Chef de Projet

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Planifier une réunion de lancement de projet à distance peut être un vrai casse-tête : votre partenaire commercial et votre client final sont à des endroits différents. Bien au-delà des coûts logistiques des déplacements, la gestion du budget de votre projet passe par une gestion du temps et des tâches associées.

Découvrez comment réduire vos coûts et optimiser la production de vos livrables, du lancement de votre comité de projet, à la communication autour des actions de votre projet.

La solution Microsoft 365 apporte un ensemble de solutions très pratiques dans le cadre des projets de votre entreprise.
 

Thématique de la session :  Métier - Projets

Public cible : Utilisateur travaillant en lien avec les équipes projet, souhaitant découvrir des usages MS365 en lien avec le domaine

Niveau au démarrage : Débutant 

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  •  La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle 
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires 
  • Des vidéos peuvent venir compléter le cours 

Objectif : A l'issue de ce cours vous serez capable d'organiser votre travail en fonction autour de votre métier avec les certains outils Microsoft 365

Compétences visées : 

  • ​Communiquer en équipe de travail
  • Découvrir Project Online
  • Utiliser l'outil de réseau professionnel

Plan du cours : 

  • Découvrir des usages Microsoft 365 liés à la gestion de projet
  • Identifier les interconnexions entre les applications
  • Se projeter dans les pratiques de projet avec Microsoft 365

Contenus de la formation :

  • Microsoft Teams
    • Organiser un point de suivi projet avec Teams
    • Rechercher un créneau grâce à l’assistant de planification dans l’agenda
    • Enrichir la réunion avec les outils de production
  • Microsoft Project Online 
    • Découvrir le centre de projet
    • La notion de projet
    • Créer des tâches et leur affecter des ressources
    • Suivre son projet : ressources/tâches/ coûts
  • Microsoft Yammer 
    • Communiquer via les conversations
    • Partager des fichiers
    • Notifications et suivis

 

Éléments de contexte : 

Les métiers autour d’une équipe projet prennent de plein fouet la transformation numérique. Qu’il s’agisse de la méthode ou du projet en lui-même, les acteurs doivent faire face à ces changements.

Véritable ambassadeur digital, le membre de l’équipe projet est en première ligne pour démontrer les usages collaboratifs, notamment avec Microsoft 365. Pour la planifier, piloter, répartir ou animer, de nombreuses actions lui permettent d’apporter cette vision productive dans le cadre du projet.

Pour voir la liste des sessions merci de vous connecter via le boutton ci-dessous ou depuis le menu de navigation.

Vignette session

Ce cours propose votre participation dans une classe virtuelle avec un formateur expert du sujet.

Votre participation n'est pas obligatoire pour visualiser les autres ressources, mais si vous souhaitez poser vos propres questions et avoir un échange en direct, c'est ici que cela se passe.

