Assistant(e)

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L'assistant est un rôle clé dans l'entreprise. La communication et la production de documents doivent être efficace. Souvent considéré comme "spécialiste" de la mise en forme bureautique, gagnez en efficacité et en temps avec Office 365.
 

Thématique de la session : Métier - Assistants

Public cible : Utilisateur travaillant en lien avec les assitant(e)s, souhaitant découvrir des usages MS365 en lien avec le domaine

Niveau au démarrage : Débutant 

Prérequis : Maitriser en autonomie les usages basiques de la navigation informatique et les usages de son ordinateur 

Moyens et méthodes pédagogiques : 

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle 
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires 
  • Des vidéos peuvent venir compléter le cours 

Objectif : A l'issue de ce cours vous serez capable d'organiser votre travail en fonction autour de votre métier avec les certains outils Microsoft 365

Compétences visées : 

  • La session est réalisée à distance avec un outil de classe virtuelle
  • Le formateur anime la session en direct, ce qui permet les interactions et questions des stagiaires

Plan du cours : 

  • SharePoint 
    • Créer vos documents sur l’espace collaboratif
    • Utiliser la bibliothèque existante
  • Teams 
    • Interface
    • Contacts et statut de disponibilité
    • Conversation instantanée
    • Interactions avec Outlook
  • Outlook 
    • Maîtriser le partage et la délégation de calendrier
  • OneNote 
    • Organiser vos notes


Éléments de contexte : 

En tant qu'assistant, l'utilisation de Microsoft 365 vous permets un gain de temps et d'efficacité considérable.

Microsoft Sharepoint vous donnera un accès simplifié aux informations en plus de faciliter le travail en collaboration à distance. 

L'organisation des notes sur Microsoft Note, l'utilisation et le partage de document par Microsoft Word ainsi que les modèles PowerPoint permettent une mise en forme rapide et propre de documents accélérant le processus de validation par vos responsables.

