Atelier - S'organiser : Quel outil pour quel usage ?

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Dans cet atelier, nous vous invitons à découvrir tous les outils Microsoft 365 vous permettant de vous organiser. Vous allez faire un tour d'horizon complet des outils de gestion du temps et des tâches au travers d’un échange interactif avec l'Animateur - Formateur et les autres participants. 

Quel que soit votre domaine d’activité, la rapidité des échanges rend de plus en plus difficile votre gestion du temps ou celle des équipes dont vous avez la charge. Vous vous retrouvez, comme la plupart des employés, rapidement submergés de courriels, de réunions et de tâches urgentes. Mais comment choisir l’outil adapté à votre structure ? A votre façon de travailler ?  Comment se consacrer pleinement aux projets ou au travail d’équipe ? Heureusement, il existe des outils Microsoft prévus pour vous faciliter la vie et améliorer votre gestion du temps... 

Thématique de la session :
Découverte des outils d’organisation de Microsoft 365. 

Public cible :
Tous les utilisateurs souhaitant découvrir la solution Microsoft 365 de façon globale : 

  • Vous connaissez déjà Microsoft 365, mais souhaitez découvrir les outils permettant de s’organiser de Microsoft.

  • Vous venez d'arriver dans cet univers et vous souhaitez comprendre et vous repérer dans cette galaxie de services.

  • Vous souhaitez avoir une vue plus précise de tous les outils d’organisation proposés dans la solution Microsoft 365.

Niveau au démarrage : 
Débutant 

Prérequis :
Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyens et méthodes pédagogiques :
La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle et un outil collaboratif. 

Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires. 

Objectifs : 

À l'issue de cet atelier, vous serez capable de : 

  • Vous repérer dans la galaxie des services Microsoft 365

  • Connaître les outils d’organisation et leur usage

  • Vous situez dans vos connaissances de la solution

  • Vous permettre de gagner du temps et de faire les bons choix dans votre montée en compétences

Compétences visées:

  • Savoir choisir les bons outils d’organisation de la suite Microsoft 365 d'après vos besoins

  • Utiliser à bon escient et en complémentarité les outils Microsoft 365 et la plateforme MOOC 

Plan du cours : 

  • Faire connaissance avec le groupe
  • Se repérer dans les 4 dimensions de la suite Microsoft 365 
  • Analyser vos besoins 
  • Découvrir les outils encore méconnus 
  • Découvrir les intérêts ou bénéfices de chaque outil d’organisation 
  • Présentation des cours du MOOC Office 365 
  • Se projeter dans son parcours de formation 

Éléments de contexte :
Lorsqu’ on parle de gestion de projet en entreprise, on pense aux diagrammes de Gantt et aux tableaux Scrum notamment pour ce qui concerne la gestion collaborative des projets. On pense aussi à la création des tâches et l’assignation des personnes ou des ressources en général. 

Dans la suite Microsoft Office 365, le panel des outils de gestion tâche permet de répondre à l’ensemble de ces besoins. Par exemple, avec l’application Project, on peut créer des diagrammes de Gantt qui présentent les différentes phases d’un projet et la progression de celui-ci. 

Et si vous êtes dans un environnement d’agence et vous avez besoin d’une bonne répartition des ressources, Project intègre la gestion des ressources. 

Toujours dans cette optique de la gestion de projets, les chefs de projet réclament souvent des outils efficaces pour planifier et superviser les heures de chacun des membres de leurs équipes afin d’éviter les surréservations, de respecter les délais et de satisfaire les clients. 

Dans la suite Office 365, l’application Planner qui est un concurrent à d'autres outils de gestion de projet et de collaboration, type Jira ou Trello, permet de planifier et de superviser le travail d’équipe. Vous gérez les tâches en assignant des missions aux membres de l’équipe. Vous partagez, et suivez l’état d'avancement des projets. 

Toujours parmi les applications de la suite office 365, Microsoft Lists, vous aide à suivre les informations et à organiser le travail. On y retrouve des listes simples, intelligentes et flexibles qui permettent de rester au courant de ce qui compte le plus pour l’équipe. On peut suivre les problèmes, les actifs, les routines, les contacts, l'inventaire et plus encore à l'aide de vues personnalisables. 

Enfin, pour conclure, pour ce qui concerne votre organisation personnelle, vous avez l’application TO DO qui liste toutes vos tâches et facilite le tri afin de vous concentrer sur ce qui est important. Elle comprend une liste « Ma journée » pour vos tâches quotidiennes et vous permet également de créer des listes supplémentaires pour organiser votre travail, vos projets, vos courses, etc. 

Pour voir la liste des sessions merci de vous connecter via le boutton ci-dessous ou depuis le menu de navigation.

Vignette session

Ce cours propose votre participation dans une classe virtuelle avec un formateur expert du sujet.

Votre participation n'est pas obligatoire pour visualiser les autres ressources, mais si vous souhaitez poser vos propres questions et avoir un échange en direct, c'est ici que cela se passe.