00:00:18
Aujourd’hui on a 45 minutes autour de 3 situations. On va voir Outlook, comment inviter à une réunion et comment gérer une réunion sur Outlook.
00:00:28
Sur Project Online on va voir une sorte de 1ère vue, une initiation à Project Online. On va essayer de comprendre à quoi il nous sert et comment on pourrait s'en servir. Je précise quand même que ce n'est pas un réel approfondissement sur Project. Ce sera vraiment comment ça fonctionne.
00:00:47
On va également faire un tour sur Yammer qui est un réseau social d'entreprise pour communiquer autour et avec un projet.
00:00:58
L'objectif est très simple : on va utiliser les bons outils pour piloter efficacement nos projets et communiquer utilement avec nos collaborateurs et partenaires. On va commencer tout de suite avec Outlook que je vais mettre à l'écran.
00:01:13
Ça prend quelques petites secondes. D'ailleurs, n’hésitez surtout pas me dire s'il y'a une petite latence entre ce que je dis et ce que vous voyez à l'écran. On prend une petite pause de 5 secondes histoire de resynchroniser le tout, ça évite qu’il y ait trop de décalage entre ce que j’explique et ce que vous voyez.
00:01:29
On est sur Outlook. Est-ce que vous sauriez me dire où je dois me rendre sur Outlook pour accéder à mes réunions ?
00:01:41
-Normalement j’ai un petit calendrier toute à droite ou sinon je peux cliquer sur la petite icône en bas à gauche. -Effectivement.
00:01:55
Exactement, comme vous l'avez dit on va voir les petites icônes en bas à gauche et la deuxième représente un calendrier qui me permet d'accéder à mes réunions.
00:02:08
Ça prend quelques petites secondes à charger.
00:02:12
J’arrive sur mon calendrier.
00:02:15
On voit qu'il y a déjà quelques informations : réunion d'équipe, réunion mensuelle, réunion de travail, etc. Ce qui va nous intéresser c'est de créer une nouvelle réunion. Est-ce que vous sauriez me dire comment créer une nouvelle réunion sur Outlook ?
00:02:38
Je choisis le créneau avec la souris.
00:02:41
Soit on double-clique
00:02:44
soit on fait un clic droit et
00:02:48
le menu contextuel apparaît.
00:02:51
Tout à fait, on a la possibilité en sélectionnant le créneau, en faisant un double-clic gauche ou un clic droit, d'accéder à la possibilité de créer une nouvelle demande de réunion. On remarque d'ailleurs que le mien est en anglais mais bon on comprend que « meeting » est une réunion. On retrouve également cette possibilité en haut à gauche avec « new meeting ». D'ailleurs, petite question pour vous deux : on a « rendez-vous » et « réunion », quelle est la réelle différence entre les 2 ?
00:03:21
-Je crois que « rendez-vous » ce n’est pas forcément avec du monde alors que « meeting » on part du principe qu'on invite d'autres personnes. -C'est exactement ça. Un rendez-vous va être quelque chose de personnel, c'est pour moi-même, je me rappelle qu'à ce moment-là… D'ailleurs on a un très bon exemple ici : « RDV médecin ». Je ne vais pas inviter mes collègues à un rendez-vous chez le médecin. C’est pour moi, c'est un rappel, je sais que c'est là.
00:03:46
Et une réunion, on va inviter plusieurs personnes, des collègues, pour communiquer autour d'un sujet.
00:03:53
Clic droit, on va créer une nouvelle réunion.
00:04:00
Ça prend quelques secondes à s'ouvrir, le temps que ça mette en place les informations.
00:04:09
Il prend son temps vraisemblablement cette fois.
00:04:19
Ce sont les aléas de la formation, quand je fais une présentation en direct, l'outil décide de bugger, ça arrive. Ce n’est pas grave, on va attendre, il me dit qu'il ne répond pas, on va attendre qu’il se relance.
00:04:32
On a ici la création d'une nouvelle réunion. Si vous avez l'habitude d'utiliser Outlook, vous avez sûrement remarqué que cette interface a subi pas mal de changements dernièrement.
00:04:47
Que doit-on utiliser pour créer nouvelle réunion ? On va commencer par ajouter un titre : Réunion projet Alpha.
00:05:01
On va avoir ensuite 2 champs différents : obligatoire et optionnel.
00:05:11
Ça va être pour les participants.
00:05:14
Est-ce que certains participants sont obligatoires, par exemple, les acteurs du projet Alpha.
00:05:20
Et optionnel, est-ce qu'il y'a des personnes que j'invite pour qu'ils aient l'info et s’ils veulent, s'ils peuvent, ils peuvent rejoindre la réunion. Là, par exemple, on imagine le manager qui n'est pas forcé d'être là pour une réunion qui parle du projet en cours mais pour information, s’il le veut et il s’il le peut, il pourrait être présent. On va inviter diverses personnes.
00:05:49
On va ensuite choisir le créneau en question. O va dire que finalement je me suis trompé : ça ne va pas être jeudi, ça va être demain.
00:05:57
Demain de 12h à 14h.
00:06:02
Est-ce que ça sera toute la journée ? Non. Est-ce qu'il y a des fuseaux horaires spécifiques ? Non plus. Je peux, si je le souhaite, cliquer sur « Répéter ».
00:06:16
