10:07
Et voilà, ici les collègues vont pouvoir recevoir mon document très rapidement, très simplement.
00:10:14
Donc maintenant que nous avons vu ça.
00:10:17
On va retourner dans notre projet Alpha.
00:10:20
Et en bas on va avoir, vous le voyez, "rejoindre maintenant" avec la petite caméra ici.
00:10:26
Je vais cliquer dessus.
00:10:30
Et je peux ajouter un sujet. Cliquer sur "rejoindre maintenant", ce qui créera une réunion instantanée. Si vous voulez en savoir plus sur la réunion instantané d'ailleurs je vous conseille notre module Teams basé exclusivement sur les réunions.
00:10:43
Ici on va cliquer plus en bas sur planifier une réunion.
00:10:49
Dans planifier une réunion, on va donner un titre. On va l'appeler "projet XYZ", une nouvelle fois.
00:10:57
Localisation : est-ce que ce sera dans une salle physique, est-ce que cette réunion sera physique où est-ce que en haut à droite on le voit ce sera dans un canal. Je peux très bien, puisque là je l'ai créé dans le canal "général" du "projet Alpha" ça sera exclusivement dans ce canal. Si j'avais créé ma réunion à partir de l'onglet "réunion", j'aurai pu choisir une autre équipe, un autre canal ici en haut à droite.
00:11:22
On va mettre salle
00:11:24
"B203" ici et je peux inviter des collègues. On va inviter Laurent Pierre Oliver et Lisa.
00:11:34
Et voilà.
00:11:36
Je choisis la date de début la date de fin avec les horaires bien sûr.
00:11:39
Et je vais ensuite ici écrire un petit descriptif de la réunion.
00:11:49
Je peux, à tout moment cliquer sur planifier.
00:11:55
La réunion va doucement se planifier et on voit qu'elle apparaît automatiquement ici dans "Alpha Project" avec général apparaît ici et je peux même cliquer dessus.
00:12:06
En cliquant dessus, vous le voyez je peux rejoindre, discuter avec les participants etc. Cliquons sur rejoindre, regardons en bas à droite "options de la réunion"
00:12:16
Options de la réunion.
00:12:18
J'ai cliqué dessus ça prend quelques secondes à s'ouvrir.
00:12:30
Alors en attendant que ça s'ouvre, on va cliquer sur rejoindre.
00:12:35
Et je vous mets les options de réunion à l'écran.
00:12:50
Alors options de réunion sont en train d'apparaître doucement.
00:12:59
Ah effectivement il m'a connecté automatiquement avec un autre compte donc c'est pour ça que je ne peux pas modifier les paramètres de la réunion. C'est quelques petits paramètres habituels que l'on peut modifier juste ici, on y reviendra pourquoi pas juste après.
00:13:13
Cliquons sur joindre maintenant.
00:13:17
En faisant joindre maintenant et bien je vais tout simplement rejoindre la réunion qui est ici en ligne et qui se fait en VoIP.
00:13:26
Je vais avoir plusieurs possibilités qui vont être liées à cette réunion.
00:13:34
Je vais bien sûr pouvoir activer ou désactiver mon micro et ma caméra.
00:13:39
Mais je peux également partager.
00:13:41
Dans le partage et bien je vais avoir la possibilité de partager un de mes écrans ou alors, une application, une fenêtre spécifique. Je peux même partager des documents PowerPoint et tout à droite pourquoi pas utiliser le tableau blanc soit Microsoft soit celui créé par une "inVision".
00:14:03
Avec les 3 petits points autre action.
00:14:06
J'ai la possibilité d'afficher les paramètres de périphériques, afficher les notes réunions on y reviendra après. Se mettre en mode plein écran et même enregistrer la la conversation.
00:14:15
Cliquons sur "afficher les notes de la réunion".
00:14:18
À droite un petit volet s'ouvre et je peux cliquer sur "prendre des notes".