00:00:10
OK bienvenue à vous dans cette session du MOOC un alors est-ce que vous pouvez me dire euh un peu ce que vous faites quel est votre cœur de métier et ce que vous quelles sont vos attentes autour de cette session.
00:00:25
Euh bah je suis assistante donc j'utilise un peu tous les outils mais c'est pour une mise à jour en fait.
00:00:32
Désaccord.
00:00:34
Quand vous dites utilise tous les outils c'est-à-dire vous pouvez me préciser à tous tous les outils et des outils que je te dise pas encore comme un trail Ventoux ?
00:00:44
Parce que je suis là je suis pas trop mais bon je travaille sur Word Excel.
00:00:50
Le poisson tu es.
00:00:53
D'accord OK donc tout ce qui est suite Office tout ça vous maitriser et vous voyez bien truc léger ?
00:00:59
Oui oui.
00:01:00
Très bien alors on n'y va.
00:01:05
Dans un premier temps quelques petites consignes pour que la cession se passe bien merci surtout de ne pas prendre le deuxième Apple téléphonique avidement aussi comme nous sommes 2.
00:01:14
Euh toujours mettre votre téléphone en mode micro muer c'était au cas où il aurait du bruit autour de vous mais si c'est comme maintenant y'a aucun souci.
00:01:25
Pas de problème et rester actif sur votre PC c'est une veillée configurer remuer de temps en temps la souris pour qu'elle avait une s' active pas sinon vous perdriez la vidéoconférence.
00:01:36
OKC'est tout pour les petites consignes le contenu de notre session qui va durer donc 3 quarts d'heure ?
00:01:43
Autour de donc chère Pauline comment créer vos documents sur un espace collaboratif qui peut contacter une personne absente et organisé vous contacte par contre ?
00:01:54
Outlook maîtriser le partage et la délégation calendrier alors ça peut-être que eux c'est déjà des choses que vous faites.
00:02:02
Régulièrement mais vous me direz au fur et à mesure un e OneNote organiser vos notes donc si vous ne connaissais pas parlé donc c'était application OneNote chez vous.
00:02:12
Montrer un petit peu en quoi il consiste Word co éditer un document dont tout à l'heure vous me disiez euh j'utilise pas encore forcément onedrive et autres onedrive et SharePoint on fera on fera la petite différence tout avec ça et puis on ira voir ensemble comment on peut éditer un document ?
00:02:27
Tais-toi quand j'utilise l éternel suivre les modifications et revenir à une version antérieure éventuellement notre objectif est de gagner en efficacité.
00:02:35
Dans la délégation et la communication.
00:02:39
Simplement on est bien d'accord avec çAC'est bien voilà alors allons-y donc le métier des assistantes rédiger un document en dernière minute je suis sûr que ça vous arrive jamais.
00:02:53
Non voir faire que je vais refaire quelque chose rapidement à la dernière minute donc ma problématique est la suivante comment faire pour obtenir des informations.
00:03:03
Quels sont les outils dont je dispose pour permettre un travail efficace à distance ?
00:03:09
Et euh.
00:03:10
Est-ce qu'on vous propose c'est d'essayer de répondre par vous-même déjà à ces questions et de voir ensuite quels outils on va aller chercher pour répondre à ces problématiques donc comment faire pour obtenir des informations et quelles sont les outils dont vous disposez aujourd'hui.
00:03:25
Pour mettre un travail efficace.
00:03:27
À distance pour permettre un travail à distance.
00:03:32
Alors que tu es pour l'instant moi je travaille beaucoup Paris mais là on a un réseau interne aussi mais voilà pour 2 essentiel pour l'instant que j'utilise donc y a encore très peu de monde qui utiliser onedrive et autres ?
00:03:46
D'accord pour eux.
00:03:49
Pour des raisons pour quel type de raison parce que c'est méconnu ou parce que c'est des consignes qui vous sont donnéSC'est le souhait de notre entreprise de d'avant-saison dans ce sens ?
00:04:01
Ça commence qu'on a grandi les personnes sur un territoire plus vaste final donc du coup.
00:04:11
Vous allez avoir besoin de communiquer beaucoup plus en tout cas la distance.
00:04:18
D'accord mais personne n'y a pas de collaborateurs directe avec vous êtes obligé de travailler tout ça à distance alors comment on peut faire pour obtenir des informations et comment on peut faire pour communiquer avec toutes les personnes.
00:04:31
Selon vous est-ce que on va pouvoir mettre en place Ben je sais pas çADépend si c'est oral aussi c'est écrit.
00:04:39
Tu tu de documents oral on verra ça peut-être juste après mon va déjà commencer par quelque chose d'écrit.
00:04:47
Vous avez besoin d'échanger de la documentation de d'échanger différentes choses comment vous allez pouvoir faire ça.
00:04:54
Bah onedrive New email.
00:04:57
D'accord OK alors je vais quitter mon pote voilà et on va aller ici.
00:05:06
Pendant.
00:05:09
Voilà ce que je veux voir ce que je vous propose vous travaillez donc en tant qu'assistante forcément pour.
00:05:16
Euh déménageur ou une direction ou les chefs de service apporte donc on a créé voyez ici.
00:05:24
Un espace charpente qu'est-ce que c'est que ça repose sur une de c'est quelque chose qui se veut un espace collaboratif et qui se veut un espace collaboratif ?
00:05:35
Collectif veut dire que c'est un espace qui vous appartient pas il n'appartient pas non plus à la direction ?
00:05:42
Mais que toutes les personnes qui ont reçUL'autorisation vont pouvoir venir consulter aussi ce que les documents qu'on a mis en place pour pouvoir ?
00:05:54
Euh travailler efficacement avec ces documents contrairement à onedrive comment parler tout à l'heure autant faire le la distinction entre les 2 où on a avec onedrive.
00:06:05
Un espace.
00:06:07
Collaboratif toujours mais qui se veut lui complètement individuel si on veut prendre une comparaison je fais souvent cette cette comparaison ?
00:06:17
On va dire que euh One drive c'est votre grosse clé USB.
00:06:22
Donc elle vous est complètement personnel en revanche cher pound c'est tout simplement la bibliothèque de votre ville par exemple vous avez votre carte de bibliothèque.
00:06:31
Donc vous avez accès à certain nombre de documents qui sont mis à votre disposition ?
00:06:37
Ou après en fonction des documents et en fonction des autorisations vous avez vous allez pouvoir soit consulté simplement le document soit le consulter et le modifier potentiellement d'accord çAC'est vraiment un truc Ah ouais finalement.
00:06:52
Donc c'est complètement un Jean I c'est complètement un espace de stockage les 2 un que ce soit onedrive.
00:06:58