En cliquant dessus, je peux choisir la récurrence de ma réunion.
00:06:21
Je peux très bien dire que cette réunion spécifique se répète tous les jours
00:06:26
ou toutes les semaines,
00:06:28
tous les mois ou même tous les ans.
00:06:30
Ça permet d'éviter de perdre notre temps à créer pour chaque semaine, chaque mois, la même réunion à la même heure, à la même date : là c'est automatique.
00:06:40
Je peux choisir si ça se termine à une date précise, si ça se termine après un certain nombre d'occurrences ou alors si ça ne se termine pas - il n'y a pas de date de fin.
00:06:52
On voit en bas « emplacement ». Si je clique dessus,
00:06:59
je vais retrouver la possibilité de réserver des salles. Je vais retrouver toutes les salles qui sont présentes dans mon entreprise.
00:07:09
À tout moment je vais sélectionner, par exemple, salle 3.
00:07:18
Je vais avoir la possibilité d'ajouter des informations pour ma demande de réunion.
00:07:23
On a un petit souci : je ne sais pas si mes collègues sont disponibles pour cette réunion. Est-ce que vous avez une idée sur Outlook d’où je pourrais cliquer pour connaître la disponibilité de mes collègues sur la date, le créneau que j'ai choisi ?
00:07:41
Normalement il y a un petit bouton qui permet de connaître le créneau disponible de mes collègues.
00:07:55
-Mais en anglais, c’est quoi ? C’est « assistant » quelque chose ? -En français c’est « assistant de planification » et comme vous l'avez dit il s'appelle « scheduling assistant ». Vous remarquez peut-être qu'avant l'assistant de planification était un bouton présent dans le ruban alors que maintenant c'est devenu un onglet.
00:08:19
-C’est pour la version 2019 ? -Exactement, la dernière mise à jour de 2019.
00:08:28
Je vais retrouver tous mes collègues ainsi que le créneau réservé : vendredi 28 de 12h à 14h.
00:08:34
Parfait, tout le monde est disponible.
00:08:38
Je vais avoir la possibilité de vérifier : rouge, ils sont obligatoirement présents. Le petit symbole tout en haut, c'est moi qui organise la réunion.
00:08:48
« I » pour information, et vert c'est la salle, l'emplacement.
00:08:53
Peut-être que vendredi 28 ça ne me convient pas.
00:08:56
Je vais changer de date.
00:09:00
On va arriver à mardi 2 juillet et on va faire ça de 14h à 16h.
00:09:08
Tout le monde est disponible, c'est parfait.
00:09:10
Je peux, en haut, ajouter les participants et ajouter des salles.
00:09:18
J’ai juste à recliquer sur « meeting » en haut et automatiquement les infos ont changé. Vous voyez mardi au lieu de vendredi.
00:09:25
Les infos changent automatiquement.
00:09:28
Je peux à tout moment cliquer sur « envoyer » pour envoyer cette demande de réunion.
00:09:36
Et là je change de semaine.
00:09:39
Et on va remarquer mardi 2, de 14h à 16h, « réunion projet Alpha ».
00:09:45
Je vais avoir cette possibilité de retrouver rapidement ma réunion.
00:09:50
Mais ce n'est pas tout, on va avoir une autre possibilité sur Outlook. En temps normal, cette possibilité je vous l’aurais présentée avec Skype mais vous savez peut-être que Skype est en train de laisser place à Teams. Microsoft est en train de passer les différents domaines sur Teams. Si vous utilisez Skype, il est possible que sous peu vous ne soyez plus en capacité de l'utiliser puisque petit-à-petit il nous dit au revoir pour passer à Teams.
00:10:21
On va voir comment ça fonctionne sur Teams en cliquant sur « nouvelle réunion Teams », en haut.
00:10:31
On va attendre que tout cela se lance.
00:10:35
À première vue, c'est identique à ce qu'on vient de faire. C'est vraiment le même principe :
00:10:43
je vais ajouter mon titre, participants obligatoires, optionnels, etc. On remarque en dessous
00:10:50
que j'ai une sorte d’encadré un peu spécial qui vient d'apparaître. Tout d'abord, on voit « Join Microsoft Teams meeting » (que votre Outlook soit en français ou en anglais, vous l'aurez toujours en anglais).
00:11:01
Ce lien, sur lequel je peux cliquer,
00:11:06
si je clique dessus, ça me mènera directement sur une réunion Teams liée à cette réunion Outlook et tous les participants que j'ajoute sur Outlook, y compris moi, l’organisateur, auront la possibilité d'accéder à cette réunion Teams. En y accédant j'accède à toutes les fonctionnalités de Teams .
00:11:30
Je retrouve en dessous le numéro de conférence et également l’ID de conférence parce que c'est le même numéro pour tout le monde mais l’ID change. On peut cliquer sur « numéro locaux » pour accéder à des numéros qui correspondent à mon lieu de travail. C'est possible que quand on organise des réunions Teams à l’internationale que le collègue qu'on invite habite, par exemple, en Russie
00:12:01
donc je vais difficilement lui donner le numéro français, pas sûr que ça lui plaise de devoir appeler à l’internationale. On accédera donc à la liste des numéros internationaux.
00:12:11
