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Découvrir les interactions entre Excel et SharePoint

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Tirez parti du travail collaboratif et des interactions entre Excel et SharePoint !
Les interconnexions entre Excel et SharePoint sont nombreuses et riches en fonctionnalités. Apprenez à utiliser la plateforme web pour développer, intégrer des informations métier et favoriser le travail en équipe. En tant que collaborateur, découvrez comment utiliser les relations inter logicielles pour créer et optimiser les espaces de travail SharePoint. Vous découvrirez dans ce cours les ressources utiles à votre activité et qui permettront une appropriation rapide pour le travail au quotidien.
 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle 
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires 

Objectifs de la formation : 

  • Découvrir les interactions entre Excel et SharePoint
  • Améliorer la collaboration autour des documents Excel

Contenus de la formation : 

  • Enregistrer un document Excel à partir du client lourd dans SharePoint
  • Favoriser la collaboration en utilisant les mentions dans un fichier Excel
  • Comment être informé des modifications des documents Excel et gérer les versions
  • Connecter directement des listes SharePoint à Excel
  • Afficher une partie d'un fichier Excel dans une page SharePoint

 

 

Image principale du cours
Excel
SharePoint (Expérience 2017)
00:00:10
Cette session a été enregistrée : Les plans et les objectifs de cette session en 45 minutes qu’on va découvrir au travers de ces interactions : entre Excel et SharePoint. Le 1er point qu’on va aborder : Comment travailler avec Excel version client lourd (et non pas la version Online), on va voir des fonctionnalités similaires et identiques en Online. Ensuite nous allons voir comment exporter des tableau structurés Excel vers SharePoint.
00:00:42
Puis, dans le sens inverse, nous allons aborder comment exporter une liste SharePoint vers Excel.Enfin, nous montrerons que l’on peut faire un tableau de synthèse/analyse, que l’on va pouvoir partager dans un page SharePoint de manière à ce que les gens puissent venir consulter notre document.
00:01:06
Simplement euh cette analyse euh dans une page SharePoint de manière à ce que les gens puissent venir consulter notre document les objectifs de cette session ça va être de découvrir les interactions entre Excel et cher point et bien sur comment améliorer la collaboration autour des documents cher Pat.
00:01:28
Ce 1er point que nous allons aborder : Travailler avec Excel en client lourd comme dans la version Online. J’ai donc créé un 1er document :
00:01:39
Ici, qui est un tableau Excel tout simple, dans lequel je peux travailler/collaborer avec d’autres personnes dessus, donc au lieu de l’enregistrer sur mon pc/serveur pour que les autres y ai accès,
00:02:12
grâce au nouvelles mises à jours d’Office 365 je vais directement pouvoir l’enregistrer a partir de l’application en client lourd sur un site SharePoint
00:02:18
La méthodologie est la même que pour enregistrer un document sur son PC hein ça veut dire que je fais « fichier » « enregistrer sous » et je vais retrouver donc soit ici l'accès.
00:02:29
[off] Oui ?
00:02:31
Bienvenue Vincent, je suis Olivier le formateur.
00:02:43
La session a déjà débuté
00:02:48
Je vous laisse vous installer tranquillement[off]
00:02:58
Reprenons, lorsque l'on fait Fichier > Enregistrer sous, on a accès au OneDrive, mais on a aussi accès a ses sites SharePoint.
00:03:14
et lorsque l’on va venir ici cliquer sur un Site SharePoint, vous allez retrouver la liste des différents sites SharePoint auxquels vous avez accès, et vous allez pouvoir enregistrer votre document dedans. Je vais retrouver ici derrière mon arborescence avec ma partie « Documents » et retrouver les différents dossiers et sous dossiers auxquels j’ai accès.
00:03:43
Je nomme mon fichier : « Tourisme » par exemple, comme ça mes collègues et moi-même pourrons tous avoir accès à ce document sans être obligé systématiquement de se les envoyer afin de pouvoir travailler à plusieurs dessus.
00:04:05
Lorsque j’enregistre mon document sur un OneDrive ou sur un site SharePoint, une petite nouveauté qui est apparu ici en haut à gauche c’est « l’enregistrement automatique » ; c’est-à-dire que dans la mesure ou je travaille en Online, tout ce qui figure sur mon document ( si je rajoute texte/circuit..) va s’enregistrer automatiquement.
00:04:36
Parfois, sur un tableau comme celui-ci je veux faire des simulations, donc je vais changer des chiffres pour avoir des calculs, et je souhaiterais que ces dernières simulations que je suis en train de faire ne soient pas enregistrées, vous avez la possibilité de désactiver l’enregistrement automatique (en cliquant là-haut). Ça veut dire que tout ce que je suis en train de faire, ne se sauvegarde pas.
00:05:02
Cependant, si j’ai un autre collègue qui vient travailler dessus en même temps, ca va me faire 2 versions ; il y aura donc un conflit de version, mais je peux conserver tout ce que je souhaite ici, comme en version Online.
00:05:19
De la même façon que lorsque je suis sur ma version Online, lorsque je veux saisir des informations
00:05:36
(Je vais rajouter ici « statistiques prévisionnelles »)
00:05:41
Vous voyez ici, dès que je suis en train de modifier, ça s’enregistre automatiquement. Et en cliquant sur cet enregistrement automatique je vais pouvoir renommer mon fichier.
00:06:03
C’est-à-dire qu’au lieu de l’appeler « Tourisme » je vais l’appeler « Circuit touristiques »
00:06:14
Et je vais pouvoir déplacer mon document pour le stocker a un autre endroit.
00:06:21
Mais également bénéficier de l’historique des versions : Si je clique ici sur « l’historique des versions », il va enregistrer mes modifications dans ce dernier, et ici je vais avoir accès (ici a droite) à l’historique des versions par exemple, je vais retrouver ici le fait que j’ai renommé mon document. Donc on retrouve ces mêmes interactions qu’on a au niveau du client lourd de ce qu’on a sur la version Online.
00:06:52
Maintenant, comment on travaille à plusieurs sur le document ? On peut faire de la Coédition.
00:07:00
Ou, à présent, on peut aussi demander aux gens de venir modifier le document avec nous d manière synchrone ou asynchrone. Par exemple sur le document on voit ici que j’ai des commissions qui datent de l’année dernière, et dessus, je voudrais que mon collègue vienne me valider si ces dernières sont toujours d’actualité.
00:07:31
Habituellement, soit on envoyait soit le lien ou la pièce jointe en demandant au collègue de venir valider ou ces valeurs de commissions, mais dans la nouvelle version d’Excel on va utiliser des commentaires.
00:07:48
Les anciens commentaires qu’on avait dans Excel, s’appellent maintenant des « Nouvelle notes ». L’avantage c’est qu’on va pouvoir mentionner des personnes et lesquelles vont recevoir ce message, elles vont accéder directement aux cellules correspondantes. Par exemple, ici je veux que mon collègue ma valide si les commissions sont toujours d’actualité, je vais simplement venir le mentionner avec le « @ » et sectionner son nom, et je vais lui demander :
00:08:23
« @Amaury, peux-tu valider les chiffres ? » Donc je vais envoyer un commentaire à mon collègue, il va revoir une notification par mail (je vais vous le présenter dans quelque instants) et va pouvoir venir modifier et me répondre. Cet historique de conversation, on pourra ale retrouver sur cette partie commentaire.
00:08:57
Alors, un exemple de notification que j’ai reçu (dans ma partie courrier ici) Je clique sur le document ici, e ton voit que mon collègue m’a mentionné sur un document qui s’appelle « notification » et je vais cliquer sur le lien pour l’ouvrir. Lorsque je l’ouvre, il m’ouvre par défaut Online,
00:09:28
Et vous voyez qu’il m’a notifié ici sur cette cellule. Si j’ouvre l’application Bureau (le client lourd), je vais retrouver aussi cette même notification sur cette même cellule. Et l’avantage que va vous apporter ces notifications, c’est que vous allez voir (ici derrière) directement l’endroit ou il attend de ma part une action.
00:09:59
Il m’a laissé un commentaire ici dans cette cellule. Pour afficher le commentaire je vais en haut à droite à côté du bouton « partager », le bouton « commentaires » et je retrouve ici le commentaire qu’il m'a laissé :il me demande de faire un joli graphique pour mettre en avant ses résultats, et je peux lui répondre. Donc je vais bien retrouver ici derrière un historique des différentes modifications que va faire mon collègue ?
00:10:27
De la même façon lorsque vous travaillez avec le client lourd, lorsqu'un collègue à modifié un document vous allez avoir ici (alors que j'ai pas le cas là mais je vous présenterai ça après sous forme de capture d'écran)
00:10:45
Eh Ben je vais avoir une petite information ici qui vas m'indiquer quelles cellules mon collègue à modifié.