Où que ce soit où que ce soit serpente c'est vraiment 2 espaces code de stockage en ligne donc çAC'est vraiment important on est bien dans ce qu'on appelle le clou alors sur connais pas bien ?
00:07:12
Eugénie son club en a au moins entendu parler dans les médias et autres hein euh mais euh donc on est vraiment dans du stockage en ligne qui va vous permettre d'accéder à vos documents ?
00:07:22
Depuis n'importe quel euh euh ordinateur on va dire depuis n'importe quel même smartphone ou une tablette c'est pour ça que c'est important pour.
00:07:31
On peut travailler avec un chef de service qui est souvent en mobilité vous avez besoin de d'obtenir rapidement une information ?
00:07:39
Euh vous pouvez lui envoyer un mail c'est sûr il a ses emails synchroniser son smartphone pour autant il va pas pouvoir forcément lire le document.
00:07:48
Avec ses espaces en ligne on n'y arrive on arrive aujourd'hui à ouvrir n'importe quel document n'importe où.
00:07:54
C'est çAL'idée comment ça se passe bien j'ai donc dans le Cher pour 01h d'ici une bibliothèque de documents.
00:08:04
OK way up documents.
00:08:08
Comment ça se passe ?
00:08:11
OK.
00:08:13
Voilà j'ai un stand de choses.
00:08:16
Qu'est-ce qu'il me fait.
00:08:18
Timidité d'avoir des documents et des sous documents au silence.
00:08:25
C'est-à-dire des sous document bah c'est bien de faire un dossier avec du vert d'eau le oui oui bien sûr vous pouvez organiser on va le voir ici avec le bouton nouveau.
00:08:36
Vous pouvez organiser tout ça comme vous le souhaitez notamment en mettant différents dossiers et puis donc document Word.
00:08:43
Ces documents Excel etc vous pouvez complètement organisé ce que vous voulez comme vous le souhaitez çAY'a pas de souci.
00:08:51
Avec ça.
00:08:53
Alors que j'ai rien dans l'accueil.
00:08:57
Tu fais quoi là ?
00:08:59
OKOK tout est mis en place je vais pouvoir donc utiliser mon document à venir le chercher le télécharger éventuellement.
00:09:10
Venir le modifier en ligne par exemple si je peux prendre un donc j'ai démo.
00:09:15
Voilà et voyez qu'il ouvre directement l'application Word mais Word online et je vais poupée je vais pouvoir le modifier.
00:09:23
Complètement comme je souhaite je vais par exemple si le modifier dans le navigateur donc tu peux m'ouvrir toutes les interfaces.
00:09:31
De Word.
00:09:32
Voilà.
00:09:34
Et je vais pouvoir maintenant donc il s' y faire ce que je veux dans mon document.
00:09:39
Voilà hop.
00:09:40
Je vais fils à papa je vais mettre un anti Trump à la cetera et cetera mon document est modifié et il est même déjà enregistré.
00:09:51
Puisque les enregistrements se font au fur et à mesure en temps réel donc vous avez plus à vous occuper de vous soucier j'irai de.
00:09:58
Savoir si document a bien été sauvegardé toutes les modifications sont prises en temps réel.
00:10:04
Et vous trouvez interface globale de Word.
00:10:09
Voilà.
00:10:10
Donc çAC'est particulièrement intéressant quand on a besoin d'aller rechercher une information donc là je suis arrivé sur mon site SharePoint donc vous pourriez l'appeler l'intranet de l'entreprise vous avez les différents services et vous votre service il est là donc.
00:10:26
Le.
00:10:27
Espèce de souci on va dire que certains tu sais juste des pages comme un site web classique un peu nourris site web qu'on peut consulter euh euh euh quand vous êtes en recherche de quelque chose et on a donc une page consacrée à la direction auquel vous avez accès à vous avez peut-être potentiellement accès.
00:10:46
À tout de suite aussi hein mais c'est celui de la direction qui vous intéresse puisque vous êtes directement concernés et vous allez pouvoir venir intégrer ?
00:10:54
Tout simplement si vous en avez l'autorisation bien sur eux les différents.
00:10:59
Les différents dossiers et fichiers dont vous voulez vous servir voilà donc à chaque fois on retrouve avec les 3 petits points un certain nombre d'options que vous allez pouvoir monter à l'ouvrir le partager.
00:11:10
Le publier et cetera voilà.
00:11:12
Condition d dans charpente.
00:11:15
La fonctionnalité dans One drive c'est rigoureusement la même savez exactement la même interface et vous avez le même chose sauf que ici on est dans du collectif vous n'avez absolument aucune autorisation à demander à qui que ce soit ?
00:11:30
Pour utiliser un document vous avez terminé votre document vous longez dans SharePoint votre manager au chef de service directeur.
00:11:39
Je veux consulter le document il le consulte sans vous demander votre avis et il a toujours le document complètement à jour à sa disposition.
00:11:48
Donc c'est çAL'idée de majeur de de cet outil de travail en fait c'est moi je décide décide de créer un char point.
00:11:58
Collaborateur je peux le faire c'est ça que j'adore que souvent il y a plusieurs EC'est bien je tracte de d'autorisation à demander Yad abord l administrateur général donc vous avez forcément chez vous j'imagine quelqu'un qui est en même carrément un service en fonction de la taille ?
00:12:18
L'entreprise qui s' occupe de tout ce qui est informatique en général ce qu'on appelle les administrateurs il faut que tu peux ouvrir tout simplement ils vont ouvrir un site ?
00:12:29
Oui bah moi j'ai besoin maintenant d'un site je peux me direction Val appeler comme ça mais c'est exemples j'ai besoin d'un site direction pour travailler avec Monsieur X et monsieur Z.
00:12:39
Voilà vous avez il vous ouvre le site et il vous il va vous nommé administrateur du site où je suis oner du site dépend comment c'est.
00:12:49
Eux ils vont rester administrateur et vous serez plutôt gestionnaire c'est sûr que c'est vous qui allez pouvoir aprèSGérer un petit peu le contenu parce que dans un site SharePoint et si on a mis une une bibliothèque mais on peut aussi très bien il mettre une liste par exemple ?
00:13:03
Je vais je prends une vis toute.
00:13:05
Toute mon Loulou contact pourquoi pas ou une liste de.
00:13:10
D'information particulière on pouvait très bien à la PL D'une bibliothèque mettre en place donc ça fait plus de de la chance hier pendant vois pas.
00:13:19
Mais ça mais vous avez la possibilité de mettre en place plusieurs plusieurs choses dans SharePoint on n'est pas obligé de rester sur des bibliothèques de documents.
00:13:28
Je pense qu'il a postée par le Cameroun draguent dans One drive c'est de la bibliothèque de documents eux pur et dur.
00:13:34
Y'a pas besoin y'a pas possibilité d'ajouter d'autres choses je pourrais vous montrer par exemple ici.