En plus de ça, je vais avoir tout en haut à droite les « notes de la réunion » avec OneNote. Est-ce que vous connaissez OneNote, est-ce que vous sauriez nous donner quelques informations dessus, à quoi ça sert ?
00:12:28
Je l'utilise beaucoup.
00:12:31
Mais je ne l’utilise pas dans la version Office 365 parce qu’il y a très peu de temps qu'on est dessus.
00:12:41
Je l’utilise beaucoup parce que ça me permet de ranger toutes mes notes de façon organisée.
00:12:48
Effectivement, vous l'avez évoqué, ça va vous permettre de ranger vos notes de façon organisée. C'est le principal atout de OneNote, c'est un outil de prise de notes mais vous auriez pu me dire : « On prend Word et c'est pareil » mais non, OneNote va permettre d'organiser
00:13:08
des bloque-notes différents, des pages, des sections. Au sein même de différentes pages, on va pouvoir organiser les notes comme on le souhaite, ajouter des marqueurs, écrire où on le souhaite, faire des traits à main levée… OneNote nous offre énormément de possibilités de prise de notes. Je viens de cliquer dessus et on voit à droite un petit onglet qui s'ouvre. On va attendre que ça apparaisse plus en détail et on verra ce qu’il est possible de faire avec.
00:13:36
Le temps que ça apparaisse je peux vous poser une question ? Quand on organise une réunion, on peut directement inviter une team existante ?
00:13:50
-Ça va être spécial si vous organiser la réunion depuis Outlook : vous allez inviter des personnes plutôt que des équipes. Si vous organisez depuis Teams, vous pouvez inviter des équipes directement et la réunion apparaîtra également sur Outlook. -Donc ça se fait plutôt dans l'autre sens, depuis Teams et pas depuis Outlook. -Oui, en fait depuis Outlook, on invite des gens dans une réunion Teams et depuis Teams, on invite une équipe et des gens dans une réunion tout court.
00:14:22
On voit que c'est apparu, je retrouve mon bloc-notes Alpha Project.
00:14:27
Je clique sur « Save », ça va prendre quelques secondes encore une fois pour sauvegarder. Après ça vous allez voir un nouveau lien apparaître dans ma demande de réunion. Je ferme.
00:14:39
Un nouveau lien apparaîtra et il me permettra d'accéder directement à OneNote avec les notes de réunion sur lesquelles tous les acteurs de la réunion pourront interagir sans aucun problème.
00:14:57
On a vu sur Outlook tout ce que nous avions à voir. Avant que l'on passe à Project puis à Yammer, est-ce que vous auriez des questions sur ce qu'on a vu ?
00:15:10
-Non, jusqu'à là tout va bien. -Tout va bien, merci. -Parfait. On a vu Outlook, on va maintenant ouvrir notre portail Office.
00:15:19
Je l’affiche à l’écran. Sur le portail Office, on va passer directement sur Project. Vous le remarquez, on a l’icône Project ici.
00:15:32
Au cas où vous n'avez pas cette icône, quand vous arrivez sur votre page,
00:15:37
ouvrez le menu démarrer online sur la gauche,
00:15:42
on clique ensuite sur toutes les applications,
00:15:46
et là je vais retrouver la liste de toutes les applications auxquelles j'ai accès avec mon profil utilisateur.
00:15:54
Comme vous le voyez, on en a beaucoup plus que sur la page d'accueil. Je vous invite vraiment à passer par là au cas où.
00:16:01
Rendons-nous maintenant sur Project que j'ai ouvert auparavant pour m’assurer qu'il soit chargé pour la réunion.
00:16:10
J'arrive sur mon Project. C’est un peu le fouillis : j'ai des onglets partout, des documents partout, qu'est-ce qui se passe ? où je vais aller ? On va tout d'abord retrouver tout en haut ce qu’on pourrait appeler la timeline, la frise chronologique de nos projets.
00:16:30
Ça va du premier projet, du plus ancien, on va le plus ancien « training » qui a commencé le 8 mars 2016.
00:16:38
Et ça se termine avec Alpha Project qui a commencé le 9 décembre 2016 et qui va se terminer bientôt le 27/06/2019 tout à droite.
00:16:52
On voit donc notre frise chronologique. En cliquant dessus, je ferai apparaître des barres, onglets et boutons spécifiques liés à la chronologie.
00:17:06
En-dessous, je vais retrouver tous mes projets avec des informations rapides : Alpha Project qui se termine à x date, commence à x date, le coût qu'il a engendré jusqu'ici,
00:17:18
le coût de référence, le coût réel, le coût fixe, etc. Je peux m'attarder sur ces informations par rapport au coût, c'est très spécifique par rapport à vos projets, par rapport aux entreprises.
00:17:30
C’est plutôt difficile de faire quelque chose de très général comme explication je vous laisserai voir ça par vous-même en temps et en heure. Ce qui va nous intéresser, c’est de créer notre propre projet.
00:17:41
On va cliquer sur « projets » en haut.
00:17:44
Et on va avoir « nouveau ».
00:17:47
Dans « nouveau », on va avoir 2 choses (qu'on soit en français ou en anglais ça sera le même nom) : SharePoint Task List et Enterprise Project. est-ce que vous sauriez me faire la différence entre les 2 ?
00:18:08