00:10:52
Vous voyez qu'on retrouve bien une interaction entre ces différentes applications.
00:11:02
Et on va retrouver notamment cette fonctionnalité ou on va voir
00:11:07
Que mon collègue l’a modifié entre la 1ere fois ou je l’ai ouvert, et la deuxième fois. Je vais avoir une information qui va s’afficher. Pour être avertis d’une modification du document, on peut l’avoir ici a partir de l’application client lourd, mais si vous voulez être notifié je vous invite plutôt a aller sur la version Online ;
00:11:31
Quand vous cliquez ici sur les « … » vous avez « m’avertir » où, vous allez choisir vous-même quand vous souhaitez être avertis (sur un document/dossier…), les personnes qui doivent recevoir cet alerte (généralement on reçoit une alerte par mail) et dans quel cas on veut être avertis quand il y a une modification ou alors quand c’est un document crée par moi-même ; vous avez plusieurs possibilités.
00:12:06
Vous choisissez ensuite la fréquence (Immédiatement, synthèse, quotidienne, hebdomadaire…)
00:12:10
Donc plusieurs façons d'être informé quand on a un document commun qui est partagé.
00:12:18
Je vais revenir sur la partie synthèse puis après si vous avez des questions sur cette 1ère partie avec grand plaisir j'y répondrai. Donc sur cette partie que j’ai appelé : « Travailler avec Excel client lourd comme en Online », lorsque l’on fait : Fichier > Enregistrer sous, on peut accéder directement à l’ensemble des sites SharePoint auxquels on a accès. On a l’enregistrement Automatique pour éviter de perdre des données (ça peut arriver que sans faire exprès nous cliquons sur « ne pas enregistrer » en fermant le document).
00:12:53
En haut vous avez la possibilité de renommer votre document, et retrouver l’historique des versions afin de pouvoir revenir à une version antérieure du document.
00:13:11
Afin de favoriser la collaboration, nous aurons également la possibilité de mentionner des personnes, de mettre des commentaires pour solliciter leurs avis ou pour qu’ils nous aident a construire notre document (ça évité de devoir envoyer un mail, grâce au commentaire ca indique a la personne directement à quel endroit on attend de sa part une action). Nous allons pouvoir être notifié dès qu’il y a une modification sur le document (Je n’ai pas pu vous le montrer a l’écran car je n’avais pas de modifications effectuées).
00:13:44
Donc quand vous ouvrez un document, ici vous voyez que mon collègue est venu modifier la cellule Q28 de mon document Excel. Si vous voulez être notifié des modifications qu’il y a sur votre document, vous cliquez dans SharePoint sur les « … » > » m’avertir »
00:14:09
Avez-vous des questions par rapport à cette 1ère partie que nous venons d'aborder ?
00:14:17
Non ? Pas de question ? Parfait. En second temps nous allons voir comment exporter un tableau structuré Excel vers SharePoint. Je crée un tableau avec par exemple ici la liste des collaborateurs de l’entreprise, où je retrouve, son matricule, nom, prénom, genre…etc.).
00:00:10
Cette session a été enregistrée : Les plans et les objectifs de cette session en 45 minutes qu’on va découvrir au travers de ces interactions : entre Excel et SharePoint. Le 1er point qu’on va aborder : Comment travailler avec Excel version client lourd (et non pas la version Online), on va voir des fonctionnalités similaires et identiques en Online. Ensuite nous allons voir comment exporter des tableau structurés Excel vers SharePoint.
00:00:42
Puis, dans le sens inverse, nous allons aborder comment exporter une liste SharePoint vers Excel.Enfin, nous montrerons que l’on peut faire un tableau de synthèse/analyse, que l’on va pouvoir partager dans un page SharePoint de manière à ce que les gens puissent venir consulter notre document.
00:01:06
Simplement euh cette analyse euh dans une page SharePoint de manière à ce que les gens puissent venir consulter notre document les objectifs de cette session ça va être de découvrir les interactions entre Excel et cher point et bien sur comment améliorer la collaboration autour des documents cher Pat.
00:01:28
Ce 1er point que nous allons aborder : Travailler avec Excel en client lourd comme dans la version Online. J’ai donc créé un 1er document :
00:01:39
Ici, qui est un tableau Excel tout simple, dans lequel je peux travailler/collaborer avec d’autres personnes dessus, donc au lieu de l’enregistrer sur mon pc/serveur pour que les autres y ai accès,
00:02:12
grâce au nouvelles mises à jours d’Office 365 je vais directement pouvoir l’enregistrer a partir de l’application en client lourd sur un site SharePoint
00:02:18
La méthodologie est la même que pour enregistrer un document sur son PC hein ça veut dire que je fais « fichier » « enregistrer sous » et je vais retrouver donc soit ici l'accès.
00:02:29
[off] Oui ?
00:02:31
Bienvenue Vincent, je suis Olivier le formateur.
00:02:43
La session a déjà débuté
00:02:48
Je vous laisse vous installer tranquillement[off]
00:02:58
Reprenons, lorsque l'on fait Fichier > Enregistrer sous, on a accès au OneDrive, mais on a aussi accès a ses sites SharePoint.
00:03:14
et lorsque l’on va venir ici cliquer sur un Site SharePoint, vous allez retrouver la liste des différents sites SharePoint auxquels vous avez accès, et vous allez pouvoir enregistrer votre document dedans. Je vais retrouver ici derrière mon arborescence avec ma partie « Documents » et retrouver les différents dossiers et sous dossiers auxquels j’ai accès.
00:03:43
Je nomme mon fichier : « Tourisme » par exemple, comme ça mes collègues et moi-même pourrons tous avoir accès à ce document sans être obligé systématiquement de se les envoyer afin de pouvoir travailler à plusieurs dessus.
00:04:05
Lorsque j’enregistre mon document sur un OneDrive ou sur un site SharePoint, une petite nouveauté qui est apparu ici en haut à gauche c’est « l’enregistrement automatique » ; c’est-à-dire que dans la mesure ou je travaille en Online, tout ce qui figure sur mon document ( si je rajoute texte/circuit..) va s’enregistrer automatiquement.
00:04:36
Parfois, sur un tableau comme celui-ci je veux faire des simulations, donc je vais changer des chiffres pour avoir des calculs, et je souhaiterais que ces dernières simulations que je suis en train de faire ne soient pas enregistrées, vous avez la possibilité de désactiver l’enregistrement automatique (en cliquant là-haut). Ça veut dire que tout ce que je suis en train de faire, ne se sauvegarde pas.
00:05:02
Cependant, si j’ai un autre collègue qui vient travailler dessus en même temps, ca va me faire 2 versions ; il y aura donc un conflit de version, mais je peux conserver tout ce que je souhaite ici, comme en version Online.
00:05:19
De la même façon que lorsque je suis sur ma version Online, lorsque je veux saisir des informations
00:05:36
(Je vais rajouter ici « statistiques prévisionnelles »)
00:05:41
Vous voyez ici, dès que je suis en train de modifier, ça s’enregistre automatiquement. Et en cliquant sur cet enregistrement automatique je vais pouvoir renommer mon fichier.
00:06:03
C’est-à-dire qu’au lieu de l’appeler « Tourisme » je vais l’appeler « Circuit touristiques »
00:06:14
Et je vais pouvoir déplacer mon document pour le stocker a un autre endroit.
00:06:21
Mais également bénéficier de l’historique des versions : Si je clique ici sur « l’historique des versions », il va enregistrer mes modifications dans ce dernier, et ici je vais avoir accès (ici a droite) à l’historique des versions par exemple, je vais retrouver ici le fait que j’ai renommé mon document. Donc on retrouve ces mêmes interactions qu’on a au niveau du client lourd de ce qu’on a sur la version Online.
00:06:52
Maintenant, comment on travaille à plusieurs sur le document ? On peut faire de la Coédition.
00:07:00
Ou, à présent, on peut aussi demander aux gens de venir modifier le document avec nous d manière synchrone ou asynchrone. Par exemple sur le document on voit ici que j’ai des commissions qui datent de l’année dernière, et dessus, je voudrais que mon collègue vienne me valider si ces dernières sont toujours d’actualité.
00:07:31
Habituellement, soit on envoyait soit le lien ou la pièce jointe en demandant au collègue de venir valider ou ces valeurs de commissions, mais dans la nouvelle version d’Excel on va utiliser des commentaires.
00:07:48
Les anciens commentaires qu’on avait dans Excel, s’appellent maintenant des « Nouvelle notes ». L’avantage c’est qu’on va pouvoir mentionner des personnes et lesquelles vont recevoir ce message, elles vont accéder directement aux cellules correspondantes. Par exemple, ici je veux que mon collègue ma valide si les commissions sont toujours d’actualité, je vais simplement venir le mentionner avec le « @ » et sectionner son nom, et je vais lui demander :
00:08:23
« @Amaury, peux-tu valider les chiffres ? » Donc je vais envoyer un commentaire à mon collègue, il va revoir une notification par mail (je vais vous le présenter dans quelque instants) et va pouvoir venir modifier et me répondre. Cet historique de conversation, on pourra ale retrouver sur cette partie commentaire.