00:13:41
Pour vous puissiez vous euh je vais vous montrer celui là je pense que ça devrait fonctionner.
00:13:48
Voilà voilà un autre site SharePoint par exemple pour cette fois-ci le service communication et marketing où on a mis en PL 1 bibliothèque d'images.
00:13:57
Oui donc ici on retrouve le retrouve des bibliothèques de documents stratégie de distribution en fonction des différentes choses voilà et en AD'autres on a carrément afficher euh de.
00:14:10
C'est simplement pour que vous puissiez vous rendre compte.
00:14:14
Moi par contre je pense services financiers.
00:14:17
Voilà.
00:14:20
Services financiers voyez on a mis en place directement le temps que ça sargan.
00:14:26
Le rapport financier.
00:14:29
Et le fichier Excel qui s' affiche directement pour que les personnes qui ont accès à ce service financier et bien plus consultés euh l'évolution du chiffre d'affaires de la société etc etc bref tout donc c'est pour vous dire que dans dans SharePoint on est pas obligé de rester sur des débuts au texte que tu mens mais qu'on peut choisir ?
00:14:49
Te faire des des pages internet hein comme n'importe quel site internet un tout petit peu plus un petit peu plus fun si on veut si on veut dire ça comme ça un petit peu plus développé eux pour pouvoir mettre en place les différentes choses qu'on a envie de mettre en place voilà.
00:15:02
Salut mamie mettre un petit tableau de bord en place pour donner des indicateurs à la au responsable de la société si c'est votre travail de le faire vous pouvez le faire via cher brune ou noré pu essaye sale avantage alors envoyer un mail systématiquement j'irai toutes les 2h pour pouvoir pour pouvoir leur donner des informations ils ont.
00:15:22
Tu peux aller chercher l'information qui sera toujours mise à jour directement dans SharePoint ?
00:15:29
Ça simplifiera votre travail quelque part voilà donc voilà un petit peu pour pour faire pointer comment comment vous pouvez l'utiliser dans le cadre de cette fonctionnalité.
00:15:39
Ça va pour vous oui bien.
00:15:41
Bon.
00:15:43
Alors je vais passer maintenant à la deuxième problématique.
00:15:49
Regarde les métiers d'assistant toujours être efficace dans la délégation et la communication ça au niveau des assistantes c'est toujours un grand e de.
00:15:59
De du problème comment travailler efficacement en termes de communication problématique comment faire pour pallier à l'absence fréquente de vos collaborateurs pour échanger vos informations.
00:16:10
Et disposer des consignes de travail vous voulez bien faire tout ce qu'il faut mais encore faut-il que vous en ayez les informations.
00:16:17
Comment va comment vous allez faire ça parce que votre responsable et toujours par monts et par vaux le croiser en vitesse ?
00:16:25
Quelques secondes c'est pas toujours simple d'obtenir et puis c'est toujours au moment où vous avez besoin d'une information.
00:16:31
Vous savez bien que y'a personne et vous ne pouvez pas obtenir ce dont vous avez besoin pour avancer correctement.
00:16:37
Ça vous est jamais arrivé ça.
00:16:39
Je suis si bien qu'elles sont les outils dont vous disposez pour garantir une bonne efficacité dans votre mission alors toujours un retour vers les outils.
00:16:49
Ouais euh une problématique hein donc qui peut ?
00:16:52
Tu t'exprimes comme ça on peut comment faire pour eux quand les personnes ne sont pas là pour pouvoir toujours être en contact avec elle.
00:17:00
Quel ce que vous proposeriez comme utilisation comme outil pour pouvoir avancer avec ça ?
00:17:09
Je sais pas.
00:17:11
Mais pas d'idée non bah non tu qu'actuellement j'envoie un mail.
00:17:16
D'accord est-ce que vous utilisez l'application Skype.
00:17:20
Non.
00:17:24
Vous l'avez discussion terminéEDéjà fait en personnel mais pas dans le travail.
00:17:28
D'accord Alors voilà l'application Skype alors je vais enlever peut-être ça sera plus.
00:17:34
Papa voilà.
00:17:37
Voilà voilà bah application Skype.
00:17:40
ÇAC'est la mienne sur mon compte professionnel à la comment elle se elle.
00:17:46
Positionne en tout cas c'est toujours dans le but de pouvoir fluidifier complètement la formation et de pouvoir contacter quelqu'un au moment où on en a besoin.
00:17:56
J'ai tenté évidemment qu'elle soit un tout petit peu disponible ça va toi.
00:18:01
Alors.
00:18:02
On va faire rapidement le tour du propriétaire sinon je vais vous en parler pendant 2h mais c'est pas l'objectif aujourd'hui.
00:18:09
Okay donc vous avez ici votre identité et juste en dessous vous avez ce qu'on appelle les statuts de disponibilité c'est grâce à ça que je voulais savoir si mes collaborateurs sont disponibles.
00:18:23
Donc est-ce que tu disponible de disponibilité pour annoncer d'ici disponible occupé et on va basculer automatiquement de Lana l'autre en fonction de la manière dont vous avez rempli votre calendrier Outlook les 2 applications sont intimement liés et mais bon chercher réciproquement les informations.
00:18:41
Dans l'une et l'autre des infos des applications.
00:18:44
Voilà.
00:18:45
Pourquoi c'est toujours intéressant ?
00:18:49
À savoir ne pas déranger vous aller bloquer.
00:18:53
Toutes les notifications qui arrive ce que Skype fonctionne toute la journée en tâche de fond ?
00:18:58
Bonsoir vous avez ouvert une 1ère fois l'application elle se lance automatiquement au démarrage de Windows.
00:19:05
Donc après on a accès en fonction voilà mais vous êtes en grande réunion avec le tout nouveau dirigeant pour le coup.
00:19:12
À distance et en plein milieu le moment où vous allez partager votre votre écran avec quelqu'un vous avez une notification qui apparaît en général ?
00:19:23
Pas en bas à droite et puis-je vous demander si vous êtes disponible à 10h pour boire un café.
00:19:30
Ça peut-être sympathique c'est sûr mais quand vous êtes en pleine réunion très importante avec des choses sérieuses à présenter c'est pas toujours de très bon goût donc vous pouvez tout simplement bloqué de ces notifications pour ne pas vous déconnecter.
00:19:47
De Skype et puis en même temps.
00:19:49
Euh ne plus être dérangé c'est vraiment ça ça va vraiment tout bloquer toutes les notifications vous avez vécu avec une personne on peut mettre ça tout en déplorant lit avec une personne sur Skype.
00:20:01
ÇAC'est un statut que vous allez je vais dire forcé vous allez cliquer dessus pour pouvoir passer en ne pas déranger voilà.
00:20:08