SharePoint Task List, ça sera directement dans SharePoint alors que l'autre il faut le logiciel produit.
00:18:19
Effectivement, il y aura cette idée de liaison à SharePoint puisque ça aura le même fonctionnement au fond même s’il y a quelques différences car on est sur Project.
00:18:33
Mais la première différence on va dire entre les deux,
00:18:37
ça va être les droits et possibilités qu'on a dessus. SharePoint Task List, c'est quand on veut que tout le monde ait la possibilité de créer et modifier des tâches pour qu'ils aient la possibilité de faire absolument ce qu'ils veulent sans pour autant devoir vous demander la permission à chaque fois. C'est un groupe de confiance, ils savent comment on utilise Project, vous savez comment ils travaillent, on leur fait confiance, ils ont tous les droits.
00:19:06
Alors que Enterprise Project, c'est quand on veut un contrôle total, c'est-à-dire que les collègues vont pouvoir ajouter, modifier ce qu'ils veulent mais rien ne sera pris en compte tant que je n'ai pas accepté cette mise à jour.
00:19:21
C’est vraiment cette idée de « on travaille en équipe » ou alors « je manage mon équipe ».
00:19:28
Pour la démonstration, je ne vais pas ajouter d'équipes, je peux prendre n'importe lequel des deux, ce sera pareil. Prenons « Enterprise Project ».
00:19:43
Il va me demander les informations logiques : le nom : « Projet Omega »,
00:19:51
une petite description :
00:19:53
on va mettre c'est un simple test,
00:19:56
une date de début : ça va être aujourd'hui le 27/06.
00:20:05
Et on va aussi choisir, en plus de moi,
00:20:08
le ou les propriétaires.
00:20:11
Apparemment il y a un léger souci de connexion.
00:20:18
On va ajouter, par exemple, Alexis Delfly.
00:20:24
Double-clic, on voit qu'on peut l'ajouter.
00:20:28
Je peux refaire parcourir et je retrouverai d'autres noms.
00:20:34
On fait « terminer ».
00:20:39
Ça prend de temps parce que ça va créer, on voit en haut à droite « traitement en cours ».
00:20:45
C'est en train de créer mon projet, ça prend du temps.
00:20:49
En attendant n'hésitez pas si vous avez des questions le temps que ça charge.
00:20:57
Je vais arriver sur ma tâche, mon nouveau projet, mon projet « Omega ».
00:21:05
Le plus important c'est ce qu'on va voir ici.
00:21:09
Ça va être la liste de toutes les tâches de mon projet.
00:21:15
Par exemple,
00:21:17
nom de la tâche : test 01.
00:21:23
On voit après différentes informations :
00:21:25
« retard » ou même « durée », « début », « fin », « % du travail achevé »… Ce sont des informations que vous allez remplir vous-même. Malheureusement je n’ai pas de bonne pratique puisque ça dépend vraiment de votre projet, de ce que vous avez en cours.
00:21:42
Ce qui va être intéressant se trouve à droite : nom des ressources. Je double-clique.
00:21:49
Rien n’apparaît, je ne peux rien faire. J'ai peut-être créé mon projet
00:21:54
mais je n'ai ajouté aucune ressource. Une ressource, c'est quoi ? C'est une salle, un collègue… C'est quelque chose qui aura un impact.
00:22:05
Je peux naviguer dans mes différents onglets.
00:22:11
Projet.
00:22:13
Page.
00:22:14
Tâche et options. On va s'intéresser à « projet » puisque je vais avoir « créer une équipe ».
00:22:21
Je quitte parce que je vais aller créer une équipe.
00:22:29
Je crois qu'il y'a un téléphone qui sonne de votre côté, pensez à couper le micro quand le téléphone sonne.
00:22:38
Je vais retrouver tous les membres de mon équipe.
00:22:44
Et je vais cocher ceux que je souhaite ajouter en tant que ressource.
00:22:51
J'ai ajouté Alexis, Adrien et Chad.
00:22:55
Je les ai choisis.
00:22:56
Je vais cliquer sur « enregistrer » et fermer.
00:23:02
Ça prend encore du temps, c'est normal.
00:23:06
Si je reviens dans mes tâches, je n’avais pas enregistré donc tout à disparu. Le plus important c'est dans « ressources ».
00:23:13
Je vais avoir une petite flèche.
00:23:16
Je clique dessus et je pourrai affecter quelqu'un à cette tâche : Adrien,
00:23:23
et même plusieurs personnes : Adrien et Alexis, par exemple. Adrien sera affecté à la tâche « Test 01 ».
00:23:32
On va dire la date de début : aujourd’hui.
00:23:39
La date de fin : le mois prochain. On a bien sûr 0 retard.
00:23:47
La durée, % du travail achevé, etc. Ensuite, je peux ajouter d'autres tâches : Test 02 et ainsi de suite. Petit à petit, on va avoir les tâches qui apparaissent sur la chronologie.
00:24:03
On va ajouter d'autres informations.
00:24:09
On va faire un test avec date de début et étrangement il ne me parle plus de modifier. Je crois qu'il y a eu un petit bug sur la page.
00:24:21
Dans tous les cas pour expliquer, je peux modifier ma date de début et ma date de fin.
00:24:28
Et ça va se modifier automatiquement sur la frise chronologique. Ça me permet d'avoir un réel visuel sur les tâches en cours, les tâches dont l'échéance approche, les tâches qui sont en retard et ainsi de suite.