00:08:57
Alors, un exemple de notification que j’ai reçu (dans ma partie courrier ici) Je clique sur le document ici, e ton voit que mon collègue m’a mentionné sur un document qui s’appelle « notification » et je vais cliquer sur le lien pour l’ouvrir. Lorsque je l’ouvre, il m’ouvre par défaut Online,
00:09:28
Et vous voyez qu’il m’a notifié ici sur cette cellule. Si j’ouvre l’application Bureau (le client lourd), je vais retrouver aussi cette même notification sur cette même cellule. Et l’avantage que va vous apporter ces notifications, c’est que vous allez voir (ici derrière) directement l’endroit ou il attend de ma part une action.
00:09:59
Il m’a laissé un commentaire ici dans cette cellule. Pour afficher le commentaire je vais en haut à droite à côté du bouton « partager », le bouton « commentaires » et je retrouve ici le commentaire qu’il m'a laissé :il me demande de faire un joli graphique pour mettre en avant ses résultats, et je peux lui répondre. Donc je vais bien retrouver ici derrière un historique des différentes modifications que va faire mon collègue ?
00:10:27
De la même façon lorsque vous travaillez avec le client lourd, lorsqu'un collègue à modifié un document vous allez avoir ici (alors que j'ai pas le cas là mais je vous présenterai ça après sous forme de capture d'écran)
00:10:45
Eh Ben je vais avoir une petite information ici qui vas m'indiquer quelles cellules mon collègue à modifié.
00:10:52
Vous voyez qu'on retrouve bien une interaction entre ces différentes applications.
00:11:02
Et on va retrouver notamment cette fonctionnalité ou on va voir
00:11:07
Que mon collègue l’a modifié entre la 1ere fois ou je l’ai ouvert, et la deuxième fois. Je vais avoir une information qui va s’afficher. Pour être avertis d’une modification du document, on peut l’avoir ici a partir de l’application client lourd, mais si vous voulez être notifié je vous invite plutôt a aller sur la version Online ;
00:11:31
Quand vous cliquez ici sur les « … » vous avez « m’avertir » où, vous allez choisir vous-même quand vous souhaitez être avertis (sur un document/dossier…), les personnes qui doivent recevoir cet alerte (généralement on reçoit une alerte par mail) et dans quel cas on veut être avertis quand il y a une modification ou alors quand c’est un document crée par moi-même ; vous avez plusieurs possibilités.
00:12:06
Vous choisissez ensuite la fréquence (Immédiatement, synthèse, quotidienne, hebdomadaire…)
00:12:10
Donc plusieurs façons d'être informé quand on a un document commun qui est partagé.
00:12:18
Je vais revenir sur la partie synthèse puis après si vous avez des questions sur cette 1ère partie avec grand plaisir j'y répondrai. Donc sur cette partie que j’ai appelé : « Travailler avec Excel client lourd comme en Online », lorsque l’on fait : Fichier > Enregistrer sous, on peut accéder directement à l’ensemble des sites SharePoint auxquels on a accès. On a l’enregistrement Automatique pour éviter de perdre des données (ça peut arriver que sans faire exprès nous cliquons sur « ne pas enregistrer » en fermant le document).
00:12:53
En haut vous avez la possibilité de renommer votre document, et retrouver l’historique des versions afin de pouvoir revenir à une version antérieure du document.
00:13:11
Afin de favoriser la collaboration, nous aurons également la possibilité de mentionner des personnes, de mettre des commentaires pour solliciter leurs avis ou pour qu’ils nous aident a construire notre document (ça évité de devoir envoyer un mail, grâce au commentaire ca indique a la personne directement à quel endroit on attend de sa part une action). Nous allons pouvoir être notifié dès qu’il y a une modification sur le document (Je n’ai pas pu vous le montrer a l’écran car je n’avais pas de modifications effectuées).
00:13:44
Donc quand vous ouvrez un document, ici vous voyez que mon collègue est venu modifier la cellule Q28 de mon document Excel. Si vous voulez être notifié des modifications qu’il y a sur votre document, vous cliquez dans SharePoint sur les « … » > » m’avertir »
00:14:09
Avez-vous des questions par rapport à cette 1ère partie que nous venons d'aborder ?
00:14:17
Non ? Pas de question ? Parfait. En second temps nous allons voir comment exporter un tableau structuré Excel vers SharePoint. Je crée un tableau avec par exemple ici la liste des collaborateurs de l’entreprise, où je retrouve, son matricule, nom, prénom, genre…etc.).
00:14:52
Donc on garde ça sous forme de fichier Excel ou on a la possibilité de créer sous forme de liste sur SharePoint (intéressant dans le cadre d’une liste de contact, fournisseur, client… que vous souhaitez mettre dans une page SharePoint). La 1ère étape pour créer un tableau structuré pour que vous puissiez le mettre sous forme de liste dans SharePoint une c'est de le « mettre sous forme de tableau ».
00:15:21
Ce qu’il va transformer automatiquement en tableau structuré, vous choisissez votre formata vous contrôlez bien qu’il a détecter toute la plage,
00:15:33
et surtout ici que la case « mon tableau comporte des entêtes » soit bien coché. Je valide par « OK ». La 2ème étape va consister à exporter ce tableau pour en faire une liste dans le SharePoint.
00:15:56
Pour cela je vais directement dans l’onglet « création de tableau » puis sur le bouton « Exporter » et je vais exporter ce tableau sous forme de liste dans SharePoint.
00:16:08
Dans la boite de dialogue qui suit on a deux étapes ; d’abord je vais indiquer dans quel site SharePoint je veux envoyer ce tableau sous forme de liste.
00:16:30
: Pour cela rendez-vous à la racine sur votre site SharePoint,
00:16:33
et venez récupérer l’adresse de votre site SharePoint dans la barre d’adresse
00:16:41
, puis on va le coller à ce niveau-là. En dessous vous avez une case à cocher « Créer une connexion en lecture seule à la nouvelle liste SharePoint » ; Ça veut dire que vous pouvez créer une connexion dynamique qui fait qu’en cochant cette case, vous créez un lien entre le document Excel et la liste SharePoint.
00:17:13
Ce qui veut dire que toutes modifications faites dans votre liste SharePoint, automatiquement en actualisant votre liste, ça mettra à jours votre tableau. Cependant ça ne va que dans un seul sens : Mis à jour de SharePoint puis mise a jours de mon document Excel, mais pas l’inverse.
00:17:44
Ma liste cher pound en dessous vous ne mais simplement votre tableau eux que j'ai appelé par exemple le salarié de l'entreprise.
00:17:56
*note*
00:18:03
A l’étape suivante, je vais contrôler la cohérence des colonnes, et qu’elles correspondent bien entre elles. Enfin je valide en cliquant sur « Terminer ». A partir de là Excel va renvoyer toutes mes données en haut dans mon site SharePoint dans le Cloud. Quand c’est fini, vous pouvez tester votre lien.
00:18:34
Vous voyez que ça vous emmène directement sur votre liste SharePoint. Donc Vous avez mis à disposition des différents collègues un certain nombre d’informations que vous sous forme de fichier Excel et ces informations vous les avez transformés sous forme de liste SharePoint. Je vais revenir sur la partie synthèse de cette partie et puis après si vous avez des questions n'hésitez pas.
00:19:04
Donc 1ère chose si vous voulez exporter des données qui sont sur un tableau Excel pour les exporter dans une liste SharePoint : 1ère chose c'est de mettre ça sous forme de tableau. La deuxième étape c'est d'exporter votre tableau directement sous forme de liste SharePoint. Indiquer ensuite le nom du site vers lequel vous l’exportez et le nom de la liste. Enfin lorsque vous mettez à jour votre liste SharePoint vous pourrez par la suite les analyser dans Excel.
00:19:34
Mais les informations vont que dans un seul sens ; je mets l'information dans ma liste SharePoint pour qu'elle redescende dans Excel. Avez-vous des questions ?
00:19:48
Non ? très bien je continu sur le point suivant : Comment exporter une liste SharePoint vers Excel.Je vais prendre cette fois une liste SharePoint un peu moins importante ; par exemple la liste où on récence l’activité
00:14:52
Donc on garde ça sous forme de fichier Excel ou on a la possibilité de créer sous forme de liste sur SharePoint (intéressant dans le cadre d’une liste de contact, fournisseur, client… que vous souhaitez mettre dans une page SharePoint). La 1ère étape pour créer un tableau structuré pour que vous puissiez le mettre sous forme de liste dans SharePoint une c'est de le « mettre sous forme de tableau ».