00:14:23
Apparemment il a quelques soucis pour charger les notes on réessaiera juste après et on peut afficher la conversation également à droite. quand je fais afficher la conversation, je vais afficher les commentaires de la publication qu'il y a sur "Alpha Project" qui parle de la réunion si je mets : "Bonjour à tous"
00:14:44
Nous verrons juste après, on y reviendra qu'il est apparu là-bas également.
00:14:50
On va réessayer rapidement d'afficher les notes de la réunion.
00:14:55
Bon il veut pas s'afficher ici c'est pas grave on va aller voir directement sur l'équipe.
00:15:02
Ici on voit d'ailleurs le fameux Bonjour à tous est apparu en commentaire puisque j'avais écrit dans la zone de texte lors de la réunion.
00:15:10
Et en haut on va retrouver le wiki.
00:15:15
Le wiki tout simplement c'est ce qui va apparaître lorsque je vais vouloir utiliser les notes lors de la réunion.
00:15:22
Donc en fait j'aurais un nom à donner, on va appeler "projet XYZ".
00:15:28
Je donne un titre de section on va mettre "comptabilité".
00:15:33
Et après ce sera mes fameuses notes qui seront à rajouter ici à la suite. Et à tout moment je peux ajouter d'autres sections.
00:15:42
Ça me permet d'avoir ici et bien mes notes de réunion et bien sûr vous en doutez si vous prenez des notes lorsque vous êtes en réunion et bien elles apparaîtront ici dans le fameux wiki tout simplement.
00:15:57
Wiki que je peux renommer en note pourquoi pas avec et que je peux supprimer si je le souhaite.
00:16:04
Alors maintenant que l'on a vu ça on va continuer, je vais revenir sur mon PowerPoint.
00:16:12
On a évoqué la situation 2, lors de la réunion je peux choisir un canal, je peux même pourquoi pas, dans mon équipe Teams, ajouter des onglets directement. Pour ajouter des onglets rien de plus simple, je me trouve ici je clique sur le plus ici en haut.
00:16:30
Et je vais pouvoir ajouter un onglet parmi toutes les différentes propositions qui existent.
00:16:38
Et bien sûr je peux incorporer l'ordre du jour et coédité le compte-rendu bien ça c'est le Wiki tout simplement mais je peux également si je le souhaites,passer par OneNote, pour faire cette prise de note.
00:16:50
Situation numéro 3.
00:16:52
Être informé des changements et modifier vos documents à partir de votre smartphone. Comment être informé en mobilité ? Comment modifier un document à partir d'un smartphone ? comment indiquer mes remarques sur la présentation ?
00:17:04
Alors justement ce qu'on va voir ici : comment faire toutes ces choses depuis un ordinateur ? Il faut savoir que sur smartphone vous allez avoir la possibilité de le faire sans soucis, on va le voir juste ici on a les fameuses capture d'écran.
00:17:18
On aura la possibilité sur Teams notamment de recevoir des notifications.
00:17:22
Mais également on le voit ici vous retrouver rapidement les postes qui existent sur Teams et vous allez avoir la possibilité de suivre un canal pour recevoir les notifications. En utilisant cette fonction "suivre un canal" tout ce qui va être publié commenté etc à l'intérieur vous recevrez directement une notification.
00:17:43
Et cette notification va vous permettre de savoir justement que les collègues ont postés diverses informations.
00:17:54
On va terminer avec la situation, on est sur la situation 3 ici donc on voit "modifier dans l'application mobile" on peut même ajouter des commentaires on voit ici c'est PowerPoint on a les petites bulles de bande dessinée qui nous permettent d'ajouter des commentaires.
00:18:08
Sur la gauche on retrouve les onglets qui sont un menu déroulant à la verticale mais également on peut remonter les remarques tout simplement pour ça et bien c'est les mettre en commentaire.
00:16:50
Situation numéro 3.
00:16:52
Être informé des changements et modifier vos documents à partir de votre smartphone. Comment être informé en mobilité ? Comment modifier un document à partir d'un smartphone ? comment indiquer mes remarques sur la présentation ?