Et si vous voulez revenir après à la lecture automatique de votre calendrier pour le nez dans les statuts et vous faites ici rétablir le sketch.
00:20:18
Et là il va recommencer à lire les différentes plages de votre euh.
00:20:24
De votre calendrier voilà.
00:20:26
Définir votre emplacement bah si votre j'sais pas moi votre responsable il est euh euh dans un autre département où dans le sur un autre site vous allez pouvoir ici.
00:20:38
Lundi qu'il va pouvoir l'indiqué et vous aussi comme ça vous serez heureux simplement.
00:20:43
Skylander par exemple ici voilà je ME.
00:20:48
Quand je suis à Lille ?
00:20:51
Ici donc on va pouvoir gérer les contacts au départ quand vous allez utiliser Skype vous allez avoir personne lorsqu il serait intéressant c'est de les personnes avec qui vous êtes constamment en collaboration ce serait intéressant de les avoir dans un groupe ?
00:21:06
J'ai déjà préparé qui s' appelle le groupe des favoris alors par exemple si je vais pouvoir aller chercher euh je crois moi mon collègue Florian par exemple ?
00:21:17
Voilà hop il va me le chercher je fais un clic droit sur son sur son nom.
00:21:23
J'ai pouvoir le faire ajouter aux favoris.
00:21:26
Du coup il est bien ajouter ici dans ma liste.
00:21:31
Et si je veux le contacter pour échanger avec lui soit avec simplement de la messagerie instantanée soit.
00:21:40
Regardez ici papa je me mets sur la petite icône de contact je vais donc là la messagerie instantanéEL'audio la vidéo sa carte de visite et puis d'autres petites options que vous pouvez aller voir mais l'essentiel ça ou bien.
00:21:55
On double cliquer directement sur son nom.
00:21:58
Et vous allez avoir de l'information par je vais prendre mon collègue de mon collègue Olivier j'ai demandé si ça te dérange pas de moi là hop voilà.
00:22:10
Je double clic dessus et ça me ouvre une fenêtre qui me permet de démarrer tout de suite une conversation ?
00:22:17
Et d'avoir tous les outils qui vont permettre d'aller plus loin dans ma conversation par example if IE ?
00:22:25
J'ai envoyé un petit message okay pour une démo.
00:22:30
OK.
00:22:32
Et voilà.
00:22:34
J'ai lancé ça et je vais attendre simplement sa réponse donc je vois qu'il est bien disponible dans son calendrier donc je suis à peu prèSSûr que.
00:22:43
Je vais pas le déranger c'est pas comme si je lui avais passé un petit coup de fil quand je lui passe un coup de téléphone je suis vraiment pas sûr de tomber au moment au bon moment et là il me répond bah oui je suis dispo alors je vais lui demander par exemple pour aller plus loin.
00:22:55
Peux-tu.
00:22:57
Me partager.
00:23:00
Un écran plat Portugal un fichier je te mettre un fichier.
00:23:06
Oui.
00:23:07
Je veux montrer ça va pas.
00:23:10
Donc.
00:23:12
Voilà il a reçu ma demande.
00:23:18
Voilà.
00:23:22
Pas de souci en fait ils étaient en train de faire il était l'ai il va aller ici donc partager du contenu et d'en partager du contenu il va aller chercher ici partager une fenêtre dans partager une fenêtre il a ouvert un certain nombre de fichiers sur son ordinateur il faut que ce soit ouvert préalablement.
00:23:38
Et il va sélectionner le fichier qu'il veut montrer une fois que c'est fait.
00:23:43
Je conduis là parce qu'il fait partager.
00:23:47
Par exemple peux travailler si j'ai euh voilà Alors voilà ce qu'il me propose toi que j'ai enlever ça et voilà il m'a proposé ici son fichier hein je vais enlever la conversation et on est dans du word et je suis entrain de.
00:24:03
Voilà une autre solution SharePoint stockage par domaine métier cetera il me montre son fichier tout simplement.
00:24:10
Alors là je peux même aller plus loin je peux même lui dire Ah bah je pense que y a quelques erreurs je voudrais intervenir directement sur ton fichier.
00:24:18
Je vais aller sur mon écran je sais pas si vous voyez ça parce que c'est quelque fois c'est noir.
00:24:23
Vous avez en route demander le contrôle.
00:24:26
Alors je vais lui demander le contrôle je ne peux pas le prendre le contrôle je ne peux que le demander et là maintenant c'est abandonner le contrôle ça veut dire qu'il m'a donné la possibilité.
00:24:35
D'intervenir sur son écran et donc là je vais ici tout simplement par example surligner eux sont où son titre et dire que je vais lui mettre en rouge.
00:24:45
Et voilà la j'interviens sur son fichier alors je vais surtout parce que je sais que c'est un fichier euh sur lequel il travaille et il est en train de me faire des signes désespérés en disant.
00:24:55
Surtout fais pas la vaisselle sur mon fichier donc je vais revenir en arrière et abandonner le contrôle pour lui rendre le contrôle de son fichier alors à aucun moment je ne deviens propriétaire de son fichier je peux juste aller l'aider et intervenir sur son fichier à distance pour que.
00:25:12
Il puisse voilà ici euh voilà on le voit travailler sur le fichier.
00:25:18
Donc enfaite on peut travailler sur le fichier on peut pas le récupérer les vieu c'est çAC'est de la collaboration c'est pas comme dans SharePoint on va voir après qu'on peut faire de la co-édition et du coup avoir accès au fichier physiquement il en est sûRE de la collaboration instantané ça veut dire.
00:25:38
On va pouvoir aller euh pour voir que à travers son ordinateur le fichier en question.
00:25:44
Mais en aucun cas vous ne devenez propriétaire du fichier.
00:25:48
D'accord alors mais voyez que à distance ça peut être intéressant vous qui êtes sur des sites distants de celui de vos collaborateurs ?
00:25:56
Vous allez pouvoir comme ça en utilisant Skype pouvoir aller très loin euh très simplement en utilisant ici donc partage de contenu.
00:26:06
Partager une fenêtre vous choisissez le fichier qui est ouvert vous inviter une personne et puis vous êtes tranquille vous pouvez comme çADéveloppé ?
00:26:15
Le travail en question tout simplement.
00:26:18
Voilà donc je vais arrêter.
00:26:22
La présentation voilà après je reviens sur ma fenêtre Skype tout simplement.
00:26:28
Voilà.
00:26:29
Après je peux lui envoyer un petit message pour le remercier mais bon voilà on va le laisser tranquille je sais qu'il a beaucoup de travail aujourd'hui.
00:26:38
Voilà donc çAC'est l'utilisation de Skype qui permet vraiment d'entrer en contact vous avez vu instantanément je vois qu'il est disponible hein c'est la pastille verte qui si je peux le contacter directement en lui envoyer un petit message en disant où et comment vous avez un comment j'ai fait ?
00:26:52