00:15:21
Ce qu’il va transformer automatiquement en tableau structuré, vous choisissez votre formata vous contrôlez bien qu’il a détecter toute la plage,
00:15:33
et surtout ici que la case « mon tableau comporte des entêtes » soit bien coché. Je valide par « OK ». La 2ème étape va consister à exporter ce tableau pour en faire une liste dans le SharePoint.
00:15:56
Pour cela je vais directement dans l’onglet « création de tableau » puis sur le bouton « Exporter » et je vais exporter ce tableau sous forme de liste dans SharePoint.
00:16:08
Dans la boite de dialogue qui suit on a deux étapes ; d’abord je vais indiquer dans quel site SharePoint je veux envoyer ce tableau sous forme de liste.
00:16:30
: Pour cela rendez-vous à la racine sur votre site SharePoint,
00:16:33
et venez récupérer l’adresse de votre site SharePoint dans la barre d’adresse
00:16:41
, puis on va le coller à ce niveau-là. En dessous vous avez une case à cocher « Créer une connexion en lecture seule à la nouvelle liste SharePoint » ; Ça veut dire que vous pouvez créer une connexion dynamique qui fait qu’en cochant cette case, vous créez un lien entre le document Excel et la liste SharePoint.
00:17:13
Ce qui veut dire que toutes modifications faites dans votre liste SharePoint, automatiquement en actualisant votre liste, ça mettra à jours votre tableau. Cependant ça ne va que dans un seul sens : Mis à jour de SharePoint puis mise a jours de mon document Excel, mais pas l’inverse.
00:17:44
Ma liste cher pound en dessous vous ne mais simplement votre tableau eux que j'ai appelé par exemple le salarié de l'entreprise.
00:17:56
*note*
00:18:03
A l’étape suivante, je vais contrôler la cohérence des colonnes, et qu’elles correspondent bien entre elles. Enfin je valide en cliquant sur « Terminer ». A partir de là Excel va renvoyer toutes mes données en haut dans mon site SharePoint dans le Cloud. Quand c’est fini, vous pouvez tester votre lien.
00:18:34
Vous voyez que ça vous emmène directement sur votre liste SharePoint. Donc Vous avez mis à disposition des différents collègues un certain nombre d’informations que vous sous forme de fichier Excel et ces informations vous les avez transformés sous forme de liste SharePoint. Je vais revenir sur la partie synthèse de cette partie et puis après si vous avez des questions n'hésitez pas.
00:19:04
Donc 1ère chose si vous voulez exporter des données qui sont sur un tableau Excel pour les exporter dans une liste SharePoint : 1ère chose c'est de mettre ça sous forme de tableau. La deuxième étape c'est d'exporter votre tableau directement sous forme de liste SharePoint. Indiquer ensuite le nom du site vers lequel vous l’exportez et le nom de la liste. Enfin lorsque vous mettez à jour votre liste SharePoint vous pourrez par la suite les analyser dans Excel.
00:19:34
Mais les informations vont que dans un seul sens ; je mets l'information dans ma liste SharePoint pour qu'elle redescende dans Excel. Avez-vous des questions ?
00:19:48
Non ? très bien je continu sur le point suivant : Comment exporter une liste SharePoint vers Excel.Je vais prendre cette fois une liste SharePoint un peu moins importante ; par exemple la liste où on récence l’activité
00:20:20
avec dates, prénom du vendeur, et différentes informations. L’inconvénient, c’est que dans une liste SharePoint on peut renseigner beaucoup plus de ligne que dans Excel (limité à 1 million de lignes) alors que dans SharePoint on peut aller jusque 30 millions de lignes.
00:20:39
Donc j'ai des informations que derrière je vais vouloir analyser et donc ma liste SharePoint ici je vais pouvoir directement l'exporter vers Excel.
00:20:50
En fonction du navigateur que vous utilisez il va vous demander soit de l'ouvrir avec Excel soit d'enregistrer le fichier moi je vous préconise plutôt de l'ouvrir avec avec Excel et à partir de là il va faire une petite moulinette et il va donc renvoyer cette liste SharePoint directement dans Excel . On va avoir un premier message de sécurité ou on va simplement cliquer sur "Activer" et derrière on va voir
00:21:21
Comment importer les données. Est ce qu'on veut récupérer ça sous forme d'un tableau? sous forme d'un rapport de tableau croisé dynamique? ou alors un graphique croisé dynamique.. vous allez choisir si vous voulez la mettre sur une feuille existante dans une nouvelle feuille de ce classeur ou dans un nouveau classeur.
00:21:41
Ensuite, je vous emmènerai à un autre endroit pour voir les propriétés de la connexion ça veut dire comment vous voulez gérer la mise à jour et le nom de votre connexion. Dans mon cas, je veux récupérer ça sous forme de tableau et je veux faire ça dans un nouveau classeur.
00:22:01
ici, vous voyez que je récupère toutes les informations qui étaient en fin de compte dans ma liste SharePoint que je vais récupérer dans Excel et par la suite je vais pouvoir faire une analyse.
00:22:17
Plusieurs petites choses : quand on arrive ici à cette étape parfois il me met des colonnes supplémentaires mais j'en ai pas besoin; je peux simplement les sélectionner et puis les supprimer puisque mon analyse va porter essentiellement sur cette partie là de mon tableau. De la même façon toujours dans cet onglet "Création" vous allez retrouver.
00:22:41
En dessous du bouton actualiser la possibilité d'actualiser soit cette liste, si vous avez connecté plusieurs listes pour pouvez connecter plusieurs listes, donc actualiser tout et on retrouve ici ce petit bouton de "propriété de connexion"
00:22:55
Où vous allez noter ici par exemple le nom de votre connexion; je vais mettre un nom qui est en rapport avec la liste que j'ai connecté et puis-je vais définir derrière comment va s'actualiser mes données? Est ce que ça s'active en arrière-plan est-ce que je veux actualiser les données lors de l'ouverture de mon document?
00:23:19
Donc on a plusieurs petites choses comme ça qu'on peut personnaliser et ce qui va être intéressant c'est que lorsque je vais venir modifier ma liste donc je reprends ma liste SharePoint, je clique sur "Activité"
00:23:37
Je remet l'information, la quantité : on va mettre un chiffre : 5000. On va rentrer un tarif; on va mettre 10. Le secteur on va prendre : Education, support :Librairie. la date : je peux la changer si besoin.
00:24:01
Et je vais donc enregistrer ma nouvelle ligne qui apparaît elle ici en dessous et lorsque je vais revenir sur ma feuille Excel ici-présente l''actualisation ne s'est pas faite c'est moi qui vais devoir actualiser et vous voyez que la nouvelle ligne que j'ai créée apparaît ici.
00:24:28
Je refais le point sur ce que nous venons d'aborder sur cette partie donc l'exportation d'une liste SharePoint vers Excel.
00:24:37
Donc 1ère chose exporter en un clic toutes vos bibliothèques vers Excel, je vous l'ai fait avec les listes mais on peut aussi très bien faire ça avec une bibliothèque de documents car on a besoin d'avoir la liste de tous les documents pour voir si il n'y a pas de doublons et puis on va ouvrir son document dans Excel plutôt que de l'enregistrer.
00:25:07
Pensez bien ici activer la liaison et après la possibilité de terminer le mode d'analyse des données.
00:25:14
Et au travers de boutons "Propriétés" vous allez paramétrer votre connexion à savoir comment vous voulez actualiser les données en arrière-plan est-ce que c'est à l'ouverture du fichier ou non, ou alors en utilisant la commande "Actualiser tout"
00:25:32
Et ça si vous ne l'avez pas fait au départ vous pourrez toujours le retrouver un dans l'onglet "Création" et sur le bouton actualiser en bas où vous allez retrouver.
00:25:42
La partie propriété de la connexion.
00:25:51
Points suivants : On a récupéré notre liste d'information et à partir de là on voudrait faire un un tableau de bord qu'on puisse partager avec d'autres personnes alors je vais reprendre une autre base qui est ici. J'ai fais une extraction c'est toujours une liste SharePoint et j'ai récupéré une quantité
00:20:20
avec dates, prénom du vendeur, et différentes informations. L’inconvénient, c’est que dans une liste SharePoint on peut renseigner beaucoup plus de ligne que dans Excel (limité à 1 million de lignes) alors que dans SharePoint on peut aller jusque 30 millions de lignes.
00:20:39
Donc j'ai des informations que derrière je vais vouloir analyser et donc ma liste SharePoint ici je vais pouvoir directement l'exporter vers Excel.