00:17:04
Alors justement ce qu'on va voir ici : comment faire toutes ces choses depuis un ordinateur ? Il faut savoir que sur smartphone vous allez avoir la possibilité de le faire sans soucis, on va le voir juste ici on a les fameuses capture d'écran.
00:17:18
On aura la possibilité sur Teams notamment de recevoir des notifications.
00:17:22
Mais également on le voit ici vous retrouver rapidement les postes qui existent sur Teams et vous allez avoir la possibilité de suivre un canal pour recevoir les notifications. En utilisant cette fonction "suivre un canal" tout ce qui va être publié commenté etc à l'intérieur vous recevrez directement une notification.
00:17:43
Et cette notification va vous permettre de savoir justement que les collègues ont postés diverses informations.
00:17:54
On va terminer avec la situation, on est sur la situation 3 ici donc on voit "modifier dans l'application mobile" on peut même ajouter des commentaires on voit ici c'est PowerPoint on a les petites bulles de bande dessinée qui nous permettent d'ajouter des commentaires.
00:18:08
Sur la gauche on retrouve les onglets qui sont un menu déroulant à la verticale mais également on peut remonter les remarques tout simplement pour ça et bien c'est les mettre en commentaire.
00:18:24
Situation 4 maintenant : organiser une présentation à distance : comment présenter votre document avec des clients éloignés géographiquement ? Les participants doivent ils avoir Skype ? On va modifier un petit peu encore une fois Skype est en passe d'être remplacé par Teams, c'est probable que vous déjà de votre côté vous n'y ayez plus accès, puisque peu à petit Microsoft fait le changement. On ne va pas parler de Skype mais on va parler de Outlook donc comment créer une réunion sur Outlook ?
00:18:53
Et bien sûr la possibilité, on l'a évoqué rapidement tout à l'heure sur Skype de partager des documents.
00:18:59
Donc rendons-nous
00:19:02
Sur Outlook juste le temps pour moi de l'ouvrir.
00:19:09
Nous sommes ici sur Outlook.
00:19:11
Sur Outlook et bien 1ère chose qu'on va faire on va se rendre en bas à gauche dans le fameux onglet "réunion".
00:19:27
On va avoir la possibilité on le voit en haut : New meeting nouvelle réunion.
00:19:35
Je clique dessus.
00:19:42
Encore une fois ça prend un petit peu de temps c'est normal c'est le temps que ça charge.
00:19:49
Voilà je suis ici sur la création de réunion.
00:19:54
Lors de la création de réunion je vais ajouter bien sûr mon titre.
00:20:01
Et je vais ensuite choisir vous voyez les personnes qui sont obligatoires à cette réunion.
00:20:09
Donc on va choisir il y a Lisa et optionnel on va mettre Pierre. Pierre n'est pas obligé de venir mais ça serait mieux qu'il soit présent.
00:20:19
L'heure à laquelle ça commence la date etc ça, on connait.
00:20:23
On va ensuite avoir la possibilité
00:20:26
on le voit ici en haut tout en haut à droite :"Meeting notes" je vais avoir la possibilité d'ajouter
00:20:32
un OneNote à ma réunion pour permettre une prise de note justement avec les collaborateurs et qu'on puisse retrouver rapidement. On va lui laisser le temps de charger pour qu'on voit à quoi ça ressemble.
00:21:01
Alors on voit qu'il est qu'il a terminé chargé on va laisser le temps de s'afficher à l'écran, on va se connecter.
00:21:22
Ca prend un petit peu de temps à s'afficher à l'écran, juste le temps que la connexion internet fasse son travail et maintenant on se connecte.
00:21:38
Je vais retrouver tous mes différents bloc-notes.
00:21:42
Je peux très bien cliqué sur envoyer sur OneNote oméga zéro un.
00:21:46
Je sélectionne.
00:21:48
Il était supprimé donc on va remonter en prendre un plus récent.
