MOOC Office 365 - Excel 2016 - Quickly enhance your results

The topic of this session will be to see how to quickly enhance your results in an Excel worksheet.

Welcome to this session my name is Charles Bonachera and we're going to spend the next 30 to 45 minutes together.

The plan: What are we going to see during this little time range?

We will see the concept of tables and specifically the automatic formatting.

Then we will see the conditional formatting and how it can help to enhance your tables.

Then we will see how to insert and customize sparklines,

which is something new in Office 2016.

Finally, we will see how to create and customize charts.

And let's see how we can customize this table.

First, we are in the table and you have to be in the table before formatting.

In the upper part of the screen, you know that now for sure,

what is called the ribbon,

which changes depending on where you are and which tab you select in the list of tabs.

Here in the home tab,

with the ribbon corresponding to the home tab,

we can find here "Format as Table".

Here appears different types of tables

You can select any of these depending on your what you prefer.

Perhaps the the type of the table itself.

For example, I can select in the medium part of it this format.

The system requests where the data are

So you can change it.

The system has normally detected the table on its own.

Indicate if your table has headers, which is the case.

Category, January 16 and January 17.

If we click on OK, the table is formatted directly with the color that we have decided to apply to this table.

If you go back to Home

and "Format as Table",

you can change design.

Just by hovering over a color or a type of table,

you have a preview of what would be the result of your different choices.

That's the first possibility to format your table.

There is another one that you can get to in Page Layout.

You have selected your table. On the left part of the ribbon, of the Page Layout tab,

you find different themes.

And again your table is adapted

not only in terms of color, but also in terms of font

So that's another way to apply a new theme to your table.

Let me just see that very quickly.

So you can decide which theme you prefer to apply to your table.

Then in terms of calculation and table.

Excel is very quick to calculate and analyze data.

Here we have a set of analyses and data.

We are going to see a few things that we can do with the table.

First, you probably know that you can have totals for a column.

If you go to Home, at the far right,

we have an "AutoSum" button

that will automatically select the cell in the table.

From the drop-down list, we will be able to decide what the content of this cell will be.

Or it can be the average of this column.

Or it can be the maximum or the minimum value of these data.

On the next cell, the table has been configured with the Format as Table button.

We have select the theme so this last row has been dedicated to the total.

It means that as soon as I have selected my AutoSum,

I can select the drop-down list with what I prefer to have.

On the left, I have the sum of all the figures in the G column.

Here, I have the average number of the H column.

Of course, I change it.

Again, here I have the sum.

What you can also have from here in this table,

in terms of formatting,

is that you can just by clicking anywhere in the table,

if you then go to Data,

you will be able, first, to ask for a filter.

You see that a few arrows, drop-down lists, have been added to each header of my columns.

If I click on the header, I can deselect everything and just see these figures.

These will be for food and I can have my January 16 purchase.

And here, the January 17 purchase.

You can see that the icon has changed, showing that a filter has been applied to this column.

If I click, I see that food has been selected

If I reselect all, I get back all elements.

So that the first possibility to apply filters.

I can have a list of each row being a different value.

It's not very interesting.

But if you have same values and the same columns, in this case you will get all the results of the same value for this column.

So that's the first thing. Another thing that you can do in your table

If you click in the table,

you will be able to decide on which column you can sort.

Here for example, I can say that I want to sort by category.

What would I prefer to sort on:

And I choose, as these are alphabetical values,

I can decide to have A to Z or Z to A

or perhaps even have a custom list.

If I decide to have A to Z

and apply my choice,

my table is ordered in terms of category A, B, etc.

That's the first possibility.

If you click again on Sort, you can choose January 16,

values again, to sort on values,

and here I have Smallest to Largest which I can change to Largest to Smallest.

This time, the whole table will be sorted on January 16 column.

You can see that this is the largest field value, and at the bottom is the smallest value.

You can do it for the last one.

And now you can remove these totals.

These were the first possibilities of formatting.

If I go back to Home,

I can get just beside the Format as Table

something called "Conditional Formatting".

Here I have a list of possibilities.

The first one is Highlight Cells Rules.

For example, Greater Than.

If I select this and first I select my table.

Highlight Cells Rules, Greater Than.

I want to see everything that is over 500

Hallo und herzlich willkommen zu dieser Office 365 MOOC-Schulung.

In dieser Sitzung wird erläutert, wie Sie Ihre Ergebnisse in einem Excel-Arbeitsblatt schnell verbessern können.

Willkommen zu dieser Sitzung mein Name ist Charles Bonachera und wir werden die nächsten 30 bis 45 Minuten zusammen verbringen.

Der Plan: Was werden wir in diesem kleinen Zeitraum sehen?

Wir werden das Konzept der Tabellen und speziell die automatische Formatierung sehen.

Dann sehen wir die bedingte Formatierung und wie sie helfen kann, Ihre Tabellen zu verbessern.

Dann werden wir sehen, wie man Sparklines einfügt und anpasst,

Was in Office 2016 etwas Neues ist.

Schließlich werden wir sehen, wie Sie Diagramme erstellen und anpassen.

Ich habe eine Tabelle erstellt.

Und mal sehen, wie wir diese Tabelle anpassen können.

Zuerst sind wir in der Tabelle und Sie müssen in der Tabelle vor der Formatierung sein.

Im oberen Teil des Bildschirms wissen Sie, dass jetzt sicher

das, was das Band genannt wird,

welche sich ändert, je nachdem, wo Sie sich befinden und welche Registerkarte Sie in der Liste der Registerkarten auswählen.

Hier in der Home-Registerkarte,

mit dem Band, das der Home-Registerkarte entspricht,

finden Sie hier "Format als Tabelle".