00:20:50
En fonction du navigateur que vous utilisez il va vous demander soit de l'ouvrir avec Excel soit d'enregistrer le fichier moi je vous préconise plutôt de l'ouvrir avec avec Excel et à partir de là il va faire une petite moulinette et il va donc renvoyer cette liste SharePoint directement dans Excel . On va avoir un premier message de sécurité ou on va simplement cliquer sur "Activer" et derrière on va voir
00:21:21
Comment importer les données. Est ce qu'on veut récupérer ça sous forme d'un tableau? sous forme d'un rapport de tableau croisé dynamique? ou alors un graphique croisé dynamique.. vous allez choisir si vous voulez la mettre sur une feuille existante dans une nouvelle feuille de ce classeur ou dans un nouveau classeur.
00:21:41
Ensuite, je vous emmènerai à un autre endroit pour voir les propriétés de la connexion ça veut dire comment vous voulez gérer la mise à jour et le nom de votre connexion. Dans mon cas, je veux récupérer ça sous forme de tableau et je veux faire ça dans un nouveau classeur.
00:22:01
ici, vous voyez que je récupère toutes les informations qui étaient en fin de compte dans ma liste SharePoint que je vais récupérer dans Excel et par la suite je vais pouvoir faire une analyse.
00:22:17
Plusieurs petites choses : quand on arrive ici à cette étape parfois il me met des colonnes supplémentaires mais j'en ai pas besoin; je peux simplement les sélectionner et puis les supprimer puisque mon analyse va porter essentiellement sur cette partie là de mon tableau. De la même façon toujours dans cet onglet "Création" vous allez retrouver.
00:22:41
En dessous du bouton actualiser la possibilité d'actualiser soit cette liste, si vous avez connecté plusieurs listes pour pouvez connecter plusieurs listes, donc actualiser tout et on retrouve ici ce petit bouton de "propriété de connexion"
00:22:55
Où vous allez noter ici par exemple le nom de votre connexion; je vais mettre un nom qui est en rapport avec la liste que j'ai connecté et puis-je vais définir derrière comment va s'actualiser mes données? Est ce que ça s'active en arrière-plan est-ce que je veux actualiser les données lors de l'ouverture de mon document?
00:23:19
Donc on a plusieurs petites choses comme ça qu'on peut personnaliser et ce qui va être intéressant c'est que lorsque je vais venir modifier ma liste donc je reprends ma liste SharePoint, je clique sur "Activité"
00:23:37
Je remet l'information, la quantité : on va mettre un chiffre : 5000. On va rentrer un tarif; on va mettre 10. Le secteur on va prendre : Education, support :Librairie. la date : je peux la changer si besoin.
00:24:01
Et je vais donc enregistrer ma nouvelle ligne qui apparaît elle ici en dessous et lorsque je vais revenir sur ma feuille Excel ici-présente l''actualisation ne s'est pas faite c'est moi qui vais devoir actualiser et vous voyez que la nouvelle ligne que j'ai créée apparaît ici.
00:24:28
Je refais le point sur ce que nous venons d'aborder sur cette partie donc l'exportation d'une liste SharePoint vers Excel.
00:24:37
Donc 1ère chose exporter en un clic toutes vos bibliothèques vers Excel, je vous l'ai fait avec les listes mais on peut aussi très bien faire ça avec une bibliothèque de documents car on a besoin d'avoir la liste de tous les documents pour voir si il n'y a pas de doublons et puis on va ouvrir son document dans Excel plutôt que de l'enregistrer.
00:25:07
Pensez bien ici activer la liaison et après la possibilité de terminer le mode d'analyse des données.
00:25:14
Et au travers de boutons "Propriétés" vous allez paramétrer votre connexion à savoir comment vous voulez actualiser les données en arrière-plan est-ce que c'est à l'ouverture du fichier ou non, ou alors en utilisant la commande "Actualiser tout"
00:25:32
Et ça si vous ne l'avez pas fait au départ vous pourrez toujours le retrouver un dans l'onglet "Création" et sur le bouton actualiser en bas où vous allez retrouver.
00:25:42
La partie propriété de la connexion.
00:25:51
Points suivants : On a récupéré notre liste d'information et à partir de là on voudrait faire un un tableau de bord qu'on puisse partager avec d'autres personnes alors je vais reprendre une autre base qui est ici. J'ai fais une extraction c'est toujours une liste SharePoint et j'ai récupéré une quantité
00:26:24
d'information : par exemple une base qui concerne le service d'un support informatique. Je vais avoir des dates, différentes informations, nom du technicien, si ça a été résolu dans la journée, le niveau d'assistance.. Et à partir de là Ben c'est c'est donner je voudrais les analyses et les partager avec d'autres personnes.
00:26:47
Alors vous pouvez connecter plusieurs bases ensemble en utilisant PowerPivot pour derrière créer un tableau de bord ici sur ma partie "Dashboard" ou dans ce tableau de bord à partir des différentes bases que j'ai sur mes différentes feuilles ici j'ai fait un tableau de bord donc j'ai plusieurs tableaux croisés dynamiques et j'ai mis aussi tout un tas de segments qui va me permettre
00:27:18
de voir un petit peu différentes informations ;Si par exemple je veux voir combien il y a eu de demande en assistance logiciel , je clique ici sur mon segment "Assistance logiciels" et vous voyez que ça apporte un filtre ici sur mes différentes informations, mes différents tableaux croisés dynamiques, graphiques et croisés. 00:27:39.820 --> 00:28:12.230 Ce que je souhaite à présent c'est de pouvoir partager ces informations à un grand nombre de personnes mais je voudrais juste qu'il puisse venir simplement consulter ce tableau de bord qu'il ne vienne pas modifier ou supprimer les différentes informations que j'ai mises sur les différentes feuilles, Pour ça je vais choisir ce qu'on appelle les feuilles que je souhaite présenter lorsque ils vont afficher ça dans le navigateur.
00:28:13
Dans le menu "fichier" vous allez avoir dans la partie informations (ici en dessous) "options d'affichage" du navigateur ; vous allez donc choisir ce que peuvent voir les utilisateurs quand ils consultent ce classeur dans un navigateur c'est à dire sur le web. Dans la boîte de dialogue 2 possibilités : soit "Afficher" soit "Paramètres" on va commencer par la partie "Afficher" il me propose d'afficher" classeur entier"
00:28:44
Mais je peux leur propose simplement de choisir de voir certaines feuilles ou de voir des éléments du classeur c'est-à-dire des plages que j'aurai nommé en amont , ils pourront les consulter. Moi je veux simplement leur partager des feuilles je veux pas leur partager toutes les feuilles de mon classeur mais je vais leur partager simplement la feuille "Dashboard" et après dans la partie paramètres ici,
00:29:14
vous pouvez aussi à l'aide de plage de cellules que vous avez nommés simplement leur désigner des plages de cellules modifiables.
00:29:22
J'enregistre mes paramètres, je valide, et en parallèle à ça, je vais préparer sur mon site SharePoint.
00:29:32
Une page dans lequel je vais venir incorporer mon tableau de bord. Pour faire ça j'ai préparé une page SharePoint que j'ai appelé "le Dashboard du service support" j'ai mis l’entête ici, et je vais venir incorporer en dessous de ma page
00:30:07
Le tableau de bord Excel. Donc je vais venir modifier ma page en cours et dans la section ici inférieur je vais venir ajouter un un composant WebPart, que je vais venir sélectionner c'est celui qui s'appelle incorporation.
00:30:25
Donc ce composant WebPart incorporation vous permet d'incorporer des vidéos YouTube des cartes Bing mais aussi des documents Excel, Word ou PowerPoint . Et pour pouvoir récupérer ce code incorporation il faut que j'aille sur mon document Excel, dans la partie online( Je ne peux pas le faire sur la version client lourd)
00:30:56
Je peux retrouver ces informations simplement dans la partie Online et dans la partie documents;
00:31:01
qui s'appelle ici "Le tableau de bord" que j'utilisais et je vais venir ouvrir ce document non pas en version client lourd mais en version Online. Ici Quand j'ouvre mon document dans le navigateur vous souvenez que j'avais paramétrer qu'il était possible de voir uniquement l'onglet : "Dashboard"
00:31:33
(Ah la mise à jour ne s'est pas effectué ) alors si vous n'aimez pas c'est-à-dire que sur la version client lourd on voit que mon document il est encore en" enregistrement en cours" c'est pour ça que e vois encore tous les onglets puisque l'enregistrement n'est pas fait et tant que l'enregistrement n'ai pas fait je n'ai pas la possibilité de je voir la nouvelle version. Ca veut dire que je vois les 5 ou 6 onglet que j'avais sur ma page et donc tant que l'enregistrement n'est pas fait je vais voir toujours la même chose.