00:24:41
Ça me permettra de retrouver rapidement les informations sur mes tâches et affecter des personnes, etc. Il y a beaucoup plus de possibilités sur Project qu'on ne va pas voir aujourd'hui puisqu'on est encore dans cette optique de découverte rapide, un petit teasing pour que vous puissiez vous intéresser petit-à-petit votre côté et suivre les vidéos tutoriels qu'on peut avoir notre plateforme de formation ou même sur d'autres formations sur Project. Avant que l'on passe à Yammer, est-ce que vous avez des questions ?
00:25:17
Non c'est bon pour moi.
00:25:20
Ça marche.
00:25:21
Je referme Project.
00:25:26
On va arriver sur Yammer. Est-ce que vous connaissez Yammer, est-ce que vous pourriez nous expliquer son fonctionnement, à quoi ça sert ?
00:25:35
Je me suis connectée à Yammer mais c'est vrai que je n’ai pas réussi à y trouver un vrai intérêt par rapport à Teams que j'essaye d'utiliser un peu plus aujourd'hui. C’est très récent notre connexion Office 365. Comme je suis très curieuse, je cherche beaucoup mais c'est vrai que jusqu'à présent j'utilise très peu Yammer.
00:26:04
C'est très intéressant cette remarque que vous avez faite : quelle est l'utilité de Yammer par rapport à Teams ? On va garder ça dans un coin de l'esprit. Tan, est-ce que vous utilisez Yammer et est-ce que vous savez nous définir son utilité sans forcément parler par rapport à Teams, juste dans un sens général ?
00:26:23
J’ai fait un cours pour découvrir Yammer sur le MOOC aussi mais dans ma boîte personne n’utilise Yammer.
00:26:40
De votre côté ce n’est pas réellement utilisé ? Du coup, je vais vous donner une définition générale de Yammer : c’est ce qu'on va appeler un réseau social d’entreprise. Attention, ça ne veut pas forcément dire réseau social interne, il peut tout à fait être ouvert vers l'extérieur.
00:27:03
Cette idée d'échange. On va reprendre votre remarque, Shirley :
00:27:08
« quelle est l'utilité de Yammer par rapport à Teams ? ». Teams est un outil de communication et de collaboration très abouti et qui est un peu le phare qu’utilise Microsoft aujourd'hui. Quelle est donc l'utilité de Yammer par rapport à Teams ? Teams, de mon point de vue et je pense que c'est l’utilisation de pas mal de personnes également, va être vraiment cette idée de communication et de collaboration autour d'un projet, d'une équipe, d'un sujet.
00:27:39
C'est quelque chose qui, même ouvert à pas mal de personnes, va rester très réduit dans le public qu’il va toucher et il va être un extrême et l'autre en même temps : la conversation informelle, c'est-à-dire que j'envoie un message à mon collègue pour savoir où on mange ce midi, par exemple. C'est informel, c'est un petit message rapide entre collègues.
00:28:05
Mais également l'autre extrême, pour le travail d’équipe. On est sur un Teams ce qui va s'appeler « projet Alpha », on échange sur le coût marketing, sur la publicité, sur nos commerciaux… Beaucoup de travail.
00:28:19
Alors que Yammer va être le juste milieu entre ces conversations informelles et ces conversations très professionnelles. On va s'en servir comme de la communication générale.
00:28:32
Tout dépend de l'entreprise, l’utilisation peut être différente.
00:28:36
Dans l'idée, Yammer va être ce principe de communiquer avec les acteurs internes et externes à l'entreprise. Ce n’est pas forcément tous vos clients mais peut-être vos collaborateurs externes.
00:28:49
Ça va être, par exemple, « attention, dans une semaine nous lançons notre nouveau produit. Pensez à noter la date » ou encore ça va être en interne avec les collègues : « n’oubliez pas, réunion très importante dans 2 jours sur le sujet XY. N'oubliez pas d'être présents ou alors faites en sorte de gérer votre agenda par rapport à ça ».
00:29:11
Ça va vraiment être le juste milieu de la communication générale en masse interne et externe. Pas forcément dans cette idée « on veut qu’il y ait tout le temps des échanges » mais plutôt dans l'idée « on veut informer et on veut être sûr que les collègues ont reçu l'information » sous le principe de « j'aime », de partage de documents, de commentaires.
00:29:34
On va s'intéresser à Yammer, ce ne sera pas très approfondi, on va parler plutôt d’un sens général. Je suis sur mon Yammer et plus particulièrement sur ce que j'appelle mon fil d'actualité Yammer.
00:29:50
Je vais retrouver 3 fils d'actualité différents : découverte, c'est ici que je vais trouver tous les messages que je n'ai pas encore vus, c'est nouveau, je le découvre.
00:30:02
Le fil d'actualité « suivies ».
00:30:05
C’est là que je vais retrouver les messages des personnes que je suis. Comment suivre quelqu'un ? C'est très simple.
00:30:14
Je passe ma souris sur son nom et j'aurai la possibilité en haut à droite de cliquer sur « suivre ». Ici, pourquoi je ne l’ai pas ? Parce que j'ai survolé mon propre commentaire. En cliquant sur « suivre », je retrouverai les conversations et les publications de ces personnes.