00:21:53
Equipe projet Alpha on fait "sauvegarder".
00:22:02
J'ai lié un OneNote à cette demande de réunion.
00:22:10
Je vais avoir la possibilité de retrouver ce OneNote qui sera dans la réunion pour pouvoir l'utiliser avec les collaborateurs. Prendre des notes et les retrouver beaucoup plus rapidement plus tard.
00:22:23
On l'avait évoqué rapidement mais on va y revenir.
00:22:28
Je reviens sur Teams ça.
00:22:33
Ici dans l'onglet réunion.
00:22:36
Je vais sur une réunion existante et j'ai la possibilité quand je la rejoins
00:22:47
de partager
00:22:50
Ici
00:22:51
mon écran est bien sûr quand on affiche la conversation à coté
00:22:57
Quand j'affiche la conversation je peux même partager des documents à l'intérieur
00:23:01
On va faire encore une fois depuis OneDrive.
00:23:07
J'envoie mon document.
00:23:13
Il s'ajoute, je l'envoie et mes collègues l'ont reçus.
00:23:21
Nous avons répondu à cette problématique et si on y revient d'ailleurs.
00:23:27
On va d'ailleurs changer la réponse : organiser une réunion et inviter les participants avec Skype, et bien non, cette fois se rappeler que Skype on va organiser la réunion depuis Outlook et on aura même la possibilité de partager des documents et notre écran sur Skype.
00:23:44
Alors au cas où vous auriez des questions je vous laisse y réfléchir pendant que l'on passe sur notre plateforme de formation.
00:23:54
Sur la plateforme de formation on va y passer rapidement est-ce que vous connaissez déjà un petit peu, on va avoir en haut les parcours. Les parcours sont des ensembles de sessions autour d'un même contexte donc on va avoir le contexte.
00:24:11
On voit ici collaborer au sein d'un groupe office 365, si je clique dessus je vais retrouver 6 cours différents, chacun autour de cette thématique. Il faut savoir que les différents cours que l'on peut rentrer dans les parcours. On les retrouve également dans les cours ici en haut.
00:24:27
Sauf que là ils sont à l'individuel, je choisis vraiment celui qui m'intéresse au lieu de choisir un sujet précis. Si par exemple je clique sur logiciels et je choisis
00:24:37
Outlook
00:24:38
Je vais avoir plusieurs sessions contenant outllook qui vont apparaître et j'ai juste à cliquer dessus.
00:24:46
Et à droite à choisir la date qui m'intéresse pour m'y inscrire.
00:24:50
Je clique sur je m'inscris et c'est terminé.
00:24:54
Les cas d'usages et les tutos sont des vidéos très courtes entre 50 scondes et 5 minutes les cas d'usage sont sur des sujets bien précis sur des cas pratiques, alors que les tutoriels et bien comme le nom l'indique sont des tutoriels sur comment utiliser un logiciel.
00:25:06
Par exemple je cherche un tutoriel sur Forms.
00:25:10
J'aurai 12 vidéos.
00:25:12
Et vous voyez toujours des vidéos très courtes, celle qui dure 11 minutes 45 c'est peut-être la plus longue qu'on ait puisque c'est très spécifique, c'est création d'un formulaire complet.
00:25:22
Et en tout vous avez 838 vidéos.
00:25:27
Le moteur de recherche ici, vous l'avez vu la petite loupe, si j'écris par exemple "Outlook" je retrouverais tout ce qui est en rapport avec Outlook. tu tutos, cas d'usage cours et parcours.
00:25:41
Le calendrier ici me permet de voir les sessions à venir sur le jour sur la semaine ou même sur le mois et ça me permet d'y accéder rapidement de me dire le mois prochain il y a la session Teams ce qui est prévu ça m'intéresse, je vais faire en sorte que le 31 par exemple je sois disponible à 16h.
00:26:05
Si vous cliquez sur votre prénom ou à droite.
00:26:08
Puis sur mon tableau de bord.