00:32:08
Alors parfois ça peut être un petit peu long selon le nombre de données là j'ai beaucoup de donnés c'est un tableau qui comporte quand même pas mal de ligne avec pas mal d'interaction avec différents fichiers Excel et c'est pour ça que l'enregistrement est un petit peu long et tant que je suis en enregistrement en cours, malheureusement, je ne peux rien faire. Avez vous des questions?
00:32:47
Donc, je recharge ma page.
00:33:01
Je ne vois plus affichées les 6 onglets de mon classeur et là je ne vois plus que la feuille d'âge . Alors je pourrais très bien partager mon document sous cette forme, l'inconvénient c'est que si je le partage ici sous cette forme les personne peuvent venir ici modifier le classeur soit dans l'application soit dans le navigateur. Je ne veux pas qu'il puisse modifier mais juste utiliser
00:33:36
ce tableau de bord en utilisant les différents filtres. Sur le bouton "Partager" vous allez retrouver cette notion "d'incorporation".
00:33:47
Quand je vais venir ici sur sur incorporation il me propose plusieurs choses dans cette petite fenêtre: Ce que je veux afficher le classeur ou bien d'afficher une plage de cellule ou
00:34:03
des graphiques bien précis ou est-ce que je présente tous ou certains de mes tableaux bord . L'idée c'est de présenter le classeur entier mais que j'ai verrouillé simplement à une seule feuille puis ( dans l'application client lour) . Comment va se présenter l'apparence? Je peux masquer le quadrillage, je ne voudrais pas non plus qu'on voit les en-têtes de lignes et de colonnes.
00:34:36
Et ici j'ai une case à cocher qui s'appelle "Inclure le lien de téléchargement" ça veut dire qu'ils vont pouvoir à l 'aide du bouton qui va se présenter ici, inclure le téléchargement du document et si je ne souhaite pas qu'il puisse inclure le téléchargement mais je vais venir ici décocher la case et donc vous voyez que ce petit bouton "téléchargement" n’apparaît plus donc ils ne pourront même pas télécharger mon document ils pourront simplement le consulter.
00:35:01
Maintenant ce document Excel je l'ai fait de manière interactive c'est-à-dire que j'ai mis tout un tas de filtres et je vous souhaite qu'il puisse utiliser ces filtres que j'ai mis en place donc dans la partie interaction.
00:35:14
Ici en dessous et je vais d'autoriser les utilisateurs à trier et à filtrer mon document ce qui leur permet d'utiliser les segments ici pour le filtrer ce document. Je peux les autoriser aussi à saisir ou je peux leur demander de toujours commencer dans la cellule sélectionnée et je vais mettre par exemple F1 parce qu'il garde en mémoire la dernière cellule dans laquelle j'ai cliqué donc ça commencera toujours la cellule F1.
00:35:49
Je peux venir dimensionner mon tableau et je vais même pouvoir si j'ai besoin dans ce cas là rechanger un petit peu
00:36:02
la taille de mon tableau de bord tel qu'il va venir s'afficher dans ma dans ma page SharePoint (j' augmente un peu la largeur je vais mettre 450 et puis-je vais réduire un petit peu la hauteur à 300 ) Vous voyez qu'à chaque fois ces modifications apparaissent ici l'aperçu est le code que je dois incorporer dans ma page SharePoint c'est bon je le retrouve ici en dessous et je vais simplement le sélectionné
00:36:32
Et le copier.
00:36:35
Je vais revenir dans ma page SharePoint; le dashboard du service informatique et je vais venir sur le volet de droite "incorporation"ici coller le code incorporé qu' Excel Online à généré automatiquement.
00:36:53
ça vient s'incruster directement dans ma page Excel je n'ai plus qu'à enregistrer et republier mon document.
00:37:06
Et à partir de là, je vais venir la tester et donc sur ma page SharePoint, les informations s'affichent et j'ai donc mis à disposition mon tableau de bord que j'avais fait à partir de ma liste de toutes les personnes de mon service support qui avaient renseignés les informations . Et je vais pouvoir comme ça filtrer sans pouvoir modifier où télécharger les informations; Comme bouton de téléchargement.
00:37:38
n’apparaît pas je peux simplement ici partager les informations avec Microsoft, d' avoir des informations sur le classeur ou d'afficher ça en mode "plein écran" et puis à partir là si je veux connaitre le nombre de problème de serveur qu'on a eu sur la période mai-juin-juillet je clique sur "panne serveur" et ici tout mes tableaux se recalculent. ; exemple: problème serveur/réseau.
00:38:05
ou panne informatique on voit que ça recalcule à chaque fois tous mes tableaux . Si je veux savoir sur un site/période bien précis vous voyez que tout ça est dynamique. Les personnes ne pourront pas venir modifier le tableau mais juste le consulter et chacun fera sa propre analyse. Et puis derrière une fois que j'ai fini je veux enlever tous les filtres pour me retrouver mon tableau.
00:38:36
De base tel qu'il était. Je vais revenir sur la partie synthèse et puis après si vous avez des questions n'hésitez pas à les poser. Lorsque vous incorporez votre document dans une page Sharepoint, il faut définir quelles sont les pages que vous allez afficher dans le navigateur et puis à partir de la version online sur le bouton "Partager" vous venez dans "incorporer" et puis vous allez venir ici définir 00:39:07.150 --> 00:39:27.020 les interactions. Est-ce que les personnes peuvent voir sur votre document Excel/ tableau de bord Excel, que vous avez fait et dernière étape ça va être de copier ce code incorporé qui est ici en bas pour venir le mettre directement dans votre page SharePoint.
00:39:27
[Avant de se quitter avez vous des questions?]
00:39:36
[Non j'ai été clair ouais]
00:39:48
Pour finir juste sachez que vous allez pouvoir retrouver ce Webcast directement enregistré et associé à ce cour. [J'ai une petite question sur le tchat je vais y répondre]
00:40:19
Est-ce que le tableau Excel incorporation SharePoint se met à jour automatiquement lors de la mise à jour du fichier source? oui, la mise à jour ici elle se fait sur votre document Excel donc si vous remettez à jour votre document pour que votre tableau de bord soit à jours, c'est ici qu'il faut faire la mise à jour, c'est bien dans votre document Excel client lourd : Tableau> Création> Actualiser tout.
00:40:50
Ce tableau de bord ici va se mettre à jour et après quand les gens iront les consulter ça va se mettre à jour automatiquement. Vous allez retrouver ici ce webcast dans le cours associés, on va vous mettre aussi les petites vidéos tutos correspondant si vous voulez revoir dans quelques temps les manipulations vous allez pouvoir retrouver ça .
00:41:20
Si vous avez encore quelques minutes à m'accorder je vous invite à aller sur votre tableau de bord et si vous êtes inscrit à une session ( donc moi zéro c'est 0 bien sûr) vous allez avoir la session d'aujourd'hui et je vous invite ici à ce niveau là à nous faire un petit retour. Pour moi c'est toujours important
00:41:40
d'avoir votre perception de la session. J'ai une autre question de David : "Est est-ce que l'on peut lier une liste SharePoint à Excel de façon sécurisée.
00:41:59
Qu'est-ce que vous appelez "de façon sécurisée"?
00:42:25
[David ]: Avant nous étions sur SharePoint de fondation 2010 avant de passer à SharePoint Online. et on avait une connexion de données avec SQL, à partir de là on a fait des requêtes puis
00:42:50
On visualisait ça sur Excel .Mais du coup, l'utilisateur il avait la possibilité de voir le mot de passe etc donc ce n'était pas vraiment sécurisé. Maïs la j'ai l'impression que l'on peut faire pas mal de chose en ayant une source de données et on une base de donnée. On aurait comme source de données des listes SharePoint
00:43:21
[Olivier, le formateur] : Vous pouvez-vous connecter au site de différentes : l'onglet : Données > obtenir des données.
00:43:32
Donc à partir d'un fichier / base de données/ fichier SQL / Base de données/ACCESS/ AZUR,
00:44:07
Si vous allez dans Datas il va vous demander derrière de choisir de vous connecter soit par mot de passe généralement on utilise l'identifiant de l'adresse de messagerie office 365
00:44:34
Pour sécuriser à partir d'un fluo data.
00:44:40
Vous pouvez choisir un site SharePoint et derrière il va vous demander est-ce que c'est un mot de passe Windows ou si c'est votre compte Office 365 pour pour faire ça.
00:45:00
[David]Donc si on choisit un autre compte Office 365 les informations seront disponible aussi pour d'autres utilisateurs? [Olivier] Non là c'est simplement pour récupérer mes données, après l'accès que vous allez définir à vos données y a 2 choses: il a déjà un premier accès au niveau du site SharePoint.