00:30:30
Et finalement, le fil d'actualité « tout ». Je vais retrouver absolument tout : ce que j'ai vu, ce que je n'ai pas vu, ce que j'ai aimé, ce que j'ai publié… Absolument tout. C'est le fil d'actualité général.
00:30:42
Je peux publier.
00:30:44
Pour publier, je clique et j'écris un message.
00:30:49
« Bonjour à tous ». Je peux modifier le format.
00:30:53
Je sélectionne, on va mettre en gras, en italique et je peux même ajouter une liste à puces :
00:30:59
« étape 1, 2, 3 »
00:31:05
et je peux modifier le format.
00:31:09
Je peux donc gérer ma mise en forme.
00:31:12
On n'oublie pas qu'on a la possibilité, quand on publie, d'ajouter des image GIF, ces petites vidéos très courtes à caractère humoristique qui se répètent en boucle. On va mettre un petit dinosaure qui danse.
00:31:27
On peut également sélectionner un fichier depuis Yammer. En cliquant dessus,
00:31:32
je vais retrouver tous les groupes Yammer dont je fais partie. Sur Yammer on peut avoir des groupes thématiques.
00:31:41
Dans « démonstration fichiers », je retrouve un document que je peux partager.
00:31:46
Dans « test groupe MOOC », on voit « Vous avez sélectionné un groupe privé. Les fichiers du groupe privé ne peuvent pas être partagés avec d'autres groupes ». On a des groupes privés et publics, je ne peux pas me permettre de partager un document privé avec tout le monde.
00:32:02
Je sélectionne mon document.
00:32:05
Et je vais pouvoir le partager.
00:32:07
Ensuite, j’ai juste à faire « publier ».
00:32:10
Je ne peux pas puisque c'est encore en train de charger, et ça apparaîtra.
00:32:15
En haut, on voit « sondage ». Dans « sondage », par exemple, « date pour le meeting »
00:32:25
et on va mettre plusieurs dates : 01/07,
00:32:32
05/07 et 10/07. Je peux publier mon sondage.
00:32:41
Une fois qu'il sera publié, mes collègues auront la possibilité de voter pour ce qui les intéresse.
00:32:48
Et finalement « compliment ». Je peux choisir une icône, par exemple, on va mettre la petite ampoule. Qui souhaitez-vous complimenter ? On va être moi-même. Et « partager leurs réalisations », on va mettre : « félicitations pour cette brillante idée », par exemple.
00:33:11
Et là je pourrais publier pour complimenter un collègue. À quoi sert le compliment ? Ça n’ajoute rien mais ça fait plaisir et c'est toujours intéressant d'avoir des petits compliments, des icônes pour complimenter nos collègues sur leurs réalisations.
00:33:32
Pour terminer rapidement sur Yammer, parce c’est de la découverte, on va dans le groupe « démonstration fichiers » à gauche.
00:33:43
Dans ce groupe, j'ai pratiquement la même interface que ce que j'avais juste avant, la seule différence étant que si je clique sur « fichiers », je vais accéder à une bibliothèque de documents. Mes groupes Yammer, qu'ils soient privés ou publics, vont avoir accès à une bibliothèque de documents. Je peux créer moi-même des nouveaux documents Word, PowerPoint, Excel mais je peux également charger des documents depuis mon ordinateur.
00:34:12
Ça me permet rapidement d'échanger avec des collaborateurs sur un thème spécifique. On peut très bien avoir un groupe Yammer qui s'appelle « ressources humaines », tous ceux qui sont liés aux ressources humaines sont dedans, et ils échangent de la documentation sans envoyer une quinzaine de mails et sans envoyer tous les documents sous les yeux des autres collaborateurs qui sont peut-être concernés par ces documents puisqu'on parle des ressources humaines.
00:34:38
On est passé rapidement sur Yammer. Est-ce que vous auriez des questions sur Yammer avant que l'on passe à notre plateforme de formation ?
00:34:49
Non c'est bon pour moi.
00:34:50
C'est bon.
00:34:52
Je vais maintenant mettre à l'écran notre plateforme de formation que vous connaissez probablement déjà : le MOOC Office 365.
00:35:00
Sur notre MOOC, on va trouver diverses choses. Premier onglet : parcours. Cet onglet, avec des possibilités de triage et de filtrage, va regrouper des thèmes.
00:35:12
Par exemple, le thème « collaborer au sein d'un groupe Office 3065 ».
00:35:16
Si je clique dessus,
00:35:19
je vais retrouver 6 cours. Chacun de ces cours est lié à cette thématique.
00:35:24
Le cours 1, par exemple,
00:35:27
« Groups – gagner en efficacité ». Le cours 4 :
00:35:31
« Plannur – suivre des tâches au quotidien ». Je vais retrouver 6 cours, je ne suis pas obligé de suivre si cours d'une traite. J'ai plein de dates différentes, je les suis dans l’ordre que je souhaite.
00:35:45
À la fin, j'aurai vu une thématique complète.
00:35:49
Si vous êtes intéressé par les thématiques plutôt que des logiciels spécifiques, je vous invite à passer par les parcours.
00:35:55
Dans les cours, on va retrouver absolument toutes les sessions de formation que l'on propose. Certaines sont gratuites, d'autres sont payantes sous abonnement Office 3065 que l'on propose sur notre plateforme.