Est-ce que tu euh dispo pour une petite pour un petit travail collaboratif open oui non çADépend si c'est oui Ben vous pouvez lancer directement du travail du partage d'écran on a pas besoin encore une fois de s' envoyer des mails.
00:27:07
On peut en même temps se parler là je l'ai pas fait parce que je suis en en communication avec vous.
00:27:12
Mais si si j'avais voulu je pouvez activer le micro faire un Apple audio avec lui on aurait pu échanger de vive voix autour du sujet de l'autoroute de censier tout en le modifiant.
00:27:22
D'accord.
00:27:24
Donc ça je pense que pour les assistantes ça peut être quand même un bon un bon moyen aussi de votre choix moi votre.
00:27:31
Votre chaise ce est parti pour la semaine en déplacement où est le joindre je crois depuis son hôtel par exemple un Eh bien vous avez la possibilité via Skype ou depuis l'endroit où il travaille tout simplement.
00:27:42
Ne plus le joindre via Skype il a guiler son ordinateur aucune ne l'ai pas c'est pas grave du tout parce que même s' il ne l'a pas vous allez pouvoir très facilement.
00:27:53
Euh intervenir avec lui parce que euh Skype peut s' ouvrir aussi dans un navigateur.
00:28:00
Mais qui va ouvrir l'application Skype online tout simplement ou bien carrément depuis son smartphone ou lui il aura télécharger la petite applications ?
00:28:09
Il faut business-school Skype entreprise a fait çAC'est possible uniquement dans la version Skype entreprise ou si vous avez utilisé la version Skype pour les particuliers vous pouvez faire de la messagerie instantanée vous pouvez faire de l'appel audio vidéo mais c'est tout çAS'arrête la.
00:28:25
Entreprise va plus loin dans la réunion dans l'animation de la réunion avec un tel Duty je vous invite par exemple aller voir je vais reprendre juste ça termine avec ça.
00:28:38
Voilà toujours ici vous allez avoir la petite petite fille plus voyez.
00:28:46
Et quand on fait ça il vous propose de faire par exemple un tableau blanc argent Coran encore nuit.
00:28:51
Tu viennes.
00:28:52
2s que ça ça vaut le coup de le montrer et je vais lancer un tableau blanc.
00:28:57
Il va se mettre en place voilà c'est une surface complètement lisse.
00:29:02
Sur laquelle tout le monde peut intervenir.
00:29:04
Donc si je vous avez mis dans la boucle et bien vous auriez pu venir intervenir ici donc là par exemple je vais mettre l'ordre du jour.
00:29:15
À Alain OK.
00:29:17
Alors il sait pas que vous êtes tout seul donc il vous dit Bonjour à tous alors voila.
00:29:22
Ordre du jour.
00:29:24
Voilà.
00:29:26
Non moi je travaille de mon côté si on a envie de faire un break storming vous avez besoin.
00:29:31
Voilà devenu ici hop je vais pouvoir surligner ce que j'ai envie je vais pouvoir mettre différentes informations de ce type là ou si je suis pas d'accord avec quelque chose indiquer mon désaccord je peux euh à noter en faisant voilà des flèches je vais pouvoir ici.
00:29:51
Mettre c'est pas une image.
00:29:55
Je vais aller insérer une image donc j'ai besoin d'un schéma particulier je vais l'indiqué voilà hop je vais aller le reprendre je vais modifier je vais le mettre ici je vais le réduire un petit peu.
00:30:09
Je vais l'encadrer par exemple hein.
00:30:13
Appelle cœur réunion exactement exactement là on est dans de la réunion carrément ligne vous pouvez interagir avec n'importe qui que vous aurez choisi au préalable et là on est dans la réunion avec lui comme si on était sur un peu peur board sauf que vous êtes à distance et vous n'avez pas besoin de vous déplacer ?
00:30:33
D'accord et donc tout le monde a les mêmes possibilités voilà donc là il est pas question de donner voilà de donner le partage ou autres de donner la main tout le monde a accès.
00:30:43
Outlook lui manque et à la fin vous avez ici toujours sur la petite barre d'outils qui est ici et bien vous avez dans les autres options la possibilité de l'enregistrer et de récupérer les informations qui sont sur votre tableau blanc pour qu'elle soit pas perdu ?
00:30:57
D'accord.
00:30:58
Voilà je voulais juste vous montrer euh ce petit e sortie tableau blanc je vais arrêter le partage et conclure Marion hop.
00:31:07
Voilà.
00:31:09
Merci Olivier.
00:31:11
Optum.
00:31:13
Est-ce que ça va autour de Skype vous voyez un peu comment vous allez pouvoir euh utiliser Skype vraiment l'idéEC'est de fluidifier la communication et de pouvoir entrer au plus tôt en contact avec quelqu'un.
00:31:25
On sait qu'un mail ça va être utilisé d'abord on mettrait dans la culture du mail on envoie des mails sans arrêt une boîte de réception sont submergées aujourd'hui on l'a vu avec charpente dans un premier temps dans un deuxième temps on le voit avec Skype.
00:31:39
Tu as vraiment d'autre alternative au mail alors je dis pas qu'il faut utiliser demain je dis juste que YAD'autres alternatives qui en fonction de vos usages vont pouvoir être intéressant à utiliser pour obtenir soit de l'information plus rapide sur l'information qui va être mis à disposition en temps réel ?
00:31:57
Comme vous le souhaitez et où vous souhaitez.
00:32:01
Voilà pour ça.
00:32:04
Oppenau que le petit e.
00:32:06
Juste un petit rappel synthèse autour de Skype voilà donc être efficace dans la délégation et la communication est bien.
00:32:14
Je vais pouvoir ici donc utiliser ma petite j'appelle tu avais une petite chose à retenir ce serait certainement ça et puis donc.
00:32:21
Bien avoir en tête que on a toujours accès à la disponibilité des gens ça veut pas dire qu'on les surveille ça veut juste dire que quand on a besoin de les contacter on sait si on peut on peut on va les déranger.
00:32:35
Ou si on va pouvoir on doit attendre tout simplement de t'avoir d'autres informations.
00:32:41
Voilà.
00:32:42
Papin je continue.
00:32:45
Mettre en forme vos documents rapidement.
00:32:49
Problématique comment avancer sur la mise en forme d'un document.
00:32:53
Comment automatiser une mise en forme et gagner du temps ?
00:32:57
Comment faire valider votre travail par vos responsables ont ni revient encore à cette problématique là un l'ampolla de la difficulté de gérer de synchroniser un petit peu nos modes de travail en disant bah moi euh ?
00:33:11
Pareil sur ça mais pour vous je travaille pour une personne n'est pas seulement je travaille pour plusieurs personnes en même temps j'ai pas forcément eux la possibilité d'attendre que la personne en question soit disponible avant de passer à autre chose je dois avancer dans en temps réel dans mon travail.
00:33:28