00:45:29
et il y a l'accès au fichier par exemple: j'ai fais un partage avec un collègue qui lui, avait accès à ce site SharePoint mais qui n'avait pas accès à ce document. Donc il y a une double sécurité: au niveau de la page et ensuite au niveau du document. Donc si vous partagez ça mais que votre document Excel il est sur un autre site ; Par exemple : Vous David, si vous avez accès au site SharePoint mais pas au document Excel vous ne verrez rien.
00:46:01
Il faut bien avoir accès d'une part aux sites et d'autre part aux données qui sont présentes sur ces sites.
00:46:12
Alors il y avait une autre question de Rémi : "J'ai constaté qu'un autre utilisateur peut modifier mes commentaires". [Olivier] Je ne pense pas qu'on puisse bloquer les commentaires mais ça reste toujours dans cette philosophie d'Office 365 qui donne l'historique pour revenir à une version antérieure ,c'est une série de sécurité. C'est vrai qu'on peut tout supprimer de tout le monde
00:46:46
lorsqu'on est sur un document partagé mais les commentaires font partis comme les données des informations que mes collègues peuvent effectivement supprimer.
00:46:56
Il pouvait donc changer mon texte. Je vous invite à aller sur Microsoft User Voice Excel pour remonter cette information puisque
00:47:16
Cette faille de sécurité au niveau du fait que un ordinateur puisse modifier votre texte va être corrigé dans les prochaines versions. Déjà par rapport à la 1ère version on avait dans les commentaires la mention des personnes on arrivait sur sur le classeur en cours et sur la version 2 qu'ils ont fait on arrivait directement sur la cellule dans laquelle ont été notifiés. Je pense que cette partie là
00:47:47
va amener dans le temps aussi à évoluer parce que ce sont des petites failles que nous utilisateurs nous percevons et surtout ne pas hésiter à aller sur Microsoft User Voice Excel pour remonter cette information et généralement quand il y a beaucoup de personnes qui font cette remontée d'information, les personnes de chez Microsoft corrigent et font évoluer leur outil dans ce sens c'est pour ça qu'on a souvent des mises à jour concernant le la suite Office 365.
00:48:23
Avez vous d'autres questions?
00:48:27
Alors si c'est bon pour tout le monde, merci à tous de votre écoute de votre participation et je vous souhaite un bon appétit une bonne fin de journée et un bon weekend.
00:26:24
d'information : par exemple une base qui concerne le service d'un support informatique. Je vais avoir des dates, différentes informations, nom du technicien, si ça a été résolu dans la journée, le niveau d'assistance.. Et à partir de là Ben c'est c'est donner je voudrais les analyses et les partager avec d'autres personnes.
00:26:47
Alors vous pouvez connecter plusieurs bases ensemble en utilisant PowerPivot pour derrière créer un tableau de bord ici sur ma partie "Dashboard" ou dans ce tableau de bord à partir des différentes bases que j'ai sur mes différentes feuilles ici j'ai fait un tableau de bord donc j'ai plusieurs tableaux croisés dynamiques et j'ai mis aussi tout un tas de segments qui va me permettre
00:27:18
de voir un petit peu différentes informations ;Si par exemple je veux voir combien il y a eu de demande en assistance logiciel , je clique ici sur mon segment "Assistance logiciels" et vous voyez que ça apporte un filtre ici sur mes différentes informations, mes différents tableaux croisés dynamiques, graphiques et croisés. 00:27:39.820 --> 00:28:12.230 Ce que je souhaite à présent c'est de pouvoir partager ces informations à un grand nombre de personnes mais je voudrais juste qu'il puisse venir simplement consulter ce tableau de bord qu'il ne vienne pas modifier ou supprimer les différentes informations que j'ai mises sur les différentes feuilles, Pour ça je vais choisir ce qu'on appelle les feuilles que je souhaite présenter lorsque ils vont afficher ça dans le navigateur.
00:28:13
Dans le menu "fichier" vous allez avoir dans la partie informations (ici en dessous) "options d'affichage" du navigateur ; vous allez donc choisir ce que peuvent voir les utilisateurs quand ils consultent ce classeur dans un navigateur c'est à dire sur le web. Dans la boîte de dialogue 2 possibilités : soit "Afficher" soit "Paramètres" on va commencer par la partie "Afficher" il me propose d'afficher" classeur entier"
00:28:44
Mais je peux leur propose simplement de choisir de voir certaines feuilles ou de voir des éléments du classeur c'est-à-dire des plages que j'aurai nommé en amont , ils pourront les consulter. Moi je veux simplement leur partager des feuilles je veux pas leur partager toutes les feuilles de mon classeur mais je vais leur partager simplement la feuille "Dashboard" et après dans la partie paramètres ici,
00:29:14
vous pouvez aussi à l'aide de plage de cellules que vous avez nommés simplement leur désigner des plages de cellules modifiables.
00:29:22
J'enregistre mes paramètres, je valide, et en parallèle à ça, je vais préparer sur mon site SharePoint.
00:29:32
Une page dans lequel je vais venir incorporer mon tableau de bord. Pour faire ça j'ai préparé une page SharePoint que j'ai appelé "le Dashboard du service support" j'ai mis l’entête ici, et je vais venir incorporer en dessous de ma page
00:30:07
Le tableau de bord Excel. Donc je vais venir modifier ma page en cours et dans la section ici inférieur je vais venir ajouter un un composant WebPart, que je vais venir sélectionner c'est celui qui s'appelle incorporation.
00:30:25
Donc ce composant WebPart incorporation vous permet d'incorporer des vidéos YouTube des cartes Bing mais aussi des documents Excel, Word ou PowerPoint . Et pour pouvoir récupérer ce code incorporation il faut que j'aille sur mon document Excel, dans la partie online( Je ne peux pas le faire sur la version client lourd)
00:30:56
Je peux retrouver ces informations simplement dans la partie Online et dans la partie documents;
00:31:01
qui s'appelle ici "Le tableau de bord" que j'utilisais et je vais venir ouvrir ce document non pas en version client lourd mais en version Online. Ici Quand j'ouvre mon document dans le navigateur vous souvenez que j'avais paramétrer qu'il était possible de voir uniquement l'onglet : "Dashboard"
00:31:33
(Ah la mise à jour ne s'est pas effectué ) alors si vous n'aimez pas c'est-à-dire que sur la version client lourd on voit que mon document il est encore en" enregistrement en cours" c'est pour ça que e vois encore tous les onglets puisque l'enregistrement n'est pas fait et tant que l'enregistrement n'ai pas fait je n'ai pas la possibilité de je voir la nouvelle version. Ca veut dire que je vois les 5 ou 6 onglet que j'avais sur ma page et donc tant que l'enregistrement n'est pas fait je vais voir toujours la même chose.
00:32:08
Alors parfois ça peut être un petit peu long selon le nombre de données là j'ai beaucoup de donnés c'est un tableau qui comporte quand même pas mal de ligne avec pas mal d'interaction avec différents fichiers Excel et c'est pour ça que l'enregistrement est un petit peu long et tant que je suis en enregistrement en cours, malheureusement, je ne peux rien faire. Avez vous des questions?
00:32:47
Donc, je recharge ma page.
00:33:01
Je ne vois plus affichées les 6 onglets de mon classeur et là je ne vois plus que la feuille d'âge . Alors je pourrais très bien partager mon document sous cette forme, l'inconvénient c'est que si je le partage ici sous cette forme les personne peuvent venir ici modifier le classeur soit dans l'application soit dans le navigateur. Je ne veux pas qu'il puisse modifier mais juste utiliser
00:33:36
ce tableau de bord en utilisant les différents filtres. Sur le bouton "Partager" vous allez retrouver cette notion "d'incorporation".
00:33:47
Quand je vais venir ici sur sur incorporation il me propose plusieurs choses dans cette petite fenêtre: Ce que je veux afficher le classeur ou bien d'afficher une plage de cellule ou
00:34:03
des graphiques bien précis ou est-ce que je présente tous ou certains de mes tableaux bord . L'idée c'est de présenter le classeur entier mais que j'ai verrouillé simplement à une seule feuille puis ( dans l'application client lour) . Comment va se présenter l'apparence? Je peux masquer le quadrillage, je ne voudrais pas non plus qu'on voit les en-têtes de lignes et de colonnes.
00:34:36
Et ici j'ai une case à cocher qui s'appelle "Inclure le lien de téléchargement" ça veut dire qu'ils vont pouvoir à l 'aide du bouton qui va se présenter ici, inclure le téléchargement du document et si je ne souhaite pas qu'il puisse inclure le téléchargement mais je vais venir ici décocher la case et donc vous voyez que ce petit bouton "téléchargement" n’apparaît plus donc ils ne pourront même pas télécharger mon document ils pourront simplement le consulter.
00:35:01
Maintenant ce document Excel je l'ai fait de manière interactive c'est-à-dire que j'ai mis tout un tas de filtres et je vous souhaite qu'il puisse utiliser ces filtres que j'ai mis en place donc dans la partie interaction.
