Avec la pandémie mondiale de COVID-19, la transition digitale des entreprises s’est vu accélérée. Il a alors, été nécessaire de réorganiser notre mode de travail afin de garder un contact régulier avec nos collègues même à distance.
Cette accélération a aussi entrainé pour beaucoup d’utilisateurs, une appréhension rapide et parfois incomplète des outils mis à leur disposition.
Vous avez surement dû faire la connaissance de l’outil collaboratif phare de ces dernières années : « Microsoft Teams » qui est devenu depuis ces derniers mois, « LE » lien indispensable entre vous et vos collègues.
Comme tous les outils de Microsoft 365, il n’a pas dévoilé tous ses secrets et certaines fonctionnalités sont encore bien cachées.
C’est pourquoi aujourd’hui, nous allons en parcourir quelques-unes ensemble et qui sait ! vous faire gagner du temps lors de vos prochains échanges et épater quelques collègues au passage.
C’est parti !
Astuce n°1 : Planifier une réunion Teams depuis une équipe ou un canal ?
Depuis Microsoft Teams, lorsque vous êtes dans un canal ou une équipe, vous pouvez cliquer sur le bouton « Démarrer une réunion » en haut à droite de votre écran afin de démarrer une réunion instantanée. Cependant, en cliquant sur la petite flèche à droite vous aurez la possibilité de planifier une réunion plus tard directement depuis l’équipe comme vous le ferez sur Outlook.
Une pop-up comme celle-ci dessous apparaît alors et vous n’avez plus qu’à renseigner les informations de réunions. L’avantage est que votre équipe est déjà invitée dans l’invitation.
Une fois envoyée, une invitation sera présente dans le calendrier Outlook avec le lien Teams pour cliquer et rejoindre la réunion le moment venu. Cette réunion sera aussi présente dans Teams directement lorsque vous cliquerez sur l’icône du calendrier.
Astuce n°2 : Cacher son arrière-plan ?
Nous en parlions dans cette introduction, la pandémie mondiale a poussé les entreprises à favoriser le télétravail. Qui dit télétravail dit réunion avec les caméras pour continuer à garder ce lien malgré la distance.
Sauf que parfois, votre vie de famille peut se dérouler en arrière-plan de vos appels vidéo (Oui nous avons tous eu ce moment lors d’un appel, où un membre de la famille passe dans le champ de la caméra sans prévenir …).
Si c’est votre cas, cette astuce est pour vous !
En cliquant sur les trois points « … » à droite du bouton de conversation, et sur « Appliquer des effets d’arrière-plan » :
Vous pourrez alors choisir l’arrière-plan qui vous convient et même ajouter votre propre arrière-plan personnalisé.
Ps : pour ceux dont l’ordinateur le prend en charge, un petit CTRL+MAJ+P et vous pouvez flouter instantanément le fond, c’est pratique pour les intrusions non désirées lors d’un appel vidéo avec des collaborateurs !
Astuce n°3 : Plus qu’une simple barre de recherche ? une boite de commande ?
La barre de recherche que vous pouvez trouver en haut de votre application Microsoft Teams, peut vous offrir bien plus que ce que vous pensez.
En effet, celle-ci contient de très bonnes options d’applications et de commandes de « raccourcis » qui peuvent s’avérer vraiment utiles.
Première astuce, sur votre Teams, pour accéder à la barre de recherche, un petit CTRL + E vous permettra d’ouvrir la barre de recherche.
Une fois celle-ci ouverte le ‘/’ vous permettra de voir l’ensemble des commandes dites « autonomes » ou ‘@’ pour les commandes d’applications qui sont mises à votre disposition.
Voici donc quelques raccourcis bien utiles :
/ non lu - Affiche une liste de tous vos éléments non lus pour ne plus rien rater !
/mentions – Donne une liste de toutes vos @mentions. Cela inclura les balises directes ou l'endroit où une équipe dans laquelle vous vous trouvez a été taguée.
/fichier – Affiche vos fichiers récents et vous permet de rechercher et d'accéder au fichier que vous voulez plutôt que de parcourir l’application pour trouver ce dont vous avez besoin.
/touches - Ceci est un raccourci pour afficher les raccourcis clavier Microsoft Teams.
/appeler - Cela vous permet de taper les premières lettres de la personne que vous souhaitez appeler et de les sélectionner à appeler.
/enregistré - Cela vous amène directement à votre liste de messages enregistrés.
/disponible - /de-retour-dans-quelques-minutes - /ne-pas-déranger - ou encore -/hors-connexion – Cela vous permets de changer votre statut rapidement.
Astuce n°4 : Les boutons de navigation... juste pour faire beau ?
Cette astuce va vous paraître basique mais elle peut vous faire gagner en efficacité lorsque vous travaillez en multitâches (ou super héros à vous de voir…).
Cela vous est déjà arrivé de quitter une équipe Teams dans laquelle vous étiez en train de travailler pour pouvoir répondre à une conversation ?
Le réflexe serait de quitter l’équipe, cliquer sur l’onglet « conversation », répondre et une fois cela fait, recliquer dans l’équipe dans laquelle vous étiez en train de travailler pour finir ce que vous étiez en train de faire.
Rien que de l’expliquer cela fait perdre du temps alors imaginez-vous le faire 3, 4, 5 fois par jours ou plus !
L’astuce est d’utiliser les boutons de navigation en haut à gauche de votre interface Teams :
Grâce à cela, lorsque vous avez fini de répondre à votre conversation, cliquez sur la flèche et cela vous permettra de revenir à votre tâche précédente rapidement.
Astuce n°5 : Améliorer votre productivité avec les onglets
Le nec plus ultra de la productivité sur Microsoft Teams ce sont bien évidemment les onglets.
Ils peuvent être utilisés pour mettre en avant un site Web ou un fichier afin qu'il soit facilement accessible par les membres de l’équipe.
Tout ce que vous avez à faire pour ajouter un onglet est de cliquer sur le signe "+" sur le côté droit de votre barre de navigation lorsque vous êtes dans une équipe.
Puis vous recherchez ce que vous souhaitez ajouter. Les applications les plus populaires sont en haut et d'autres sont disponibles ci-dessous. :
Une fois l’onglet ajouté, il sera visible par l’ensemble des membres de cette équipe !
Voilà les astuces pour ce mois de février, nous espérons qu’elles vous ont plu et on vous dit à très vite pour d’autres astuces.
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