00:26:13
Vous allez accéder à votre tableau de bord où vous allez retrouver ce qui est le plus consulté ce qui est recommandé pour vous essayez le plus récent et pourquoi pas même la possibilité d'évaluer notre session en cliquant ici sur "vous êtes inscrit à x sessions" vous retrouverez session quel vous avez participé et la possibilité de les évaluer.
00:26:33
J'ai cru comprendre qu'il n'y avait pas de questions, c'est parfait donc maintenant je n'ai plus qu'à vous remercier d'avoir été présent aujourd'hui, je vous souhaite de faire bon usage de tout ce que vous avez pu apprendre et je vous souhaite une bonne journée, au plaisir de nous revoir.
00:18:24
Situation 4 maintenant : organiser une présentation à distance : comment présenter votre document avec des clients éloignés géographiquement ? Les participants doivent ils avoir Skype ? On va modifier un petit peu encore une fois Skype est en passe d'être remplacé par Teams, c'est probable que vous déjà de votre côté vous n'y ayez plus accès, puisque peu à petit Microsoft fait le changement. On ne va pas parler de Skype mais on va parler de Outlook donc comment créer une réunion sur Outlook ?
00:18:53
Et bien sûr la possibilité, on l'a évoqué rapidement tout à l'heure sur Skype de partager des documents.
00:18:59
Donc rendons-nous
00:19:02
Sur Outlook juste le temps pour moi de l'ouvrir.
00:19:09
Nous sommes ici sur Outlook.
00:19:11
Sur Outlook et bien 1ère chose qu'on va faire on va se rendre en bas à gauche dans le fameux onglet "réunion".
00:19:27
On va avoir la possibilité on le voit en haut : New meeting nouvelle réunion.
00:19:35
Je clique dessus.
00:19:42
Encore une fois ça prend un petit peu de temps c'est normal c'est le temps que ça charge.
00:19:49
Voilà je suis ici sur la création de réunion.
00:19:54
Lors de la création de réunion je vais ajouter bien sûr mon titre.
00:20:01
Et je vais ensuite choisir vous voyez les personnes qui sont obligatoires à cette réunion.
00:20:09
Donc on va choisir il y a Lisa et optionnel on va mettre Pierre. Pierre n'est pas obligé de venir mais ça serait mieux qu'il soit présent.
00:20:19
L'heure à laquelle ça commence la date etc ça, on connait.
00:20:23
On va ensuite avoir la possibilité
00:20:26
on le voit ici en haut tout en haut à droite :"Meeting notes" je vais avoir la possibilité d'ajouter
00:20:32
un OneNote à ma réunion pour permettre une prise de note justement avec les collaborateurs et qu'on puisse retrouver rapidement. On va lui laisser le temps de charger pour qu'on voit à quoi ça ressemble.
00:21:01
Alors on voit qu'il est qu'il a terminé chargé on va laisser le temps de s'afficher à l'écran, on va se connecter.
00:21:22
Ca prend un petit peu de temps à s'afficher à l'écran, juste le temps que la connexion internet fasse son travail et maintenant on se connecte.
00:21:38
Je vais retrouver tous mes différents bloc-notes.
00:21:42
Je peux très bien cliqué sur envoyer sur OneNote oméga zéro un.
00:21:46
Je sélectionne.
00:21:48
Il était supprimé donc on va remonter en prendre un plus récent.
00:21:53
Equipe projet Alpha on fait "sauvegarder".
00:22:02
J'ai lié un OneNote à cette demande de réunion.
00:22:10
Je vais avoir la possibilité de retrouver ce OneNote qui sera dans la réunion pour pouvoir l'utiliser avec les collaborateurs. Prendre des notes et les retrouver beaucoup plus rapidement plus tard.
00:22:23
On l'avait évoqué rapidement mais on va y revenir.
00:22:28
Je reviens sur Teams ça.
00:22:33
Ici dans l'onglet réunion.