Et dans l'organisation de mon travail pour voir comment on peut obtenir des réponses intéressantes avec ça.
00:33:35
Alors est-ce que vous avez dû une idée un petit peu sur ce que vous proposeriez pour pouvoir répondre à tout ça.
00:33:43
Euh.
00:33:45
Je sais pas.
00:33:48
Bazarchic sur onedrive pour le permet.
00:33:51
Ouais c'est cher pour une aussi du coup mais fort.
00:33:56
Par contre automat d'automatiser une mise en forme.
00:34:01
Ça par contre je connais pas.
00:34:04
D'accord on va voir un petit peu à automatiser les mises en forme etc c'est on va retourner dans les applications que vous connaissez un m'avez dit.
00:34:12
Tout à l'heure en début euh c'est quelque chose que vous maîtrisiez à savoir Word Excel PowerPoint etc donc tout çAC'est des choses qu'on va pouvoir trouver dans les applications directement donc.
00:34:24
L'ampleur je vais prendre un document Word.
00:34:28
Voilà donc je pense que celui-ci est important.
00:34:31
J'ai euh un document qui est en cours de de réalisation et avec un stand de 2 modifications qui apparaissent ?
00:34:38
Si les commentaires qui ont été faits qui vont permettre de travailler sur mon document et qu'il est donc bien travaillé documents ?
00:34:47
Et tout ce qui est mise en forme automatique c'est par exemple l'utilisation des styles ?
00:34:52
Ah oui parce que vous connaissez un petit peu ça alors en fait quand on est con c'est vous vous faites un courrier par exemple euh euh un partenaire quel conclu que les courriers.
00:35:06
Ton j'irai ce qu'on appelle des documents cours en général ça tient sur une page.
00:35:12
Papa trop besoin d'utiliser les filles quand on fait un courrier un document cours çAC'est sûr en revanche si on fait un document beaucoup plus long.
00:35:20
Ça va permettre de se repérer intérieur du document.
00:35:25
Je vais mettre en place des styles de titre que je peux je vais essayer avec la lancement voilà hop.
00:35:32
Venir le l'intégrer si je vais pouvoir comme ça changer euh mon titre voilà euh peut-être un j'vais choisir un petit peu ce que je veux comme apparence pour mon titre.
00:35:44
Tu trouves 2 titres ou titre principal et cetera et du coup quand je vais aller.
00:35:51
Hop là qu'est-ce qui me fait un petit ?
00:35:54
J'ai bug je vais attendre lol.
00:35:57
J'ai passé.
00:36:00
Ouais.
00:36:02
C'est bon je vais aller quadribande sur les références.
00:36:08
Hop je vais pouvoir ici ajouter par exemple ou une table des matières et je vais me reprendre l'ensemble des métiers de mes sous-titres titre un puisqu'il trop 2 et cetera.
00:36:20
Ou bien simplement dans le affichage sage vous le conseille vraiment vous avez un document long il fait je peux avoir faim de 30 pages pour papa rapport de toi et bien je vais afficher ce qu'on appelle ici le volet de navigation.
00:36:33
Et voyez il me reprends ici les différents titres que j'ai mis et si je suis sur le titre 5.
00:36:41
Synchroniser onedrive entreprise avec votre ordinateur et il s' est mis ici mais le but c'est pas d'être dans le document et puis de tout déroulée avec la molette.
00:36:51
Je dis rien je vais aller je vais aller modifier par exemple euh le paragraphe un et je mets sur qu'est-ce que onedrive.
00:36:58
Je clique dessus et il me ramène directement au paragraphe en question.
00:37:03
OK donc çAS'est affiché plus d affichage non tu es volet de navigation.
00:37:11
Voilà çAC'est le volet de navigation qui vous permet de retrouver tout ça mais ça suppose que vous ayez déterminé donc titre hein donc j'ai sélectionné mon texte puis-je suis aller cliquer titre un titre au 2 et cetera donc à chaque fois je lui ai demandé ?
00:37:28
Si j'ai fait j'ai utilisé la petite flèche j'ai fait modifier.
00:37:33
Et je peux mettre en place ce que je veux hein pour qu'il apparaisse sous cette forme là.
00:37:38
Bah tout simplement voilà.
00:37:42
Donc je vais pas vous faire non plus une formation sur Word maintenant mais euh voilà c'est aussi vous dire que on peut gagner du temps en étant efficace que dans PowerPoint un petit peu pareil.
00:37:53
Si je reviens sur le PowerPoint qu'on qu'on utilise depuis tout à l'heure je vous les amène.
00:37:58
Voilà je vais pouvoir utiliser pour que ce soit facile par exemple euh en terme d'utilisation on va en anglais accueil j'ai le thoutmès live sur le coté.
00:38:09
Le pouvoir utiliser en termes de création.
00:38:13
Voilà tu vas me les afficher différents styles qui sont à disposition avec différentes variantes possible mais surtout je vais pouvoir mettre en place par exemple des masques qui vont faire apparaître sur toutes les diapositives sont chobli j'ai de le refaire à chaque fois ?
00:38:29
Agent mais logo hirle mon titre etc.
00:38:32
Vous connaissez un petit peu ça oui oui je cherche masque de diapositive et là du coup on peut aller modifier tout ça facilement voyez tout est bien là on retrouve toutes les possibilitéSYAMême plusieurs.
00:38:47
Plusieurs thèmes possible à l'intérieur de moi là quand je vais appliquer hop s' y prendre cette l'aide ici je vais disposition.
00:38:58
Je vais retrouver l'ensemble des thèmes actif avec le les différents masques qui sont à ma disposition donc je vais pouvoir appliquer potentiellement a 1 PL pour toujours dans le but de mettre d'automatiser les choses ?
00:39:11
Ce qui est un petit peu du temps ?
00:39:14
Voilà alors mon document il fait.
00:39:17
C'est très bien je l'ai mis en forme comment automatiser la mise en forme et gagner du temps voilà on l'a vu il y a des outils qui permettent dans chaque application de le faire et comment faire valider votre travail par vos responsables ?
00:39:31
Du coup.
00:39:33
Bah je sais pas moi je envoie par email et puis il répond voilà et voilà encore une fois on va utiliser alors je regarde ça on va réutiliser les espaces de stockage cher pas une ou un drive alors tout à fait tout à l'heure.
00:39:48
Je fais avec le charpente là on va le mettre par exemple dans One drive que le document il est pas encore validé.
00:39:54
Il est pas encore le mettre à disposition de tout le monde alors je repars dans je suis un peu direction j'étais dans le Cher pour une petite j'en ai plus besoin.
00:40:05
J'arrive sur mon portail Office 365 et j'ai mes différentes applications déjà aller chercher mon onedrive.
00:40:14
Il ma fiche.
00:40:18
Mes documents quand il veut.
00:40:20
Voilà.
00:40:22
Toc et j'ai par exemple ici assistante de direction.
00:40:26
J'ai un fichier.
00:40:29
Un dossier donc je vais nouveau toujours je vais pouvoir créer mes dossier cetera.