00:36:07
On va choisir, par exemple, un logiciel : Teams.
00:36:15
Sur Teams, on va retrouver tous les cours que l'on propose et on voit, par exemple, un cours qui s'appelle « fonction commerciale ».
00:36:23
C’est un cours qui va regrouper plusieurs sujets, comme aujourd'hui avec « chef de projet », sauf qu’à l'intérieur il y aura également Teams.
00:36:30
Vous souhaitez vous inscrire à un cours ? C'est très simple, on va cliquer, par exemple, sur « communiquer en équipe ».
00:36:37
En haut à droite, on voit « prochaine session de formation sur ce thème le 8 juillet 2019 à 16h ». Je peux cliquer sur « je m'inscris ».
00:36:47
Et là on voit « votre inscription a bien été enregistrée ».
00:36:55
Je peux me désinscrire de la même manière.
00:36:58
Les cas d'usage vont être des vidéos très courtes, entre 50 secondes et 5 à 6 minutes. Ce sont des cas pratiques.
00:37:07
Par exemple, « gérer vos réunions d'équipe ». Ça ne parle pas forcément de logiciel, ça parle de bien gérer une réunion d'équipe. Ce sont vraiment des bonnes pratiques, des cas d'usage.
00:37:18
Dans le même principe, on aura les tutoriels. On en a énormément, également des vidéos très courtes, qui tourneront plus autour des logiciels.
00:37:27
Je me pose des questions sur Project, j’aimerais bien en savoir plus.
00:37:31
3 vidéos sur Project. On a quelques informations : création d'un projet, personnalisation de l’affichage du projet, créer les tâches du projet. On voit que ça va de 4 minutes à 7 minutes 30, toujours très court.
00:37:44
Autour d’O365.
00:37:49
Il est encore en test donc il m'a renvoyé sur les cours puisque c'est une nouveauté. Vous avez un petit aperçu rapide, c'est une nouveauté qui va bientôt arriver sur notre plateforme.
00:38:02
On a la petite loupe qui permet de rechercher, par exemple, tout ce qui est en rapport avec Teams.
00:38:08
J’ai 18 résultats dans tutos, 20 dans cas d’usage, 13 dans cours, 5 dans parcours.
00:38:15
Ça me permet de retrouver tout ce qui a un rapport avec Teams.
00:38:17
Une petite nouveauté : le calendrier. Il me permet de voir la semaine à venir et, par exemple, je sais que lundi à 16h j'ai des disponibilités.
00:38:28
Je clique et je vois « les outils collaboratifs et de stockage OneDrive et SharePoint ». Au lieu de me dire que je vais veux une session Teams, je vais donc aller voir Teams et voir toutes les dates dispos, ce que je peux faire c'est me dire que la semaine prochaine j'ai des disponibilités, j'irais bien voir les formations qui sont disponibles sur cette disponibilité. Si ça vous intéresse, le bouton « s'inscrire » est ici.
00:38:53
Pour terminer, si vous cliquez sur votre prénom en haut à droite puis sur « mon tableau de bord »,
00:39:02
vous allez avoir la possibilité de voir votre indice de recommandation : plus vous consultez de contenu, plus les recommandations vont être précises. Ça vous recommandera les cours les plus intéressants, les tutos le plus intéressants pour vous.
00:39:17
Juste en dessous, on retrouve les parcours, cours, cas d'usage et tutoriels les plus consultés, recommandés pour vous et les plus récents.
00:39:24
Si on descend encore, on va voir votre tableau de bord : le nombre de cours auxquels vous participez, le nombre de parcours auxquels vous participez, le nombre de partages que vous avez effectués sur vos réseaux sociaux et également le nombre de sessions auxquelles vous êtes inscrit, avec la possibilité de se désinscrire.
00:39:42
Il faut savoir qu'à la fin de notre session, dans 2 petites minutes, vous allez avoir la possibilité d'évaluer cette session. Vous n'êtes pas obligé, si vous ne le faites pas ce n’est pas grave, on ne va pas vous envoyer de mail, one ne va pas vous appeler, vous ne le faites pas, point final. Au cas où, si vous souhaitez remplir cette évaluation, ce seront 3 notes sur 10, oui ou non et un commentaire facultatif.
00:40:09
C'est très rapide, ça nous aide formateurs à nous améliorer dans notre façon de faire, notre présentation mais également à améliorer le contenu que nous présentons.
00:40:20
Maintenant qu'on a vu tout ça,
00:40:24
je vais vous demander une dernière fois : est-ce que vous auriez des questions, des choses que vous souhaiteriez voir, quelque chose qui n'est pas clair?
00:40:41
Non il n’y a rien de pas clair pour moi aujourd'hui.
00:40:45
C’est clair pour moi.
00:40:47
Très bien, si tout est bon pour vous, je vais vous remercier d'avoir été présents à la session d'aujourd'hui. Je vous souhaite de faire bon usage de tout ce que vous avez pu apprendre. Peut-être au plaisir de se revoir sur une autre session et sinon, vu l'heure, je pense que je peux vous souhaiter un bon appétit et une bonne fin de semaine. Merci beaucoup à vous, passez une bonne journée, au revoir.

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Chef de Projet