00:22:36
Je vais sur une réunion existante et j'ai la possibilité quand je la rejoins
00:22:47
de partager
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Ici
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mon écran est bien sûr quand on affiche la conversation à coté
00:22:57
Quand j'affiche la conversation je peux même partager des documents à l'intérieur
00:23:01
On va faire encore une fois depuis OneDrive.
00:23:07
J'envoie mon document.
00:23:13
Il s'ajoute, je l'envoie et mes collègues l'ont reçus.
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Nous avons répondu à cette problématique et si on y revient d'ailleurs.
00:23:27
On va d'ailleurs changer la réponse : organiser une réunion et inviter les participants avec Skype, et bien non, cette fois se rappeler que Skype on va organiser la réunion depuis Outlook et on aura même la possibilité de partager des documents et notre écran sur Skype.
00:23:44
Alors au cas où vous auriez des questions je vous laisse y réfléchir pendant que l'on passe sur notre plateforme de formation.
00:23:54
Sur la plateforme de formation on va y passer rapidement est-ce que vous connaissez déjà un petit peu, on va avoir en haut les parcours. Les parcours sont des ensembles de sessions autour d'un même contexte donc on va avoir le contexte.
00:24:11
On voit ici collaborer au sein d'un groupe office 365, si je clique dessus je vais retrouver 6 cours différents, chacun autour de cette thématique. Il faut savoir que les différents cours que l'on peut rentrer dans les parcours. On les retrouve également dans les cours ici en haut.
00:24:27
Sauf que là ils sont à l'individuel, je choisis vraiment celui qui m'intéresse au lieu de choisir un sujet précis. Si par exemple je clique sur logiciels et je choisis
00:24:37
Outlook
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Je vais avoir plusieurs sessions contenant outllook qui vont apparaître et j'ai juste à cliquer dessus.
00:24:46
Et à droite à choisir la date qui m'intéresse pour m'y inscrire.
00:24:50
Je clique sur je m'inscris et c'est terminé.
00:24:54
Les cas d'usages et les tutos sont des vidéos très courtes entre 50 scondes et 5 minutes les cas d'usage sont sur des sujets bien précis sur des cas pratiques, alors que les tutoriels et bien comme le nom l'indique sont des tutoriels sur comment utiliser un logiciel.
00:25:06
Par exemple je cherche un tutoriel sur Forms.
00:25:10
J'aurai 12 vidéos.
00:25:12
Et vous voyez toujours des vidéos très courtes, celle qui dure 11 minutes 45 c'est peut-être la plus longue qu'on ait puisque c'est très spécifique, c'est création d'un formulaire complet.
00:25:22
Et en tout vous avez 838 vidéos.
00:25:27
Le moteur de recherche ici, vous l'avez vu la petite loupe, si j'écris par exemple "Outlook" je retrouverais tout ce qui est en rapport avec Outlook. tu tutos, cas d'usage cours et parcours.
00:25:41
Le calendrier ici me permet de voir les sessions à venir sur le jour sur la semaine ou même sur le mois et ça me permet d'y accéder rapidement de me dire le mois prochain il y a la session Teams ce qui est prévu ça m'intéresse, je vais faire en sorte que le 31 par exemple je sois disponible à 16h.
00:26:05
Si vous cliquez sur votre prénom ou à droite.
00:26:08
Puis sur mon tableau de bord.
00:26:13
Vous allez accéder à votre tableau de bord où vous allez retrouver ce qui est le plus consulté ce qui est recommandé pour vous essayez le plus récent et pourquoi pas même la possibilité d'évaluer notre session en cliquant ici sur "vous êtes inscrit à x sessions" vous retrouverez session quel vous avez participé et la possibilité de les évaluer.
00:26:33
J'ai cru comprendre qu'il n'y avait pas de questions, c'est parfait donc maintenant je n'ai plus qu'à vous remercier d'avoir été présent aujourd'hui, je vous souhaite de faire bon usage de tout ce que vous avez pu apprendre et je vous souhaite une bonne journée, au plaisir de nous revoir.

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