00:35:14
Ici en dessous et je vais d'autoriser les utilisateurs à trier et à filtrer mon document ce qui leur permet d'utiliser les segments ici pour le filtrer ce document. Je peux les autoriser aussi à saisir ou je peux leur demander de toujours commencer dans la cellule sélectionnée et je vais mettre par exemple F1 parce qu'il garde en mémoire la dernière cellule dans laquelle j'ai cliqué donc ça commencera toujours la cellule F1.
00:35:49
Je peux venir dimensionner mon tableau et je vais même pouvoir si j'ai besoin dans ce cas là rechanger un petit peu
00:36:02
la taille de mon tableau de bord tel qu'il va venir s'afficher dans ma dans ma page SharePoint (j' augmente un peu la largeur je vais mettre 450 et puis-je vais réduire un petit peu la hauteur à 300 ) Vous voyez qu'à chaque fois ces modifications apparaissent ici l'aperçu est le code que je dois incorporer dans ma page SharePoint c'est bon je le retrouve ici en dessous et je vais simplement le sélectionné
00:36:32
Et le copier.
00:36:35
Je vais revenir dans ma page SharePoint; le dashboard du service informatique et je vais venir sur le volet de droite "incorporation"ici coller le code incorporé qu' Excel Online à généré automatiquement.
00:36:53
ça vient s'incruster directement dans ma page Excel je n'ai plus qu'à enregistrer et republier mon document.
00:37:06
Et à partir de là, je vais venir la tester et donc sur ma page SharePoint, les informations s'affichent et j'ai donc mis à disposition mon tableau de bord que j'avais fait à partir de ma liste de toutes les personnes de mon service support qui avaient renseignés les informations . Et je vais pouvoir comme ça filtrer sans pouvoir modifier où télécharger les informations; Comme bouton de téléchargement.
00:37:38
n’apparaît pas je peux simplement ici partager les informations avec Microsoft, d' avoir des informations sur le classeur ou d'afficher ça en mode "plein écran" et puis à partir là si je veux connaitre le nombre de problème de serveur qu'on a eu sur la période mai-juin-juillet je clique sur "panne serveur" et ici tout mes tableaux se recalculent. ; exemple: problème serveur/réseau.
00:38:05
ou panne informatique on voit que ça recalcule à chaque fois tous mes tableaux . Si je veux savoir sur un site/période bien précis vous voyez que tout ça est dynamique. Les personnes ne pourront pas venir modifier le tableau mais juste le consulter et chacun fera sa propre analyse. Et puis derrière une fois que j'ai fini je veux enlever tous les filtres pour me retrouver mon tableau.
00:38:36
De base tel qu'il était. Je vais revenir sur la partie synthèse et puis après si vous avez des questions n'hésitez pas à les poser. Lorsque vous incorporez votre document dans une page Sharepoint, il faut définir quelles sont les pages que vous allez afficher dans le navigateur et puis à partir de la version online sur le bouton "Partager" vous venez dans "incorporer" et puis vous allez venir ici définir 00:39:07.150 --> 00:39:27.020 les interactions. Est-ce que les personnes peuvent voir sur votre document Excel/ tableau de bord Excel, que vous avez fait et dernière étape ça va être de copier ce code incorporé qui est ici en bas pour venir le mettre directement dans votre page SharePoint.
00:39:27
[Avant de se quitter avez vous des questions?]
00:39:36
[Non j'ai été clair ouais]
00:39:48
Pour finir juste sachez que vous allez pouvoir retrouver ce Webcast directement enregistré et associé à ce cour. [J'ai une petite question sur le tchat je vais y répondre]
00:40:19
Est-ce que le tableau Excel incorporation SharePoint se met à jour automatiquement lors de la mise à jour du fichier source? oui, la mise à jour ici elle se fait sur votre document Excel donc si vous remettez à jour votre document pour que votre tableau de bord soit à jours, c'est ici qu'il faut faire la mise à jour, c'est bien dans votre document Excel client lourd : Tableau> Création> Actualiser tout.
00:40:50
Ce tableau de bord ici va se mettre à jour et après quand les gens iront les consulter ça va se mettre à jour automatiquement. Vous allez retrouver ici ce webcast dans le cours associés, on va vous mettre aussi les petites vidéos tutos correspondant si vous voulez revoir dans quelques temps les manipulations vous allez pouvoir retrouver ça .
00:41:20
Si vous avez encore quelques minutes à m'accorder je vous invite à aller sur votre tableau de bord et si vous êtes inscrit à une session ( donc moi zéro c'est 0 bien sûr) vous allez avoir la session d'aujourd'hui et je vous invite ici à ce niveau là à nous faire un petit retour. Pour moi c'est toujours important
00:41:40
d'avoir votre perception de la session. J'ai une autre question de David : "Est est-ce que l'on peut lier une liste SharePoint à Excel de façon sécurisée.
00:41:59
Qu'est-ce que vous appelez "de façon sécurisée"?
00:42:25
[David ]: Avant nous étions sur SharePoint de fondation 2010 avant de passer à SharePoint Online. et on avait une connexion de données avec SQL, à partir de là on a fait des requêtes puis
00:42:50
On visualisait ça sur Excel .Mais du coup, l'utilisateur il avait la possibilité de voir le mot de passe etc donc ce n'était pas vraiment sécurisé. Maïs la j'ai l'impression que l'on peut faire pas mal de chose en ayant une source de données et on une base de donnée. On aurait comme source de données des listes SharePoint
00:43:21
[Olivier, le formateur] : Vous pouvez-vous connecter au site de différentes : l'onglet : Données > obtenir des données.
00:43:32
Donc à partir d'un fichier / base de données/ fichier SQL / Base de données/ACCESS/ AZUR,
00:44:07
Si vous allez dans Datas il va vous demander derrière de choisir de vous connecter soit par mot de passe généralement on utilise l'identifiant de l'adresse de messagerie office 365
00:44:34
Pour sécuriser à partir d'un fluo data.
00:44:40
Vous pouvez choisir un site SharePoint et derrière il va vous demander est-ce que c'est un mot de passe Windows ou si c'est votre compte Office 365 pour pour faire ça.
00:45:00
[David]Donc si on choisit un autre compte Office 365 les informations seront disponible aussi pour d'autres utilisateurs? [Olivier] Non là c'est simplement pour récupérer mes données, après l'accès que vous allez définir à vos données y a 2 choses: il a déjà un premier accès au niveau du site SharePoint.
00:45:29
et il y a l'accès au fichier par exemple: j'ai fais un partage avec un collègue qui lui, avait accès à ce site SharePoint mais qui n'avait pas accès à ce document. Donc il y a une double sécurité: au niveau de la page et ensuite au niveau du document. Donc si vous partagez ça mais que votre document Excel il est sur un autre site ; Par exemple : Vous David, si vous avez accès au site SharePoint mais pas au document Excel vous ne verrez rien.
00:46:01
Il faut bien avoir accès d'une part aux sites et d'autre part aux données qui sont présentes sur ces sites.
00:46:12
Alors il y avait une autre question de Rémi : "J'ai constaté qu'un autre utilisateur peut modifier mes commentaires". [Olivier] Je ne pense pas qu'on puisse bloquer les commentaires mais ça reste toujours dans cette philosophie d'Office 365 qui donne l'historique pour revenir à une version antérieure ,c'est une série de sécurité. C'est vrai qu'on peut tout supprimer de tout le monde
00:46:46
lorsqu'on est sur un document partagé mais les commentaires font partis comme les données des informations que mes collègues peuvent effectivement supprimer.
00:46:56
Il pouvait donc changer mon texte. Je vous invite à aller sur Microsoft User Voice Excel pour remonter cette information puisque
00:47:16
Cette faille de sécurité au niveau du fait que un ordinateur puisse modifier votre texte va être corrigé dans les prochaines versions. Déjà par rapport à la 1ère version on avait dans les commentaires la mention des personnes on arrivait sur sur le classeur en cours et sur la version 2 qu'ils ont fait on arrivait directement sur la cellule dans laquelle ont été notifiés. Je pense que cette partie là
00:47:47
va amener dans le temps aussi à évoluer parce que ce sont des petites failles que nous utilisateurs nous percevons et surtout ne pas hésiter à aller sur Microsoft User Voice Excel pour remonter cette information et généralement quand il y a beaucoup de personnes qui font cette remontée d'information, les personnes de chez Microsoft corrigent et font évoluer leur outil dans ce sens c'est pour ça qu'on a souvent des mises à jour concernant le la suite Office 365.
00:48:23
Avez vous d'autres questions?
00:48:27
Alors si c'est bon pour tout le monde, merci à tous de votre écoute de votre participation et je vous souhaite un bon appétit une bonne fin de journée et un bon weekend.

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