Hier werden verschiedene Tabellentypen angezeigt

Sie können eine dieser Auswählen, je nachdem, was Sie bevorzugen.

Vielleicht die Art der Tabelle selbst.

Zum Beispiel kann ich im mittleren Teil dieses Formats auswählen.

Das System fordert an, wo die Daten

in Ihrem Arbeitsblatt.

So können Sie es ändern.

Dies ist Ihre Tabelle.

Das System hat die Tabelle normalerweise selbst erkannt.

Geben Sie an, ob die Tabelle Überkopfzeilen hat, was der Fall ist.

Kategorie, 16. Januar und 17. Januar.

Wenn wir auf OK klicken, wird die Tabelle direkt mit der Farbe formatiert, die wir auf diese Tabelle anwenden möchten.

Wenn Sie zurück nach Hause gehen

und "Format als Tabelle",

Können Sie das Design ändern.

Nur durch Bewegen über eine Farbe oder eine Art von Tabelle,

Sie haben eine Vorschau auf das, was das Ergebnis Ihrer verschiedenen Entscheidungen sein würde.

Das ist die erste Möglichkeit, Ihre Tabelle zu formatieren.

Es gibt eine weitere, die Sie in Page Layout erhalten können.

Sie haben Ihre Tabelle ausgewählt. Auf der linken Seite des Menübands, der Registerkarte Seitenlayout,

finden Sie verschiedene Themen.

Und wieder wird Ihr Tisch angepasst

nicht nur farblich, sondern auch in Bezug auf die Schriftart

Das ist also eine weitere Möglichkeit, ein neues Design auf Ihren Tisch anzuwenden.

Lassen Sie mich das ganz schnell sehen.

So können Sie entscheiden, welches Thema Sie am liebsten auf Ihren Tisch anwenden.

Dann in Bezug auf Berechnung und Tabelle.

Excel ist sehr schnell, um Daten zu berechnen und zu analysieren.

Hier haben wir eine Reihe von Analysen und Daten.

Wir werden ein paar Dinge sehen, die wir mit der Tabelle machen können.

Erstens wissen Sie wahrscheinlich, dass Sie Summen für eine Spalte haben können.

Wenn Sie nach Hause gehen, ganz rechts,

wir haben eine "AutoSum"-Taste

die die Zelle in der Tabelle automatisch auswählt.

Aus der Dropdown-Liste können wir entscheiden, wie der Inhalt dieser Zelle sein wird.

Ist es nur eine Summe?

Oder es kann der Durchschnitt dieser Spalte sein.

Oder es kann der maximale oder der Mindestwert dieser Daten sein.

Probieren wir die Summe aus.

In der nächsten Zelle wurde die Tabelle mit der Schaltfläche Als Tabelle formatieren konfiguriert.

Wir haben das Thema ausgewählt, so dass diese letzte Zeile der Summe gewidmet wurde.

Das bedeutet, dass, sobald ich mein AutoSum ausgewählt habe,

Ich kann die Dropdown-Liste mit dem auswählen, was ich vorziehe.

Auf der linken Seite habe ich die Summe aller Zahlen in der Spalte G.

Hier habe ich die durchschnittliche Anzahl der H-Spalte.

Natürlich ändere ich es.

Auch hier habe ich die Summe.

Was Sie auch von hier in dieser Tabelle haben können,

in Bezug auf die Formatierung,

ist, dass Sie einfach durch Klicken auf eine beliebige Stelle in der Tabelle klicken können,

wenn Sie dann zu Daten gehen,

Sie werden zunächst in der Lage sein, nach einem Filter zu fragen.

Sie sehen, dass jeder Kopfzeile meiner Spalten einige Pfeile, Dropdown-Listen, hinzugefügt wurden.

Wenn ich auf die Kopfzeile klicke, kann ich alles deaktivieren und nur diese Zahlen sehen.

Diese werden für Lebensmittel sein und ich kann meinen 16. Januar Kauf haben.

Und hier der Kauf am 17. Januar.

Sie können sehen, dass sich das Symbol geändert hat, und zeigen an, dass ein Filter auf diese Spalte angewendet wurde.

Wenn ich klicke, sehe ich, dass das Essen ausgewählt wurde

Wenn ich alle wiederwähle, erhalte ich alle Elemente zurück.

So dass die erste Möglichkeit, Filter anzuwenden.

Ich kann eine Liste haben, in der jede Zeile einen anderen Wert hat.

Es ist nicht sehr interessant.

Wenn Sie jedoch dieselben Werte und die gleichen Spalten haben, erhalten Sie in diesem Fall alle Ergebnisse des gleichen Werts für diese Spalte.

Das ist also das erste. Eine weitere Sache, die Sie in Ihrem Tisch tun können

ist es, eine Sortierung anzuwenden.

Wenn Sie in die Tabelle klicken,

Sie können entscheiden, für welche Spalte Sie sortieren können.

Hier kann ich zum Beispiel sagen, dass ich nach Kategorie sortieren möchte.

Was würde ich am liebsten sortieren:

Und ich wähle, da es sich um alphabetische Werte handelt,

Ich kann mich entscheiden, A bis Z oder Z bis A zu haben

oder vielleicht sogar eine benutzerdefinierte Liste haben.

Wenn ich mich entscheide, A bis Z zu haben

und meine Wahl anwenden,

meine Tabelle ist in Bezug auf Kategorie A, B usw. bestellt.

Das ist die erste Möglichkeit.

Wenn Sie erneut auf Sortieren klicken, können Sie den 16. Januar

Werte wieder, um nach Werten zu sortieren,

und hier habe ich Kleinste zu Größte, die ich zu Größte zu Kleinste wechseln kann.

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