00:40:34
Et j'ai par exemple compte rendu de réunion présentation du chiffre d'affaires voyez si j'ai un fichier euh ouais bah ici j'ai un fichier PowerPoint.
00:40:43
Donc je vais ouvrir mon fichier euh ouais je vais travailler dessus une fois qu'il est fait je vais le faire valider.
00:40:50
Comment je vais pouvoir le faire et bien je vais envoyer par example une demande de partage ?
00:40:57
Partager pardon voilà.
00:41:00
À une personne en particulier alors je voulais vérifier.
00:41:05
OK.
00:41:09
Alors est-ce que euh.
00:41:12
Votre adresse email c'est bien V point de la santé à dacc -international.net.
00:41:22
C'est bien ça alors toi regarder je vais mettre ici.
00:41:27
Voilà.
00:41:29
Toc il me dit que cette adresse n'est pas ne fait pas partie de mon organisation c'est effectivement le cas et donc je vais vous donner ici je fais ça je vais vous donner les autorisations en modification parce que j'ai besoin de contacter.
00:41:45
Donc si c'était eux votre responsable autre patron outre votre chef de service nous on vous n'auriez pas cette information puisque il fait partie de l'organisation.
00:41:53
La même organisation que la vôtre donc voilà vous pouvez éventuellement mettre une expiration du lien par exemple vous êtes par rapport à moi quelqu'un d'extérieur à ma société.
00:42:04
Pour lui donner un accès aux documents pour un jour par exemple.
00:42:08
Et pas de donc il doit consulter aujourd'hui demain il revient ce sera mort.
00:42:14
ÇAC'est ça peut-être intéressant autoriser la modification okay donc toute personne disposant du lien voilà et je fais partager je vous invite à aller maintenant dans votre.
00:42:26
Boîte de réception.
00:42:28
Parce que je viens de vous envoyer un e-mail à qui donc vous peut-être vous verrez apparaître le le nom de Amaury Sylvestre voilà ?
00:42:37
Et donc à partir de là vous avez euh.
00:42:41
Voilà vous avez ouvrir et à côté le nom du document c est réunion partenaire.
00:42:47
Ouvre le.
00:42:50
D'accord.
00:42:52
Donc vous l'avez ouvert comme votre patron pour l ouvrir dans Word online.
00:42:59
Et là vous avez tout en haut dans le Cher et le ruban modifier le document voilà et là on va faire modifier dans le navigateur.
00:43:11
Voilà.
00:43:13
Ah oui d'accord Facebook.
00:43:16
Et donc du coup.
00:43:18
Moi je vois que collaborateur invité modifie actuellement ce document et je vois que votre curseur il est placé sur le compte rendu de réunion.
00:43:26
Et que vous pouvez aller dans le document est modifié par example mettez moi en titre un compte-rendu de réunion.
00:43:34
C'est quoi ?
00:43:36
Alors.
00:43:38
1ère action jeu sélectionne mon titre compte-rendu de réunion.
00:43:41
Ouais.
00:43:42
Allez-y.
00:43:45
Et après vous allez dans le ruban dans les Kids vous allez juste cliquez sur titre un.
00:43:52
Et voilà le compte-rendu de réunion.
00:43:55
Pourquoi j'ai vu que la modification étaient faites ?
00:43:59
Voilà tout simplement donc là vous pouvez aller dans affichage.
00:44:03
Voilà.
00:44:05
Alors là.
00:44:07
Vous voyez ici donc volet de navigation vous pouvez l'afficher oui.
00:44:12
Hop et easyjet le compte-rendu de réunion qui eux qui apparaît ?
00:44:16
Comme on a vu tout à l'heure dans Word d'accord.
00:44:19
OK et après si je continue avec d'autres parties et bien vous aurez les différentes parties qui vont s' afficher en dessous ?
00:44:26
D'accord voilà et maintenant pendant le temps que vous êtes ici bien moi je vais euh voilà modifier euh il est purement factuelle et je vais le mettre en beaucoup plus gros.
00:44:39
Pour que vous puissiez voir que la modification effective je peux travailler comme ça directement à distance avec avec vous voyez que c'est vraiment assez pratique d'utilisation et c'est encore plus simple d'utilisation que quelquefois en fonction des des entreprises.
00:44:56
Les choix qui ont été faits par les administrateurs euh la collaboration avec des invités externes c'est pas toujours ouvert pas toujours possible ?
00:45:05
Mais Oran par choix souvent pour des raisons de sécurité et des documents documents confidentiels mais en interne c'est c'est toujours intéressant de pouvoir le faire et donc vous en tant qu'assistante vous mettez ça dans votre onedrive.
00:45:19
Vous allez euh partager avec votre euh votre directeur par exemple qui va pouvoir lui ouvrir dans l'application line et puis vous donner la validation et si vous avez besoin de faire encore des modifications euh avec lui directement dans le document est bien ou le faire directement depuis voir dans line ?
00:45:40
Voilà.
00:45:41
C'est super voilà un petit peu les outils qui sont aujourd'hui disponibles et donc vous pouvez facilement vous servir ?
00:45:50
Pour pouvoir euh à part je vais reprendre tout ça.
00:45:55
Enfin là tout de synthèse autour de te voir dans l'annonce mettre en forme vos documents rapidement les applications qui vont pouvoir aussi être téléchargé sur smartphones tout simplement ?
00:46:06
Et les application en ligne qui vous donne accès partout avoue documents qui va vous permettre d'ouvrir ce que vous souhaitez sur votre sur la machine sur laquelle vous travaillez ?
00:46:16
Même si eux les applications n'ont pas été installé aujourd'hui ainsi on a besoin d'installer e de lire un document Word.
00:46:24
Si la personne n'a pas le logiciel Word donc c'était quelque fois un peu compliqué aujourd'hui avec les applications en ligne et bien il y'a aucun problème.
00:46:35
Alors est-ce que t'as tout ça vous avez des questions.
00:46:39
Ça va la présentation l'assemblée bien clair.
00:46:45
Alors petit rappel sur ce que on a vu pour voir si on a bien fait tout le tour de la question.
00:46:50
Chère Pauline comment créer vos documents Skype Outlook OneNote.
00:46:55
Word.
00:46:57
PowerPoint tout ça sont des applications que vous pouvez utiliser au quotidien pour travailler gérer à distance pour travailler.
00:47:06
Eux de manière en tout cas là plus collaborative possible.
00:47:10
T'as quoi là ?
00:47:12
Voilà si vous avez pas d'autre question il n'y a pas d'autres questions c'était très clair.
00:47:18
Et bien je vous souhaitons koumantou qu une bonne utilisation de de tous les outils et puis pourquoi pas une prochaine fois dans une suite pourquoi pas sur le mousseux autour d'autres d'autres formations sont proposées sur la plateforme.
00:47:31
Parfait merci bonne journée au revoir au revoir.

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